...

Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan
KEPUTUSAN
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
NOMOR : KEP/25/M.PAN/2/2004
TENTANG
PEDOMAN UMUM PENYUSUNAN
INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT
UNIT PELAYANAN INSTANSI PEMERINTAH
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA,
Menimbang
: a. bahwa pelayanan kepada masyarakat oleh aparatur
pemerintah perlu terus ditingkatkan, sehingga
mencapai kualitas yang diharapkan;
b. bahwa untuk mengetahui kinerja pelayanan aparatur
pemerintah kepada masyarakat, perlu dilakukan
penilaian atas pendapat masyarakat terhadap
pelayanan, melalui penyusunan indeks kepuasan
masyarakat;
c. bahwa berdasarkan Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program
Pembangunan Nasional (PROPENAS), salah satu
kegiatan dalam upaya meningkatkan pelayanan
publik
adalah
menyusun
Indeks
Kepuasan
Masyarakat sebagai tolok ukur terhadap optimalisasi
kinerja pelayanan publik oleh aparatur pemerintah
kepada masyarakat;
d. bahwa untuk maksud tersebut pada huruf a, b dan c
perlu ditetapkan Pedoman Umum Penyusunan Indeks
Kepuasan Masyarakat unit pelayanan Instansi
Pemerintah
dengan
Keputusan
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara.
Mengingat
: 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun
1999 tentang Pemerintahan Daerah, (Lembaran
Negara RI. Tahun 1999 Nomor 60 dan Tambahan
Lembaran Negara RI. Nomor 3839);
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
3.
4.
5.
6.
7.
2000 tentang Program Pembangunan Nasional
(PROPENAS) tahun 2000-2004, (Lembaran Negara
RI. Tahun 2000 Nomor 206);
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25
Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan
Kewenangan Provinsi Sebagai Daerah Otonom,
(Lembaran Negara RI, Tahun 2000 Nomor 54 dan
Tambahan Lembaran Negara RI, Nomor 3952);
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 8
Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keputusan
Presiden Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2001
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara,
sebagaimana telah beberapa kali di ubah terakhir
dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 29 Tahun 2003;
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 10
Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keputusan
Presiden Republik Indonesia Nomor 108 Tahun 2001
tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri
Negara, Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah
Terakhir Dengan Keputusan Presiden Nomor 48
Tahun 2003;
Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 1 Tahun
1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan Mutu
Pelayanan Aparatur Kepada Masyarakat;
Keputusan Men.PAN Nomor 63 /KEP/M.PAN/7/2003
tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan
Publik.
MEMUTUSKAN :
Menetapkan
: KEPUTUSAN
MENTERI
PENDAYAGUNAAN
APARATUR NEGARA TENTANG PEDOMAN UMUM
PENYUSUNAN INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT
UNIT PELAYANAN INSTANSI PEMERINTAH
PERTAMA
: Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan
Masyarakat sebagaimana tersebut dalam Lampiran
Keputusan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dari keputusan ini dan digunakan sebagai acuan bagi unit
1
pelayanan instansi pemerintah dalam
penyusunan indeks kepuasan masyarakat;
melakukan
KEDUA
: Untuk mengetahui perkembangan kinerja unit pelayanan,
Instansi
Pemerintah
perlu
melakukan
kegiatan
penyusunan indeks kepuasan masyarakat secara
periodik terhadap unit pelayanan di lingkungan instansi
pemerintah;
KETIGA
: Lampiran Pedoman Umum ini bersifat dinamis, dan dapat
dikembangkan
sesuai
dengan
kebutuhan
dan
perkembangan kebijakan pemerintah di bidang
pelayanan publik;
KEEMPAT
: Hal-hal lain yang bersifat teknis dan administratif
pelaksanaan penerapan penyusunan indeks kepuasan
masyarakat diatur secara tersendiri oleh masing-masing
pimpinan unit pelayanan instansi pemerintah;
KELIMA
: Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di
pada tanggal
:
:
Jakarta
24 Pebruari 2004
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara
Feisal Tamin
2
LAMPIRAN KEPUTUSAN
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
Nomor
:
KEP/25/M.PAN/2/2004
Tanggal
:
24 Pebruari 2004
PEDOMAN UMUM
PENYUSUNAN INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT
UNIT PELAYANAN INSTANSI PEMERINTAH
I.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan publik oleh aparatur pemerintah dewasa ini masih
banyak dijumpai kelemahan sehingga belum dapat memenuhi
kualitas yang diharapkan masyarakat. Hal ini ditandai dengan
masih adanya berbagai keluhan masyarakat yang
disampaikan melalui media massa, sehingga dapat
menimbulkan citra yang kurang baik terhadap aparatur
pemerintah. Mengingat fungsi utama pemerintah adalah
melayani masyarakat maka pemerintah perlu terus berupaya
meningkatkan kualitas pelayanan.
Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan
publik, sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program
Pembangunan Nasional (PROPENAS), perlu disusun indeks
kepuasan masyarakat sebagai tolok ukur untuk menilai tingkat
kualitas pelayanan. Di samping itu data indeks kepuasan
masyarakat akan dapat menjadi bahan penilaian terhadap
unsur pelayanan yang masih perlu perbaikan dan menjadi
pendorong setiap unit penyelenggara pelayanan untuk
meningkatkan kualitas pelayanannya.
Mengingat jenis pelayanan sangat beragam dengan sifat dan
karakteristik yang berbeda, maka untuk memudahkan
penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM) unit
pelayanan diperlukan pedoman umum yang digunakan
sebagai acuan bagi Instansi, Pemerintah Pusat, Pemerintah
Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk mengetahui tingkat
3
kinerja unit pelayanan di lingkungan instansi masing-masing.
Oleh karena itu, penetapan unsur penilaian telah didahului
dengan penelitian yang
dilaksanakan atas kerja sama
Kementerian PAN dengan BPS. Dari hasil penelitian diperoleh
48 (empat puluh delapan) unsur penting yang mencakup
berbagai sektor layanan yang sangat bervariasi dan dari hasil
pengujian akademis/ilmiah diperoleh 14 (empat belas) unsur
yang dapat diberlakukan untuk semua jenis pelayanan, untuk
mengukur indeks kepuasan masyarakat unit pelayanan.
Namun
demikian,
masing-masing
unit
pelayanan
dimungkinkan untuk menambah unsur yang dianggap
relevan dengan karakteristiknya.
B. Maksud dan Tujuan
Pedoman Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat
dimaksudkan sebagai acuan bagi Unit Pelayanan instansi
pemerintah dalam menyusun indeks kepuasan masyarakat,
dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kinerja unit
pelayanan secara berkala sebagai bahan untuk menetapkan
kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan
publik selanjutnya. Bagi masyarakat, Indeks Kepuasan
Masyarakat dapat digunakan sebagai gambaran tentang
kinerja pelayanan unit yang bersangkutan.
C. Pengertian Umum
Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan:
1. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) adalah data dan
informasi tentang tingkat kepuasan masyarakat yang
diperoleh dari hasil pengukuran secara kuantitatif dan
kualitatif atas pendapat masyarakat dalam memperoleh
pelayanan dari aparatur penyelenggara pelayanan publik
dengan
membandingkan
antara
harapan
dan
kebutuhannya.
2. Penyelenggara
pemerintah.
pelayanan
publik
adalah
instansi
3. Instansi Pemerintah adalah Instansi Pemerintah Pusat
dan Pemerintah Daerah termasuk BUMN/BUMD dan
BHMN.
4
4. Pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan
yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik
sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima
pelayanan, maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
5. Unit pelayanan publik adalah unit kerja/kantor pelayanan
pada instansi pemerintah termasuk BUMN/BUMD dan
BHMN, yang secara langsung maupun tidak langsung
memberikan pelayanan kepada penerima pelayanan.
6. Pemberi pelayanan publik adalah pegawai instansi
pemerintah yang melaksanakan tugas dan fungsi
pelayanan publik sesuai dengan peraturan perundangundangan.
7. Penerima pelayanan publik adalah orang, masyarakat,
lembaga instansi pemerintah dan dunia usaha, yang
menerima pelayanan dari aparatur penyelenggara
pelayanan publik.
8. Kepuasan pelayanan adalah hasil pendapat dan penilaian
masyarakat terhadap kinerja pelayanan yang diberikan
oleh aparatur penyelenggara pelayanan publik.
9. Biaya pelayanan publik adalah segala biaya (dengan
nama atau sebutan apapun) sebagai imbal jasa atas
pemberian pelayanan publik, yang besaran dan tatacara
pembayarannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
10. Unsur pelayanan adalah faktor atau aspek yang terdapat
dalam penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat
sebagai variabel penyusunan indeks kepuasan masyarakat
untuk mengetahui kinerja unit pelayanan.
11. Responden adalah penerima pelayanan publik yang pada
saat pencacahan sedang berada di lokasi unit pelayanan,
atau yang pernah menerima pelayanan dari aparatur
penyelenggara pelayanan.
D. Sasaran
5
1. Tingkat pencapaian kinerja unit pelayanan instansi
pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat;
2. Penataan sistem, mekanisme dan prosedur pelayanan,
sehingga pelayanan dapat dilaksanakan secara lebih
berkualitas, berdaya guna dan berhasil guna;
3. Tumbuhnya kreativitas, prakarsa dan peran serta
masyarakat dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan
publik.
E. Ruang Lingkup
Pedoman umum ini diterapkan terhadap seluruh unit
pelayanan instansi Pemerintah Pusat dan Daerah, sebagai
instrumen penilaian dan evaluasi kinerja pelayanan publik di
lingkungan instansi masing-masing.
