...

Permenkumham No 15 Tahun 2016 dan lampiran

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

Permenkumham No 15 Tahun 2016 dan lampiran
-5-
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 15 TAHUN 2016
TENTANG
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Ketatalaksanaan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan
pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang
kegiatan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia adalah administrasi umum. Ruang
lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan,
distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas
sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan
tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap
dinas,
penggunaan
bahasa
Indonesia
yang
baik
dan
benar,
tata
persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan
ralat disusun berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas.
Keterpaduan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran
komunikasi secara tertulis dalam penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna. Seiring dengan
perubahan organisasi dan tata kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia serta peraturan perundang-undangan, maka Tata Naskah Dinas
yang sudah ada perlu disempurnakan.
-6-
B.
Maksud dan Tujuan
1.
Maksud
Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan dan
pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
2.
Tujuan
Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi
secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas
dan fungsi di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
C.
Sasaran
Sasaran penetapan tata naskah dinas adalah:
1.
terwujudnya pedoman pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan
Kementerian
Hukum
dan
Hak
Asasi
Manusia
dalam
lingkup
administrasi umum;
2.
tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran penyelenggaraan
tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia; dan
3.
lancarnya komunikasi tulis kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian serta tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas
yang efektif dan efisien.
D.
Asas
Tata naskah dinas disusun berdasarkan asas:
1.
Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah
dinas,
spesifikasi
informasi,
serta
dalam
penggunaan
bahasa
Indonesia yang baik dan benar.
2.
Pembakuan
Naskah dinas
diproses
dan
bentuk yang telah dibakukan.
disusun
menurut
tata
cara dan
-7-
3.
Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari
segi
format,
isi,
prosedur,
kewenangan,
keabsahan
dan
kearsipan.
4.
Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum.
5.
Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, tata naskah dinas
harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran,
antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural,
serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
6.
Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari
penyusunan,
klasifikasi,
penyampaian
kepada
yang
berhak,
pemberkasan, distribusi dan kearsipan.
E.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup tata naskah dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah
dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan
lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang
baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan
ralat.
Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam tata
naskah dinas, perlu ditetapkan format naskah yang menampung bentuk
redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk
penggunaan media dan sampul.
F.
Pengertian Umum
1.
Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
-8-
2.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan
dan pembangunan.
3.
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4.
Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo,
dan cap dinas.
5.
Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi
kedinasan
yang
dilakukan
antar
unit
kerja
dalam
organisasi secara vertikal dan horizontal.
6.
Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi
kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain diluar
lingkungan instansi yang bersangkutan.
7.
Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan
kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah
dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.
8.
Penandatangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani
naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan
pada jabatannya.
9.
Instansi Pemerintah adalah Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
10. Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia yang selanjutnya
disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan
Bhinneka Tunggal Ika.
11. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah
baik di pusat maupun di daerah.
12. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukan jabatan atau
nama lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, BUMN/BUMD tertentu yang ditempatkan dibagian atas
kertas.
-9-
13. Kop
Amplop
Surat
Dinas
adalah
kepala
sampul
surat
yang
menunjukan jabatan atau nama lembaga negara, pemerintahan
daerah,
perguruan
tinggi
negeri,
BUMN/BUMD
tertentu
yang
ditempatkan dibagian atas sampul surat.
14. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi
yang
dibuat
dan
diterima
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
15. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
16. Sistem
penomoran
naskah
dinas
adalah
penomoran
yang
dipergunakan dalam tata naskah dinas dengan susunan nomor urut
surat, kategori surat, klasifikasi arsip dan tahun takwin/kalender.
17. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga
negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk
menduduki jabatan pemerintahan.
18. Pejabat Pimpinan Tinggi adalah Pegawai Aparatur Sipil Negara yang
menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi.
- 10 -
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan
naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan
sebagai berikut :
A.
Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok
atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan
dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
1.
Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas Pedoman,
Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap, Surat Edaran dan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, bahwa Peraturan
Menteri termasuk salah satu jenis peraturan perundang-undangan.
Peraturan Menteri adalah jenis peraturan yang ditetapkan oleh
Menteri berdasarkan materi muatan dalam rangka penyelenggaraan
urusan tertentu dalam pemerintahan.
