...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN CV

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN CV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
CV. TUNGGAL JAYA TEKNIK
Yustina Ngatilah 1), M. Agus Dasa Triono
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri ,UPN “Veteran” Jatim
Email : [email protected])
Abstrak. Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa
yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung
handal dalam kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan sistem informasi
manajemen di berbagai bidang. CV. Tunggal Jaya Teknik merupakan salah satu dari perusahaan industri
manufaktur yang bergerak kontruksi tangki baja dan kontruksi baja siap pasang bangunan. CV. Tunggal Jaya
Teknik sebagai salah satu perusahaan skala nasional, dengan jumlah 46 orang namun sistem informasi
Kepegawaian yang masih dilakukan belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang
berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, proses absensi dan
rekap absensi serta penyajian output berupa laporan data karyawan dan absensi secara manual serta belum
terkomputerisasi. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem
Informasi Kepegawaian yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi
yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Pengembangan Sistem Informasi berbasis komputer ini
diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen selama ini.
Pengembangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan update, insert maupun delete dari data karyawan
serta data absensi menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan secara manual serta mempercepat
penyampaian informasi bidang kepegawaian yang ada sehingga prosedur manajemen menjadi lebih efisien
karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi
sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat dan tepat waktu
sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen ( Microsoft Visual Basic.NET ), signifikan
1. Pendahuluan
Di era globalisasi sekarang ini, kompetisi
merupakan faktor yang teramat penting untuk
diperhatikan pihak manajemen dalam menjalankan
usaha bisnis yang produktif. Dimana suatu
perusahaan harus mempunyai manajemen yang
baik. Seiring dengan kemajuan teknologi, maka
penyampaian informasi suatu organisasi harus cepat
dan akurat. Untuk dapat mengikuti perkembangan
ini, setiap organisasi membutuhkan suatu sistem
informasi yang terkomputerisasi.
Teknologi komputer ini dapat memenuhi
kebutuhan akan informasi sebagai dasar
pengambilan keputusan yang tepat. Dalam
perkembangan teknologi
komputer, bahasa
pemrograman yang selalu menyesuaikan dengan
kebutuhan masyarakat. Yang lebih mudah untuk
menciptakan suatu sistem komputerisasi yang lebih
spesifik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
komputer dengan lingkungan atau sistem yang ada.
Di setiap perusahaan, pengelolaan dan
pemanfaatan manusia sebagai asset perusahaan
turut memberikan peran. Masalah kepegawaian
memerlukan adanya penyimpanan database yang
baik seperti pengarsipan dokumen, pembuatan
laporan – laporan hingga pengelolaan pegawai
baru, absensi karyawan , masa kerja, sampai masa
kerja karyawan tersebut berakhir. Permasalahan ini
memerlukan suatu pengelolaan database komputer
dengan baik.
CV. Tunggal Jaya Teknik merupakan
salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang
bergerak di bidang kontruksi tangki baja dan
kontruksi baja siap pasang untuk bangunan.
CV. Tunggal Jaya Teknik sebagai salah
satu perusahaan skala nasional dengan jumlah
pegawai 46 orang, namun sistem informasi
kepegawaian yang dilakukan masih manual. Hal
tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang
berhubungan dengan kualitas penyajian informasi
diantaranya proses input data karyawan, input data
absensi dan penyajian output berupa laporan data
karyawan dan laporan absensi belum terkoordinasi
dengan baik. Melihat masalah tersebut diatas maka
CV. Tunggal Jaya Teknik mencari sebuah jalan
keluar untuk mengatasi berbagai masalah yang
dihadapi agar dapat menata manajemen dengan
baik
sekaligus
menyederhanakan
dan
mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem
informasi manajemen merupakan solusi yang tepat
bagi CV. Tunggal Jaya Teknik agar mempermudah
dalam proses pengambilan keputusan secara tepat
dengan tersedianya informasi data karyawan dan
data absensi yang tepat waktu, dan akurat.
