...

Alat dan Teknik Meningkatkan Mutu

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

Alat dan Teknik Meningkatkan Mutu
Alat dan Teknik
Meningkatkan Mutu
idyst
1

Ada berbagai alat (tools) dan teknik yang digunakan
dalam pelaksanaan TQM. Alat dan teknik tersebut
berbeda manfaatnya bila digunakan untuk langkah
dan situasi yang berbeda.

Prinsip TQM : pencegahan lebih baik daripada
perbaikan. Pencegahan akan menurunkan jumlah
kesalahan, memperbaiki proses dan pada gilirannya
akan menurunkan biaya.
idyst
2
Alat dan Teknik
Meningkatkan Mutu
Lingkaran Kendali Deming
Deming’S PDCA Circle merupakan salah satu alat dalam proses
pengendalian mutu.
 PDCA singkatan dari Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check
(pemeriksaan), dan Action (tindakan).
 Lingkaran PDCA yang diciptakan Deming kemudian dikembangkan
oleh Kaoru Ishikawa.
 Langkah-langkahnya sebagai berikut :
 Tentukan tujuan (goal) dan target
 Tentukan metode untuk mencapai tujuan
 Laksanakan pendidikan dan pelatihan
 Implementasi kerja
 Periksa efek dari implementasi
 Ambil tindakan yang sesuai.

idyst
3
Quality Cycle
idyst
4
Tentukan
tujuan
dan target
Action
Ambil tindakan
yang sesuai
Tentukan metode
untuk mencapai
tujuan
Laksanakan diklat
Periksa efek dari
implementasi kerja
Check
Plan
Laksanakan kerja
idyst
Do
5
Pemecahan Masalah Secara Terorganisasi

Tujuan pemecahan masalah secara terorganisasi dalam
TQM adalah :
1. Meningkatkan kinerja organisasi dengan cara memecahkan
2.
3.
4.
5.
dengan sukses masalah-masalah yang menyebabkan
ketidakpuasan bagi pelanggan, internal dan eksternal.
Untuk menjamin agar orang-orang yang akan memecahkan
masalah tidak langsung melompat ke solusi sebelum mereka
menganalisis penyebab-penyebab masalah.
Untuk menyediakan suatu proses yang dapat digunakan
oleh tim untuk memaksimumkan kontribusi setiap
individu.
Untuk implementasi solusi-solusi terhadap masalah yang
benar-benar mengeliminasi masalah.
Untuk menurunkan biaya pengendalian mutu.
idyst
6
 Langkah-langkah
Masalah
Pemecahan
 Identifikasi dan seleksi
 Prinsip utama :
○ Jangan sampai memecahkan masalah yang salah
○ Definisikan masalah sebagai perbedaan antara
target dan aktualisasi.





Analisis penyebab masalah
Buat solusi potensial (berbagai alternatif)
Pilih dan rencanakan solusi terbaik
Implementasikan solusi tersebut
Evaluasi solusi
idyst
7
Alat-alat yang digunakan dalam TQM
1.
•
•
•
2.
•
•
•
•
Mencari akar permasalahan
Brainstorming (gugah
pikir)
Fishbone
Tree diagram
Penyajian dan analisis data
Pareto diagram
Histogram
Runchart
Diagram kendali
3. Organisasi data
•
Affinity diagram
•
Fishbone
•
Check sheet
4. Memancing ide :
•
Brainstorming
•
Fishbone
•
Benchmarking
idyst
8
Gugah Pikir (Brainstorming)
 Metode ini diperkenalkan oleh Alex Osborn pada tahun
1930-an.
 Merupakan alat untuk mendapatkan ide individual dari
anggota tim dan menyajikan dalam bentuk teratur.
 Ada 2 jenis brainstorming :
○ Terstruktur (beberapa orang yang terlibat
mengemukakan pendapatnya sesuai dengan urutan yang
disepakati : dari kiri ke kanan, searah jarum jam, atau
berlawanan)
○ Tidak terstruktur (setiap orang dalam tim bebas
mengemukakan ide atau pendapatnya tanpa menunggu
giliran); pada sistem ini terbuka kemungkinan ada
anggota kelompok yang tidak mengemukakan
pendapatnya.
idyst
9
Gugah Pikir (Brainstorming)
 Aturan Main :
○ Pastikan semua orang mengetahui apa yang akan digugahpikirkan
○ Tugaskan seseorang untuk mencatat semua pendapat yang
diajukan pada suatu tempat yang dapat dilihat oleh semua
peserta (papan tulis, whiteboard atau flipchart)
○ Setiap orang harus bertanggung jawab atas ucapannya
○ Penyampaian pendapat dilakukan secara bergilir, kecuali pada
sistem yang tidak terstruktur
○ Kumpulkan pendapat sebanyak mungkin
○ Catat pendapat yang dimajukan sebagaimana adanya
○ Jangan meremehkan pendapat orang lain
○ Dorong semua orang agar berani mengemukakan pendapat
○ Tidak boleh ada tanggapan atau kritik terhadap pendapat yang
dimajukan
○ Usahakan mengembangkan pendapat yang telah lebih dahulu
dikemukakan.
idyst
10
Diagram Sebab Akibat/
Fishbone diagram/ Diagram Ishikawa