F. Manfaat
Dengan tersedianya data IKM secara periodik, dapat
diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Diketahui kelemahan atau kekurangan dari masing-masing
unsur dalam penyelenggaraan pelayanan publik;
2. Diketahui kinerja penyelenggaraan pelayanan yang telah
dilaksanakan oleh unit pelayanan publik secara periodik;
3. Sebagai bahan penetapan kebijakan yang perlu diambil
dan upaya yang perlu dilakukan;
4. Diketahui indeks kepuasan masyarakat secara menyeluruh
terhadap hasil pelaksanaan pelayanan publik pada lingkup
Pemerintah Pusat dan Daerah;
5. Memacu persaingan positif, antar unit penyelenggara
pelayanan pada lingkup Pemerintah Pusat dan Daerah
dalam upaya peningkatan kinerja pelayanan;
6. Bagi masyarakat dapat diketahui gambaran tentang kinerja
unit pelayanan.
G. Unsur Indeks Kepuasan Masyarakat
6
Berdasarkan
prinsip pelayanan
sebagaimana telah
ditetapkan
dalam
Keputusan
Men.PAN
Nomor:
63/KEP/M.PAN/7/2003, yang kemudian dikembangkan
menjadi 14 unsur yang “relevan, valid” dan “reliabel”, sebagai
unsur minimal yang harus ada untuk dasar pengukuran
indeks kepuasan masyarakat adalah sebagai berikut:
1.
Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan
pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari
sisi kesederhanaan alur pelayanan;
2.
Persyaratan Pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan
administratif yang diperlukan untuk mendapatkan
pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya;
3.
Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan
kepastian petugas yang memberikan pelayanan (nama,
jabatan serta kewenangan dan tanggung jawabnya);
4.
Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan
petugas dalam memberikan pelayanan terutama terhadap
konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku;
5.
Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan
wewenang dan tanggung jawab petugas dalam
penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan;
6.
Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian
dan ketrampilan yang dimiliki petugas dalam memberikan/
menyelesaikan pelayanan kepada masyarakat;
7.
Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat
diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan oleh unit
penyelenggara pelayanan;
8.
Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan
pelayanan dengan tidak membedakan golongan/status
masyarakat yang dilayani;
9.
Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan
perilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara sopan dan ramah serta saling
menghargai dan menghormati;
10. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu
keterjangkauan
7
masyarakat terhadap besarnya biaya yang ditetapkan oleh
unit pelayanan;
11. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara
biaya yang dibayarkan
dengan biaya yang telah
ditetapkan;
12. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu
pelayanan, sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan;
13. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan
prasarana pelayanan yang bersih, rapi, dan teratur
sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada
penerima pelayanan;
14. Keamanan Pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat
keamanan lingkungan unit penyelenggara pelayanan
ataupun sarana yang digunakan, sehingga masyarakat
merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap
resiko-resiko
yang
diakibatkan
dari
pelaksanaan
pelayanan.
II.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN INDEKS KEPUASAN
MASYARAKAT
A. Persiapan
1. Penetapan Pelaksana
a. Apabila dilaksanakan secara
membentuk Tim penyusunan
masyarakat yang terdiri dari:
swakelola, perlu
indeks kepuasan
1) Pengarah.
2) Pelaksana yang terdiri dari:
a. Ketua.
b. Anggota sekaligus sebagai surveyor sebanyakbanyaknya 5 orang.
3) Sekretariat sebanyak-banyaknya 3 orang.
8
b. Apabila dilaksanakan oleh unit independen yang sudah
berpengalaman, perlu dilakukan melalui “Perjanjian
kerja sama” dengan unit independen.
Unit independen tersebut dapat dilaksanakan oleh:
1)
2)
3)
4)
5)
Badan Pusat statistik (BPS).
Perguruan Tinggi (Pakar).
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).
Pelaku Usaha atau
Kombinasi dari unit tersebut 1 s.d. 4.
2. Penyiapan bahan.
a. Kuesioner
Dalam penyusunan IKM digunakan kuesioner sebagai
alat bantu pengumpulan data kepuasan masyarakat
penerima pelayanan.
Kuesioner disusun berdasarkan tujuan survei terhadap
tingkat kepuasan masyarakat. Bentuk kuesioner
sebagaimana terlampir.
b. Bagian dari kuesioner
Kuesioner dibagi atas 3 (tiga) bagian yaitu:
Bagian I
:
Identitas responden meliputi usia, jenis
kelamin, pendidikan dan pekerjaan,
yang berguna untuk menganalisis profil
responden
dalam
penilaiannya
terhadap unit pelayanan instansi
pemerintah.
Bagian II :
Identitas
pencacah,
berisi
data
pencacah. (apabila kuesioner diisi oleh
masyarakat, bagian ini tidak diisi).