2. Tinjauan Pustaka
Manajemen Personalia
Tugas manajemen personalia adalah
mempelajari dan mengembangkan cara – cara agar
manusia dapat secara efektif diintegrasikan
kedalam berbagai organisasi guna mencapai tujuan
– tujuannya. Manajemen personalia digunakan
dalam banyak organisasi untuk memahami
departemen yang menangani kegiatan seperti
rekrutment, seleksi, pemberian kompensasi dan
pelatihan karyawan.
Kegiatan – kegiatan yang umumnya
tercakup dalam lingkup manajemen personalia
adalah :
1. Rancangan organisasi
2. Staffing Sistem Reward, tunjangan – tunjangan
dan pematuhan.
3. Manajemen performasi.
4. Pengembangan pekerja dan organisasi.
5. Komunikasi dan relasi publik.
Pada Staffing System Reward terdapat
sistem pemberian kompensasi / penggajian, insentif
dan bonus, juga terdapat punishment. Kompensasi
merupakan segala sesuatu yang diterima oleh
pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka,
masalah kompensasi berkaitan dengan faktor
internal (berkaitan dengan konsep penggajian relatif
dalam organisasi) dan faktor eksternal (berkaitan
dengan tingkat struktur penggajian diluar
organisasi).
Pada faktor internal yang mempengaruhi adalah :
- Kemampuan perusahaan.
- Eksistensi serikat buruh
- Karakteristik pekerja
- Karakteristik pekerjaan
Sedangkan
pada
faktor
eksternal,
yang
mempengaruhi adalah :
- Kondisi pasar tenaga kerja (prinsip SupplyDemand).
- Biaya hidup.
- Peraturan pemerintah.
Pada pemberian insentif / upah perangsang,
dipengaruhi oleh faktor :
- Berdasarkan produktifitas kerja
- Perangsang supaya bekerja lebih giat
Sedangkan pada pemberian bonus,
biasanya diberikan pada jenis pekerjaan yang
mempunyai suatu target tertentu. Misalnya pada
pemasaran yang mempunyai suatu target penjualan
produk 100 unit, maka mendapatkan bonus sebesar,
sekian atau sejumlah perjalanan ke beberapa
tempat.
Pada punishment merupakan tindakan
disiplin yang dipakai organisasi untuk menghukum
para pekerja karena pelanggaran atas aturan –
aturan kerja atau harapan organisasi. Tindakan
disiplin ini dapat berupa teguran (reprimands),
penskorsan (suspension), penurunan pangkat atau
gaji (reduction in rank or pay) dan pemecatan
(firing). Dengan melihat hal tersebut maka
pengelolaan sistem informasi manajemen yang baik
sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai
tujuan dari perusahaan.
Sistem
-Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan
didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
(HM. Jogiyanto, 2005, hal. 1)
Suatu sistem adalah suatu jaringan dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan
jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada
urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur
(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neusehel
: (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 1)
Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan
operasi
klerikal
(tulis-menulis),
biasanya
melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih
departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F.
FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur : (HM. Jogiyanto,2005,
hal. 2)
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang
tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan
siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when)
dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan
pada elemen atau komponennya, mendefinisikan
sistem sebagai berikut ini : (HM. Jogiyanto, 2005,
hal. 2)
Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan
kumpulan dari elemen-elemen atau komponenkomponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas karena pada kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem
atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen
atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi
dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan
sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat
tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan
suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem
harus mengerti terlebih dahulu mengenai
komponen-komponen atau elemen-elemen atau
subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu.
Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem
adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada
yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran
(objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan
ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan
suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis,
maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntasi atau sistem-sistem yang lainnya
yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem
bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi
tergantung
dari
ruang
lingkup
darimana
memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan
(goal) dan sasaran (objectives) digunakan
bergantian dan tidak dibedakan.
-Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat
yang
tertentu
yaitu
:
(HM.
Jogiyanto,2005, hal. 3)
1. Komponen sistem (Component)
Komponen sistem (Component) adalah suatu
sistem yang terdiri dari sejumlah komponen
yang saling berinteraksi membentuk satu
kesatuan.
Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan
subsistem atau bagian-bagian dari sistem
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu
sistem adalah apapun diluar batas dari suatu
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat
4.
5.
6.
7.
8.
menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari
sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga
dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak maka akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
Penghubung sistem (Interface)
Penghubung (Interface) merupakan media
penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung
ini memungkinkan
sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem yang lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem yang
lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi
dengan subsistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan.
Masukan sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang
dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang
diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan.
Pengolah sistem (Process)
Pengolah sistem adalah suatu sistem yang
mempunyai bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
Sasaran sistem
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal)
atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem
tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem.
3. Desain Input
Desain input ini merupakan model
rancangan
sistem
informasi
manajemen
kepegawaian yang sudah dirancang. Desain input
ini merupakan form-form yang berhubungan
dengan sistem informasi yang dirancang yaitu
mengenai data karyawan, data absensi serta format
laporan.
karyawan yang melakukan absensi saat masuk
kerja.
Gambar 4.9 Form Menu Utama
Gambar 4.12 Form Absensi Jam Pulang
Gambar diatas merupakan form tampilan
menu utama yang didalamnya terdapat pilihan
seperti file, transaksi, maintenance dan laporan.
Form absensi jam pulang digunakan untuk
memasukkan data absensi karyawan yang akan
pulang yang didalamnya terdapat perintah daftar
jam pulang yang berguna untuk memasukkan data
karyawan tersebut.
Gambar 4.10 Form Menu Login
Gambar diatas menampilkan form login
sebagai jalan pembuka akses program aplikasi
sistem informasi manajemen di CV. TUNGGAL
JAYA TEKNIK. Apabila proses login berhasil
dilakukan, maka pengguna dapat menggunakan
aplikasi sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.
Gambar 4.13 Form Master Pegawai Hapus Data
Form master pegawai hapus data digunakan
untuk menampilkan sebuah data karyawan yang
kemudian nantinya akan dihapus data tersebut jika
karyawan tersebut sudah tidak bekerja lagi. Adapun
didalamnya terdapat perintah delete yang berguna
untuk menghapus data yang ingin dihilangkan.
Gambar 4.11 Form Absensi Jam Datang
Form absensi digunakan untuk memasukkan
data absensi yang didalamnya terdapat daftar jam
datang yang berguna untuk memasukkan data
Gambar 4.14 Form Master Pegawai Data Baru
Form master pegawai data baru digunakan
untuk memasukkan data karyawan baru yang
didalamnya terdapat insert yang berguna untuk
memasukkan data baru karyawan tersebut.
Gambar 4.15 Form Master Pegawai Ubah Data
Form master pegawai ubah data digunakan
untuk menampilkan sebuah data personal karyawan
yang nantinya akan diperbaharui atau diubah data
tersebut. Adapun didalamnya terdapat update yang
berguna untuk memperbaharui atau mengubah dat
personal karyawan.
4. Perancangan Program Komputer
Perancangan sistem yang telah dibuat,
susunannya dituangkan dalam sebuah running
program yang berbasis komputer. Adapun platform
yang digunakan untuk membuat program adalah
Software Microsoft Visual Basic dalam pembuatan
software-software aplikasi.
Perancangan program komputer juga
disesuaikan dengan kebutuhan hardware yang
diperlukan. Untuk perancangan sistem informasi ini
dibutuhkan hardware dengan spesifikasi minimum
sebagai berikut :
1. Komputer MSI PC atau kompatibel
dengan processor pentium IV atau
processor yang lebih tinggi.
2. OS (Operating System) Windows XP
3. RAM 512 MB.
4. Monitor VGA atau layar yang mempunyai
resolusi lebih tinggi.
5. Hard disk dengan kapasitas minimal
20GB.
berjalan dengan menampilkan keluaran (output)
yang telah direncanakan. Pada saat data-data yang
ada dimasukkan sesuai dengan proses yang berlaku,
maka dapat dilihat bagaimana program komputer
tersebut dapat berjalan dan memberikan hubungan
yang sesuai dengan prosedur yang dikembangkan.
