...

Bertamu dan Menerima Tamu

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

Bertamu dan Menerima Tamu
Etiket
Bertamu
dan
Menerima Tamu
Bayu Aji Prakoso
Neny Wulandari
Siti Rimawati
Rianti Rahmawati
Nurul Fatihah
Nadhir M Rafiki
30312002
30312003
30312016
30312018
30312025
30312092
PCA 12 02
Dalam kehidupan berorganisasi atau lingkup
pekerjaan, Bertamu dan Menerima tamu
merupakan aktivitas yang sering dilakukan.
Pada saat bertamu di suatu kantor apapun
keperluannya, kita harus selalu menjaga sikap dan
perilaku.
• Orang yang datang ke kantor anda sangat
beragam baik dari tujuan, sikap dan karakter.
• Anda belum dapat menebak sikap dan
karaktertamu itu seperti apa dan harus
bagaimana menghadapinya.
Berikut adalah pengelompokan
jenis tamu yang berkunjung :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tamu dengan perjanjian
Tamu tak di kenal
Langganan tanpa perjanjian
Tamu yang tidak di harapkan
Tamu anggota keluarga atasan
Tamu keluarga staf/pegawai
Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Persiapan menerima tamu kantor
Ruangan ruangan harus selalu dalam keadaan bersih, rapih, dan
tenang.
itu dapat membuat tamu merasa nyaman dan tenang.
Usahakan meja kerja selalu rapih, jika memungkinkan sediakan
kursi / sofa dan letakan pada tempat yang tepat .
Perlengkapan
Jika perlu sediakan majalah, koran, jika tamu harus menunggu.
Bila perlu sediakan brosur, booklet, majalah perusahaan /
albumfoto dokumentasi, hal ini dapat berfungsi sebagai kegiatan
publik relation yang menciptakan citra positif perusahaan.
Guna menjaga kebersihan sediakan tempat sampah dan asbak
jika di perkenankan merokok dalam ruangan .
Sikap
• Sikapkan diri anda untuk dapat bersikap baik dan ramah jika
ada tamu yang datang, siap menerima, melayani, membantu,
dan bersahabat.
Kemampuan dalam menerima tamu :
1.
2.
3.
4.
5.
Siap
Ramah dan sopan
Bijaksana
Taktis/cepat tanggap
komunikatif
Etiket bertamu
Pada saat kita bertamu,apa pun keperlu
andakepentingannya,kita harus senantiasa menjagasikap da
perilaku,mulai dari pada saat kitaberamu sampai
meninggalkan tempat tersebut.Jika tanpa di sertai sikap
tuturkata cara komunikasiyang baik,kemungkinan akan
gagal karena orangyang kita temui tidak tertarik,tidak
menaruhperhatian,dan tidak mendengarkan kita.
• Dampak lain ,misi dan tujuan yang kita bawa, tidak
akan tercapai citra diri kita punyakan terpuruk, tak
terelakan citra baik organisasi bakal terkena imbasnya.
Berikut adalah beberapa etiket
yang harus diterapkan :
1. Jika memungkinkan sebelum bertamu bautlah janji terlebih
dahulu,agar pihak yang didatangidapat mempersiapkan diri
untuk mengatur jadwal kegiatan/materi pembicaraan
2. Berpakaian pantas,bersih dan sopan pada saatbertamu
sebagai bentuk penghomatan padapihak yang di temui.
3.
Pakaian yang di kenakan harus sesuai dengan jenis dan
suasana acara yang akan kita hadiri,termasuk saat
menghadiri upacara khusus menggunakan batik/jas,bila
menghadiripertemuan formal menggunakan blazer untuk
wanita dan baju lengan panjang dan berdasiuntuk pria,dan
dalam menghadiri upacara yang bersuasana sedih
menggunakan pakaian berwarna hitam/gelap
4. Jika telah melakukan janji temu, tetapi tidak dapat memenuhi
kesepakatan bersama. konfirmasikan, ungkapkan
penyesalansan permintan maaf, serta alasan penundaan atau
pembatalan serta ucapkan
“terimakasih atas perhatiannya”
5. Jika bertamu tanpa janji tamu,hindari bertamupada jam
istirahat
6. Parkir kendaraan pada tempat yang telah
disediakan(memarkir kendaraan denganbenar)sehingga tidak
mengganggu keluarmasuknya kendaraan yang lain
7. Pada saat bertamu hendaknya melapor pada petugas sesuai
aturan yang ada.
8. Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan
kita pada petugas(sekuriti/resepsionis).
9. Amati beberapa peraturan yang tertulis (misal:kantor bebas
rokok) dan patuhi.
10. Jika harus antre dalam bertamu, antrelah dahulu.
11. Bebicara dengan sopan dan ramah, sekalipun
bertujuan menyampaikan keluhan. hindariungkapan
bernada sombong..
12. Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum di
tunjukan/di persilakan arah duduk. arahkan duduk
kita pada orang yang menerima, kaki tidak perlu
disilang.
13. Meski merasa kecewa atas sambutan / penbicaraan
salam bertamu. tetap jaga emosi. hindari sikap &
prilaku kasar (seperti: membanting dokumen,
menggebrak meja , membanting pintu)
14. Bertamulah sesingkat mungkin, sebatas keperluan
kita.
