...

manajemen perkantoran modern

by user

on
Category: Documents
13

views

Report

Comments

Transcript

manajemen perkantoran modern
MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PRAJABATAN GOLONGAN III
Drs. Soetrisno, M.Psi
Ir. Brisma Renaldi
Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia
2006
Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara
Edisi Tahun 2006
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110
Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188
Manajemen Perkantoran Modern
Jakarta – LAN – 2006
179 hlm: 15 x 21 cm
ISBN: 979 – 8619 – 88 – 9
KATA PENGANTAR
Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana
Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional 2005 – 2009 telah
menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1)
terwujudnya kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara yang aman,
bersatu, rukun dan damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan
negara yang menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi
manusia; serta (3) terwujudnya perekonomian yang mampu
menyediakan kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta
memberikan pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang
berkelanjutan. Untuk mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan
peningkatan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS
memainkan peran dan tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam
mendorong dan mempercepat perwujudan visi tersebut.
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk
memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan
kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan
dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang
tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS
yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000
maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan
sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS.
iii
iv
Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi tersebut,
Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan
desentralisasi dengan pengendalian kualitas dengan standar tertentu
dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan ini,
jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah
alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi
keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek
kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan
strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai
pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi
penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka
kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih
terjamin.
Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang
mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk
para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan
modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari
perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor.
Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat
dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali
keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi
sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam
proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.
Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah
berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil
perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.
Jakarta,
Desember 2006
KEPALA
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................
iii
DAFTAR ISI.................................................................................
v
BAB I
PENDAHULUAN .....................................................
1
A. Deskripsi Singkat.................................................
1
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)....................
1
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)...................
1
D. Pokok Bahasan ....................................................
2
BAB II
PENGERTIAN DAN
PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN....
3
A. Kantor..................................................................
3
B. Manajemen Perkantoran ......................................
6
C. Perkantoran Modern ............................................
11
D. Prinsip-Prinsip Manajemen
Perkantoran Modern ............................................
18
E. Tata Ruang Perkantoran ......................................
22
F. Rangkuman..........................................................
25
G. Latihan.................................................................
26
H. Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
27
SUNARNO
v
vi
BAB III
BAB IV
BAB V
vii
PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN .....
28
D. Sistem Filling (Penyimpanan Arsip) ...................
71
A. Data dan Informasi .............................................
28
E. Peralatan Filling...................................................
86
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern .......
32
F. Penyimpanan (Filling) dan Penemuan Arsip.......
92
C. Efisiensi Perkantoran Modern .............................
34
G. Penyusunan Arsip................................................
96
D. Rangkuman ..........................................................
38
H. Rangkuman..........................................................
101
E. Latihan .................................................................
38
I.
Latihan.................................................................
101
D. Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
38
J. Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
102
TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI ...................
39
MENYELENGGARAKAN RAPAT.........................
103
A. Pengertian Korespondensi dan Surat ...................
39
A. Pengertian Rapat..................................................
105
B. Tujuan Umum Surat ............................................
42
B. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi .............
105
C Fungsi Surat Dinas...............................................
42
C. Rapat Yang Bersifat Resmi .................................
107
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik ............................
43
D. Tugas Dalam Rapat .............................................
115
E. Syarat-Syarat Dasar Bagi Penulis Surat...............
44
E. Resolusi ...............................................................
118
F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat ..........
45
F. Latihan.................................................................
119
G. Bagian-Bagian Surat ............................................
46
G. Rangkuman..........................................................
119
H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas..............
57
I
Rangkuman ..........................................................
60
TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN ...............
121
J. Latihan .................................................................
61
K. Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
62
BAB VI
BAB VII
A. Pengertian, Peranan, Syarat,
dan Macam Laporan ............................................
121
B. Peranan Laporan ..................................................
124
TEKNIK MENGARSIP SURAT...............................
63
C. Syarat-Syarat Laporan .........................................
125
A. Organisasi Tergantung Pada Filling ....................
64
D. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan ...
130
B. Arsip ....................................................................
67
E. Sistematik Laporan ..............................................
137
C. Sistem Arsip.........................................................
67
F. Cara Pengetikan...................................................
139
viii
G. Rangkuman ..........................................................
141
H. Latihan .................................................................
142
I.
143
Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
BAB VIII TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK
PERKANTORAN MODERN....................................
144
A. Teknologi Informasi ............................................
144
B. Komputer .............................................................
145
C. Mikro Komputer ..................................................
147
D. Mikro Elektronik dan Mikro Prosessor ...............
149
E. Telekomunikasi....................................................
153
F. Teknologi Informasi di Kantor Modern...............
154
G. Fasilitas Perkantoran Modern lainnya .................
157
H. Pengaruh Teknologi Terhadap
Perkantoran Modern ............................................
159
Rangkuman ..........................................................
162
J. Latihan .................................................................
163
K. Balikan dan Tindak Lanjut ..................................
163
PENUTUP..................................................................
164
A. Tes Summatif.......................................................
164
B. Tindak Lanjut.......................................................
167
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................
168
DAFTAR RIWAYAT HIDUP......................................................
170
I.
BAB IX
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) mengenai pengertian,
prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran
modern, teknik-teknik korespondensi, teknik mengarsipkan
surat, tata cara pembuatan laporan dan teknologi informasi untuk
perkantoran modern.
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu
menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan
benar.
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu:
1. mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen
perkantoran modern;
2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern;
3. menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan
benar;
4. menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan
benar;
1
Manajemen Perkantoran Modern
2
5. mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan
benar, menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran
modern.
BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP
PERKANTORAN MODERN
D. Pokok Bahasan
1. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern;
2. Pelaksanaan perkantoran modern;
3. Teknik-teknik korespondensi;
4. Teknik mengarsip surat;
5. Tata cara pembuatan laporan;
6. Teknologi informasi untuk perkantoran modern.
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat
menjelaskan pengertian kantor, manajemen perkantoran,
perkantoran modern, dan prinsip-prinsip kantor modern.
A. Kantor
Dalam Bab II ini, Anda perlu memahami pengertian kantor,
sebelum memahami manajemen perkantoran modern, dan
prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern.
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda "kantoor" dan
sering dipadankan dengan perkataan "office" dari bahasa Inggris.
Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh lima tahun
yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian
"kantor" yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha
beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu
administrasi;
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris "office" bisa berarti:
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function);
3
4
Manajemen Perkantoran Modern
2. Jabatan (tenure of official position);
3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya
menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or
collective authority of company, government department,
etc.);
4. Jasa pelayanan (service, kind help);
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the
work which it is some body's duty to do, work, and duties);
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata
usaha (place, building, rooms, of business and clerical
works).
Dari berbagai pengertian perkataan "kantoor" dan perkataan
"office" seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di
Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan
sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan
data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan
penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat
dirumuskan sebagai:
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau
penyampaian data/informasi;
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian
data/informasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
5
Garis miring (/) yang terdapat di antara perkataan data dan
informasi berarti "dan", bisa juga berarti "atau", bisa dibaca"
dan atau".
Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan
kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga
sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan
yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang
bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, kegiatan pokok
Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana
di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang
menanyakan: "Departemen Dalam Negeri?", jawaban yang
diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf
serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan
yang sifatnya administratif.
Contoh lain misalnya, PT Krakatau Steel yang kegiatan
utamanya bergerak dalam produksi baja, kegiatan substansinya
berlangsung di pabriknya di Cilegon, Banten, tetapi kantornya
bisa berada di Jakarta.
Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa
dalam arti tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor
juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti
dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa
disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi Dalam arti yang
manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah
penanganan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini
Manajemen Perkantoran Modern
6
jelas diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan
perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai
yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.
B. Manajemen Perkantoran
Pada subbab A, Anda telah mempelajari pengertian kantor. Pada
subbab B, ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran.
Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran, sebaiknya
Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan
perkantoran. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa
Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perkantoran
adalah hal yang berkaitan dengan kantor. Kantor tersebut
melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Sebagaimana
kegiatan lainya, kegiatan-kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan semua sumber daya
yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan
sebaik-baiknya.
Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada
istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial, terhadap sesuatu istilah
atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan
yang sama. Demikian pula rumusan tentang manajemen
perkantoran. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa
perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli,
antara lain sebagai berikut:
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
7
Perumusan Arthur Grager "Office management is the function of
administering the communication and record service of an
organization." (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi).
Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson "Office
management as a function, is the branch of the art and science
of management which is concerned with the efficient
performance of office work, whenever and wherever that work is
to be done."
(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang
dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan
di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).
Perumusan Hal Nourse "It seems to me that office management
in the broader sense might embrance, not only the generally
accepted service service functions, but also the arise of
functional control administratrive direction of most clerical and
paperwork." (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran
dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya,
melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan
pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas
dan tulis).
8
Manajemen Perkantoran Modern
Perumusan Edwin Robinson "Office management is concerned
with the direction and supervision of office work. " (Manajemen
perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
terhadap pekerjaan perkantoran).
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies "Office
management is the overall direction of clerical activities as
distinguished such activities as transportation, manufacturing,
warehousing, and sales." (Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis
sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti
pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan).
Perumusan George Terry "Office management can be defined as
the planning, controlling, and organizing of office work, and
actuating those performing is so as to achieve the predetermined
objective. It deals with the life cycle of business information,
and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute."
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran,
serta
menggerakkan
mereka
yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran
hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya
melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
9
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang
Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai
manajemen perkantoran. Dikatakannya: "Dengan demikian,
pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran
yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah
office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan
mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di
dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan,
pengendalian,
pengorganisasian,
dan
penggerakan.
Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran sebagai
cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan
pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta
pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun demikian, perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan
manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi
juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran
tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
10
Manajemen Perkantoran Modern
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lainya.
Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap
sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya ditegaskan oleh
salah satu terbitan Perserikatan bangsa-Bangsa (PBB) sebagai
berikut: "The terms Administration and Management are more
being used synonymously. While the terms Administration has
been applied more to the conduct of public affairs and the term
Management more to that of business enterprise, there has been
tendency in recent time for management to be used to a grater
degree in public affairs“. (Istilah-istilah Administrasi dan
manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu
arti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih
banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah
manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada
waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen
dipergunakan dalam derajat yang luas bagi urusan-urusan
negara).
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya
adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6
(enam) aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan;
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai
peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan
3.
4.
5.
6.
11
yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan
alat rekam suara atau film di era modern;
Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk
digunakan;
Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan;
Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepihak lain;
Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman.
C. Perkantoran Modern
Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus
Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern
dengan "terbaru" "mutakhir", "sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman".
Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta
bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah
berkenaan dengan penanganan data/informasi.
Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan
dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor
modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana
12
Manajemen Perkantoran Modern
yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
perlakuan manusiawi.
Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran
modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan
gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering
digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba
dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah
terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990)
menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management"
bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama
dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data" (alih bahasa
oleh F.X. Budiyanto, 1991).
Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di
sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya
sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data
elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak
tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin
sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM
berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain
pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita
belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kotakota kecil atau di daerah-daerah terpencil.
Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan
dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan
dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, keterkinian
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
13
komunikasi dan pemrosesan data. Namun, dari berbagai
pertimbangan, tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah
modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau
simultan.
Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal
modernisiasi perkantoran. Oleh karena dalam hal modernisasi
ini lebih sering dilakukan per modul ("modularity').
Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan
gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu
alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi
pada salah satu sub-sistem akan mengganggu sistem secara
keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan
data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali
pada saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai
bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu,
atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah
diperkirakan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya
semakin mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern
suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses,
semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya,
dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global
yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan
Manajemen Perkantoran Modern
14
informasi.
Contoh mutakhir, bulan Juli 2001 dunia dilanda virus "Code
Red". Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus "Code
Red", sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia, yaitu
virus komputer "Nimda".
Virus komputer Nimda yang merupakan kebalikan dari "admin",
muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18
September 2001, menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu
malam.
Harian Kompas (Kamis, 20 September 2001, hlm. 2)
memberitakan: "Hari Rabu (19/9), ribuan bisnis Eropa
mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi
Nimda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi.
Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus
Nimda ini, setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung
World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September
2001. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak
ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan
serangan itu, tetapi dia mengingatkan kerusakan yang dibuat
Nimda bakal "lebih hebat" dibanding Code Red yang telah
memakan dana 2,6 milyard dollar AS untuk membersihkannya.
Ketika itu Code Red memakan korban 250.000 sistem di AS
hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli"
(Harian Kompas, Kamis 20 September 2001 hlm. 2).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
15
Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran
modern, data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus
sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. Jelas pula
bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan
dan ruangan, peralatan dan perlengkapan, manusia atau
penanganan menyelenggarakan kegiatan, serta sistem, prosedur
dan tata kerja untuk menyelenggarakannya.
Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek
yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen,
jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara
organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Meskipun
demikian, kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir
Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen.
Kedua istilah ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi
pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut
manajemen pemerintahan. Administrasi Perkantoran (Office
Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran
(Office Management).
Telah dijelaskan di atas, bahwa dua aspek yaitu organisasi dan
manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.
Untuk mengetahui kedudukan dan peran kegiatan perkantoran
dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang
organisasi.
Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang
organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap
16
Manajemen Perkantoran Modern
bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara
formal dalam suatu susunan hierarkhis.
Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di
atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi
mengandung unsur-unsur:
1. Kelompok orang;
2. Kerjasama;
3. Tujuan;
4. Keterikatan formal;
5. Susunan hierarkhi.
Organisasi apapun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu:
a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai
wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang
bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai wadah sifatnya
relatif statis.
Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan
tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat
dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau
kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan
pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatankegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh
karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai
tujuan organisasi, maka tugas pokok organisaisi yang satu akan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
17
berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai
contoh, tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan
tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Tugas pokok
DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama
departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan
Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri
dan seterusnya.
Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan
organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula
organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya,
untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas-tugas pokok
apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas
penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani,
memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas
pimpinan.
Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi
kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan,
material, data/informasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa
bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa
dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu
departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat,
penanganan masa-lah-masalah Hukum, Organisasi dan Tata
Laksana (ORTALA) atau Organisasi dan Metoda (OM).
Manajemen Perkantoran Modern
18
D. Prinsip-Prinsip
Modern
Manajemen
Perkantoran
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa
prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok
dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981)
menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang
dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya.
Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen
adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa
memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu.
Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office
Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell,
mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan
menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan
kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan
pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern
dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang
efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman
16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan.
Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen
di semua pekerjaan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
19
Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan
pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan
di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi
serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat
mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin,
dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai
dengan perencanaan.
Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik
penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga
pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan
pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi,
melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan
pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada
tingkat yang optimal.
Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran
yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti
tertera dalam gambar di bawah ini.
Manajemen Perkantoran Modern
20
LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL
1. Perencanaan
1. Pekerjaan apa yang harus
Untuk merencanakan secara
dikerjakan;
benar, Anda harus tahu :
2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan;
3. Kapan pekerjaan dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan dikerjakan;
5. Seberapa
cepat
pekerjaan
dikerjakan.