Verifikasi Program Komputer
Pada proses verifikasi program komputer
sistem informasi manajemen di CV. TUNGGAL
JAYA TEKNIK ini menggunakan seperangkat
komputer berprosesor pentium dengan sistem
operasi Windows XP dan program software Visual
Basic sebagai media pembuatannya.
Dalam pengoperasian sistem informasi
manajemen ini hanya membutuhkan seorang tenaga
kerja yang memahami dan mampu untuk
mengoperasikan komputer, dalam hal ini tenaga
kerja tersebut terletak pada bagian HR & GA.
Desain Output
Keluaran atau output dari program
aplikasi Sistem Informasi Manajemen di CV.
TUNGGAL JAYA TEKNIK ini berupa :
1. Laporan Absensi
Laporan ini menampilkan daftar absensi.
Gambar 4.16 Print Out Absensi
2. Laporan Daftar Karyawan
Laporan ini menampilkan daftar karyawan
yang dapat memberikan informasi tentang
personal karyawan.
5. Validasi dan Verifikasi Sistem
Validasi Rancangan Sistem Informasi
Manajemen
Setelah program telah siap untuk
dioperasikan, maka tahap berikutnya adalah
bagaimana program yang telah jadi tersebut dapat
Gambar 4.17 Print Out Daftar Karyawan
Dari hasil tampilan print out absensi
maupun print out daftar karyawan hanya bisa
dilihat oleh bagian HR & GA.
3. Laporan Absensi Per karyawan
Laporan ini menampilkan data absensi
karyawan
dimana
menampilkan
berapa kali dalam satu bulan
karyawan tersebut masuk dan tidak
masuk
8. Daftar Pustaka
Jogiyanto, HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem
Informasi, Yogyakarta, Andi
Offset.
Madcoms, 2005, Pemrograman Tingkat Lanjut
Dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report,
Yogyakarta, Andi Offset.
Mangkulo, Alexander, Hengky, 2004, Aplikasi
Database ADO VB 6.0 & SQL
Server 2000, Jakarta, Elex Media Komputindo.
McLeod, Raymond, George P. Schell, 2008, Sistem
Informasi Manajemen,
Jakarta, Salemba Empat.
Gambar 4.18 Print Out Absensi Per karyawan
6. Kesimpulan
Setelah
melakukan
analisa
dan
pengembangan sistem, maka diperoleh kesimpulan
bahwa hasil (output) dari pengembangan sistem
informasi manajemen yang dibuat berupa informasi
transaksi yang terdiri dari data karyawan dan data
absensi. Dari output yang dihasilkan dapat
memperbaiki prosedur kegiatan update, insert
maupun delete dari data karyawan serta data
absensi menjadi lebih cepat karena tidak dilakukan
lagi pencatatan secara manual serta mempercepat
penyampaian informasi bidang kepegawaian yang
ada
7. Saran
Guna menuju penyempurnaan dan
perbaikan sistem maka disarankan untuk
pengembangan ke bagian sistem yang terkait
langsung di perusahaan :
1. Dalam menghadapi persaingan serta dalam
rangka pengembangan perusahaan maka pihak
CV. Tunggal Jaya Teknik diharapkan
mengganti sistem informasi lama yang masih
menggunakan sistem manual dengan sistem
informasi manajemen yang terkomputerisasi.
2. Untuk
penelitian
selanjutnya
lebih
dikembangkan dengan menggunakan bahasa
pemrograman atau software yang mungkin bisa
lebih praktis bahkan lebih mudah dalam hal
pengoperasiannya.
Pardosi, Mico, 2005, Microsoft Visual Basic 6.0
Untuk Windows 98, 2000, NT, XP, Surabaya, Dua
Selaras.
Soejanto, Irwan, 2007, Pemrograman Komputer,
Surabaya, Yayasan Humaniora.
Fly UP