Ketentuan mengenai tata naskah dinas tidak berlaku terhadap
Peraturan perundang-undangan. Penyusunan Rancangan Peraturan
Perundang-undangan dilakukan sesuai dengan teknik penyusunan
Peraturan Perundang-undangan sebagaimana diatur dalam Lampiran
II Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan.
- 11 -
a.
Pedoman
1)
Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang
bersifat umum di lingkungan Instansi pemerintah yang
perlu
dijabarkan
kedalam
bentuk
petunjuk
operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan dengan
karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
2)
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan
perundang-undangan
yang
lebih
tinggi
dan
pengabsahannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
3)
Susunan
a)
Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri atas:
(1)
kop naskah dinas pedoman yang ditandatangani
oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara garuda emas yang
telah
dicetak,
dengan
nama
jabatan
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)
kop naskah dinas pedoman yang ditandatangani
oleh pejabat selain menteri menggunakan logo
pengayoman,
dengan
nama
lembaga
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris;
(3)
Kata pedoman dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(4)
judul pedoman, yang ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris; dan
(5)
nomor
pedoman,
yang
ditulis
dengan
huruf
kapital secara simetris.
b)
Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas:
(1)
pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar
pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup,
dan pengertian;
(2)
materi pedoman; dan
(3)
penutup,
yang
terdiri
dari
hal
yang
diperhatikan, penjabaran lebih lanjut.
harus
- 12 -
c)
Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri atas:
(1)
tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan
tanggal penandatanganan Pedoman;
(2)
nama jabatan pejabat yang menandatangani
pedoman, yang ditulis dalam huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)
tanda
tangan
pejabat
yang
menandatangani
pedoman dan cap jabatan; dan
(4)
nama lengkap pejabat yang menandatangani
pedoman, yang ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
Format pedoman tercantum pada contoh 1a dan 1b.
- 13 -
CONTOH 1a
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
PEDOMAN
……………………………....
NOMOR ...............................
BAB I
1. Judul Pedoman
yang ditulis
dengan huruf
kapital
2. Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
……………………………………………………………………………………
2.
Maksud dan Tujuan
……………………………………………………………………………………
3.
Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………...
4.
Pengertian
Memuat latar
belakang tentang
ditetapkannya
pedoman, maksud
dan tujuan, ruang
lingkup, dan
pengertian
……………………………………………………………………………….......
BAB II
1.
………………………………………………………………………………….
2.
dan seterusnya.
Terdiri dari konsepsi
dasar/pokokpokok/isi pedoman
BAB III
…………………………………………………………………………………………..
....………………………………………………………………………………………..
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
- 14 -
CONTOH 1b
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI
OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
PEDOMAN
……………………………....
NOMOR ...............................
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
1. Judul Pedoman
yang ditulis dengan
huruf kapital
2. Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
……………………………………………………………………………………
2.
Maksud dan Tujuan
……………………………………………………………………………………
3.
Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………...
4.
Memuat latar
belakang tentang
ditetapkannya
pedoman, maksud
dan tujuan, ruang
lingkup, dan
pengertian
Pengertian
……………………………………………………………………………….......
BAB II
1.
………………………………………………………………………………….
2.
dan seterusnya.
BAB III
Terdiri dari
konsepsi
dasar/pokokpokok/isi pedoman
…………………………………………………………………………………………..
....………………………………………………………………………………………..
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
- 15 -
b.
Petunjuk Pelaksanaan
1)
Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan
yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya;
2)
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang atau
pejabat yang ditunjuk.
3)
Susunan
a)
Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri atas:
(1)
kop naskah dinas petunjuk pelaksanaan yang
ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia menggunakan lambang negara
garuda emas yang telah dicetak, dengan nama
jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara
simetris;
(2)
kop naskah dinas petunjuk pelaksanaan yang
ditandatangani
oleh
pejabat
selain
menteri
menggunakan logo pengayoman, dengan nama
lembaga
ditulis
menggunakan
huruf
kapital
secara simetris;
(3)
Kata petunjuk pelaksanaan dan nama jabatan
pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris;
(4)
judul
petunjuk
pelaksanaan,
yang
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris; dan
(5)
nomor petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris.
b)
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri
atas:
(1)
pendahuluan,
yang
memuat
latar
belakang,
maksud dan tujuan,ruang lingkup, pengertian,
dan hal-lain yang dianggap perlu;
- 16 -
(2)
materi
petunjuk
pelaksanaan,
dengan
jelas
menunjukkan urutan tindakan,pengorganisasian,
koordinasi, pengendalian, serta hal lain yang
dianggap perlu untuk dilaksanakan; dan
(3)
c)
penutup.
Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan ditempatkan di
sebelah kanan bawah, yang terdiri atas:
(1)
tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan
tanggal penandatanganan Petunjuk Pelaksanaan;
(2)
nama
jabatan
petunjuk
pejabat
pelaksanaan
yang
ditulis
menandatangani
dengan
huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)
tanda
tangan
pejabat
yang
menandatangani
petunjuk pelaksanaan serta cap jabatan; dan
(4)
nama lengkap
petunjuk
pejabat
pelaksanaan
yang
ditulis
menandatangani
dengan
huruf
kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4)
Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi
yang berlaku. Petunjuk pelaksanaan disampaikan kepada
pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap
serta aman. Pendistribusian petunjuk pelaksanaan diikuti
dengan tindakan pengendalian.
Format Pelaksanaan dapat dilihat pada contoh 2a dan 2b.
- 17 -
CONTOH 2a
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI
OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
PETUNJUK PELAKSANAAN
……………………………....
NOMOR ...............................
BAB I
1. Judul Petunjuk
Pelaksanaan
yang ditulis
dengan huruf
kapital
2. Penomoran yang
berurutan
dalam satu
tahun takwin
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
…………………………………………………………………………………..
2.
Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………..
3.
Ruang Lingkup
4.
Pengertian
………………………………………………………………………………….
Memuat alasan
tentang ditetapkan
nya petunjuk
pelaksanaan,
maksud dan tujuan,
ruang lingkup, dan
pengertian umum
…………………………………………………………………………………..
BAB II
PELAKSANAAN
1.
………………………………………………………………………………….
2.
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Menunjukkan urutan
tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi,
pengawasan
pengendalian, dsb
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan gelar
- 18 -
CONTOH 2b
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI
OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
PETUNJUK PELAKSANAAN
……………………………....
NOMOR ...............................
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
1. Judul Petunjuk
Pelaksanaan
yang ditulis
dengan huruf
kapital
2. Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
…………………………………………………………………………………..
2.
Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………..
3.
Ruang Lingkup
………………………………………………………………………………….
4.
Pengertian
Memuat alasan
tentang ditetapkan
nya petunjuk
pelaksanaan,
maksud dan
tujuan, ruang
lingkup, dan
pengertian umum
…………………………………………………………………………………..
BAB II
PELAKSANAAN
1.
………………………………………………………………………………….
2.
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Menunjukkan urutan
tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi,
pengawasan
pengendalian, dsb
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan gelar
- 19 -
c.
Instruksi
1)
Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah
berupa
petunjuk/arahan
kebijakan
yang
diatur
tentang
dalam
pelaksanaan
peraturan
suatu
perundang-
undangan.
2)
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
Instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi lembaga.
3)
Susunan
a)
Kepala
Bagian kepala Instruksi terdiri atas:
(1)
kop naskah dinas instruksi yang ditandatangani
oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara garuda emas yang
telah
dicetak,
dengan
nama
jabatan
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)
kop naskah dinas instruksi yang ditandatangani
oleh pejabat selain menteri menggunakan logo
pengayoman,
dengan
nama
lembaga
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris;
(3)
Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(4)
nomor
Instruksi,
yang
ditulis
dengan
huruf
kapital secara simetris;
(5)
kata tentang, yang ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
(6)
judul Instruksi, yang ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris; dan
(7)
nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi,
yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma secara simetris.
- 20 -
b)
Konsiderans
Bagian konsiderans Instruksi terdiri dari:
(1)
kata menimbang,
yang
memuat latar belakang
penetapan Instruksi; dan
(2)
kata mengingat, yang memuat dasar hukum
sebagai landasan penetapan Instruksi.
c)
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi
instruksi.
d)
Kaki
Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan
bawah, yang terdiri dari :
(1)
tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan
tanggal penetapan Instruksi;
(2)
nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma;
(3)
tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi;
dan
(4)
nama
lengkap
pejabat
yang
menandatangani
instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
4)
Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berhak
secara
Pendistribusian
cepat,
tepat,
instruksi
lengkap
diikuti
dan
dengan
aman.
tindakan
pengendalian.