2. Jadwal
Pekerjaan harus dijadwal.
Suatu jadwal menjadi efektif,
harus di :
________________
1. Tentukan;
2. Selaraskan
dengan
jadwaljadwal lain;
3. Laksanakan, walaupun sulit;
4. Mungkinkah diselesaikan;
5. Pelihara secara baku.
3. Pelaksanaan
Pekerjaan harus dilaksanakan
______________________
1.
2.
3.
4.
5.
Secara terampil;
Secara teliti;
Secara cepat;
Tanpa upaya yang tidak perlu;
Tanpa ada keterlambatan yang
tidak perlu.
4. Ukuran
1. Sesuai dengan potensi Anda;
Pekerjaan yang dilaksanakan 2. Berdasarkan
pada
catatanharus diukur _____________
catatan
yang
lalu,
oleh
organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas;
4. Berdasarkan kualitas.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
5. Imbalan
Jika
Pekerjaan
Anda
diselesaikan secara efektif.
Anda
seharusnya
diberi
imbalan
_______________________
21
1. Kondisi kerja yang baik;
2.
3.
4.
5.
Kesehatan;
Kebahagiaan;
Pengembangan diri;
Uang.
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen
perkantoran sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus
membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan
pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang
harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam
melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus
menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang
penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketata
usahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk
menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir),
keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan
atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis
hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study)
penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya
diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus
diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
Manajemen Perkantoran Modern
22
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus
dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini
termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak
efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan
sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan
formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus
dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat,
nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus
digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen
ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan
baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
E. Tata Ruang Perkantoran
Dalam pelaksanaan perkantoran, suatu faktor penting yang turut
menentukan kelancaran tugas ialah penyusunan tempat kerja
dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.
Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi
para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Untuk memperjelas pengertian tata ruang perkantoran, dapat
dikutip 2 (dua) rumusan berikut:
1. "Office layout may be defined as the arrangement of
furniture and equipment within available floor space“
(littlefield & Peterson);
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
23
(Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia).
2. "Office layout is determination of the space requirements and
of the detailed utilization of this space in order to provide a
practical arrangement of the physycal factors considered
necessary for the execution of the office work within
reasonable costs“ (George Tery).
(Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara
terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan
yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi
organisasi dengan keuntungan yang diperoleh sebagai berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu;
2. Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan;
3. Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien;
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu pada saat
pelaskanaan kegiatan seperti kegiatan pelayanan tertentu.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standigford, tujuan tata
ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :
1. Syarat dengan aturan perundang-undangan;
2. Penggunaan ruang sampai pada manfaat yang terbesar;
3. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan (listrik,
komputer, telepon, dll);
24
Manajemen Perkantoran Modern
4. Suasana kerja yang baik cukup tersedia;
5. Adanya pengawasan yang dapat dilihat ketika bekerja;
6. Rasa kekompakan dapat dipelihara dalam bekerja;
7. Komunikasi dan arus kerja lancar;
8. Lalu lalang dipermudah;
9. Pelaksanaan kerja yang bersifat gaduh sebaiknya dipisahkan;
10. Perlunya keamanan dan kenyamanan kerja setiap saat.
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam dua macam :
1. Tata ruang yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan
gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena
memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya plywood
atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka
Menurut susunan ini ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan,
jadi semua pegawai berada dalam satu ruangan besar dan
antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya
saling terlihat.
Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tata
ruang kantor antara lain dikarenakan:
1. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/bagian
bersangkutan;
2. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya;
3. Perubahan terhadap proses maupun penyelesaian suatu
pekerjaan;
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
25
4. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok
pekerjaan.
F. Rangkuman
Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu.
Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi melakukan tugastugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan-kegiatan organisasi
dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan
pokok dan kegiatan penunjang. Kegiatan pokok sering disebut
kegiatan substantif, dan kegiatan penunjang disebut kegiatan
fasilitatif.
Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai
tujuan organisasi. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan
organisiasi, maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan
berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau
memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda.
Akan tetapi, kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan
apapun dapat dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang
ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan
penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran.
Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. Namun
pengertian apapun yang diberikan, penger tian manajemen
perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, peng gerakan serta pengawasan
dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara substansional
jelas yang di "manage" adalah seluruh unsur pekantoran,
Manajemen Perkantoran Modern
26
termasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta
informasi yang berkaitan.
Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya
bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki
sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
zaman.
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata
laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan
dan manusiawi.
Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran
modern mencakup perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan,
pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. Komaruddin
menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran
modern.
G. Latihan
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat
namun jelas.
1. Jelaskan pengertian kantor.
2. Jelaskan pengertian perkantoran modern!
3. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran
modern!
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
27
4. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsurunsur apa yang terdapat dalam organisasi!
5. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi!
6. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
digunakan dalam perkantoran modern!
7. Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen
perkantoran!
H. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Bab II.
Bila anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab III. Bagus! Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
Bab II, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
BAB III
PELAKSANAAN PERKANTORAN
MODERN
29
sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah,
tindakan, sesuatu, dan sebagainya).
Bentuknya adalah huruf, angka simbol/lambang-lambang
khusus dan sebagainya.
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari bab III ini, Anda diharapkan dapat
menjelaskan pengertian data, informasi, data dan informasi,
dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern.
Dalam Webster's New World Dictionary, dinyatakan bahwa
data adalah fact or figure from which conclutions can be
inferred (fakta-fakta/figure - bisa tabel, grafik, statistik dari
mana kesimpulan dapat ditarik). Berikut akan kita bahas
tentang informasi.
A. Data dan Informasi
Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip
manajemen perkantoran modern dalam Bab II, Selanjutnya
dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran
modern. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran
modern, Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang
berhubungan, yaitu data dan informasi.
a) Data
The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal,
peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung
suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan
keterangan, pem-buatan kesimpulan atau penetapan
keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah
diolah (diubah) menjadi informasi. Sementara itu Gordon
(1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for
information defined as groups of non-random symbols
which represents quantities. actions, things, etc. (data
adalah bahan mentah/bahan baku informasi, yakni
28
b) Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or
intangible entity which reduces uncertainty about a future
state or event.
Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is
data that has been processed into a form that is
meaningful to the recipient and is of real or perceved
value in current or prospective decisions (informasi adalah
data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung
arti bagi penerima dan mem-punyai/memiliki nilai nyata
dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan
datang).
Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the
aggregation or processing of data to provide knowledge or
intelligence (informasi adalah pengumpulan atau
30
Manajemen Perkantoran Modern
pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan
kepandaian. Sementara itu, George R. Terry (1962)
menyatakan bahwa information is meaningful data that
conveys usable knowledge (informasi adalah data yang
mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang
bermanfaat).
Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan. Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau
mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi data.
Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. tujuan penerima;
b. ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. waktu;
d. ruang dan tempat;
e. bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan,
kecenderungan) dan bidang-bidang yang memerlukan
perhatian manajemen);
f. semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan
tujuan, sudah tepat sasaran.
c) Data dan Informasi
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia
mempengaruhi
perilaku
seseorang,
dalam
arti
menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
31
maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk
mengambil keputusan. Pertanyaannya adalah kapan
pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang
disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Data atau
informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah
temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan
dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi
informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu.
Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi
sebagai data yang telah diolah. Bagaimana pendapat Anda?
Kita harus ingat bahwa pertama, ada selang waktu antara
pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu,
dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang.
Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data? Perlu
ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah
perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini,
terdapat selang waktu, di mana 'the earliest data are
yesterday's, the earliest decission is today's, and the
earliest outcome is tomorrow's. Jelas bahwa keadaan yang
demikian, data dan informasi dalam bentuk pengambilan
keputusan adalah incomplete (tidak lengkap), baik waktu
maupun isinya. Sedang waktu (time lag) karena data berasal
dari waktu yang lalu dan masa berlakunya kemudian;
sedang isinya, yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan
mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul,
tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya
informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan
Manajemen Perkantoran Modern
32
pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan.
Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah
proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil
keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan
yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di
hadapannya, tetapi juga adalah intuisi, feeling,
pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan,
keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar,
bahkan biasanya hal itu sangat dominan. Contohnya:
dokter, pengemudi, manajer, bahkan para menteri
sekalipun.
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
G. Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor
adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.
Definisi luas ini dapat diperjelas, sehingga fungsi kantor sebagai
pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan
di bawah ini.
1. Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya
adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan
berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi
yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat
disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
33
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum,
tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin
menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan
sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur,
laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil
analisis lainya.
3. Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam
bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data
dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda,
perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk
memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam
melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling
penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih
dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan
berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi
dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi
dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain
sebagainya.
Manajemen Perkantoran Modern
34
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas
hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu
mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di
brankas atau di bank.
Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen
dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang
amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitasfasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan,
pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya
sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi.
Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan
bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana
untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan
mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah
data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia.
C. Efisiensi Perkantoram Modern
Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada
efisiensi. Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran
dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan,
misalnya penggunaan kertas baru secara berlebihan hanya untuk
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
35
membuat draft ataupun konsep yang belum matang apalagi
dicetak berkali-kali dengan menggunakan printer komputer.
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik
antara usaha dengan hasil yang dicapai.
Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di
dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
1. Pemakaian Pikiran
a. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual
hendaknya memakai sarana yang memudahkan
pembacaan atau penangkapan mata, misalnya dalam
menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan
angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah
ditangkap oleh mata;
b. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan
cukup ruwet sebaiknya langkah-langkah permulaannya
disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk
memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut;
misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan
yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis
dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor
Manajemen Perkantoran Modern
36
yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai
berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu
sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
37
minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang
sehingga waktu kerja dapat dipakai sebaik-baiknya.
4. Pemakaian Ruang
2. Pemakaian Tenaga
a. Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis,
misalnya membubuhkan keterangan tertentu pada file-file
hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi
pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file
hendaknya diusahakan dengan mesin listrik (copy) yang
dapat memutar sendiri secara otomatis;
b. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu
berikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang
sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat yang ingin
menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih dahulu
tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga
dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan
ditemui itu sedang tidak berada ditempat.
3. Pemakaian Waktu
a. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan
pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada
pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai;
b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada
waktu yang hampir tanpa memberikan hasil kerja
betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat hendaknya
menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
a. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan
dekat pegawai yang paling sering mempergunakannya
untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak,
misalnya lemari, mesin tik dan peralatan lainnya.
Hendaknya diletakkan dekat dengan pegawai yang paling
banyak memakainya untuk memelihara jarak yang paling
pendek.
b. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak
disimpan terus melainkan langsung dibuang kedalam
keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat,
misalnya undangan-undangan pertemuan yang sudah
lewat, memo-memo yang telah diselesaikan, bekas pita
mesin tik & lain sebagainya hendaknya tidak disimpan
terus dalam laci meja kerja melainkan dibuang saja
ketempat sampah.
5. Pemakaian Benda (termasuk uang)
a. Dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya
waspada agar tidak terperangkap dalam pengamatan
semu, misalnya membeli alat tulis yang harganya
memang murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat
tersebut sangat rendah sehingga tidak seimbang dengan
alat lain yang harganya lebih tinggi namun memiliki
kualitas yang optimal dan jangka waktu lebih lama.
Manajemen Perkantoran Modern
38
b. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak,
benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali,
misalnya potongan-potongan kertas bekas dapat
dijadikan notes.
D. Rangkuman
Dapat dibedakan antara data dan informasi. Sedangkan kegiatan
kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima, merekam,
mengatur, memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya,
serta melindungi aset kantor.
E. Latihan
Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas.
1. Berikan batasan tentang data!
2. Berikan definisi informasi!
3. Apa perbedaan antara data dan informasi!
4. Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi, dan
pekerjaan apa saja yang dilaksanakan?
F. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Bab III.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab IV. Bagus! Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
Bab III, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
BAB IV
TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab IV ini, Anda diharapkan dapat
memberi kan batasan korespondensi dan surat,
menjelaskan tujuan umum surat, fungsi surat dinas,
syarat-syarat surat yang baik, syarat dasar bagi penulis
surat, langkah-langkah teknis penulisan surat, dan
bagian-bagian surat, gaya surat, menerapkan bahasa
dalam menulis surat dinas, dan menulis sepucuk surat
dinas.
A. Pengertian Korespondensi dan Surat
Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama
Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawal suatu instansi,
Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin
Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat,
Anda akan bergaul dengan tetangga Anda, dengan ketua RT,
dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya
sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan
saudara-saudara dan kedua orang tua. Anda. Demikian pula,
dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi
atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling
memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi
peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi
39
40
Manajemen Perkantoran Modern
dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain
dan sebagainya.
Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak
terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan
maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si
pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi. Pemberian informasi melalui telepon,
radio, dan melalui televisi masih tergolong ke dalam pemberian
informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis
terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin
menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi
tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang
digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya
adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi
dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
41
cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih
dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan
apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996:.2)
memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, (orang,
instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi).
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
dinas atau surat resmi.
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai,
misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat
bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada
orang lain atau pihak lain.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi
dan surat. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan
sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
Sebagaimana diketahui komunikasi yang diarti-kan sebagai
proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu
pihak kepada pihak lain yang dapat di lakukan dengan lisan,
tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-
Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam
bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari
satu pihak kepada pihak lain.
Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja
masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi
siapapun yang mendalami korespondensi, karena masingmasing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian
Manajemen Perkantoran Modern
42
kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga
di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di
kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran
mengarah ke proses "paperless". Istilah "paperless" di sini tentu
saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B. Tujuan Umum Surat
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau
informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat
sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau
memahami. Bila di-kehendaki oleh si pengirim selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai
dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap
surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi
yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
C. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam
rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara
khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan
gambaran mentalitas pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
43
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan
atau surat instruksi;
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
terutama surat-surat perjanjian;
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan,
yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada suratsurat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi,
yuridis dan administratif.
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syaratsyarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas.
Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya
menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format
surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak
ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya,
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang
panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat
yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa
surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan
unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan
secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan
44
Manajemen Perkantoran Modern
pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa
berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih
dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri
formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola
bentuk.
E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolong kan sebagai surat
yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara
khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut:
1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas
dalam surat;
2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
3. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima;
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara
penulis dan pembaca;
5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat
dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang
pandangan atau pola pikir dari pembacanya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
45
F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi
adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak
termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis
surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat
informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan.
Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa
komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah
teknis yang berikutnya adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
Pengumpulan data/informasi;
Perkiraan tentang pembaca;
Penyusunan draft atau konsep;
Penyelesaian.
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa
dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi
melalui langkah-langkah itu.
Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang
ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali,
biasanya dibuat formulir atau surat isian.