Bagian III :
Mutu
pelayanan
publik
adalah
pendapat penerima pelayanan yang
memuat kesimpulan atau pendapat
responden
terhadap
unsur-unsur
pelayanan yang dinilai.
9
c. Bentuk Jawaban
Bentuk jawaban
pertanyaan
dari setiap
unsur
pelayanan secara umum mencerminkan tingkat kualitas
pelayanan, yaitu dari yang sangat baik sampai dengan
tidak baik. Untuk kategori tidak baik diberi nilai
persepsi 1, kurang baik diberi nilai persepsi 2, baik
diberi nilai persepsi 3, sangat baik diberi nilai
persepsi 4.
Contoh:
Penilaian terhadap unsur prosedur pelayanan.
1) Diberi nilai 1 (tidak mudah) apabila pelaksanaan
prosedur pelayanan tidak sederhana, alurnya tidak
mudah, loket terlalu banyak, sehingga prosesnya
tidak efektif.
2) Diberi nilai 2 (kurang mudah) apabila pelaksanaan
prosedur pelayanan masih belum mudah, sehingga
prosesnya belum efektif.
3) Diberi nilai 3 (mudah) apabila pelaksanaan prosedur
pelayanan dirasa mudah, sederhana, tidak berbelitbelit tetapi masih perlu diefektifkan.
4) Diberi nilai 4 (sangat mudah) apabila pelaksanaan
prosedur pelayanan dirasa sangat mudah, sangat
sederhana, sehingga prosesnya mudah dan efektif.
3. Penetapan
Responden,
Pengumpulan Data
Lokasi
dan
Waktu
a. Jumlah Responden
Responden dipilih secara acak yang ditentukan sesuai
dengan cakupan wilayah masing-masing unit pelayanan.
Untuk memenuhi akurasi hasil penyusunan indeks,
responden terpilih ditetapkan minimal 150 orang dari
jumlah populasi penerima layanan, dengan dasar
(“Jumlah unsur” + 1) x 10 = jumlah responden (14 +1) x
10 = 150 responden.
b. Lokasi dan Waktu Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan di:
10
1) Lokasi masing-masing unit pelayanan (seperti unit
pelayanan SIM, STNK, transportasi dan sebagainya)
pada saat sibuk;
2) Di lingkungan perumahan untuk penerima layanan
tertentu (seperti: telepon, air bersih, pendidikan dan
sebagainya) pada saat responden di rumah.
4. Penyusunan Jadwal.
Penyusunan indeks kepuasan masyarakat diperkirakan
memerlukan waktu selama 1 (satu) bulan dengan rincian
sebagai berikut:
a.
b.
c.
d.
Persiapan, 6 hari kerja;
Pelaksanaan pengumpulan data, 6 hari kerja;
Pengolahan data indeks, 6 hari kerja;
Penyusunan dan pelaporan hasil, 6 hari kerja.
B. Pelaksanaan Pengumpulan Data
1. Pengumpulan data
Untuk memperoleh data yang akurat dan obyektif, perlu
ditanyakan kepada masyarakat terhadap 14 unsur
pelayanan yang telah ditetapkan.
2. Pengisian kuesioner
Pengisian kuesioner dapat dilakukan dengan salah satu
dari kemungkinan dua cara sebagai berikut:
a. Dilakukan sendiri oleh penerima layanan dan hasilnya
dikumpulkan di tempat yang telah disediakan.
Dengan cara ini sering terjadi, penerima layanan kurang
aktif melakukan pengisian sendiri walaupun sudah ada
himbauan dari unit pelayanan yang bersangkutan.
b. Dilakukan oleh pencacah melalui wawancara oleh:
1) Unit pelayanan sendiri, walaupun sebenarnya
dengan cara ini hasilnya kemungkinan besar akan
subyektif, karena dikhawatirkan jawaban yang kurang
baik mengenai instansinya akan mempengaruhi
obyektivitas penilaian.
11
Untuk mengurangi subyektifitas hasil penyusunan
indeks, dapat melibatkan unsur pengawasan atau
sejenisnya yang terkait.
2) Unit independen yang sudah berpengalaman, baik
untuk
tingkat
Pusat,
Provinsi
maupun
Kabupaten/Kota. Independensi ini perlu ditekankan
untuk menghindari jawaban yang subyektif. Unit
independen dapat terdiri dari unsur instansi terkait
antara lain Badan Pusat Statistik (BPS) atau
Perguruan Tinggi (pakar) atau Lembaga Swadaya
Masyarakat, Pelaku Usaha atau kombinasi di antara
unit tersebut.
