...

garis panduan pelantikan pegawai pengelas kementerian pelajaran

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

garis panduan pelantikan pegawai pengelas kementerian pelajaran
GARIS PANDUAN
PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS
KEMENTERIAN PELAJARAN
MALAYSIA
JULAI 2012
KPM.BKP.100-9/3/3( 10 )
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SURAT SIARAN TAHUN 2012
Semua Setiausaha / Pengarah Bahagian
Kementerian Pelajaran Malaysia
Semua Pengarah Pelajaran
Jabatan Pelajaran Negeri
Semua Pegawai Pelajaran Daerah
Pejabat Pelajaran Daerah
GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
TUJUAN
Surat Siaran ini bertujuan untuk memaklumkan semua Bahagian di Kementerian
Pelajaran Malaysia (KPM) dan Jabatan Pelajaran Negeri mengenai Garis Panduan
Pelantikan Pegawai Pengelas KPM seperti di Lampiran 1.
LATAR BELAKANG
2.
Pegawai Pengelas di Bahagian / Jabatan KPM yang dilantik oleh YAB Menteri di
bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 adalah pegawai awam dari Bahagian/
Jabatan yang bertanggungjawab dalam pengurusan pengelasan maklumat atau
dokumen rasmi Kerajaan berupa surat rasmi, maklumat atau bahan mengikut kategori
kerahsiaan iaitu ’Rahsia Besar’, ’Rahsia’, ’Sulit’ atau ’Terhad’. Pelantikan Pegawai
Pengelas adalah penting bagi memastikan dokumen rasmi terutamanya dokumen
terperingkat dilindungi dan diuruskan mengikut prosedur dan tatacara yang betul bagi
mengelakkan ketirisan maklumat berlaku.
Sehubungan dengan itu, Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian KPM Bil. 3/2012 pada
9 Mei 2012 telah bersetuju supaya pelantikan semula Pegawai Pengelas
Bahagian/Jabatan KPM dibuat bagi memastikan peranan dan tanggungjawab Pegawai
Pengelas dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan.
3.
2
4.
Garis Panduan ini digunakan sebagai rujukan dalam membantu Ketua-ketua
Bahagian/Jabatan membuat lantikan semula Pegawai Pengelas mengikut kriteria yang
telah ditetapkan.
KUATKUASA
5.
Garis Panduan ini adalah terpakai dan berkuatkuasa pada tarikh ia
ditandatangani.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
DATO’ DR. ROSLI BIN MOHAMED
Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
Julai 2012
s.k.:
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Dasar)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Operasi)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Profesionalisme Keguruan)
3
GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI AWAM UNTUK
MENGELASKAN SURATAN RASMI, MAKLUMAT ATAU BAHAN
MENGIKUT SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972 (AKTA 88)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
1.0 TUJUAN
1.1 Garis panduan ini disediakan sebagai penerangan kepada semua Ketua
Jabatan di Bahagian/ Jabatan / Agensi di bawah Kementerian Pelajaran
Malaysia (KPM) dalam urusan pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan
pegawai awam untuk mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan
selaras dengan peruntukan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Maklumat atau dokumen rasmi Kerajaan adalah terbahagi kepada dua (2)
iaitu dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen
terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya. Manakala
dokumen tidak terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi
maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan peringkat keselamatan.
2.2 Berdasarkan Buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia, perkara rasmi adalah
merujuk kepada maklumat rasmi, bahan rasmi dan dokumen rasmi yang
diguna oleh Kerajaan. Maklumat dan dokumen rasmi Kerajaan akan menjadi
rahsia atau sulit (terperingkat) setelah ianya melalui proses pengelasan
maklumat dengan menentukan taraf keselamatan maklumat dan dokumen
berkenaan.
2.3 Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat
rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan dan bertanda dengan
4
sesuatu peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’
atau ‘Terhad’. Takrif ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’ adalah
seperti berikut:
i)
‘Rahsia Besar’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika
didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat
besar kepada Malaysia;
ii)
‘Rahsia’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan
tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara yang
menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat
Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa
asing;
ii)
‘Sulit’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan
tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara
tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan
atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau
kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing; dan
iv)
‘Terhad’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada
yang
diperingkatkan
Rahsia
Besar,
Rahsia
atau
Sulit
tetapi
berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan.