Manajemen Perkantoran Modern
46
G. Bagian-bagian Surat
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya
suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format
surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat
dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas
bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk
menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian
misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan
kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. Untuk memudahkan, dalam modul ini disebutkan
secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai
berikut:
1. Kepala surat;
2. Tanggal surat;
3. Nomor surat;
4. Sifat surat;
5. Lampiran;
6. Hal atau perihal;
7. Alamat dalam;
8. Kalimat pembuka;
9. Isi surat;
10. Kalimat penutup;
11. Nama jabatan;
12. Nama dan NIP penanda tangan;
13. Tembusan;
14. Initial.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
47
Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masingmasing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan
ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pengaturan dan
penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik
pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan
pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai
pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh
seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.
Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang
penggunaan dan teknik pengetikan bagian bagian surat ini dimuat
dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan
Dinas.
Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik
pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing
organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam
format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang
biasa disebut juga dengan istilah "style".
Bentuk atau "style" surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh
organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah, bentuk
surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam
Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
(MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata
Persuratan Dinas.
48
Manajemen Perkantoran Modern
Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah
sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 71
Tahun 1993, di Iingkungan organisasi atau perusahaan niaga
dikenal bentuk-bentuk surat:
1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style);
2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style);
3. Format setengah Balok (Semi Block Style);
4. Format Sederhana (Simplified);
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style);
6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
49
Gambar 3.1.
Format Surat Full Block
KEPALA SURAT
,
Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di bawah
ini:
,
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
Gambar 3.2.
Format Surat Modified Block
51
Gambar 3.3.
Format Surat Semi Block
KEPALA SURAT
KEPALA SURAT
,
,
,
50
,
52
Manajemen Perkantoran Modern
Gambar 3.4.
Format Surat Simplified
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
53
Gambar 3.5.
Format Surat Resmi I
KEPALA SURAT
KEPALA SURAT
,
54
Manajemen Perkantoran Modern
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
Gambar 3.6.
Format Surat Resmi II
Gambar 3.7.
Format Surat Bentuk Resmi (KepMenpan No. 71/1993)
KEPALA SURAT
KEPALA SURAT
,
55
56
Manajemen Perkantoran Modern
Gambar 3.8.
Format Surat Menggantung (Hanging Paragraf) I
KEPALA SURAT
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
57
H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas
Sebenarnya, ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat, di
samping mengemukakan fungsi bagian-bagian tersebut, Anda
perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu
dengan menggunakan bahasa yang benar, misalnya, bagaimana
penulisan kepala surat yang benar, bagaimana penulisan tanggal
surat, bagaimana penulisan nomor, lampiran, dan hal surat,
penulisan alamat surat, penulisan paragraf pembuka, penulisan
paragraf penutup, penanda tangan surat, dan penulisan tembusan
surat.
Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan
bahasa yang benar dalam bagian isi surat.
Seperti Anda ketahui dan sadari, dalam bagian isi surat
tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada
penerima surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu
komunikatif dan mudah dipahami oteh penerimanya, surat,
sebagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya
menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah
komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi
pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan
dibahas satu persatu.
Manajemen Perkantoran Modern
58
1. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa
kalimat obyektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah
bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai
dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak
menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurangkurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya,
kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak berteletele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa
unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh
dihidangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah
yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau
meremehkan pembaca.
2. Penyusunan Paragraf
Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat
hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragrafparagraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh
penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf
yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya
kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang
sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya,
beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam
sebuah paragraf yang sama.
Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf
itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya,
paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
59
yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan.
Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling
berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan
pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar
katimat, seperti Selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun,
dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini,
nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang
dipentingkan.
Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat
kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua
syarat dengan baik.
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan baik.
Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak
saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak
ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar.
Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang
tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera
mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan
Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman
buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam paragraf ini
terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman,
Manajemen Perkantoran Modern
60
yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil
penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan
tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang
memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus
disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimatkalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait
paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat.
Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf,
sebagai berikut.
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan, baik. Namun, di dalamnya ada satu judul
penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya,
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam
kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini
saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak saya
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil
laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian
Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
I. Rangkuman
Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak
terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan
maupun secara tertulis. Pemberian informasi secara tertulis
terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan
dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
61
korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.
Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
mengharap reaksi yang timbul dari pem bacanya tepat seperti
yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Oleh karena itu,
penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik
penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.
Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format,
style, gaya.
Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu
full block, modified block, semi block, simplified, idented dan
hanging paragraph.
Dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang
baik
dan benar dalam menyusun kalimat, paragraf dan
penggunaan tanda-tanda baca.
J. Latihan
Kerjakan latihan di bawah ini dengan sungguh-sungguh.
1. Berikan batasan korespondensi dan surat!
2. Apa saja tujuan umum surat?
3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
4. Uraikan surat-surat yang baik!
5. Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat!
Manajemen Perkantoran Modern
62
6. Uraikan langkah-Iangkah teknis penulisan surat!
7. Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan
ke instansi lain!
K. Balikan Dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Bab IV.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab V. Bagus! Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
Bab IV ini, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
BAB V
TEKNIK MENGARSIP SURAT
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab V ini, Anda diharapkan dapat
memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filling,
rnemberi batasan arsip, sistem arsip, menjelaskan sistem
penyimpanan arsip (filling), menyiapkan peralatan filling,
menyimpan dan menemukan arsip, dan menjelaskan
penyusutan arsip.
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu
diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor.
Padahal, arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran
kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan
fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit
penunjang dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta, yang fungsinya mengelola informasi. Peranannya
semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan
informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk
kepentingan organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu
sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang
efektif.
63
64
Manajemen Perkantoran Modern
A. Organisasi Tergantung pada Filling
"Sangat diperlukan" adalah kata yang cermat untuk
menggambarkan fungsi filling baik dalam organisasi pemerintah
maupun swasta. Organisasi/perusahaan banyak mengalami
kegagalan, karena organisasi/perusahaan tersebut tidak
mengakui adanya kenyataan tersebut. Di sisi lain,
organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya, karena
menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan
pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting
dapat dibuat dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang
penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan.
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung
pada filling. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis
menjadi kenyataan, dapat secara visualisasi diuraikan, yaitu jika
seorang pimpinan yang sangat sibuk, sedang berbicara melalui
pesawat telepon, dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang
sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu
surat. la mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran
lebih dari 3 milyard rupiah, tetapi jumlah yang pasti ada dalam
file-nya. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk
menemukan surat tersebut, sementara ia melanjutkan terus
percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat dibayangkan
bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan
oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama
percakapan melalui telepon tersebut. Pada hal, dalam Webster's
New Worls Dictionary, sekretaris mempunyai arti "one who
keeps record, handles correspondence, etc for an organization
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
65
or person" Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah
seseorang yang bertanggung jawab atas penanganan informasi
bagi suatu organisasi secara keseluruhan atau untuk seseorang.
Oleh karena suatu filling yang tepat merupakan suatu tempat
penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat
dianggap sebagai "pusat ingatan organisasi". Dan oleh karena
orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu
tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling
merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya
filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu
organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai
pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar
dalam melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif.
Sifat-sifat tersebut antara lain: ketelitian, kerapihan, serta
menguasai bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang
Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filling, yaitu di
mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua
catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau
menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan
yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar
pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat
dan tepat.
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah,
swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk
menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang.
66
Manajemen Perkantoran Modern
Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi
tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang
rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filling
yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk
disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan
dengan segera.
Pentingnya filling dapat diilustrasikan oleh suatu studi di
Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen
organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran
atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan
kegiatannya kembali. Penyimpanan arsip harus dapat mencegah
dari kehidangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian
dari proses filling.
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang
khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap
keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut,
semua arsip yang disim pan harus dicegah terhadap resiko salah
menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian
organi sasi/perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan
untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip
tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh
jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap
sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang
disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
67
B. Arsip
Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta
ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan
administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala
bentuk naskah yang mengandung berbagai macam
informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan
untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa
yang akan datang.
Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain:
1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;
2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau
yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan
mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, Selanjutnya
dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa
yang akan datang;
3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai
bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
C. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan
kearsipan
ialah
menyelamatkan
bahan
pertangungjawaban
nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Manajemen Perkantoran Modern
68
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu
sistem kearsipan mempunyai sasaran: Memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi yang tepat, Iengkap, akurat, relevan,
dan tepat waktu secara efisien.
2. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak
dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip.
Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup
sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian
digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai
dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan
keputusan, pengawasan dan lain sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari
organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi.
Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang
atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat,
laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh
orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari
dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan
pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
69
b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip
dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi seharihari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi
menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya
masih
sangat
tinggi
dalam
.penyelenggaraan
administrasi
sehari hari
(terusmenerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
(jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktuwaktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to
find.
d. Tahap Pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip
mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terusmenerus. Dalam hal ini arsip dinamakan "dinamis aktif'.
Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus
digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan
dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang
lingkup kantor.
e. Tahap Pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan.
Manajemen Perkantoran Modern
70
Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk
menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan
menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat
sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan
menggunakan mesin yang mahal.
Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap
jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang
ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem
kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif.
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat
antara lain berupa:
• Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
• Hilangnya arsip yang penting;
• "Banjir arsip", arsip-arsip yang sama disimpan di
beberapa lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang
sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan;
• Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem
kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan
hanya menyangkut cara penyimpanan arsip, tetapi
mencakup hal-hal mulai dari, penciptaan, cara
penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
71
D. Sistem Filling (Penyimpanan ARSIP)
1.Definisi Filling
Filling dapat diberikan definisi sebagai berikut :
Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar
filling: menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan
dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip
dengan cepat.
Organisasi yang sistematis harus mengkarakteristikkan file
tersebut. "File to find", adalah suatu ungkapan klise, yang
paling tepat. Tanpa pengorganisasian yang cermat, filling
dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu
yang tersembunyi, yang tidak ada tempat lagi dalam dunia
organisasi/perusahaan yang modern. Pencarian materi yang
disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan
suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratusratus juta rupiah. Apa yang lebih bermakna penting bahwa
organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal, tergantung
pada derajat efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filling.
Kegiatan dan perlengkapan filling memang cukup mahal.
Untuk biaya memelihara filling pada tingkat minimal,
keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip
yang akan disimpan. Tidak semua harus difile, hanya arsip
Manajemen Perkantoran Modern
72
yang penting untuk kegiatan organisasi/perusahaan yang
efisien. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari
dua sumber: (1) arsip yang berasal dari luar
organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,
katalog, pernyataan, tagihan; dan (2) arsip yang berasal
dalam organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan,
kontrak, tagihan dan semacamnya. materi/bahan dari luar
organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli, arsip tersebut
dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan
atau foto kopi dari yang asli.
2. Kantor dan Filling
Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap
organisasi/perusahaan, arsip tersebut mempunyai pengaruh
dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap
pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan
dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip
menciptakannya
dan
kemudian
menemukan
dan
menggunakannya.
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang
filling dan sistem filling akan menemui hambatan yang
sangat besar pada dirinya sendiri. Lebih sering kemudian ia
tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi
pegawai. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filling
yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk
memahami sistem yang sudah ada.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
73
"Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang
kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang
barang-barang material Gedung Perpustakaan yang baru.,"
adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang
Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui
bagaimana untuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk
menemukannya dengan cepat. Tidak ada seorangpun
Sekretaris yang telah menyelesaikan Diktat Sekretaris tanpa
pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filling, teknik,
dan manajemen arsip.
Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, Filling
adalah kegiatan purna waktu. Karena organisasi/perusahaan
tumbuh, fungsi filling menjadi lebih kompleks dan menuntut.
File sering disimpan dalam lokasi sentral, terutama dalam
organisasi/perusahaan yang lebih besar, sebab ada
keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip
dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/
bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/
acuan. Pegawai yang spesialis dalam filling menjadi orang
yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file,
tentu saja. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filling secara
resmi, Anda telah mulai mengenal konsep dasar filling.
Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori
Telepon, atau sering kita kenal dengan buku telepon, Anda
sedang memilih informasi dalam suatu buku yang
terorganisir yang menerapkan prinsip prinsip filling.
Manajemen Perkantoran Modern
74
Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis, dan
pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk
menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon
adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar
mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan
nama. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuah contoh
adalah suatu sistem filling di sebuah rumah sakit di mana
arsip diminta berdasarkan nomor.
3. Sistem Filling
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan:
1) nama, 2) angka, 3) nama tempat, 4) masalah, 5)
kronologis. Namun demikian, alpabet adalah dasar dari
semua sistem filling, bahkan walaupun arsip disimpan
berdasarkan nomor.
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan
filling, yaitu
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.
Dinamakan sistem abjad, karena dasar peng aturan arsip
berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan
nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama
tempat atau nama barang.
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan
yang paling banyak digunakan. Sistem ini langsung,
karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan
sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan
selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
75
sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem
nomor/angka, karena adanya processing melalui
komputer, tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara
abjad, misalnya surat-surat, formulir-formulir, laporan,
daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal
yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak
lagi yang lain. Melalui sistem abjad, arsip-arsip ini dapat
diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok,
sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat
bilamana dibutuhkan.
1)
Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar
pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan
lancar, maka harus dibakukan peraturan untuk
diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi
tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas
berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf
latin "a" sampai "z", tetapi dibutuhkan aturan yang
standar dalam menangani berbagai jenis nama,
seperti nama orang, perusahaan, departemen dan
lembaga pemerintah non departemen.
Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan
dalam mengindeks. Seperti yang akan diuraikan
bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di
bawah mana arsip akan diberkaskan.
Manajemen Perkantoran Modern
76
2)
Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks
Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filling,
mencakup dua kegiatan pertama, memilih kata
tangkap (Captions) di mana arsip harus difile; dan
kedua, menentukan urutan yang sesuai kata-kata
dalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar harus
diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan
mengatur kata tangkap. Jika setiap orang yang
melaksanakan filling membuat sendiri aturan,
mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang
melaksanakan benar-benar filling dapat menemukan
arsip tersebut.
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau
nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi
dokumen/arsip untuk tujuan filling, jika ditentukan
bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen
Batu Raja, nama perusahaan adalah kata tangkap.
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah namanama orang dan organisasi, dalam sistem geografis,
nama-nama tempat. Dalam sistem subyek, kata
tangkap adalah nama-nama subyek/masalah,
sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah
tanggal.
Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks yang
digunakan. Dalam Bab ini akan dibicarakan
beberapa saja yang dianggap penting.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
77
a) Istilah Mengindeks
Dalam aturan mengindeks menggunakan dua
istilah yang Anda harus memahami alphabet dan
unit.
Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai
urutan alpabetis dari surat, Nama Achmad,
Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam urutan
alpabetis yang benar, karena dalam alfabet, A
mendahului C, dan C mendahului D. Darmanto,
Dewayanti, Dimyati diatur dalam urutan
alpabetis yang benar; meskipun huruf yang
pertama dalam masing-masing nama adalah
sama, huruf yang kedua, yang berbeda dalam
masing-masing nama, adalah urutan alpebetis
yang benar, huruf "a" dalam Darmanto
mendahului "e" dalam Dewayanti, dan "e" dalam
Dewayanti mendahului "i" dalam Dimyati. Dan
seterusnya, untuk huruf yang ketiga, keempat,
dan kelima.