C. Pengolahan Data
1. Metode pengolahan data
Nilai IKM dihitung dengan menggunakan “nilai rata-rata
tertimbang” masing-masing unsur pelayanan. Dalam
penghitungan indeks kepuasan masyarakat terhadap 14
unsur pelayanan yang dikaji, setiap unsur pelayanan
memiliki penimbang yang sama dengan rumus sebagai
berikut:
Bobot nilai rata-rata
tertimbang
=
Jumlah bobot
Jumlah Unsur
1
14
=
= 0,071
Untuk memperoleh nilai IKM unit pelayanan digunakan
pendekatan nilai rata-rata tertimbang dengan rumus
sebagai berikut:
IKM =
Total dari Nilai Persepsi Per Unsur
Total unsur yang terisi
X
Nilai
penimbang
Untuk memudahkan interpretasi terhadap penilaian IKM
yaitu antara 25 - 100 maka hasil penilaian tersebut diatas
dikonversikan dengan nilai dasar 25, dengan rumus
sebagai berikut:
IKM Unit Pelayanan x 25
12
Mengingat unit pelayanan mempunyai karakteristik yang
berbeda-beda, maka setiap unit pelayanan dimungkinkan
untuk:
a. Menambah unsur yang dianggap relevan.
b. Memberikan bobot yang berbeda terhadap 14 (empat
belas) unsur yang dominan dalam unit pelayanan,
dengan catatan jumlah bobot seluruh unsur tetap 1.
Tabel: Nilai Persepsi, Interval IKM, Interval Konversi IKM, Mutu
Pelayanan dan Kinerja Unit Pelayanan
NILAI
PERSEPSI
NILAI
INTERVAL
IKM
1
2
3
4
1,00 – 1,75
1,76 – 2,50
2,51 – 3,25
3,26 – 4,00
NILAI
INTERVAL
KONVERSI
IKM
25 – 43,75
43,76 – 62,50
62,51 – 81,25
81,26 – 100,00
MUTU
PELAYANAN
KINERJA
UNIT
PELAYANAN
D
C
B
A
Tidak baik
Kurang baik
Baik
Sangat baik
2. Perangkat pengolahan
a. Pengolahan dengan komputer
Data entry dan penghitungan indeks dapat dilakukan
dengan program komputer/ sistem data base.
b. Pengolahan secara manual
1) Data Isian kuesioner dari setiap responden
dimasukkan ke dalam formulir mulai dari unsur 1 ( U1)
sampai dengan unsur 14 (U14);
2) Langkah selanjutnya untuk mendapatkan nilai ratarata per unsur pelayanan dan nilai indeks unit
pelayanan adalah sebagai berikut:
a) Nilai rata-rata per unsur pelayanan.
13
Nilai masing-masing unsur pelayanan dijumlahkan
(kebawah) sesuai dengan jumlah kuesioner yang
diisi
oleh
responden,
kemudian
untuk
mendapatkan nilai rata-rata per unsur pelayanan,
jumlah nilai masing-masing unsur pelayanan
dibagi dengan jumlah responden yang mengisi.
Untuk mendapatkan nilai rata-rata tertimbang per
unsur pelayanan, jumlah nilai rata-rata per unsur
pelayanan dikalikan dengan 0,071 sebagai nilai
bobot rata-rata tertimbang.
b) Nilai indeks pelayanan
Untuk mendapatklan nilai indeks unit pelayanan,
dengan cara menjumlahkan 14 unsur dari nilai
rata-rata tertimbang.
3. Pengujian Kualitas Data
Data pendapat masyarakat yang telah dimasukkan dalam
masing-masing
kuesioner,
disusun
dengan
mengkompilasikan data responden yang dihimpun
berdasarkan kelompok umur, jenis kelamin, pendidikan
terakhir dan pekerjaan utama.
Informasi ini dapat digunakan untuk mengetahui profil
responden dan kecenderungan jawaban yang diberikan,
sebagai bahan analisis obyektivitas.
D. Laporan Hasil Penyusunan Indeks
Hasil
akhir kegiatan penyusunan
indeks kepuasan
masyarakat dari setiap unit pelayanan instansi pemerintah,
disusun dengan materi utama sebagai berikut:
1. Indeks per unsur pelayanan
Berdasarkan hasil penghitungan indeks kepuasan
masyarakat, jumlah nilai dari setiap unit pelayanan
diperoleh dari jumlah nilai rata-rata setiap unsur pelayanan.
Sedangkan nilai indeks komposit (gabungan) untuk setiap
unit pelayanan, merupakan jumlah nilai rata-rata dari setiap
unsur pelayanan dikalikan dengan penimbang yang sama,
yaitu 0,071.