2.4 Oleh itu, adalah menjadi tanggungjawab Kementerian/Jabatan/Agensi
Kerajaan untuk memastikan pengurusan dokumen terperingkat dilaksanakan
mengikut prosedur dan tatacara yang betul untuk mengelakkan ketirisan
maklumat berlaku akibat kecuaian penjawat awam. Maklumat ini juga perlu
dilindungi daripada disampaikan kepada pihak yang tidak dibenarkan dengan
cara yang salah. Bagi memastikan dokumen ini dilindungi dan diuruskan
mengikut prosedur, Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan perlu melantik
5
Pegawai Pengelas yang bertanggungjawab dalam pengurusan pengelasan
maklumat atau dokumen rasmi Kerajaan mengikut kategori kerahsiaan.
2.5 Di
peringkat
KPM,
Bahagian
Khidmat
Pengurusan
(BKP)
telah
dipertanggungjawabkan sebagai urus setia dalam sistem pengurusan rekod
KPM termasuklah mengurus pelantikan pegawai KPM sebagai Pegawai
Pengelas bagi mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan di bawah
Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972 di semua Bahagian/Jabatan/Agensi
KPM.
2.6 Pada masa ini didapati pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan pegawai
KPM adalah dibuat tanpa merujuk kepada mana-mana garis panduan serta
ketiadaan tindakan penyelarasan yang sistematik di peringkat Kementerian.
Perkara ini menyebabkan berlakunya ketidakcekapan dalam pengurusan
pelantikan Pegawai Pengelas. BKP selaku urus setia juga tidak mempunyai
maklumat Pegawai Pengelas yang terkini menyebabkan urusan merekod
data adalah kurang sempurna dan lengkap. Selain itu, adalah didapati
peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengelas di Bahagian/Jabatan/agensi
KPM tidak dijalankan dengan berkesan dan cekap kerana kurangnya
pendedahan mengenai tugas dan peranan masing-masing. Sehubungan
dengan itu, garis panduan ini dikeluarkan untuk memudahkan urusan
pelantikan Pegawai Pengelas KPM.
3.0 PUNCA KUASA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS
3.1 Menurut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972, pelantikan pegawai awam
untuk mengelaskan surat rasmi, maklumat dan bahan rasmi adalah
bermaksud:
“Seseorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu
Negeri boleh melantik mana-mana pegawai awam melalui suatu
perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa
6
suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘Rahsia Besar’,
‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang berkenaan.”
3.2 Pelantikan Pegawai Pengelas untuk mengelaskan dokumen adalah merujuk
kepada Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987.
Surat pelantikan pegawai awam diperakukan oleh menteri di portfolio yang
berkenaan berdasarkan peruntukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972
(Akta 88) yang menyatakan Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri
sesuatu negeri boleh melalui satu perakuan melantik seseorang pegawai
awam di Kementerian atau Jabatan sebagai Pegawai Pengelas.
3.3 Lanjutan daripada ini, Timbalan Menteri/Timbalan Menteri Besar/Timbalan
Ketua Menteri turut berkuasa melantik pegawai awam sebagai Pegawai
Pengelas. Perkara ini diperjelaskan oleh Jabatan Peguam Negara melalui
surat JPN (S) 26/135/3 bertarikh 25 April 2005.
3.4 Pelantikan pegawai awam yang dibuat adalah atas nama, jawatan yang
disandang dan Kementerian/ Jabatan yang beliau bertanggungjawab.
4.0 KRITERIA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS DI KPM
Berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari
1987, pelantikan Pegawai Pengelas KPM hendaklah berdasarkan kepada kriteria
berikut:4.1
Peringkat KPM
-
Ketua Setiausaha Kementerian
-
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
-
Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian
-
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
-
Setiausaha / Pengarah Bahagian
-
Timbalan Setiausaha/Pengarah Bahagian
7
4.2
Peringkat Negeri
i)
Jabatan Pelajaran Negeri
- Pengarah
- Timbalan Pengarah
- Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan
Pembangunan
ii)
Pejabat Pelajaran Daerah
- Pegawai Pelajaran Daerah
iii)
Kolej Matrikulasi
- Pengarah
iv)
Institut Pendidikan Guru
- Pengarah
v)
Jemaah Nazir dan
Jaminan Kualiti
- Ketua Nazir Negeri
5.0 PROSES PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS KPM
5.1 Proses pencalonan bagi pelantikan Pegawai Pengelas KPM yang melibatkan
tindakan Ketua Jabatan dan urus setia BKP adalah seperti berikut:
a) Tanggungjawab Ketua Jabatan
Langkah 1:
Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai-pegawai Bahagian/ Jabatan/
Agensi masing-masing yang hendak dilantik sebagai Pegawai Pengelas
KPM (tertakluk kepada kriteria pelantikan Pegawai Pengelas di perkara 4.0);
Langkah 2:
Mencatat butiran penuh pegawai yang dicalonkan untuk pelantikan Pegawai
Pengelas dalam Borang Pelantikan Pegawai Awam Sebagai Pegawai
Pengelasan. Ketua Jabatan hendaklah menandatangani borang tersebut
(merujuk kepada Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972). Borang Pelantikan
Pegawai Awam Sebagai Pegawai Pengelasan adalah seperti di Lampiran A.