Masing-masing bagian nama orang atau
organisasi digunakan dalam mengindeks adalah
suatu unit. Nama Sondang P. Siagian terdiri dari
tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian.
Nama instansi: Lembaga Adminis trasi Negara,
tiga unit. Perusahaan Batubara Bukit Asam,
empat unit.
78
Manajemen Perkantoran Modern
b) Aturan Mengindeks
Urutan Alphabetis
Nama-nama diurutkan abjad dengan mem
bandingkan unit pertama dalam setiap nama, huruf
demi huruf. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika
unit
pertama
sama.
Unit
yang
ketiga
dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan
kedua sama, dan sebagainya.
Nama orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang
dalam urutan ini: nama keluarga, marga atau nama
akhir, pertama; nama pertama, dan nama tengah;
kedua, kalau ada yang ketiga.
Contoh : • Lisa Nurena, SE
• Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga,
marga.Suatu nama yang menggunakan nama
keluarga, marga, maka nama marga sebagai urutan
pertama.
Contoh : • Risson P. Sihotang
• Sihotang, Risson, P.
Nama Instansi/Perusahaan
Nama perusahaan instansi lembaga yang
menggunakan nama orang disusun dalam urutan
sama seperti pada waktu mengindeks nama
perorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula
nama bukan nama orang.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
79
Contoh:
• Adnan Buyung Nasution & Ass
• Nasution, Adnan, Buyung (&), Associates
• PT. PUSRI Jakarta
• PUSRI, Jakarta, Perseroan Terbatas
Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat
dibahas di sini, misalnya nama orang yang bergelar,
mempunyai nama suci, wanita yang sudah menikah
dan lain sebagainya.
b. Sistem Filling Subjek/Perihal
Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad,
karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang
berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan
dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan
filling sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya.
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus
menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang
pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap
hari.
Masalah-masalah
tersebut
kemudian
dikelompokkan menjadi satu subyek. Misalnya, masalah
yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan
dalam satu subyek di bawah "kepegawaian", masalahmasalah
yang
berkenaan
dengan
keuangan
dikelompokkan dalam satu subyek "keuangan".
Selanjutnya, masalah-masalah itu dijadikan subyek dari
pokok masalah (subjek) misalnya:
• Kepegawaian
Manajemen Perkantoran Modern
80
• Cuti
• Kenaikan pangkat, Lamaran dsb.
• Keuangan
• Gaji
• Hadiah Lebaran, Lembur, dsb.
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan
subyek, dan semua masalah yang berkenaan dengan
pokok masalah dijadikan sub subyek. Seandainya di
kemudian hari Anda memper kirakan bahwa masalahmasalah berkembang, maka Anda dapat mengembangkan
masalah-masalah yang dijadikan sub subyek itu menjadi
sub-sub subyek, misalnya untuk sub subyek "kenaikan
pangkat" dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi subsub subyek "Kenaikan pangkat golongan I", sub-sub
subyek "kenaikan pangkat golongan II", dan seterusnya.
c. Sistem Filling Nomor (Numeric)
Sistem filling surat/arsip berdasarkan pada kode nomor
sebagai pengganti nama orang atau instansi, sehingga
disebut sistem nomor (numeric filling system). Pada
prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan
sistem abjad, hanya saja nama-nama orang atau instansi
diganti dengan kode nomor. Misalnya, surat-surat dari dan
kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan
pada map bernomor 2000, atau Kartu Nama Nilasari
diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku
selamanya, tidak diubah.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
81
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem
filling nomor, seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi,
bank, dan lain-lain, karena sudah memahami tata caranya,
serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya.
Tetapi, masih banyak juga instansi yang menerapkan
sistem filling nomor hanya beranggapan bahwa sistem
nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad.
Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar
diingat dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah
Tabanas, pasien sebuah Puskesmas atau Rumah Sakit,
pasti akan lebih ingat namanya dari pada nomor Tabanas
atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh karena itu, untuk
mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang
disebut dengan indeks, yaitu kartu kecil yang memuat
nomor dan nama nasabah, atau pasien yang dalam
penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu, sistem
nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung
(indirect filling system), lain dengan sistem abjad disebut
sistem filling langsung (direct filling system).
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan
sistem filling nomor yang tidak melengkapi dengan
indeks. Oleh kasrena itu, hal ini akan menimbulkan
masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa
nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat
susah dicari dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat
dirugikan, baik dari segi waktu, tenaga, bahkan uang.
82
Manajemen Perkantoran Modern
Pelayanan mengecewakan, hanya karena sistem nomor
tidak diterapkan secara benar.
Dalam filling sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file
utama, indeks, dan buku nomor dapat berupa buku
register/buku induk/buku besar.
1) Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu
map campuran dan map perorangan. Penggunaan map
campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian
map. Surat masuk dan keluar dari dan kepada
koresponden yang belum lebih dari dan lima akan
dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal
dari koresponden lain di dalam satu file. File ini
disebut file campuran. Surat masuk dan surat keluar
satu koresponden yang jumlahnya sudah mencapai
lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan,
dan disimpan dalam file nomor (file utama)
2) Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu
untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada
suatu koresponden atau nama, jika nomor yang
bersangkutan belum/tidak diketahui. Indeks tersebut
disusun secara urut abjad, agar mudah dicari. Indeks
dibuat dalam bentuk kartu (dibuat dari kertas karton
manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan
dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu,
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
83
sehingga dapat luwes dalam menambah, maupun
dalam mengurutkan abjadnya.
3) Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor
yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden
(nama) dalam file nomor. Koresponden yang suratnya
belum mencapai lima, tentu saja belum dicantumkan
pada buku nomor ini. Untuk memfile kartu, maka
setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.
Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu
indeks. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya.
Sedangkan untuk file surat, kartu indeksnya ada dua
macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks
nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit
(kurang dari 5), maka kartu indeksnya belum diberi
nomor, tetapi diberi tanda berupa huruf C, singkatan
dari Campuran. Selanjutnya, jika suratnya sudah men
capai lima. maka kartu indeks C diganti dengan nomor
yang diambil dari buku nomor (register).
Dalam sistem filling nomor, ada tiga cara untuk
menyimpan
arsip/dokumen,
dengan
susunan
penyimpangan sebagai berikut
• Nomor Berurutan (Consecutive);
• Nomor Tengah (Middle Digit);
• Nomor Akhir (Terminal Digit)
84
Manajemen Perkantoran Modern
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
85
Dalam pelaksanaan filling sistem geografis ini Anda dapat
menggunakan nama daerah wilayah sebagai kata tangkap
(caption), kemudian kata tangkap tersebut dapat
dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kota-kota
(kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah
tersebut, dan Selanjutnya baru dapat mengembangkannya
lebih jauh dengan nama-nama instansi, perusahaan atau
orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah
tersebut.
e. Sistem Filling Kronologis
Sistem filling ini digunakan untuk filling arsip yang
disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya
arsip atau surat itu. Surat-surat atau arsip yang masuk
lebih akhir ditempatkan dalam filling yang paling depan,
sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat
atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.
d. Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat
menurut daerah wilayah atau geografis, maka Anda dapat
menggunakan Sistem georafis. Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan dalam organisasi di mana Sistem geografis
dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang
mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat.
Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor
cabang juga dapat menggunakan sistem geografis.
Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk
menyederhanakan filling, jika kegiatan surat-menyurat
dalam organisasi jumlahnya belum banyak, sehingga
masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu
file dalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau
aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat,
sehingga menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya
Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Manajemen Perkantoran Modern
86
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
87
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad
selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain
yang dipilih. Artinya, meskipun Anda memilih sistem
subyek, sistem angka maupun sistem geografis, Anda
harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad.
Mencermati hal tersebut, Anda harus memahami secara
mendalam, karena sistem ini akan banyak membantu
Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filling. Sistem
abjad merupakan dasar dari semua sistem filling.
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filling cabinet
atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu.
Filling cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya
terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga,
dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada
filling cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masingmasing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar
kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang.
Karakteristik Sistem Filling.
Masing-masing sistem filling mempunyai ciri/
karakteristik tertentu. Sistem filling yang terbaik untuk
suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan
dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari:
1) Ukuran organisasi/perusahaan, aktivitas kantor dan
perkembangannya;
2) Jumlah catatan kantor/arsip;
3) Jenis/tipe arsip;
4) Cara penggunaan arsip;
5) Sifat kerahasiaan arsip.
Tetapi, karena berkas-berkas yang disimpan dalam laci-laci
tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas arsipnya sendiri,
juga folder-folder dan Guide-Guide, yang diatur tidak ketat
padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih
3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini
tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk
memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
dari laci memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering,
sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi
sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di
dalam filling cabinet, arsip/berkas ditempatkan secara berdiri
(tegak lurus) atau disebut juga vertical filling, bukan
terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita
temui di kantor-kantor. Susunan arsip/berkas yang
menumpuk secara horisontal disebut horizontal filling.
Susunan arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral
filling.
E. Peralatan Filling
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih
dahulu peralatannya, yaitu :
1. Filling Cabinet (Almari Arsip)
88
Manajemen Perkantoran Modern
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang
gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut
digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.
Lihat gambar di bawah ini.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
89
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai
pemisah. Bentuk Guide sebagi berikut:
A
B
Guide
Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A
pada gambar), yang disebut dengan tab. Tab gunanya untuk
menempatkan atau rnencantumkan heading/titel atau kode.
Badan (B) adalah badan guide itu sendiri.
Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan
keperluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling
depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Tab ke 2
berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4
makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin
ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar
dapat dilihat kedudukan masing-masing tab.
Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, Guide yang
mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama,
guide ke 2, dan seterusnya Guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu
Manajemen Perkantoran Modern
90
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
91
saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor,
atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton
yang kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya
tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik.
Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar
tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli,
kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
Gambar Susunan Guide
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di
dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map
pada umumnya, tetapi tanpa daun-daun penutup, atau seperti
map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannyapun sama,
dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tab.
Lihat gambar di bawah ini.
Folder
Tab folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tab pada
guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file
yang menunjukkan isi file-nya.
92
Manajemen Perkantoran Modern
F. Penyimpanan (Filling) Dan Penemuan Arsip
1. Prosedur Filling (Penyimpanan Arsip/Dokumen)
Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering
kurang mendapat perhatian, yang mengakibatkan arsip sulit
ditemukan, karena salah penempatan. Prosedur tersebut
mencakup langkah-langkah:
a. Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apakah arsip siap
untuk disimpan. Pertama-tama semua dokumen/arsip yang
akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang
benar-benar sudah seharusnya disimpan. Perhatikan
apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release
mark, file, simpan) atau perintah-perintah lain yang
berlaku di kantor Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk
menghindar agar surat-surat yang masih dalam proses
atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit
pengolah lain, jangan sampai masuk dalam tempat
penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan
"hilang", dan pada gilirannya dapat menimbulkan
kekacauan surat-menyurat dan proses penanganan
masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.
b. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis,
nomor), sesuai dengan sistem Filling yang telah
ditetapkan sebelumnya. Mengindeks seperti yang telah
kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama
apa, atau subyek apa, atau kata tangkap lainnya, surat
akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah
narna pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah,
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
93
lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun
nama-nama individu-individu penandatangan surat untuk
jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk
surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam
kata tangkap yang sama.
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada
sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk
surat masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat
keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada sistem
subyek adalah perihal atau isi surat.
Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui
beberapa kata tangkap, maka dokumen/arsip tersebut di
simpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan
untuk kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk
silang. Perhatikan bahwa memang ini benar-benar
diperlukan, karena dengan membuat tunjuk silang akan
menambah pekerjaan.
c. Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga
pengkodean. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana.
yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan
pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang
dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masingmasing kata tangkap.
Manajemen Perkantoran Modern
94
Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan
disimpan. Di samping itu, jika surat nanti pada suatu saat
surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda akan mudah
menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda
(kode) penyimpanan yang sudah ada.
d. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan
berdasar apakah abjad, nomor yang sama. Menyortir
adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke
langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini
diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat
banyak, sehingga memudahkan penyimpanan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
95
• Tanggal harus kembali
• Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab
terhadap penyimpanan
Dalam hal ini hendaknya berlaku prinsip: "siapapun
yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa
kecuali, harus mengisi daftar peminjaman dan
waktu/Iamanya peminjaman dibatasi".
b. Menaruh kartu substitusi ("Out Guide" atau "Out
Folder') ditempat di mana arsip disimpan tersebut
diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai
dengan tanggal pengembaliannya. Tujuannya adalah:
• Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan
e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filling
cabinet), sesuai dengan sistem filling yang dipilih.
2. Penemuan Arsip (Retrieval)
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan
kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang
diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh
seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk
itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian
hari tidak akan terjadi kesulitan:
a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam
diharuskan mengisi daftar/formulir peminjaman yang
berisi informasi antara lain:
• Nama peminjam
• Nomor dan jenis arsip yang dipinjam
sedang dipinjam;
• Memudahkan
penyimpanan
selama
arsip
yang
bersangkutan dipinjam.
c. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung
jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam
penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip.
d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam,
seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.
Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif,
artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktuwaktu dibutuhkan, dapat diukur dari Ratio Penemuan :
Manajemen Perkantoran Modern
96
Jumlah arsip yang ditemukan
Rasio penemuan = ----------------------------------------------- x 100 %
Jumlah arsip
Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan
56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7%
• Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik
• Jika rasio penemuan 97% - 99,5% > yang disimpan dalam
kondisi memuaskan.
• Jika rasio, < 97% > tehnik penyimpanan perlu dibenahi,
mungkin pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi
kurang tepat prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif
prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif
arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder.
G. Penyusunan Arsip
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin
menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus
berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh
sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan
mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu
dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.
1. Dasar Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan
"inaktif", biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1
tahun, di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
97
Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan "aktif" atau
"inaktif" tergantung pada kebijakan masing-masing instansi.
Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip
(JRA). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada
tempat penyimpanan khusus, seperti Filling kabinet, tempat
untuk menyimpan arsip (Unit Arsip).
2. Cara Pemindahan
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan
secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu :
a. Pemindahan secara kontinyu (perpectual).
Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut
selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu.
Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara,
Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan
sebagainya, di mana seluruh dokumen menjadi "inaktif"
setelah suatu kegiatan/proyek selesai.
b. Pemindahan Periodik
Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode
tertentu (umumnya 1 tahun). Ada beberapa cara
pemindahan periodik:
1) Pemindahan tunggal/1 periode
Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan
berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat
penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian,
pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsiparsip yang dalam status "aktif'.
Manajemen Perkantoran Modern
98
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan
selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat
dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam
pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip
sebagai berikut:
2) Pemindahan ganda /2 periode
Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan
berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada
arsip-arsip dalam status "inaktif, hanya lokasi
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip "aktif.
Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan
arsip akan terdapat :
•
Arsip dalam status aktif dari periode yang
berjalan;
•
Arsip
status
inaktif
dari
periode
sebelumnya.