14
Contoh:
Apabila diketahui nilai rata-rata unsur dari masing-masing
unit pelayanan adalah sebagaimana tabel berikut :
NO
UNSUR PELAYANAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Prosedur pelayanan
Persyaratan pelayanan
Kejelasan petugas pelayanan
Kedisiplinan petugas pelayanan
Tanggung jawab petugas pelayanan
Kemampuan petugas pelayanan
Kecepatan pelayanan
Keadilan mendapatkan pelayanan
Kesopanan dan keramahan petugas
Kewajaran biaya pelayanan
Kepastian biaya pelayanan
Kepastian jadwal pelayanan
Kenyamanan lingkungan
Keamanan pelayanan
NILAI
UNSUR
PELAYANAN
3,45
2,65
3,53
2,31
1,55
3,12
2,13
2,43
3,21
1,45
1,93
2,31
3,03
1,56
maka untuk mengetahui nilai indeks unit pelayanan
dihitung dengan cara sebagai berikut:
(3,45 x 0,071) + (2,65 x 0,071) + (3,53 x 0,071) + (2,31 x 0,071)
(1,55 x 0,071) + (3,12 x 0,071) + (2,13 x 0,071) + (2,43 x 0,071)
(3,21 x 0,071) + (1,45 x 0,071) + (1,93 x 0,071) + (2,31 x 0,071)
(3,03 x 0,071) + (1,56 x 0,071) = Nilai indeks adalah 2,462
Dengan demikian nilai indeks unit pelayanan hasilnya
dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Nilai IKM setelah dikonversi = Nilai Indeks x Nilai Dasar
= 2,462 x 25 = 61,55
b. Mutu pelayanan C.
c. Kinerja unit pelayanan Kurang Baik.
2. Prioritas peningkatan kualitas pelayanan
Dalam peningkatan kualitas pelayanan, diprioritaskan pada
unsur yang mempunyai nilai paling rendah, sedangkan
15
unsur yang mempunyai nilai cukup tinggi harus tetap
dipertahankan.
III. PEMANTAUAN, EVALUASI DAN MEKANISME PELAPORAN
HASIL PENILAIAN INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT
1. Setiap instansi pemerintah perlu menunjuk atau menugaskan
unit kerja tertentu yang secara independen dapat melakukan
pemantauan dan evaluasi pelaksanaan penilaian Indeks
Kepuasan Masyarakat (IKM).
2. Secara berkala pimpinan unit pemantau yang ditunjuk
tersebut melaporkan hasil pemantauan kinerja unit pelayanan
kepada pimpinan instansi pemerintah yang bersangkutan,
sebagai bahan penyusunan kebijakan dalam rangka
peningkatan kualitas pelayanan publik.
3. Dalam rangka peningkatan transparansi hasil penyusunan
IKM unit pelayanan, rencana dan tindaklanjutnya wajib
dipublikasikan kepada masyarakat.
4. Dalam rangka pelaksanaan penyusunan IKM unit pelayanan,
instansi pemerintah yang bersangkutan dapat melakukan
konsultasi dengan Kementerian PAN Cq. Deputi Bidang
Pelayanan Publik.
IV. PEMASANGAN (INSTALLATION) PROGRAM.
Untuk memudahkan pengolahan data indeks kepuasan
masyarakat di setiap unit pelayanan, pedoman umum ini
sebaiknya dilengkapi dengan program pengolahan data melalui
komputer, yang di-install pada komputer masing-masing unit
pelayanan.
Jenis program pengolahan melalui komputer yang merupakan
“Sistem Data Base Indikator Kepuasan Masyarakat Terhadap
Pelayanan Publik” dapat menggunakan program:
1. Operating Sistem (OS) Microsoft (MS) DOS, atau
2. Operating Sistem (OS) Microsoft (MS) Windows (MW).
16
V.
SURVEI BERKESINAMBUNGAN
Untuk membandingkan indeks kinerja unit pelayanan secara
berkala
diperlukan
survei
secara
periodik
dan
berkesinambungan.
Dengan
demikian
dapat
diketahui
perubahan tingkat kepuasan masyarakat dalam menerima
pelayanan publik.
Jangka waktu survei antara periode yang satu ke periode
berikutnya dapat dilakukan 3 (tiga) sampai dengan 6 (enam)
bulan atau sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali.
VI. PENUTUP
Dengan ditetapkan Pedoman Umum Penyusunan Indeks
Kepuasan Masyarakat, semua unit pelayanan instansi
pemerintah baik yang langsung maupun tidak langsung
memberikan pelayanan kepada masyarakat, wajib menyusun
indeks kepuasan masyarakat secara periodik di lingkungan
masing-masing
dalam
upaya
meningkatkan
kualitas
pelayanannya kepada masyarakat.
Keberhasilan pelaksanaan penyusunan indeks kepuasan
masyarakat, sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas unit
pelayanan instansi pemerintah pusat dan daerah, tergantung
kepada komitmen dan kesungguhan para pejabat maupun
pelaksana di masing-masing instansi serta masyarakatnya.
Hal-hal yang bersifat teknis dan administratif pelaksanaan
penerapan, diatur secara tersendiri oleh pimpinan instansi
masing-masing.
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara
Feisal Tamin
17
18
KUESIONER PENYUSUNAN INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT
INSTANSI PENYELENGARA PELAYANAN PEMERINTAH
DEP/LPND/PROV/KAB/KOTA/BUMN/BUMD *): ……………………………….
SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT TERHADAP PELAYANAN PUBLIK
Bapak/Ibu/Saudara YangTerhormat
Pemerintah dan dunia usaha sangat membutuhkan informasi unit pelayanan instansi pemerintah
secara rutin. Untuk itu Pemerintah berupaya menyajikan INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT secara
rutin, yang diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai kualitas pelayanan di instansi
pemerintah kepada masyarakat. Indeks tersebut diperoleh berdasarkan pendapat masyarakat, yang
dikumpulkan melalui SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT TERHADAP UNIT PELAYANAN PUBLIK.
Survei ini MENANYAKAN PENDAPAT masyarakat, mengenai pengalaman dalam memperoleh
pelayanan instansi pemerintah atas penyelenggaraan pelayanan.
PERTANYAAN SENGAJA DIRANCANG SESEDERHANA MUNGKIN, untuk tidak mengambil
waktu Bapak/Ibu/Saudara yang sangat berharga. Pendapat Bapak/Ibu/Saudara akan sangat membantu
keberhasilan survei ini sebagai dasar penyusunan indeks kepuasan masyarakat dalam upaya
peningkatan mutu pelayanan instansi pemerintah kepada masyarakat.
Jawaban hanya dipergunakan untuk kepentingan survei.
Atas perhatian dan partisipasinya, disampaikan terima kasih.
……………….,
………………… 200…
INSTANSI PENYELENGARA PELAYANAN PEMERINTAH
DEP/LPND/PROV/KAB/KOTA/BUMN/BUMD *): ……………………………….
SURVEI
KEPUASAN MASYARAKAT TERHADAP PELAYANAN PUBLIK
BIDANG
: ....................................................................................................................................................................................
UNIT PELAYANAN : ....................................................................................................................................................................................
ALAMAT
: ……………………………………………....................................................................................
TELEPON/FAX
: ............................................................/...................................................
( ........................, ……………………….200...
)
PERHATIAN
1. Tujuan survei ini adalah untuk memperoleh gambaran secara obyektif mengenai kepuasan
masyarakat terhadap pelayanan publik.
2. Nilai yang diberikan oleh masyarakat diharapkan sebagai nilai yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. Hasil survei ini akan digunakan untuk bahan penyusunan indeks kepuasan masyarakat terhadap
pelayanan publik yang sangat bermanfaat bagi pemerintah maupun masyarakat.
4. Keterangan nilai yang diberikan bersifat terbuka dan tidak dirahasiakan.
5.
Survei ini tidak ada hubungannya dengan pajak ataupun politik.
*) Coret yang tidak perlu
19
I. DATA MASYARAKAT ( RESPONDEN)
(Lingkari kode angka sesuai jawaban masyarakat/responden)
Nomor Responden
…………..
Umur
………….. Tahun
Jenis Kelamin
1. Laki-laki
2. Perempuan
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4.
5.
Pendidikan Terakhir
Pekerjaan Utama
SD Kebawah
SLTP
SLTA
PNS/TNI/Polri
Pegawai Swasta
Wiraswasta/Usahawan
Diisi
Oleh
Petugas
D1-D3-D4
S-1
S-2 ke Atas
Pelajar/Mahasiswa
Lainnya
II. DATA PENCACAH/PENGUMPUL DATA
Nama
NIP/DATA LAIN
III. PENDAPAT RESPONDEN TENTANG PELAYANAN PUBLIK
(Lingkari kode huruf sesuai jawaban masyarakat/responden)
P *)
1. Bagaimana pemahaman Saudara tentang kemudahan
prosedur pelayanan di unit ini.
a. Tidak mudah.
b. Kurang mudah.
c. Mudah.
d. Sangat mudah.
2. Bagaimana pendapat Saudara tentang kesesuaian
persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanannya.
a. Tidak sesuai.
b. Kurang sesuai.
c. Sesuai.
d. Sangat sesuai.
3. Bagaimana pendapat Saudara tentang kejelasan dan
kepastian petugas yang melayani.
a. Tidak jelas.
b. Kurang jelas.
c. Jelas.
d. Sangat jelas.
4. Bagaimana pendapat Saudara tentang kedisiplinan
petugas dalam memberikan pelayanan
a. Tidak disiplin
b. Kurang disiplin
c. Disiplin
d. Sangat disiplin
5. Bagaimana pendapat Saudara tentang tanggung jawab
petugas dalam memberikan pelayanan.
a. Tidak bertanggung jawab.
b. Kurang bertanggung jawab.
c. Bertanggung jawab.
d. Sangat bertanggung jawab.
6.Bagaimana pendapat Saudara tentang kemampuan
petugas dalam memberikan pelayanan.
a. Tidak mampu.
b. Kurang mampu.
c. Mampu.
d. Sangat mampu
7. Bagaimana pendapat Saudara tentang kecepatan
pelayanan di unit ini.
a. Tidak cepat.
b. Kurang cepat.
c. Cepat.
d. Sangat cepat.