5)
Hal yang Perlu Diperhatikan
a)
Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga
Instruksi
harus
merujuk
pada
suatu
peraturan perundang-undangan; dan
b)
Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi
tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi sebagaimana tercantum pada contoh 3a dan 3b.
- 21 -
CONTOH 3a
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ..................... TAHUN .....
TENTANG
.............……………………………………………
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa ..............................................................................................
b. bahwa .............................................................................................
Mengingat
: 1. .........................................................................................................
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul Instruksi
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan instruksi
2. ..................................................................................................
MENGINSTRUKSIKAN :
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai;
4. dan seterusnya;
Untuk
Daftar pejabat yang
menerima Instruksi
:
KESATU : ........................................................................................................................
KEDUA : .......................................................................................................................
Memuat substansi
tentang arahan
yang diinstruksikan
KETIGA: dan seterusnya ................................................................................................
Dikeluarkan di …….……………...........
pada tanggal ……………………
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 22 -
CONTOH 3b
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI
OLEH SELAIN MENTERI
Logo dan nama
lembaga
yang telah dicetak
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI
NAMA JABATAN..................
NOMOR ..................... TAHUN .....
TENTANG
.............……………………………………………
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul Instruksi
yang ditulis dengan
huruf kapital
NAMA JABATAN ..............................................,
Menimbang : a. bahwa ..................................................................................................
b. bahwa ...................................................................................................
Mengingat
: 1. ..............................................................................................................
2. .............................................................................................................
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan instruksi
MENGINSTRUKSIKAN :
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai;
4. dan seterusnya;
Untuk
Daftar pejabat yang
menerima Instruksi
:
KESATU :
..........................................................................................................................
KEDUA : ........................................................................................................................
Memuat substansi
tentang arahan
yang instruksikan
KETIGA : dan seterusnya ............................................................................................
Dikeluarkan di …….……………..
pada tanggal ……………………
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
NIP ...........................................
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 23 -
d.
Prosedur Tetap
1)
Pengertian
Prosedur
Tetap
adalah
naskah
dinas
yang
memuat
serangkaian petunjuk tentang cara pelaksanaan dan urutan
kegiatan tertentu.
2)
Tujuan Prosedur Tetap
Prosedur tetap bertujuan untuk:
a)
menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat
penyampaian petunjuk;
b)
memudahkan pekerjaan;
c)
memperlancar pelaksanaan kegiatan; dan/atau
d)
meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan
unsur pelaksana.
3)
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pejabat yang menetapkan dan menandatangani prosedur
tetap
adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain
yang ditunjuk.
4)
Susunan
a)
Kepala
Bagian kepala Prosedur Tetap terdiri atas:
(1)
kop
naskah
dinas
prosedur
tetap
yang
ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia menggunakan lambang negara
garuda emas yang telah dicetak, dengan nama
jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara
simetris;
(2)
kop
naskah
ditandatangani
dinas
oleh
prosedur
pejabat
menggunakan logo pengayoman,
lembaga
ditulis
menggunakan
tetap
selain
yang
Menteri
dengan nama
huruf
kapital
secara simetris;
(3)
tulisan prosedur tetap, yang dicantumkan di
bawah
lambang
negara
garuda
emas/logo
pengayoman, ditulis dengan huruf kapital, serta
nomor prosedur tetap yang ditulis secara simetris
di bawahnya;
- 24 -
(4)
kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata
prosedur tetap yang ditulis dengan huruf kapital
dan diletakkan secara simetris; dan
(5)
judul prosedur tetap, yang ditulis menggunakan
huruf kapital secara simetris dan diletakkan di
bawah kata tentang.
b)
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh prosedur tetap terdiri atas:
c)
(1)
dasar penetapan prosedur tetap;
(2)
pertimbangan ditetapkannya prosedur tetap; dan
(3)
prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan.