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
AKTIF
IN AKTIF
IN AKTIF
99
3. Pemusnahan Arsip
Filling Cabinet
dalam
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
Filling Cabinet
Pada cara pemindahan ganda/2 periode ini
mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip
dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu
masih digunakan.
a. Arsip-arsip yang tidak Penting
Yaitu arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
bagi pimpinan, organisasi di masa yang akan datang.
Oleh karenanya setelah selesai digunakan, arsip tersebut
langsung dapat dimusnahkan, misalnya: surat
pengumuman/pemberitahuan, undangan rapat rutin,
memo intern, dan sebagainya.
b. Arsip-arsip yang Membantu
Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan
kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat
Pemberitahuan Bank, korespondensi rutin dengan
pemasok, bukti pembayaran tertentu, dan sebagainya.
Arsip-arsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai
dengan 1 tahun.
c. Arsip Penting
Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk kelangsungan
usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang
lampau, seperti Data laporan keuangan, dan lain
sebagainya.
d. Arsip Vital
Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi/
perusahaan, dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak
Manajemen Perkantoran Modern
100
dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara
lain:
•
Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi;
•
Laporan keuangan;
•
dan lain sebagainya.
Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa
lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara
pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada
Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing
instansi.
Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat
gambar pada halaman di bawah.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
101
H. Rangkuman
Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip
dengan aman, dapat dianggap sebagai "pusat ingatan
organisasi". Arsip disimpan karena mempunyai tujuan, yaitu
menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.
Arsip mempunyai siklus hidup, yaitu sejak penciptaan,
pemanfaatan, penyimpanan, pemindahan dan yang terakhir ialah
pemusnahan arsip.
Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem
penyimpanan yaitu sistem alphabetis, subjek, nomor, geografis,
dan sistem kronologis.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat,
lengkap dan akurat, arsip disimpan dengan menggunakan
peralatan yang memadai, yaitu filling kabinet, sekat penunjuk
dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filling.
Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau
volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip.
I. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas.
1. Mengapa organisasi tergantung pada Filling?
Manajemen Perkantoran Modern
102
2.
3.
4.
5.
Berikan definisi tentang arsip!
Apa tujuan kearsipan?
BAB VI
MENYELENGGARAKAN RAPAT
Uraikan secara singkat siklus arsip!
Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang
berbagai macam sistem filling!
6. Apa yang disebut dengan mengindeks?
7. Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis
aktif dan inaktif!
8. Jelaskan secara singkat prosedur filling!
9. Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip!
10. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode!
J. Balikan Dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Bab V.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab VI. Bagus! Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
Bab V, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat
memberikan batasan rapat, membedakan antara rapat
kecil yang bersifat tidak resmi dan rapat resmi,
menjelaskan langkah-langkah dalam mempersiapkan
rapat resmi, melaksanakan langkah-langkah pada waktu
rapat dan akhirnya membuat resolusi.
Di negara kita, tampaknya rapat masih menempati kedudukan yang
utama di antara kegiatan-kegiatan lainnya. Dapat dipastikan bahwa
tidak ada instansi di Indonesia yang selama hidupnya tidak
menyelenggarakan rapat, bahkan sebagian besar waktu pimpinan
digunakan dalam rapat. Miftah Thoha (1983) mengemukakan bahwa
rapat menempati tangga yang tinggi dalam urutan kerja pimpinan,
sehingga ada seorang sarjana antropologi dari Carolina University
yaitu Profesor James L. Peacock menilai bahwa waktu di Indonesia
ini banyak terbuang untuk bicara (termasuk rapat), dan terlalu
sedikit waktu untuk bekerja dan membangun.
Pentingnya rapat dalam organisasi telah banyak diakui. Karena
pentingnya, kadang-kadang rapat digunakan sebagai ukuran untuk
menilai baik tidaknya usaha kerja sama dalam organisasi tersebut.
Dari rapat orang bisa menilai apakah dalam organisasi itu berlaku
cara-cara yang menghargai faktor manusia sebagai faktor utama
dalam organisasi, dan apakah mereka diberi hak mengeluarkan
pendapat ? Penilaian ini akan dijawab apakah di sana pernah
diselenggarakan rapat atau tidak. Jelas, jika tidak pemah
103
104
Manajemen Perkantoran Modern
diselenggarakan, dengan mudah orang mengatakan bahwa
organisasi tersebut jelek. Pimpinan disebutnya diktator, kepala
dikatakannya aristokrat, feodal bahkan sampai pada sebutan yang
ekstrim anti demokrasi, tidak reformis yang intinya cenderung untuk
mengatakan tidak ada hak berunding.
Namun, tidak jarang rapat dijumpai merupakan sumber pemborosan.
Pegawai yang gemar bekerja efisien bosan menghadiri rapat, karena
mereka tahu akan kehilangan waktunya sekian jam, pikirannya akan
dilibat kan pada perdebatan-perdebatan yang bertele-tele, tenaga
dibiarkan menganggur untuk mendengarkan pembicaraan
pembicaraan yang tidak dimengerti ujung pangkalnya. Hal ini
tentunya merupakan pemborosan, karena jika tidak menghadiri rapat
waktunya dapat digunakan untuk bekerja lain yang lebih produktif,
sehingga akan diperoleh hasil yang bermanfaat. Oleh karena itu,
rapat harus diselenggarakan dengan cara yang efisien.
Selama Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan sering diminta oleh
pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan
rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk
kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi ketuanya. Rapatrapat yang sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat
didalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari
rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari
penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan
pembuatan laporan dan akhimya mengirimkan kepada para anggota.
Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau sekretaris
organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
105
menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu
pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.
A. Pengertian Rapat
Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan
pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orangorang terutama untuk membahas atau memutuskan persoalanpersoalan. The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan
antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
Dari pendapat-pendapat tersebut kiranya dapat disimpulkan
bahwa rapat pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk
pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu untuk
membicarakan
masalah-masalah
yang
terjadi
dalam
organisasinya.
B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi
Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak
memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit.
Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus
melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu Anda dapat
menghubungi sekretaris dari pimpinan lain untuk memperoleh
kepastian waktu yang memungkinkan pimpinan lain dapat
menghadirinya.
106
Manajemen Perkantoran Modern
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus
mengingatkan atau mengecek kembali dengan mengirimkan nota
kepada pimpinan yang akan menghadirinya, agar dengan
demikian mereka tidak lupa bahwa akan diselenggarakan suatu
rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya,
apabila tempat di mana rapat akan diselenggarakan adalah di
ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan
dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya
dan peralatan untuk menyelenggara kan rapat.
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh
pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur
rapat biasanya disarankan agar Ketua membuat ringkasan dari
kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan diambil yang
sesuai dengan keputus an rapat. Anda dalam rapat ini harusnya
mengambil tugas yang harus di lakukan oleh Pimpinan sebagai
Ketua seperti dimaksud di atas.
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya tidak
terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi,
biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya
saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik
kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan
dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya
dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan
kepada para anggota.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
107
C. Rapat yang Bersifat Resmi
1. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan
dalam mempersiapkan ruangan di mana rapat akan
diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum undangan
dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu kebiasaan
bagi seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu
rapat resmi tanpa memberitahukan kepada Anda di mana
rapat akan diselenggarakan. Oleh karena itu, adalah menjadi
tanggung jawab Anda untuk mempersiapkan ruang agar pada
waktunya dapat dipergunakan untuk rapat yang dikehendaki
oleh Pimpinan. Untuk rapat resmi yang bersifat rutin dan
diselenggarakan di lingkungan kantor biasanya akan
diselenggarakan di "Operation room" atau di "Conference
room" atau "Ruang Sidang Pimpinan" kantor itu. Dalam hal
suatu pertemuan yang akan diselenggarakan di suatu hotel,
misalnya Anda harus juga yakin bahwa tempat dan waktu
telah di catat dalam papan pengumuman di Hotel itu pada
waktu rapat telah sampai waktunya, dan telah di tetapkan
disuatu tempat yang mudah untuk diketahui, misalnya di
lobby hotel atau dekat dengan lift. Hal ini untuk
menghindarkan agar para peserta yang akan menghadiri
pertemuan setelah ia datang dari tempat yang jauh, dan dapat
sampai direncanakan dengan pihak hotel, kadang-kadang
masih juga terjadi suatu kekeliruan, oleh karena itu Anda
harus melakukan persiapan rapat dengan teliti dan sebaik
mungkin.
Manajemen Perkantoran Modern
108
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal
melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang
dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat menggunakan
acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu sebagai bahan
referensi.
DAFTAR ACARA RAPAT
2. Mempersiapkan rapat
Tanggung
jawab
Anda
dalam
mempersiapkan
penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah
sebagai berikut:
a. Membuat daftar acara;
b. Membuat undangan;
c. Mempersiapkan bahan rapat;
d. Mempersiapkan peralatan rapat;
e. Membuat catatan rapat;
f. Mengirimkan catatan hasil rapat;
g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
Hari/Tanggal
Waktu:Pukul
No Jam
1. 09-00 – 09-10
2. 09.10 - 10.30
3. Membuat Daftar Acara
Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan
dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan.
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun
secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok
acara dalam garis besar (out-line). Acara ini dapat disebut
sebagai "agenda" apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan
dapat disebut "kalender", apabila pertemuan itu akan
menghasilkan produk legislatif.
Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan
yang
akan
diselenggarakan,
maka
anda
harus
memperingatkan Pimpinan jauh-jauh hari sebelum
pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan
tujuan dari pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia
dapat mempersiapkan untuk Pimpinan dalam bentuk yang
109
: …………………………………….
: ………s.d. jam. …………………..
Acara
Pimpinan Rapat
Pembukaan
Bapak Akhmad
Pembahasan Bahan Bapak Akhmad
I
Istirahat
3.
10.30 – 11.00
4.
11.00 – 13.00
5.
13.00 – 14.00
6.
14.00 – 15.30
7.
15.30 – 15.45
Pembahasan Bahan Bapak Binsar
II
Makan siang &
Sholat
Diskusi Kelompok Ditentukan
kemudian (P.M)
Istirahat
8.
9.
15.45 – 17.00
17.00
Sidang Pleno
Selesai
Ket.
Map I
Ruang
makan
Map II
Ruang
Makan
Ruang A &
B
Ruang
makan
Bapak Akhmad
*) Dafar Acara ini hanya bersifat sementara
4. Membuat Undangan
Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu tertentu
secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu daftar nama
dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud. Untuk
Manajemen Perkantoran Modern
110
memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat
membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada
kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara
pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu
disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic,
atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut
urutan yang lain.
Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah
merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat
untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini
hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan
pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa,
tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para
anggota
mempunyai
cukup
kesempatan
untuk
mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan yang
dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan
pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan
dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan
tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota
yang datang dari luar kota undangan harus dikirim satu atau
dua minggu sebelumnya.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada
para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
111
bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan
dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa:
• Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
• Hasil rapat yang lalu.
• Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
• Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan
peraturan
dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi.
• Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat
berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi.
• Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masingmasing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan untuk ini
Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum
penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya
dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis.
Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi
kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal
ini adalah:
• Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis.
• Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila"
atau/dan kertas Koran dengan spidol sebagai alat tulisnya.
• Kertas-kertas "manila" dan/atau kertas Koran untuk
digantungkan pada flip chart.
• Overhead projector atau slide projector dengan layarnya
Manajemen Perkantoran Modern
112
untuk menayangkan gambar-gambar atau tulisan, beserta
alat penunjuknya.
• Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat
untuk mencatat hal-hal yang perlu, juga block note dan
pinsilnya.
• Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu.
• Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit
kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya,
gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain.
Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah
dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat
dimulai.
7. Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka Anda
bertanggung jawab untuk membuat catatan yang diperlukan
dan dikehendaki oleh rapat adalah banyak tergantung dari
kehendak ketuanya. Mungkin Ketua menghendaki bentuk
verbatim, yaitu mencatat semua yang dikatakan di dalam
pertemuan itu. Dapat juga Ketua menghendaki pokok-pokok
yang dibahas dalam rapat. Bentuk apapun juga yang
dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat,
yang pada akhirnya nanti catatan ini akan dimintakan
tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat.
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai
berikut:
• Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat
untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
•
•
•
•
113
dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit
suatu organisasi.
Tanggal, waktu, dan tempat.
Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu
tertentu yang keberapa.
Nama-nama para peserta rapat.
Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat.
Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang
lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk pengambilan
catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun demikian Anda
tentu tidak dapat terlepas dari tugas-tugasnya untuk ikut
bertanggungjawab selama rapat berjalan, umpamanya dalam
hal ikut mengetik laporan hasil rapat, dan sebagainya.
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka Anda dapat
mengirimkan hasil rapat melalui pesawat telepon ataupun
dengan mengirimkannya setelah diketik secara rapi. Tetapi,
untuk rapat yang anggotanya besar, maka Anda harus
mencetak atau memproduksi dengan menggunakan mesin
stensil, atau foto kopi, baru dapat mengirimkannya. Untuk
hal-hal yang dianggap penting, Anda dapat memberikan garis
bawah pada kalimat dimaksud. Laporan hasil rapat ini dapat
dikirimkan kepada para anggota dengan suatu surat
pengantar yang ditanda tangani oleh Ketua Rapat.
Manajemen Perkantoran Modern
114
Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat rutin,
maka untuk membuat laporan hasil rapat Anda dapat
merencanakan suatu formulir, sehingga dengan demikian
Anda tinggal mengisikan hal-hal yang dikehendaki saja. Atau
apabila pertemuan yang penting, maka laporan hasil rapat ini
harus diketik di atas selembar kertas berkepala yang memang
telah Anda persiapkan pula sebelumnya.
9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari
suatu rapat biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut:
• Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang
bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan
lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri
pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda
harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan
menghadiri pertemuan yang akan datang.
Contoh lembaran dimaksud adalah sebagai berikut :
Diberitahukan dengan hormat bahwa rapat yang akan
datang diselenggarakan pada:
Hari/tanggal
: Selasa 2 Februari 200...
Jam
: 11.00 - selesai
Tempat
: …………………………………..
Acara
: …………………………………..
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
115
Pada hari tersebut saya akan hadir/tidak *) dapat datang
Nama kota, ………………..
*) Coret yang tidak perlu.
Contoh lembaran undangan untuk rapat yang akan datang.
Apabila dari hasil rapat diputuskan adanya beberapa
keputusan yang menyangkut penentuan kedudukan para
anggota, maka hal ini Anda harus membuat suatu
keputusan yang harus dikirimkan kepada yang
berkepentingan dalam hal ini.
• Pada slip yang disertakan dalam map para peserta rapat
dapat juga diminta.
• tentang keterangan alamat peserta, sekiranya ada
perubahan atau pada kartu namanya.
• Hal-hal di luar ketiga hal tersebut di atas mungkin
masih ada, dan hal ini sangat tergantung dari sifat
pertemuan itu.
D. Tugas Dalam Rapat
Tugas Anda yang pertama pada waktu menyelenggarakan
pertemuan adalah memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan,
apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
Apakah kursinya sudah cukup jumlahnya untuk semua peserta.