Pelopor : Kaoru Ishikawa
Diagram ini menunjukkan hubungan antar kejadian.
Teknik ini dapat digunakan untuk menggambarkan atau
memetakan secara jelas faktor-faktor yang memengaruhi suatu
masalah atau hasil yang diinginkan.

Diagram dibuat setelah permasalahan diidentifikasi.
 Diagram terdiri atas :
 Tulang utama yang berbentuk kepala ikan, yang
digambarkan dalam bentuk segi empat, merupakan
aktivitas utama yang sedang didiskusikan atau yang akan
dicari penyebab masalahnya.
 Sirip berbentuk diagonal atau segiempat mendatar yang
mengandung langkah proses utama. Kategori dari proses
utama ini diletakkan pada segi empat di ujung sirip.
 Penyebab dari kategori-kategori ini (sub ide) dicatat di
sirip-sirip pendek.
idyst
11
Langkah-langkah Mengembangkan Diagram Ikan






Mulai setelah ditemukan pernyataan masalah
Tulis di kepala ikan masalah atau akibat
Lakukan gugah pikir (brainstorm) dengan mempertanyakan
“mengapa” masalah terjadi untuk mencari penyebab utama.
Untuk mencari penyebab-penyebab kategori tersebut, lakukan
pertanyaan :
 Apa penyebabnya ?
 Mengapa terjadi ?
 Ajukan “mengapa” sebanyak 5 kali, sampai tulang ikan tersebut
menjadi cukup untuk dapat dilakukan tindakan.
Lakukan terus logika pengembangan tulang ikan. Tulang yang lebih
kecil merupakan sub ide, dalam hal ini A1a penyebabnya A1; A1
penyebab A, dan A mengakibatkan terjadinya masalah yang
terdapat pada kepala ikan.
Verifikasi akar-akar masalah merupakan tulang terakhir dari
diagram
idyst
12
Diagram Ikan (Yankes)
Sarana
Kebijakan
Pimpinan
A1.a
A
A1
Masalah/ Akibat
Promkes RS
tidak jalan
Penyebab
Tenaga
Kesehatan
idyst
13
Fishbone Diagram Example (Ishikawa)
Kebijakan
Prosedur
Penyebab
Sarana
Manusia
idyst
14
Alat mana yang Tepat ?
• Tergantung budaya yang terdapat dalam
sistem atau organisasi (top-down,
kolaboratif..)
• Situasi setempat
• Ketersediaan alat
• Bagaimana perubahan dapat terjadi di dalam
organisasi
• Apa yang menjadi penghambat dan
pendorong ?
idyst
15
Pergantian paradigma tentang Mutu
• Dari “kami tahu apa yang terbaik untuk Anda”
Ke orientasi pelanggan
• Dari evaluasi setelah produksi
Ke pencegahan dan perbaikan berkelanjutan
• dari fokus external control dan inspeksi
Ke siklus perbaikan dan penilaian atas diri
sendiri
idyst
16
Histogram
Pengetahuan ttg penyebab kematian melahirkan
60
50
40
30
Frequency
20
10
Std. Dev = 1.26
Mean = 2.1
N = 120.00
0
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
Pengetahuan ttg penyebab kematian melahirkan
idyst
17
Diagram Pareto
Dipopulerkan Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi Italia pada akhir abad 19
Diagram menunjukkan frekuensi dan banyaknya masalah. Sumbu vertikal menunjukkan jumlah
(frekuensi), sedangkan sumbu horizontal menunjukkan daftar masalah.
Tingkat Pendidikan
120
100
Percent
140
100
80
60
50
40
38
20
A
1 LT
S-a tmSi
mde
taa
kak
da
Ti
TP
SL
at
m
ta
k
da
0
Ti
P
LT
S
at
m
A
Ta
LT
S
at SD
m at
Ta am
t
k
da
Ti
D
20
0
at
m
Ta
Count
40
13
0
S
Pendidikan responden
idyst
18
Run chart
6000
5000
4000
FREKUENS
3000
2000
1000
1
2
3
4
5
Sequence number
idyst
19
Diagram Kendali
Control Chart: Usia pernikahan
40
30
20
Usia pernikahan
Range
10
UCL = 33.977
Average = 23.200
0
LCL = 12.423
Petani
Nelayan
Buruh
Sigma level: 3
UCL = Upper Control Limit
LCL = Lower Control Limit
idyst
20
Jaringan Afinitas

Tujuan utama jaringan afinitas : untuk melihat dengan
jelas ide-ide mana saja yang lebih terkait satu sama lain,
lalu mengelompokkannya pada kelompok yang sesuai.