15. Jika bertamu kita di jamu dengan minum / hidangan
tertentu, tidak perlu tergesa-gesa menikmatinya.
Tunggu sampai dipersilakan dan nikmati dalam
jumlah yang wajar.
16. Jaga kebersihan ruangan / tempat kita bertamu.
17. Tidak perlu memberikan kritik langsung / tidak
langsung atas perlakuan penerima tamu yang tidak
menyenangkan.
18. Saat menghadiri acara seremonial, beri ucapan
sesuai dengan jenis dan suasana acara tersebut.
Etiket menerima tamu
• ketika kita menerima tamu di suatu
kantor atau organisasi, mungkin kita
pernah memperoleh pengalaman yang
begitu menyenangkan dan
mengesankan karena sambutan para
karyawan kantor itu sangat baik. tapi,
suatu ketika,mungkin juga sebaliknya.
1.
Sambutlah dengan ramah dan sopan,ramah tulus dan sepenuh hati. sikap berpurapura tidak tahu dan pura-pura ramah hendaknya kita buang jauh-jauh, tamu akan
tahu apakah kita berpura-pura atau benar-benar ramah.
2.
Jika kita berda di ruang tertutup, usahakan segera mungkin membuka pintu
sebagai tanda & bentuk penghargaan & kesiapan kita menerima tamu.
3.
Pada saat menerima tamu, kita bisa tetap duduk,tetapi lebih sopan bila beranjak
dari tempat duduk, dan berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu.
4.
Setelah tamu berada di hadapan kita,kita ucapkan salam dan selamat datang
sambil berjabat tangan, saat berjabat tangan hendaknya kita lakukan dengan
mantap tidak sekedar asal tempel/basa basi.
5.
Apabila di dalam ruangan terdapat fasilitaskhusus untuk menerima tamu misal
seperangkatsofa,maka kita segera menunjukan danmempersilakan tamu untuk
duduk
6.
Jika tamu ,kita terima di kursi panjang tempatkanposisi duduk tamu di
sebelah kanan kita sebagaitanda penghormatan kepada tamu
7.
Setelah tamu duduk tanyakan identitasdiri,maksud
tujuannya.denganmengungkapkan kesediaan dan kesiapan kitauntuk
membantunya,apabila kita sudahmengenal identitas maupun keperluan
tamudari sekretaris,kitapun bisa menegaskankembali.
8.
Jika tamu salah alamat,bantulah denganmenunjukan ruangan/bagian yang
dimaksud,dan kita tidak perlu berubah sikapmenjadi tidak senang/bahkan
memarahinyatapi harus berupaya membantunya
9.
Saat kita menanyakan apakah tamu tersebutsudah melakukan
janjitemu/belum,hendaknya hati-hati,cermatiagenda jika kita tahu bahwa
identitas tamutersebut sama dengan yang tertulis,kita tidakperlu bertanya
lagi,beri respon yangmenunjukan kita sudah menunggu dan
siapmenerimanya.
10. Apabila tamu tersebut hanya inginmemberikan sesuatu misal surat,terimadengan
sopan dan ucapkan terimakasih,saatmenerima sesuatu hendaknya kita benar-benar
meninggalkan aktivitas. janganmenerima sesuatu secara serampangan.
11.
Hindari ungkapan kata-kata kasar bernadasombong saat berbicara dengan
tamu,dengarkan pembicara tamu dengan sungguh-sungguh dgn penuh simpatik
baik denganungkapan verbal(ya,oh ya)/non-verbal(angguk/tatapan
mata),janganmenyela/memotong penbicaraan
12.
Selama berbicara dengan tamu hendaknyakita tidak berlaku sok tahu,segalagalanyadengan cara menyela/memotong apa yang dikatakan dan di ungkapkan
tamu,sikap ini tidaksopan dan tidak menghargai orang lain
13.
Kita tidak perlu berubah sikap menjadidefensif dan tidak
menyenangkan,ketikamenerima tamu yang complaint terhadappelayanan
perusahaan kita
11. jika kita adalah sekretaris atau asistenpimpinan ketika ada tamu
yang hendakbertemu dengan pimpinan,hubungi pimpinanuntuk
mengecek kesiapan pimpinanmenerima tamu tersebut,baru
setelahpimpinan siap,kita bisa mengantarkan tamukehadapan
pimpinan sambil memperkenalkantamu tersebut kepada pimpinan
15. Jika tamu harus menunggu pimpinan sementarakita harus
menyelesaikan tugas-tugaskita,ungkapkan terus terang dengan
sopan bahwakita tidak bisa menemaninya
16. Bila memungkinkan sajikanhidangan(minuman/makanan
ringan)danpersilahkan tamu menikmatinya,beri kesempatankepada
tamu untuk mengambil dan menikmatihidangan terlebih dahulu
17. Jika urusan tamu sudah selesai dan kita inginmelanjutkan tugas
yang lain,tapi tamu tidaksegera pulang.berikan isyarat verbal
denganungkapan yang sopan.dan tidak perlu memberiisyarat
yanng kurang sopan seperti selalu melihat jam tangan/ jam
dinding,berjalan mondarmandir,sibuk di depan komputer
18. Ketika tamu hendak meninggalkanruangan,sekali lagi ucapkan
terimakasih ataskunjungannya,jika memungkinkan bukakanpintu
dan antarkan keluar,paling tidak sampaidi depan pintu ruangan
kita,kita bisa ucapkan
“terimakasih atas kehadiranibu/bapak,selamat jalan” .
Ada Pertanyaan?
Fly UP