Letak tempat duduk sesuai dengan fungsi setiap peserta. Alatalat rapat telah semua tersedia di dalam ruangan. Bahan-bahan
yang akan digunakan dalam rapat telah siap di dalam map, dan
telah terletak di atas meja setiap peserta? Asbak tersedia di atas
116
Manajemen Perkantoran Modern
meja (kalau diperbolehkan merokok) setiap peserta. Tape
recorder telah siap merekam jalannya rapat, sound systemnya
sudah Anda periksa, dan sebagainya.
Untuk menjaga agar selama rapat berlangsung Anda tidak selalu
nampak mondar-mandir di dalam ruangan dan keluar masuk
untuk mengambil ini dan itu, maka seharusnya segala sesuatu
telah disiapkan di dalam ruangan. Dan, apabila sangat
memerlukan sebaiknya ada seseorang lainnya yang ditugaskan
untuk melakukan tugas memberikan bantuan kepada Anda
selama dalam ruangan rapat.
Rapat kecil biasanya melalui pencatatan rekaman dari tape
recorder. Untuk ini Anda harus mempersiapkan paling sedikit
dua tape recorder, untuk menjaga kemungkinan agar tidak
terjadi putusnya suatu pembicaraan apabila pita yang sedang
diganti. Tugas rekaman ini dapat diserahkan oleh Anda kepada
seorang teknisi yang memang ahli, dengan demikian Anda dapat
mencurahkan perhatian kepada hal lain yang lebih penting.
Apabila segala sesuatunya telah siap, maka Anda dapat
membantu pimpinan yang akan menjadi ketua dalam rapat untuk
persiapan-persiapan terakhir sebelum rapat dibuka. Kemudian
anda dapat melaporkan kepada pimpinan tentang quorum dari
para hadirin. Apabila quorum telah mencapai 80-90%, maka
Anda segera memperingatkan pimpinan untuk segera memasuki
ruangan rapat.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
117
Selanjutnya, apabila Anda bertugas untuk mengambil catatan
dari rapat itu, maka sebaiknya Anda mencatat segala sesuatu
tanpa banyak memperhitungkan tentang besarnya kepentingan
suatu masalah untuk dicatat. Sebab dalam hal ini akan lebih baik
apabila Anda mencatat lebih banyak daripada lebih sedikit.
Karena pada waktu catatan ini ditranskripkan, maka Anda dapat
mempertimbangkan lebih tenang mana yang perlu untuk
dimasukkan dan mana yang kurang perlu untuk dimasukkan ke
dalam catatan hasil rapat. Anda harus selalu memperhatikan
semua perubahan, pernyataan-pernyataan dan keputusankeputusan. Anda juga harus mengetahui siapa yang hadir, siapa
yang tidak hadir, siapa yang datang terlambat, dan siapa yang
meninggalkan rapat terlebih dahulu. Hal ini diperlukan apabila
di dalam prosedur terjadi pemilihan suara.
Apabila rapat meminta Anda membacakan apa yang telah
diputuskan dalam rapat, maka Anda harus membacanya
sedemikian rupa, sehingga dapat dimengerti dan didengar oleh
semua hadirin. Setelah itu biasanya rapat akan memberikan
koreksi terhadap redaksi dan kesimpulan dan saran-saran yang
Anda bacakan.
Jalannya rapat seharusnya disesuaikan dengan agenda rapat yang
telah ditentukan lebih dahulu. Semua perubahan, pergeseran dan
penggantian acara harus Anda catat. Juga nama peserta yang
telah mengubah atau mengganti atau menggeser acara harus
disebutkan dalam catatan Anda, demikian juga nama-nama
peserta yang mendukungnya.
Manajemen Perkantoran Modern
118
Apabila di dalam rapat terjadi pengambilan suara, maka Anda
harus mencatat anggota yang setuju dan yang tidak setuju, serta
keputusan yang diambil oleh rapat yang mempergunakan
pemilihan suara ini.
Setelah rapat selesai biasanya waktu untuk menyelenggarakan
rapat yang akan datang akan diumumkan pada waktu itu juga, di
mana dan kapan waktunya. Setelah pengumuman ini, biasanya
rapat diskors. Pada saat demikian, adalah suatu kesempatan bagi
Anda untuk mengumpulkan semua kertas-kertas kerja para
peserta, semua catatan dari pimpinan, serta kesempatan bagi
Anda untuk memperbaiki hasil catatan Anda setelah rapat baru
saja selesai.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
119
hasil rapat.
F. Latihan
1. Mengapa rapat itu penting dalam suatu organisasi?
2. Berikan pengertian apa yang disiebut dengan rapat?
3. Jelaskan dengan singkat penyelenggaraan rapat kecil yang
bersifat tidak resmi!
4. Langkah-langkah apa saja yang diperlukan dalam
penyelenggaraan rapat yang bersifat resmi? Sebutkan dan
jelaskan secara singkat.
5. Tugas apa saja yang harus dilaksanakan pada waktu sebelum,
pada waktu dan sesudah rapat? Jelaskan secara singkat!
6. Mengapa resolusi sebuah rapat penting? Berikan alasan
Anda!
E. Resolusi
Sering kali suatu organisasi menginginkan untuk menyampaikan
ucapan terima kasih atas terselenggaranya rapat dengan baik,
misalnya atas sambutan tuan rumah yang ramah, atas partisipasi
para peserta, atas keputusan-keputusan yang telah diambil, dan
lain-lain. Ucapan ini ditujukan kepada seseorang maupun
kepada suatu organisasi, umpamanya kepada gubernur, atau
kepada panitia penyelenggara, atau yang lain. Resolusi semacam
ini dapat disiapkan terlebih dahulu oleh ketua dengan bantuan
Anda, atau ketua dapat menunjuk beberapa anggota untuk
menyusunnya. Pada akhir rapat Anda bertanggung jawab
mengetiknya dalam bentuk yang bersih dan rapi, kemudian
dibagikan kepada para peserta bersama-sama dengan laporan
G. Rangkuman
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan
orang-orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas,
merundingkan atau memutuskan persoalan-persoalan atau
masalah-masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak
resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat
resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah mempersiapkan
ruangan, mempersiapkan rapat antara lain membuat daftar acara,
membuat
undangan,
mempersiapkan
bahan
rapat,
mempersiapkan peralatan rapat, membuat catatan rapat,
mengirimkan catatan rapat, dan melakukan pekerjaan-pekerjaan
120
Manajemen Perkantoran Modern
tindak lanjut.
Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat
telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah
memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan.
Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak
lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya yang
berkenaan rapat.
BAB VII
TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab VII ini, Anda diharapkan dapat memberi
kan batasan laporan, menjelaskan peranan dan syarat macammacam laporan, langkah-langkah pembuatan laporan, sistematika
laporan, cara pengetikan.
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada
pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat.
A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam
Laporan
Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris "report" berasal dari bahasa
Latin "portare" yang berarti membawa atau mengangkut.
Awalan (prefix) "re" berarti kembali, maknanya bahwa jika
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah
itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian
tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk
memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi
laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan
yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang
memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan
mengikuti bahasa dengan kritis.
121
122
Manajemen Perkantoran Modern
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan
komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus
yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh
pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas
dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta
tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta
yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan
yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan sebagai
salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi.
Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam
organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak
ke pihak lain, disebut juga sebagai "administrative
communication" (komunikasi administrasi). Laporan ini
merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan
administrasi tersebut.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil
pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan
atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
123
diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan
dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan,
pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian
diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya, data
informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.
Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat
dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak
lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau
lebih dari beberapa tujuan berikut:
a. Mengatasi masalah;
b. mengambil keputusan;
c. mengetahui perkembangan/kemajuan;
d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;
e. menemukan teknik-teknik baru.
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan
laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu
tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah
mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab
menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya
adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus
keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu,
barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat
diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya.
Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang
dianut.
Manajemen Perkantoran Modern
124
B. Peranan Laporan
1. Peranan Laporan Dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu
organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan
balik (feed-back), sehingga pimpinan memungkinkan untuk
menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di
samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam
melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian,
pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian.
2. Peranan Laporan dalam "administrative communi
cation"
Peranan laporan dalam administrative communication
sangat strategis sebagai:
a. Pertanggungjawaban
dan
pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari
laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.
b. Penyampaian Informasi
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang
pimpinan memerlukan data/dan informasi yang
berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
125
dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu
berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua
satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau
oleh pejabat di dalam organisasi.
d. Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling
pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerja sama yang baik.
e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan
mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat
dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
C. Syarat-Syarat Laporan
1. Laporan Harus Benar dan Obyektif
Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apa-pun
subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.
Di samping itu, agar laporan dapat memenuhi fungsinya,
maka laporan harus memuat informasi yang benar dan
obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam
laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan
dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut
penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan
yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada
kualitas laporan yang diterima.
126
Manajemen Perkantoran Modern
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan
laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan
kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam
menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan
penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang
kurang ada hubungannya dengan masalah yang
dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai
akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam
menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan
dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan, serta
menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia
sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi,
maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan
dalam laporan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
127
sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang
terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam
laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan
uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa
laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat,
padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
4. Laporan Harus Lengkap
Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka
orang lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si
pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan,
maka laporan harus dikemukakan secara lengkap.
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang
mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam
bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang
selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan
data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang Iengkap harus:
atau istilah-istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia
hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan
kata-kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Kalau
kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan, maka hal
ini akan menjamin kualitas laporan.
a. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
c. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema
dan sebagainya.
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan,
terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi
Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak
dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa
berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus
ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.
128
Manajemen Perkantoran Modern
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di
buat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan
kesempatan timbulnya masalah-masalah/persoalan baru. Ini
berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan
tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang
lainya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor
harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya
dalam keadaan dan situasi apapun.
Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan
yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif
digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang
digunakan terus.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
129
memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu
persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
7. Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi
timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi
laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan
ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang
telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan
tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak
lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai
ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke
alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak
membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi,
maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara
lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah
tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan
terhadap bawahan yang bersangkutan.
6. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk
menanggulangi suatu masalah yang perlu segera
penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan
harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan
kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu
laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut
yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun
laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
a. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, di
samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open
minded";
c. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
d. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang
sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
130
Manajemen Perkantoran Modern
D. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan
Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat
digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya), maka
laporan harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun
secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang
dilakukan dalam penyusunan nya tepat pula.
Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalam
pembuatan laporan adalah sebagai berikut:
1. Menentukan perihal (subyek)
Ini dilakukan dengan maksud:
a. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas;
b. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur);
c. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima
laporan;
d. Untuk mempermudah pengumpulan data.
2. Mengumpulkan fakta dan data
Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan
laporan, misalnya:
a. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya;
b. Skema atau struktur organisasi;
c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan
pemasaran dan sebagainya;
d. Rencana/program kerja;
e. Notulen rapat;
f. Grafik, tabel dan sebagainya;
g. Rumusan tugas, job description dan sebagainya;
h. Buku-buku pedoman kerja (manual).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
131
Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber
primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber
sekunder (secondary resource); Sumber-sumber primer
(primary resource), meliputi data dari :
a. Hasil wawancara;
b. Hasil diskusi;
c. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire);
d. Hasil observasi Iangsung;
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data
dari:
a. Perpustakaan dan dokumentasi;
b. Statistik;
c. Almanak;
d. Buku harian;
e. Laporan-laporan;
f. Hasil riset dari lembaga.
3. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan
seperti tersebut di atas, agar dapat dipergunakan dengan
baik, sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian
dengan setepat-tepatnya.
Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka :
a. Menyusun sistematika laporan;
b. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk
analisis dan data mana pula yang cukup disertakan
sebagai lampiran-lampiran;
c. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu
dan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah
dalam analisisnya;
132
Manajemen Perkantoran Modern
d. Evaluasi dan Pengolahan Data
Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di
atas, maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan
(analisis) data;
e. Membuat Kerangka Laporan
Seperti telah dijelaskan, pada pokoknya laporan
dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa
yang telah terjadi, di mana, bilamana dan mengapa hal
itu terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap
kejadian-kejadian tersebut.
Pada garis besarnya laporan mencakup:
a. Deskripsi keadaan secara faktual, termasuk di sini antara
lain penyajian mengenai:
1) Tujuan laporan;
2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek
yang dilaporkan;
3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek
tersebut;
4) Data statistik.
b. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan, mencakup
antara lain :
1) Pendekatan yang digunakan;
2) Asas-asas yang digunakan;
3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang
digunakan;
4) Teknik
menginventarisasi,
mengklasifikasi,
mentabulasi, dan mengevaluasi, menginterpretasi
data;
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
133
5) Penemuan sebab-sebab;
6) Pilihan berbagai macam jalan keluar.
c. Saran-saran mencakup:
1) Penemuan pemecahan masalah;
2) Pengarahan implementasi;
3) Kesimpulan;
4) Penutup.
d. Ringkasan
Dalam laporan-laporan penelitian, summary biasanya
ditempatkan di depan, yaitu setelah pendahuluan dengan
mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan
(Executive Summary). Cara ini dimaksudkan agar yang
berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh
gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang
tercakup dalam laporan.
e. Lampiran dan Daftar Kepustakaan masalah-masalah
yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam
kerangka laporan. Pada pokoknya kerangka laporan itu
mencakup:
1) Pendahuluan
Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan
mengajak pembaca mengetahui isi laporan. Jadi,
pendahuluan memuat latar belakang persoalan, apa
sebabnya laporan dibuat, apa maksud penulisan, apa
sesungguhnya perihal yang akan dikupas.
Singkatnya, di samping mengajak : memasuki "alam
pikiran pelapor”, yang membaca harus merasa
tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus
Manajemen Perkantoran Modern
134
membacanya.
Bahkan untuk mereka yang sibuk, dengan membaca
pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi
laporan.
Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub.
a) Maksud dan tujuan laporan;
b) Masalah pokok yang akan dilaporkan;
c) Pendekatan dan sistematika laporan.
2) Batang Tubuh Laporan
Bagian ini merupakan bagian laporan yang
terpenting, karena di bagian inilah dipaparkan
segala fakta dan data yang telah diolah tadi. Batang
tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam
beberapa Bab sesuai dengan keperluan.
Laporan yang kurang dari 20 lembar, pemecahan
batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak
diperlukan.
Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian
sebelah kiri.
Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi
dengan chart, diagram, tabel-tabel, gambar-gambar
dan lain sebagainya, sepanjang hal ini merupakan
bagian dari pembahasan. Namun demikian, kalau
chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap
saja, cukup dimasukkan pada bagian lampiran.
Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok
dari laporan biasanya mengandung uraian tentang:
a) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan;
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
135
b) Fakta tentang tujuan yang telah dicapai;
c) Masalah-masalah yang dihadapi.
Dalam mengemukakan masalah sebaiknya
dikemukakan dalam pertanyaan negatif,
misalnya:
belum
sempurnanya
sistem
pengangkatan pegawai. Setelah permasalahan
dikemukakan,
kemudian
diuraikan
dan
ditunjukkan faktanya.
d) Pembahasan atau analisis masalah
Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya,
kemudian dianalisis, maksudnya diuraikan
sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang
mengarah kepemecahan masalah (belum
pemecahan masalah).