Kaki
Bagian kaki prosedur tetap terdiri atas:
(1)
tempat dan tanggal penetapan;
(2)
nama jabatan penanda tangan;
(3)
ruang tanda tangan dan cap instansi;
(4)
nama
pejabat
penanda
tangan,
yang
ditulis
dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar;
dan
(5)
cap dinas.
Format prosedur tetap sebagaimana tercantum pada tontoh 4a dan
4b.
- 25 -
CONTOH 4a
FORMAT PROSEDUR TETAP
YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan
yang telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
PROSEDUR TETAP
NOMOR ......................… TAHUN ......
TENTANG
……………………………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Umum
…………………………………………………………………………………………..
2.
Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………………..
3.
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Prosedur Tetap
Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………………..
4.
Judul Prosedur
Tetap yang ditulis
dengan huruf
kapital
Dasar
………………………………………………………………………………………......
BAB II
PROSEDUR
Pasal 1
…………………………………………………………………………………………………
dan seterusnya.
Ditetapkan di
……………………
pada tanggal
……………………
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(Tanda tangan dan cap instansi)
NAMA LENGKAP
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
prosedur tetap
Menunjukkan
urutan tindakan,
pengorganisa sian,
koordinasi,
pengendalian, dsb.
Kota sesuai
dengan alamat
Instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 26 -
CONTOH 4b
FORMAT PROSEDUR TETAP DITANDATANGANI
OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
PROSEDUR TETAP
NOMOR .......................… TAHUN .....
TENTANG
……………………………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Maksud dan Tujuan
………………………………………………………………………………………….
3.
Judul Prosedur
Tetap yang ditulis
dengan huruf
kapital
Umum
…………………………………………………………………………………………..
2.
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Ruang Lingkup
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Prosedur Tetap
…………………………………………………………………………………………..
4.
Dasar
…………………………………………………………………………………………..
BAB II
PROSEDUR
Pasal 1
…………………………………………………………………………………………………
dan seterusnya.
Ditetapkan di
……………………
pada tanggal
……………………
NAMA JABATAN,
(Tanda tangan dan cap instansi)
NAMA LENGKAP
NIP...............................
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
Prosedur Tetap
Menunjukkan
urutan tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi,
pengendalian, dsb.
Kota sesuai
dengan alamat
Instansi dan
tanggal penanda
tanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 27 -
e.
Surat Edaran
1)
Pengertian
Surat
edaran
adalah
naskah
dinas
yang
memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting
dan mendesak.
2)
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat
edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah
dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat
instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai
dengan substansi surat edaran.
3)
Susunan
a)
Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri dari:
(1)
kop
surat
Menteri
edaran
Hukum
menggunakan
yang
dan
lambang
ditandatangani
Hak
Asasi
negara
oleh
Manusia
garuda
emas
dengan nama jabatan ditulis dengan huruf kapital
diletakkan secara simetris;
(2)
kop
surat
pejabat
edaran
selain
yang
menteri
ditandatangani
oleh
menggunakan
logo
pengayoman dengan nama lembaga dengan huruf
kapital secara simetris;
(3)
kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang
dikirimi surat edaran;
(4)
tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah
lambang negara/logo pengayoman ditulis dengan
huruf
kapital
serta
nomor
surat
edaran
di
bawahnya secara simetris;
(5)
kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata
surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(6)
rumusan
judul
surat
edaran,
yang
ditulis
menggunakan huruf kapital secara simetris di
bawah kata tentang.
- 28 -
b)
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:
(1)
latar belakang tentang perlunya dibuat surat
edaran;
(2)
maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;
(3)
ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;
(4)
peraturan
perundang-undangan
atau
naskah
dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat
edaran; dan
(5)
isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap
mendesak; dan
(6)
c)
penutup.
Kaki
Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah
kanan yang terdiri dari :
(1)
tempat dan tanggal penetapan;
(2)
nama
jabatan
pejabat
ditulis dengan huruf
penandatangan,
yang
kapital, diakhiri dengan
tanda baca koma;
(3)
tanda tangan pejabat penandatangan;
(4)
nama lengkap pejabat penanda tangan, yang
ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan
gelar; dan
(5)
4)
cap dinas.
Distribusi
Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan
pengendalian.