8
Langkah 3:
Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada urus
setia BKP.
Langkah 4:
Pengawai Pengelas akan menerima surat lantikan yang dihantar oleh urus
setia BKP iaitu Surat Perakuan Pelantikan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972
yang ditandatangani oleh Menteri Pelajaran Malaysia. Satu salinan surat
pelantikan ini perlu disimpan dalam fail pegawai. Pegawai terbabit secara
rasminya boleh menjalankan tugas-tugas mengelas dokumen dan maklumat
di Bahagian/Jabatan/Agensi masing-masing.
b) Tanggungjawab urus setia BKP
Langkah 1:
Menyemak dan memproses borang pencalonan bagi pelantikan Pegawai
Pengelas KPM yang dikemukakan oleh Bahagian/Jabatan/Agensi kepada
urus setia BKP. Borang permohonan pelantikan yang tidak lengkap tidak
akan diproses dan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
Langkah 2:
Borang pelantikan yang telah siap diproses akan dikeluarkan Surat Perakuan
Pelantikan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 yang ditandatangani oleh
Menteri Pelajaran Malaysia seperti di Lampiran B.
Langkah 3:
Menghantar maklumat berhubung pelantikan atau pelantikan baru Pegawai
Pengelas KPM ke Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan dengan
menggunakan Borang Maklumat Pegawai Pengelasan Yang Telah Dilantik
Di Bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) ataupun Borang
KPKK9 (Lampiran C).
9
5.2 Carta aliran proses pelantikan Pegawai Pengelas yang melibatkan
tanggungjawab Ketua Jabatan dan urus setia adalah seperti di Lampiran D.
5.3 Bagi memastikan keberkesanan peranan Pegawai Pengelas selain tidak
disalahguna untuk tujuan tertentu, sekiranya berlaku perubahan tugas atau
pegawai baru mengambil alih tugas yang sedia ada, Ketua Jabatan perlu
membuat pelantikan Pegawai Pengelas yang baru mengikut Seksyen 2B
Akta Rahsia Rasmi 1972.
6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGELAS DI BAWAH
SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972
6.1 Pegawai Pengelas KPM adalah berperanan untuk membuat pengelasan
maklumat berdasarkan proses berikut:
i)
Menyemak – untuk menentukan dokumen yang dibuat semakan
merupakan dokumen Bahagian/Jabatan/agensi masing-masing sahaja;
ii)
Menilai – menilai taraf keselamatan dokumen sama ada Rahsia Besar,
Rahsia, Sulit atau Terhad mengikut tafsiran sedia ada di dalam Arahan
Keselamatan (sila rujuk perkara 2.3);
iii)
Memberi Tanda – dokumen ditanda pengelasan mengikut peringkat
yang telah ditetapkan di setiap muka surat; dan
iv)
Mendaftar – merekod dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di
Luar
Jadual/
bawah
Jadual
Akta
Rahsia
Rasmi
1972
dan
ditandatangani oleh Pegawai Pengelas.
Carta aliran bagi proses pengelasan adalah di Lampiran E.
6.2 Pegawai Pengelas juga adalah bertanggungjawab dalam memastikan
tindakan-tindakan berikut dilaksanakan sepertimana dinyatakan dalam
Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 iaitu:
10
i)
Me m a s t i k a n
pelaksanaan
pendaftaran suratan rasmi yang
dikelaskan dan dikelaskan semula dalam Buku Daftar Suratan Rahsia
Rasmi iaitu Am 492, Am 492A & Am 492B mengikut yang mana
berkenaan;
ii)
Kesemua buku daftar ini perlu dikawal dan disimpan dengan selamat
dan perlu ditender dalam mahkamah sebagai bahan bukti mengenai
pengelasan semula rahsia rasmi yang ditetapkan;
iii)
Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut
untuk memaklumkan bahawa suratan tersebut telah dikelaskan
semula dan terhenti menjadi rahsia rasmi; dan
iv)
Memaklumkan urus setia BKP bagi urusan penyelarasan
pengelasan semula atau penurunan taraf peringkat atau pelupusan
sewajarnya dengan Jabatan Arkib Negara Malaysia dan Pejabat
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.