3) Kesimpulan
Yang dimaksud dengan kesimpulan adalah hal-hal
yang besar (garis-garis besar) dalam penyajian Bab
sebelumnya. Perlu diingat bahwa masalah tidak
disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, dan
pemecahan masalah.
4) Saran
Saran adalah semacam terapi atau pengobatan,
langkah-langkah yang akan dijalankan untuk
pemecahan masalah baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus
dinamis. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah
disajikan maupun yang berasal di luar yang telah
disajikan.
136
Manajemen Perkantoran Modern
5) Lampiran, Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran
merupakan data pendukung uraian isi laporan yang
mungkin terlalu banyak, sehingga tidak dimasukkan
dalam teks laporan. Karena apabila dimasukan dalam
teks laporan, dapat mengganggu kontinuitas laporan,
dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu
pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam
teks laporan.
Lampiran laporan, dapat berupa: Peraturan
perundangan, surat-surat, bagan, diagram, tabel,
gambar, foto, denah, dan lain-lain. Apabila
jenis/macam lampiran banyak, perlu ditulis-kan
nomor urutnya. Misalnya, Lihat Lampiran I, Lihat
Lampiran II, dan selanjutnya. Kepustakaan perlu
dicantumkan, apabila penulisan suatu laporan
mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil
penelitian yang sudah dipublikasikan.
Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut
Bratawidjaya. Thomas, Wiyasa, Surat Bisnis
Modern, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1990.
Subagyo, P. Joko, Metode Penelitian Dalam Teori
dan Praktek (1991), Jakarta: Rineka Cipta.
Nah, sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk
menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat
menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak
atasan/pimpinan Anda.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
137
E. Sistematika Laporan
Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratanpersyaratan yang telah disebutkan, penulis laporan juga harus
memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan
tersebut.
Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini
adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.
Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu:
1. Sistem desimal (digit system);
2. Sistem gabungan angka dan huruf.
Contoh: Format Laporan di Lingkungan Pekerjaan.
JUDUL
I.
KATA PENGANTAR
II.
DAFTAR ISI
III.
LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA
IV.
SAMBUTAN KEPALA
V.
SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK
VI.
TAHAP KEGIATAN
a. Tahap persiapan
1)
2)
3)
4)
Penyusunan Panitia
Penyusunan Panitia
Penyusunan Materi Penataran
Lain-lain.
b. Tahap Pelaksanaan
1) Pembukaan
2) Penyajian Materi
3) Penatar
Manajemen Perkantoran Modern
138
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
4) Petatar
5) Tahap Penutupan.
VII.
B.
C.
D.
E.
LAMPIRAN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Surat Keputusan Kepanitiaan;
Rancangan Kegiatan;
Teknik Pengumpulan Data;
Pengujian Persyaratan analisis;
Teknik Analisis Data.
HASIL PENELITIAN, PENGUJIAN HIPOTESIS,
DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Hasil Penelitian;
B. Hasil Pengujian Hipotesis;
C. Pembahasan Hasil Penelitian.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan;
B. Saran.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Formulir;
Edaran Pers;
Analisis Biodata Peserta Penataran;
Laporan Ketua Panitia pada Penutupan;
Kesan dan Pesan Peserta;
Contoh Piagam;
Daftar Nama Peserta;
A. Populasi dan Sampel;
Validitas dan Reliabilitas Instrumen;
BAB IV
Surat-surat Persiapan;
Lembar Evaluasi.
Contoh: Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL
JUDUL
BAB I
PERMASALAHAN
A. Latar Belakang Masalah;
B. Identifikasi Masalah;
C. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian;
D. Tujuan Penelitian;
E. Kegunaan Hasil Penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
A. Asumsi dan hipotesis Penelitian
1. Asumsi;
2. Hipotesis Penelitian.
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
139
1. Lampiran instrumen penelitian
2. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas
instrumen;
3. Lampiran data mentah;
4. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian
hipotesis;
5. Lampiran yang lain, seperti perijinan dan lain-lain.
F. Cara Pengetikan
1.
2.
Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto.
Batas pengetikan :
a. Margin kiri 4 cm;
b. Margin kanan 3 cm;
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor
Manajemen Perkantoran Modern
140
halaman;
d. Margin bawah 3 cm;
e. Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang
memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas)
5 cm.
3.
Bab, subbab dan rinciannya
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua,
juga tanpa digaris bawahnya;
b. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf
besar semua, juga tanpa digaris di bawahnya;
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan
baris di atasnya. Dalam hal rincian tersebut huruf besar
dan judul tersebut digaris di bawah nya.
4.
Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya :
a. Bab dengan subbab 4 spasi;
b. Subbab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi;
c. Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2,5.
5.
Pengetikan Kalimat
a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di
atasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris di atasnya;
b. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spasi dan seterusnya
diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama
dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di
atasnya tanpa diberi tanda petik;
c. Semua petikan harus diberi nomor di belakang nya, dan
nomor tersebut harus diletakkan 1/2 spasi di atas huruf;
d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus
sama dengan nomor kutipan di atasnya. Sedangkan jarak
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
141
antara pengetikan 2 cm pada bagian bawah adalah:
1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau
2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan
kaki.
6.
Penomoran Halaman
a. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul, kata
pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil
dan diketik di sebelah tengah bawah tepat pada margin
bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh huruf Romawi
kecil i, ii, iii dan seterusnya;
b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka
Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas :
1, 2, 3, 4, 5 dan seterusnya;
c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab
diketik dibagian tengah bawah tepat pada margin bawah
atau sedikit di bawahnya;
d. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor
halaman pertama dari tiap bab.
F. Rangkuman
Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan
informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa, di
mana, bilamana, mengapa dan siapa yang bertanggung jawab
terhadap kejadian-kejadian tersebut. Dengan demikian laporan
mempunyai fungsi yang cukup penting, sehingga laporan perlu
mempunyai syarat-syarat benar dan objektif, jelas dan cermat,
langsung mengenai persoalan, tegas dan konsisten, tepat waktu,
dan tepat penerimanya.
Manajemen Perkantoran Modern
142
Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan
sesuai dengan kegunaannya, laporan harus disusun secara tepat.
Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui
langkah-langkah yang tepat pula, yaitu pertama-tama
menentukan perihal (subjek), mengumpulkan data dan fakta,
mengklasifikasi
kan
data,
mengevaluasi,
mengolah,
menganalisis dan menginterpretasikan data, dan membuat
kerangka laporan.
Kerangka mencakup pendahuluan, batang tubuh laporan, dan
penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Untuk melengkapi
laporan perlu diikuti dengan lampiran. Hal yang tidak boleh
dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas, cara
pengetikan, yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan,
dan penomoran.
G. Latihan
Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat
namun jelas.
1. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama
dan pembuatan laporan!
2. Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan
mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu
organisasi!
3. Syarat-syarat apa saja yang diperlukan agar laporan dapat
efektif dan efisien?
4. Jika Anda diminta untuk membuat laporan tentang tugas
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
143
pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda, langkah-Iangkah
apa yang Anda tempuh?
H. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Bab VII. Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80%
atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab VIII. Bagus! Tetapi
bila tingkat penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus
mengulang Bab VII, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
BAB VIII
TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK
PERKANTORAN MODERN
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab VIII ini, Anda diharapkan dapat
menjelaskan tentang teknologi informasi, komputer, mikro komputer,
mikro elektronik dan mikro processor, telekomunikasi, teknologi
informasi di kantor, fasilitas kantor modern lainnya, pengaruh
teknologi terhadap perkantoran.
A. Teknologi Informasi
Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah:
perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi
baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara dengan
alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunication).
145
bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media
penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antar manusia
atau organisasi (sering diistilahkan sebagai "hardcopy").
Namun demikian, jika penyimpanan informasi sebagai
pertimbangan utama, maka disket-disket atau pita-pita magnit
nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada
penemuan yang lebih baru dan lebih canggih.
Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi:
1. Komputer, yakni mesin electronic yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat
cepat;
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (disain) penerapan
dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran
sangat kecil terdiri atas komponen-komponen yang rumit;
3. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel
atau gelombang radio. Komponen-komponen utama akan
dibahas secara rinci kemudian.
B. Komputer
Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan
informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak
informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan,
sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke "impulse" elektrik
yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar
dibandingkan dengan kertas. Misalnya, sekarang satu
disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara
dengan satu buku berukuran sedang. Tidak dapat dipungkiri
144
Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan
elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith
pada dekade 1890-an, dalam usahanya untuk memenuhi
kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan
menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Hollerith berpikir
akan perlunya otomatisasi proses. Dia bertolak dari gagasan
penemuan sebelumnya. Alat ini dinamakan "punched card"
oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. Hollerith
146
Manajemen Perkantoran Modern
merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain
suatu tabulator yang mampu "membaca" informasi yang dimuat
dalam suatu card/kartu, Tabulator penemuan Hollerith tersebut
bekerja sangat sukses, karena berhasil mengurangi jam kerja
sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani
kegiatan bersangkutan.
Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah
membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial.
Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat
membantu pemecahan masalah, atau komputer, dilakukan
semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha para ilmuwan
negara-negara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode
pihak musuh. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir,
komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan
mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark
I dan Leo, sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek
Univac. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada
"tabung hampa udara", yang dalam operasinya berukuran relatif
besar, mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). la juga
membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk
mendukung pekerjaan mesin. Pada akhir dekade 1950-an
mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer
"generasi kedua" yang menggunakan transistor dalam
operasinya. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada
generasi pertama, lebih murah biayanya, tetapi masih tetap
dirasakan memerlukan penggunaan modal besar, dan masih
memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
147
pemrosesan data.
Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung
sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan
ukuran besar, biasanya disebut sebagai "mainframe".
Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus, dan harus
ber-airconditioned (AC). Mainframe sebagai mesin komputer
induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa
minicomputers, masing-masing memerlukan tempat seukuran
meja kantor, dan juga perlu ditempatkan dalam ruangan yang
ber-AC.
Jenis lain adalah microcomputer, ukurannya lebih kecil dan
lebih ringan daripada mini-computer, serta tidak memerlukan
lingkungan dan ruangan yang khusus.
C. Mikro Komputer
Microcomputer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan
microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat
Bagan di bawah).
148
Manajemen Perkantoran Modern
Penjelasan:
1. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip
penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip)
yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin
microcomputer. Dalam keadaan mesin mati (switched off)
operator tidak dapat menambah, mengganti atau menghapus
kode-kode tersebut. Pada waktu mesin hidup (switched on)
jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan
mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode
yang bersangkutan.
2. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip
penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip)
guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai.
Tidak seperti ROM, Chip RAM tidak memuat informasi
pada waktu mesin mati. Perbedaan antara ROM dan RAM
seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari
suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat
digunakan berkali-kali.
3. CPU (Central Processor Unit), merupakan suatu CPU Chip
yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan
pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi
seluruh peralatan komputer.
4. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip
yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer
dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk
driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
149
Ukuran microcomputer relatif kecil, tetapi kapasitasnya tinggi
dan fleksibel. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau
mini-computer dapat secara mandiri menangani pengelolaan
data yang berskala besar. Tersedia berbagai program (software)
yang memungkinkan microcomputer dapat menangani sebagian
besar fungsi perkantoran seperti accounting, stock control, word
processor, dan sebagainya.
Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual
maupun sebagai tim kerja, tidak lagi tergantung pada suatu
bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan
mainframe atau microcomputer.
D. Mikro Elektronik dan Mikro Processor
Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang
didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan
pengolahan data. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan
microelectronic seperti sebuah mainframe's central processing
unit (CPU). Micro processor memberikan dampak kepada
penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini).
Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi, proses penemuan
ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an.
Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif
berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah
kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam
peralatan bersangkutan.
150
Manajemen Perkantoran Modern
Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil dari pada
penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama
tabung hampa udara, tetapi kapasistasnya lebih besar. Tabung
(valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik,
memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar, sehingga
dirasakan kurang praktis. Tidak demikian dengan transistor,
dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih
tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk
mengoprasikan.
Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah
pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit
(IC's) di Amerika Serikat. Disebut Integrated Circuits karena
dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Circuitcircuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari
metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran
kecil, atau sering disebut "chips", yang menggunakan teknik
photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah
dasar dari peralatan elektronik modern.
Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu sirkuit
yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal
silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta
berketebalan hanya 15/1000 inch. Dilihat dari kapasitasnya
penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah.
Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk
menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks, dan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
151
kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi
chip yang berskala yang sangat besar (very large scale
integration/ VLSI) terdiri atas 10.000 komponen dalam satu
chip.
Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan
"General Purposes Chips" (chip dengan tujuan umum dibuat
untuk menangani satu atau lebih fungsi-fungsi pokok alat rumah
tangga seperti micro computer mesin cuci, dan sebagainya. Ada
tiga tujuan umum dari chips:
1. Memory chips (untuk menyimpan informasi);
2. CPU chips, seperti microprocessor (untuk menangani
pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komputer);
3. Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang
dikehendaki dari suatu sistem).
Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung
diproduksi secara massal, karena harganya yang relatif sangat
murah. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama
custom build chips, didesain dan diproduksi sesuai dengan
permintaan dan kebutuhan tertentu. Misalnya custom built chips
didisain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada
suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang
saling berhubungan, seperti pada proses pembuatan kertas atau
pengecoran baja, agar segenap peralatan mesin dapat bekerja
secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. Jenis chips ini
biasanya sangat mahal.
152
Manajemen Perkantoran Modern
Secara singkat perkembangan teknologi circuit untuk electronic
dapat digambarkan dalam diagram berikut:
Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor
mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya
pada Sistem Pusat Komputer, sesuatu sistem yang dibutuhkan
untuk kegiatan berskala besar.
Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan
pembayaran gaji pegawai (payroll), pendapatan, kepegawaian
akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe)
tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masingmasing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara
memadai oleh sebuah microcomputer. Apabila dikehendaki
microcumputer yang ada dalam organisasi dapat dihubungkan
sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau
mini-computer.
Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai
alat dalam organisasi, tetapi juga dapat digunakan dalam
komunikasi dengan pihak luar organisasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
153
E. Telekomunikasi
Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian
informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph)
atau dengan gelombang radio. Setiap negara di dunia ini
mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan
informasi dengan menggunakan cara ini. Misalnya jaringan
telepon yang diguna kan dunia bisnis di mana-mana,
merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi
dengan mitra kerja dan kliennya. Hubungan telepon yang
menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang
penting dalam pengembangan teknologi informasi.
Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan
telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah
adanya perbedaan dasar kerja.
Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat
dengan menggunakan bentuk binary, maka kemanfaatan dari
sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih
sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan
telekomunikasi yang ada menjadi sistem digital.
Sebagai contoh, Inggris negara keempat terbesar dalam sistem
telepon pada tahun 1980-an, telah melakukan perubahan
tersebut. Langkah-Iangkah demikian akan mendorong
perkembangan industri microelectronic.