*) Keterangan: P
20
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
P *)
8. Bagaimana pendapat Saudara tentang keadilan
untuk mendapatkan pelayanan di unit ini.
a. Tidak adil.
b. Kurang adil.
c. Adil.
d. Sangat adil.
9. Bagaimana pendapat Saudara tentang
kesopanan dan keramahan petugas dalam memberikan
pelayanan.
a. Tidak sopan dan ramah.
b. Kurang sopan dan ramah.
c. Sopan dan ramah.
d. Sangat sopan dan ramah.
10.Bagaimana pendapat Saudara tentang
kewajaran
biaya untuk mendapatkan pelayanan.
a. Tidak wajar.
b. Kurang wajar.
c. Wajar.
d. Sangat wajar.
11.Bagaimana pendapat Saudara tentang
kesesuaian antara biaya yang dibayarkan
dengan biaya yang telah ditetapkan.
a. Selalu tidak sesuai.
b. Kadang-kadang sesuai.
c. Banyak sesuainya.
d. Selalu sesuai.
12. Bagaimana pendapat Saudara tentang
ketepatan pelaksanaan terhadap
jadwal waktu pelayanan.
a. Selalu tidak tepat.
b. Kadang-kadang tepat.
c. Banyak tepatnya.
d. Selalu tepat.
13 Bagaimana pendapat Saudara tentang
kenyamanan di lingkungan unit pelayanan.
a. Tidak nyaman.
b. Kurang nyaman.
c. Nyaman.
d. Sangat nyaman.
14.Bagaimana pendapat Saudara tentang
keamanan pelayanan di unit ini.
a. Tidak aman.
b. Kurang aman.
c. Aman.
d. Sangat aman.
= Nilai pendapat masyarakat/responden (diisi oleh petugas)
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
PENGOLAHAN INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT PER RESPONDEN
DAN PER UNSUR PELAYANAN
UNIT PELAYANAN : ………………………………………………………………….
ALAMAT
: ………………………………………………………………….
: Tlp/Fax. ……………………………………………………….
NOMOR URUT
RESPONDEN
NILAI PER UNSUR PELAYANAN
U1
U2
U3
U4
U5
U6
U7
U8
U9
U10
U11
U12
U13
U14
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
1
1.
2.
3.
dst.
147
148.
149.
150.
Jml Nilai per unsur
NRR Per Unsur =
Jml nilai per unsur :
Jml kuesioner yang
terisi
NRR tertimbang
per unsur = NRR per
unsur x 0,071
*)
**)
IKM Unit pelayanan
Keterangan:
-
U1 s.d. U14
NRR
IKM
*)
**)
= Unsur Pelayanan
= Nilai rata-rata
= Indeks Kepuasan Masyarakat
= Jml NRR IKM tertimbang
= IKM unit pelayanan x 25
….……………..200…
Penanggung Jawab
(................................)
21
PETUNJUK PENGISIAN
Formulir Pengolahan Indeks Kepuasan Masyarakat dengan cara manual
1.
Unit pelayanan :
Isilah dengan jelas nama unit pelayanan yang di
dinilai.
2.
Alamat
:
Isilah dengan lengkap alamat unit pelayanan yang di
dinilai (sampai dengan Kabupaten/Kota dan Propinsi)
Nama Jalan, Kode Pos dan Nomor Telepon/Fax.
3.
Nomor urut
responden
:
Isilah urutan responden dari awal sampai terakhir
sehingga secara otomatis dapat diketahui jumlah
responden .
4.
Nilai per unsur
pelayanan U1
s.d. U14
:
Isilah unsur pelayanan sesuai dengan nilai yang
diberikan oleh responden, dari U.1 s.d U.14 sama
dengan urutan dalam kuesioner.
5.
Jumlah nilai
unsur
pelayanan
:
Isilah dengan menjumlah nilai masing-masing unsur
(kebawah) sesuai dengan jumlah responden yang
mengisi.
6.
7.
8.*)
9.**)
22
Nilai rata-rata
(NRR) per
unsur
pelayanan
:
Jumlah NRR
tertimbang per
unsur
pelayanan
:
Isilah nilai rata-rata IKM. per unsur pelayanan dengan
cara jumlah nilai masing-masing unsur dibagi dengan
jumlah responden yang mengisi
Isilah jumlah nilai per unsur pelayanan di kalikan
0,071 (nilai bobot rata-rata tertimbang).
Jumlah NRR
:
IKM tertimbang
unit pelayanan
Isilah dengan menjumlahkan NRR IKM tertimbang per
:
Isilah dengan jumlah nilai IKM unit pelayanan kali nilai
IKM unit
pelayanan
unsur pelayanan dari U1 s.d. U14.
dasar yaitu 25.
Fly UP