7.0 TEMPOH LANTIKAN DAN PERKHIDMATAN PEGAWAI PENGELAS KPM
7.1 Tempoh sah lantikan Pegawai Pengelas KPM adalah selama dua (2) tahun.
Pelantikan semula Pegawai Pengelas KPM akan dibuat secara automatik
sekiranya tiada perubahan pegawai yang memegang tugas sedia ada.
7.2 Tempoh selama dua (2) tahun ini adalah tidak terpakai sekiranya berlaku
perubahan pada struktur organisasi yang mana Pegawai Pengelas yang
dilantik tidak lagi memegang jawatan tersebut atau Pegawai Pengelas yang
dilantik telah berpindah Bahagian/Jabatan/Agensi. Sehubungan dengan itu,
Ketua Jabatan perlulah memaklumkan kepada urus setia mengenai
perubahan
Pegawai
Pengelas
di
Bahagian/Jabatan/Agensi
dengan
mengembalikan semula sijil pegawai lama bersama dengan borang
permohonan pegawai baru yang mengambil alih tugas sedia ada untuk
tujuan pelantikan semula.
11
7.3 Semakan dan penyelarasan maklumat Pegawai Pengelas KPM akan dibuat
oleh urus setia BKP dari masa ke semasa.
8.0 PENUTUP DAN TARIKH KUATKUASA
8.1
Garis panduan ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa serta merta.
12
LAMPIRAN A
BORANG PERLANTIKAN PEGAWAI AWAM
SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS
MENGIKUT SEKSYEN 2B
1. Nama
:
2. No. Kad Pengenalan
:
3. Jawatan Sekarang
:
4. Nama Perkhidmatan
:
5. Kumpulan
:
6. Tarikh lantikan ke
:
perkhidmatan sekarang
7. Tarikh mula memegang
:
jawatan sekarang
8. Alamat Pejabat
:
13
9. Pertugasan harian (nyatakan secara rignkas tugas-tugas sekarang)
10. Peringkat keselamatan (nyatakan peringkat keselamatan perkara
terperingkat/rahsia yang diuruskan sekarang) :
11. Perakuan pegawai : Saya mengaku bahawa maklumat yang diberikan di atas
adalah benar.
Tarikh :
(Tandatangan Pemohon)
12. Perakuan Ketua Jabatan
Saya menyokong/tidak menyokong perlantikan pegawai di atas untuk perlantikan
sebagai Pegawai Pengelas
Nama :
Tandatangan :
Jawatan :
Tarikh :
Cop rasmi Jabatan :
14
LAMPIRAN B
AKTA RAHSIA RASMI 1972
PERAKUAN DI BAWAH SEKSYEN 2B
Pada menjalankan kuasa-kuasa yang diberi oleh seksyen 2B Akta Rahsia
Rasmi 1972 (Akta 88), saya
( nama menteri
serta jawatan)
Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri
(nama Kementerian
atau negeri)
dengan ini melantik
(nama pegawai
yang dilantik)
seorang pegawai awam yang memegang jawatan
(nama jawatan
pegawai yang dilantik)
di dalam Kementerian/Jabatan
(nama
Kementerian atau Jabatan)
untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai
‘Rahsia Besar‘ ,‘Rahsia‘, ‘Sulit‘ atau ‘Terhad’.
Bertarikh
:
Cop rasmi Jabatan
:
(Nama)
Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri
15
LAMPIRAN C
16
LAMPIRAN D
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Mula
Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai awam
Bahagian/ Jabatan/ Agensi untuk dilantik
sebagai pegawai pengelas
Mengembalikan
Kepada
pegawai yang
berkenaan
untuk
melengkapkan
borang
Semak dan menandatangani borang pelantikan
pegawai awam
Tidak
Lengkap
Lengkap
Borang lengkap dikemukakan kepada urus setia
Terima surat lantikan yang telah ditandatangani
serta carta alir tugas dan tanggungjawab
Pegawai Pengelas
Tamat
17
TANGGUNGJAWAB URUSETIA BKP
Mula
Menerima permohonan dari Jabatan/ Bahagian
Mengembalikan
ke Jabatan/
Bahagian jika
didapati borang
permohonan
tidak lengkap
Menyemak Permohonan yang telah diterima
Tidak
Lengkap?
Ya
Menyemak proses penyediaan sijil pelantikan
Memaklumkan kepada Bahagian/ Jabatan
Menyemak data maklumat Pegawai Pengelas
yang dikemas kini mengikut permohonan terkini
Tamat
18
19
Fly UP