154
Manajemen Perkantoran Modern
Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga di
pengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuanpenemuan di bidang teknologi seperti :
1. Fibre glass, suatu kawat dari bahan fibre glass mampu
memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan
yang tinggi. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas
muatannya beribu kali dibanding dengan kabel
konvensional.
2. Transmisi microwave, sistem ini digunakan dengan sistem
penanaman kabel di bawah tanah, sekarang sedang
dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal
dari satelit bumi.
3. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti
Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). Pada masa
mendatang sistem ini dapat di gunakan sebagai penghubung
tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat
mesin seperti word processor, telepon dan komputer.
F. Teknologi Informasi Di Kantor Modern
Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan
prosedur kerja sedemikian hebatnya. Secara bertahap sistem
kerja dengan kertas, yang terutama mengandalkan pada sistem
manual (pembuatan laporan dengan mesin tik), diganti dengan
sistem micro electronic yang menggantungkan pada
telekomunikasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
155
Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain:
1. Otomatisasi Perkantoran;
2. Pengendalian Proses Industri;
3. Robot;
4. Komunikasi elektronik antar tempat di seluruh dunia;
5. Alat transfer uang elektronik;
6. Alat pengukur dibidang ilmu pengetahuan;
7. Alat diagnosis kesehatan;
8. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya.
Berikut adalah bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan
elektronik :
Kantor yang menggunakan peralatan elektronic
Manajemen Perkantoran Modern
156
1. Word Processor
Ada tiga jenis dasar word processor :
a. Word processor yang berperan sendiri.
Dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks,
terdiri atas key board, processor, memory, Iayar dan
printer;
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung
sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan;
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum, di mana
digunakan program pengolahan kata (a wordprocessing
program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan
wordprocessor:
1) meningkatkan
produktivitas
dalam
pengolahan
dokumen, laporan atau surat dan sebagainya;
2) menambah kepuasan kerja;
3) meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir
(output);
4) menghemat tenaga (pentik);
5) mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
6) mempermudah memperoleh kembali data yang
tersimpan;
7) kemampuan untuk mengintegrasikan word processor
dengan komputer-komputer lainnya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
157
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word
processor:
1) memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun
prosedur kerja yang ada;
2) memerlukan pelatihan yang memadai;
3) menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu
banyak di muka Iayar;
4) mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan
kesekretariatan. Pada tahap penerapan pertama
dirasakan ada kelebihan tenaga.
G. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya
Di samping microcomputer dan wordprocessor, kantor yang
otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut:
1. Teletext, yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui
jaringan televisi yang ada;
2. View data, seperti halnya teletext, view data menyajikan data
atau referensi yang up to date di bidang perdagangan.
Perbedaannya dengan teletext, view data hanya terbatas pada
pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive,
sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan
pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh
data yang dibutuhkan. Sistem ini merupakan kombinansi dari
jaringan komunikasi, komputer (atau terminal), televisi dan
permintaan dilakukan melalui telepon.
3. Electronic mail, adalah suautu sistem untuk menyampaikan
pesan-pesan dengan alat electronic. Sistem telex telah
digunakan bertahun-tahun, namun pada eletronic mail pesan
158
Manajemen Perkantoran Modern
tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja
yang lainnya lewat terminal. Perkembangan akhir-akhir ini
bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit
yang lebih canggih, daya muat pesan yang besar dengan
kecepatan tinggi. Yang menarik adalah sekaligus melakukan
filling secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat
yang masuk. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke
dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan
komputer, word processor, dan sebagainya. Perkembangan
terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat
"work stations" yang lengkap terdiri atas komputer dan
fasilitas word processor, electronic mail serta fasilitas
telepon.
4. Alat transfer uang, suatu fasilitas electronic yang berkembang
pesat, dengan kemampuan untuk melaku kan pertukaran uang
tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas.
Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi.
Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan
bank banyak memanfaatkan sistem ini.
5. Internet, yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang
teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya)
di mana kita dapat berkomunikasi Iangsung melalui
perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda
dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai
dari pelajar, mahasiswa, pebisnis maupun dunia kerja
Pegawai Negeri Sipil (PNS).
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
159
Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini, penggunaan
internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke
kabupaten/kota bahkan kecamatan. Sebuah perkantoran
modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang
berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain :
a. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam
jarak jangkauan yang sangat jauh,
b. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang
berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi
organisasi,
c. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi
yang akan kita butuhkan,
H. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau
sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen
atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau
tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up to date.
Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam "hal apa yang akan
terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A?
"Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?"
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
dipertimbangkan.
Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi dan sebagainya):
1. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbul kan
persoalan-persoalan
seperti
kebosanan,
keterampilan
Manajemen Perkantoran Modern
160
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan
kerja;
2. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan;
3. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil
alih oleh mesin.
ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia;
7. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantorkantor kecil sekalipun.
Implikasi terhadap karyawan kantor:
Keuntungan:
Kerugian:
1. Cenderung karyawan menjadi "machine-minders";
2. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,
printer, dan sebagainya;
dilakukan oleh mesin;
4. Implikasi terhadap pemberi kerja;
5. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke
sistem elektronik;
6. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada
tahap penerapan;
7. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan.
1. Mendorong untuk belajar keterampilan baru;
2. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke
Keuntungan :
1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai
mesin-mesin;
mempermudah
informasi;
161
3. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi
4. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
5. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif;
6. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena
3. Lebih
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
dan
mempercepat
penanganan
4. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahankesalahan;
5. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan
peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software;
6. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu;
7. Lebih sedikit pekerjaan.
yang dibutuhkan;
2. Harga teknologi baru ini relatif murah;
3. Penghematan biaya ketatausahaan
sebagai
akibat
penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas
filling cabinet;
4. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh,
diproses, disimpan dan dicari secara cepat;
5. Produktivitas meningkat secara cepat;
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi
peralatan untuk berbagai keperluan;
7. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara
individual dan kantornya.
Manajemen Perkantoran Modern
162
I. Rangkuman
Teknologi
informasi
adalah
perolehan,
pemrosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk
angka, huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat
electronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan
komunikasi jarak jauh.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik dan telekomunikasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
163
J. Latihan
Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat, singkat,
namun jelas.
1. Jelaskan pengertian teknologi informasi!
2. Sebutkan 3 komponen utama komputer, dan jelaskan
masing-masing komponen tersebut!
3. Jelaskan cara kerja word processor. Kemudian jelaskan pula
kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor!
4. Jelaskan secara singkat teletext, view data, dan electronic
Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap
menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada
sistem manual. Bidang-bidang yang menerapkan mikro
elektronik antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian
proses industri, robot, komunikasi elektronik antar tempat di
seluruh dunia, alat transfer uang elektronik dan internet.
Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word
processor, teletext, view data, electronic mail, dan alat transfer
uang.
mail!
5. Uraikan beberapa implikaksi yang akan dapat mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran!
a. Secara umum (sosial, ekonomi, dan sebagainya);
b. Terhadap karyawan kantor;
c. Terhadap pemberi kerja.
K. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Kegiatan Belajar-6.
Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat
berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai
pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. Pada
berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem
produksi yang nyaris otomatis semuanya.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Penutup. Bagus! Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
Bab VIII, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
BAB IX
PENUTUP
A. Tes Sumatif
Untuk mengetahui seberapa jauh Anda mengetahui, memahami
dan menerapkan seperti yang diharapkan dalam tujuan
pembelajaran khusus (TPK), maka berikut ini Anda diminta
mengerjakan tes yang diambil dari Bab I sampai dengan Bab
VIII.
Selanjutnya, Anda dipersilakan untuk mengerjakan tes yang
tersedia di bawah ini dengan sungguh-sungguh dan cermat.
Tes 1
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok (substantif)
dan tugas penunjang (fasilitatif) dalam organisasi?
2. Jelaskan pengertian kantor.
3. Jelaskan pengertian perkantoran modern!
4. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran
modern!
5. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsurunsur apa yang terdapat dalam organisasi!
6. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi!
7. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
digunakan dalam perkantoran modern!
164
165
Tes 2
1. Berikan batasan tentang data!
2. Berikan definisi informasi!
3. Apa perbedaan antara data dan informasi!
4. Jelaskan mengapa kantor sebagai pusat informasi!
Tes 3
1. Berikan batasan korespondensi dan surat!
2. Apa saja tujuan umum surat?
3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
4. Uraikan surat-surat yang baik!
5. Jelaskan syarat dasar bagi penulisan surat!
6. Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat!
7. Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan
ke instansi lain!
Tes 4
1. Mengapa organisasi tergantung pada filling?
2. Berikan definisi tentang arsip!
3. Apa tujuan kearsipan?
4. Uraikan secara singkat siklus arsip!
5. Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang berbagai
macam sistem filling!
6. Apa yang disebut dengan mengindeks?
7. Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis
aktif dan inaktif!
8. Jelaskan secara singkat prosedur filling!
9. Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip!
10. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode!
Manajemen Perkantoran Modern
166
Tes 5
1. Apakah semua pekerjaan yang menjadi bagian dan tanggung
jawab seorang pegawai kantor dapat diselesaikan sendiri?
Jelaskan pendapat Anda!
2. Berikan batasan komunikaksi, manfaatnya dan jelaskan pula
unsur-unsur komunikasi!
3. Gambarkan suatu proses komunikasi, kemudian jelaskan
secara singkat!
Tes 6
1. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama
dan pembuatan laporan!
2. Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan
mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu
organisasi!
3. Syarat-syarat apa saja yang diperlukan agar laporan dapat
efektif dan efisien?
4. Jika Anda diminta untuk membuat laporan tentang tugas
pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda, IangkahIangkah apa yang Anda tempuh?
Tes 7
1. Jelaskan perbedaan antara penanganan informasi yang
dilakukan pada masa lalu dan teknik penanganan informasi
sekarang dalam abad komputer.
2. Jelaskan apa yang disebut dengan hardcopy.
3. Paparkan cara kerja microcomputer secara sistem!
4. Telekomunikasi memainkan peranan yang besar dalam
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
167
teknologi informasi. Berikan alasannya!
5. Sebutkan beberapa contoh penggunaan dan penerapan
processor dalam fasilitas kantor dan jelaskan penggunaan
masing-masing!
6. Jelaskan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran,
terutama kerugian dan keuntungannya.
B. Tindak Lanjut
Setelah Anda mengerjakan tes dengan sungguh-sungguh, Anda
tentunya dapat memperkirakan penguasaan materi yang diminta
pada masing-masing Bab. Bila tingkat pengusaan Anda kirakira mencapai 80% ke atas, berarti Anda sudah memahami
materi yang dimuat dalam bahan ajar Manajemen Perkantoran
Modern.
Namun demikian, jika tingkat penguasaan Anda kira-kira masih
di bawah 80%, maka Anda harus mengulangi kembali pokokpokok bahasan yang belum Anda pahami.
Semoga Anda berhasil dalam mempelajari mata Diktat
Manajemen Perkantoran Modern, dan menerapkannya dalam
praktik pelaksanaan tugas Anda sehari-hari.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
DAFTAR PUSTAKA
Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London:
MacDonald and Evans.
Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat
Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo.
Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration
Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc.
Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems:
Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd
Edition), McGraw Hill- Book, Co.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek,
Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson, (1985), Texbook
of Office Management, New York : McGraw-Hill Book
Company Inc.
Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management,
New Delhi: Prentice Hall of India.
_______ -, Management of Office Operations, New Delhi Prentice
Hall of India.
Ma'moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara.
Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London:
Pitman Publicity Limited.
Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978), Modern Office Management,
Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd.
168
169
O'Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management, An Analysis
of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo:
McGraw-Hill
Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta:
Universitas Terbuka, Depdikbud.
Scott, George, M., (1986), Principles of Management information
Systems, McGraw-Mill Book Co.
Soetrisno, (2001), Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan
III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern,
Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan
Teknologi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
RIWAYAT HIDUP PENULIS
Drs. Soetrisno, M.Psi., lahir di Salatiga, tanggal
26 Januari 1945. Menyelesaikan Pendidikan
Sarjana Muda (B.Sc) di Fakultas Ekonomi
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga;
Sarjana (S1) IImu Administrasi, STIALAN;
Program Magister (S2) Studi Psikologi
Kekhususan Psikologi Industri dan Organisasi,
Universitas Indonesia,
Diklat Dalam Negeri : Kearsipan, Stenografie, Manajemen Proyek,
Metode Penelitian, Penulisan Modul, Analisis Kebijaksanaan,
Lokakarya AIC, Diklat Moderation Tecnique.
Diklat Luar Negeri yaitu Management of Training, University of
Connecticut, USA; Development Administration, Birmingham
University, UK; Managing Organizational and Personal
Performance, Civil Service College, Sunningdale, UK.
Jabatan penting di Lembaga Administrasi Negara yang pernah
diduduki: Kasubag Arsip dan Ekspedisi; Kasubag Perjalanan dan
Pengangkutan; Kasubag Rumah Tangga Sekretariat Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia; Kepala Bidang Evaluasi
dan Akreditasi Widyaiswara; Kepala Bidang Litbang Sumber Daya
Manusia Aparatur Pemerintah Daerah, Peneliti. Di samping pernah
menjabat sebagai Pimpinan Proyek Diklat dan Proyek Litbang
Lembaga Administrasi Negara.
Jabatan sekarang adalah sebagai Widyaiswara di Pusat Pendidikan
dan Pelaltihan SPIMNAS Bidang Teknik dan Manajemen
Kebijaksanaan Pembangunan, Lembaga Administrasi Negara.
Pengalaman mengajar : pernah menjadi dosen di Aksek/LPK
Tarakanita, sampai sekarang masih sebagai dosen di STIA-LAN
Kampus Jakarta. Di samping itu, sebagai Widyaiswara pada Diklat
Struktural, Fungsional dan Teknis di berbagai Instansi Pemerintah.
170
171
RIWAYAT HIDUP PENULIS
Brisma Renaldi, lahir di Langkat tanggal 13 Juni
1968, bekerja di Lembaga Administrasi Negara
sejak 1993 sampai sekarang.
Diklat Dalam Negeri : Kearsipan, Steno-grafie,
Manajemen
Proyek,
Metode
Penelitian,
Penulisan Modul, Analisis Kebijaksana an,
Lokakarya AIC, Diklat Moderation Tecnique.
Diktat luar negeri yang pernah diikuti antara lain "Training for
Government Infromation System, Tokyo, tahun 1994 dan TOT
Policy Management, Tokyo, tahun 2000".
Diktat dalam negeri antara lain, Diklat Fungsional Widyaiswara,
beberapa TOT Kewidyaiswaraan dan beberapa Diklat Teknis
lainnya. Jabatan struktural yang pernah diduduki adalah Kasubag
TU Pusat Informasi Administrasi Negara. Sejak tahun 1997 sampai
sekarang sebagai Widyaiswara. Pengalaman mengajar : Prajab,
Diklatpim Tk. IV, Diklatpim Tk III serta Dosen di beberapa Sekolah
Tinggi dan Universitas Swasta.
Fly UP