Pengelompokan menghindari kekacauan (chaos) dan
kemungkinan penumpukan ide dapat dihindari.

Ide yang dikelompokkan adalah ide yang telah
dikemukakan (bukan melontarkan ide-ide baru)
idyst
21
Jaringan Afinitas
Langkah-langkah pembuatan jaringan afinitas :
1.
Sebaiknya dibuat setelah proses brainstorming selesai. Namun
demikian, tidak tertutup kemungkinan untuk membuat jaringan
afinitas ini tanpa didahului proses brainstorming.
2.
Tim pembuat jangan terlalu besar.
3.
Ide atau isu yang akan dikelompokkan harus lebih dahulu
diperjelas kalimatnya, jadi sebelum ide-ide dikelompokkan isu
harus diklasifikasi agar semua anggota tim memahami apa
sebenarnya ide atau isu yang dibahas tersebut.
4.
Semua dilakukan dengan cara tertulis pada kartu-kartu atau
kertas tempel. Ide yang dikemukakan ditulis dengan kalimat
pendek, jelas dan tegas sehingga dapat dipahami.
idyst
22
Jaringan Afinitas
5.
Kartu-kartu kemudian dikumpulkan, ditebarkan secara acak di
atas meja atau ditempelkan ke papan tulis kecil (tergantung
jenis kartunya)
6.
Langkah pertama hingga kelima dilakukan tanpa komentar
(aturan yang harus dihormati)
7.
Anggota tim melakukan pengelompokan ide-ide secara apa
adanya. Semua anggota tim berhak menyortir. Ide-ide yang
dinilai tidak relevan dengan isu yang dibicarakan dapat
dikeluarkan.
idyst
23
Jaringan Afinitas
8.
Setelah itu, setiap anggota tim memberi nama atau judul untuk
setiap kelompok. Judul harus mencerminkan kaitan antara ideide yang dikelompokkan.
9.
Mencari hubungan atau keterkaitan antara kelompok dengan
kelompok lain dengan cara membuat garis yang
menghubungkannya satu sama lain, yang akan menghasilkan
diagram pohon (tree diagram).
10.
Hasil akhir dari proses ini sebuah jaringan yang secara jelas
menunjukkan hubungan antara masing-masing item dari isu
yang dibahas.
idyst
24
Checksheet (Lembar penghitung)
Jenis Keluhan
Pasien
rawat jalan
Prosedur
Pasien
rawat inap
Prosedur
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Total
Pelayanan
Pelayanan
Total
Data dikumpulkan oleh :
Tanggal :
idyst
Paraf :
25
Benchmarking

Tujuan benchmarking : mencari tahu “praktek-praktek yang
paling baik” dari organisasi atau departemen lain dengan
menggunakan alat kualitatif untuk membandingkan costs,
kualitas, dll dari suatu proses tertentu.

Langkah-langkahnya :
 Putuskan hal apa yang akan di-benchmark, dapat berupa
produk dan jasa, pelanggan, proses bisnis di semua
departemen dan organisasi, budaya bisnis, dan pelatihan
karyawan.
 Pilih pesaing atau kompetitor yang terbaik dalam aspek-
aspek yang ingin diukur oleh organisasi.
idyst
26
Benchmarking
 Tentukan ukuran yang paling tepat yang akan digunakan
untuk mendefinisikan level performansi (kinerja), lalu
kembangkan suatu strategi untuk mengumpulkan data yang
dibutuhkan agar diperoleh perbandingan yang berarti dan
tepat (valid).
 Pelajari kekuatan-kekuatan pesaing dan nilai kekuatan-
kekuatan itu terhadap riwayat kerja organisasi. Majukan
pertanyaan-pertanyaan seperti :
 Apakah pesaing lebih baik ? Jika ya, seberapa baik?
 Bila mereka lebih baik, mengapa mereka bisa lebih baik ?
 Apa yang dapat dipelajari dari mereka ? Bagaimana kita
dapat menerapkan yang dipelajari terhadap kegiatan kita?
idyst
27
Benchmarking
 Buat rencana kegiatan (action plan). Gunakan data
hasil analisis untuk menetapkan tujuan organisasi
untuk mencapai atau mempertahankan keunggulan
dan mengikutsertakan tujuan pada proses
perencanaan formal.

Memperoleh persetujuan dari manajemen senior atas
hasil competitive benchmarking ini merupakan hal
yang sangat crucial untuk mendapatkan komitmen
atas rencana-rencana kegiatan tersebut.
idyst
28
Fly UP