Format surat edaran dapat dilihat pada contoh 5a dan 5b.
- 29 -
CONTOH 5a
FORMAT SURAT EDARAN
YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Yth.
Daftar pejabat yang
menerima surat
edaran
1. ....................
2. ....................
3. dan seterusnya
SURAT EDARAN
NOMOR .............. TAHUN .....
TENTANG
…………………………………
1. Latar Belakang
..................................................................................................................................
2. Maksud dan Tujuan
..................................................................................................................................
3. Ruang Lingkup
..................................................................................................................................
4. Dasar
..................................................................................................................................
5. Isi surat edaran
..................................................................................................................................
6. Penutup
..................................................................................................................................
dan seterusnya.
Ditetapkan di ……..……………….
pada tanggal ......….………………
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Tembusan :
1.
..............
2.
..............
3.
dan seterusnya
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya Surat
Edaran, maksud dan
tujuan, ruang lingkup
dan seterusnya
Memuat ketentuan
peraturan perundangundangan yang
menjadi dasar
ditetapkannya Surat
Edaran
Memuat
pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak.
Kota sesuai dengan
alamat Instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan gelar
- 30 -
CONTOH 5b
FORMAT SURAT EDARAN
YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Daftar pejabat yang
menerima surat
edaran
Yth. 1. ....................
2. ....................
3. dan seterusnya
SURAT EDARAN
NOMOR .............. TAHUN .....
TENTANG
…………………………………
1. Latar Belakang
..................................................................................................................................
2. Maksud dan Tujuan
..................................................................................................................................
3. Ruang Lingkup
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Judul surat edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya surat
edaran, maksud dan
tujuan, ruang lingkup
dan seterusnya
..................................................................................................................................
4. Dasar
..................................................................................................................................
5. Isi surat edaran
..................................................................................................................................
6. Penutup
..................................................................................................................................
dan seterusnya.
Ditetapkan di ……..……………….
pada tanggal ......….………………
NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
NIP ..................
Tembusan :
1. ..............
2. ..............
3. dan seterusnya
Memuat ketentuan
peraturan
perundangundangan yang
menjadi dasar
ditetapkannya surat
Memuat
edaran
pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak.
Kota sesuai dengan
alamat Instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 31 -
f.
Standar Operasional Prosedur
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia berdasarkan
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 13
Tahun
2015
Penyusunan
tanggal
Standar
16
Juni
Operasional
2015
tentang
Prosedur
Pedoman
Administrasi
Pemerintahan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
- 32 -
2.
Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan.
a.
Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang
bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan
pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :
1)
menetapkan/mengubah
status
kepegawaian/personal/
keanggotaan/material/peristiwa;
2)
Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan
/tim; dan
3)
b.
menetapkan pelimpahan wewenang.
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
keputusan adalah pimpinan tertinggi lembaga atau pejabat lain
yang menerima pendelegasian wewenang.
c.
Susunan
1)
Kepala
Bagian kepala keputusan terdiri dari :
a)
kop keputusan yang ditandatangani oleh Menteri
Hukum
dan
Hak
Asasi
Manusia
menggunakan
lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
b)
kop
keputusan
yang
ditandatangani
sendiri
oleh
pejabat selain menteri menggunakan logo pengayoman,
dengan nama lembaga ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
c)
kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
d)
nomor keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
e)
kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf
kapital;
f)
judul keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;
dan
- 33 -
g)
nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca koma.
2)
Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri dari:
a)
kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang
perlu ditetapkannya keputusan; dan
b)
kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan
perundang-undangan
sebagai
dasar
pengeluaran keputusan.
3)
Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal berikut:
a)
kata memutuskan yang ditulis seluruhnya tanpa spasi
diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua serta diletakkan ditengah margin;
b)
kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital
dan diakhiri tanda baca titik dua;
c)
nama
yang
tercantum
dalam
judul
keputusan
dicantumkan lagi setelah kata menetapkan tanpa frasa
Republik Indonesia yang ditulis dengan huruf awal
kapital serta diakhiri dengan tanda baca titik; dan
d)
untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi
dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
4)
Batang Tubuh
Diktum
keputusan
melainkan
diawali
diuraikan
dengan
bukan
bilangan
dalam
pasal,
bertingkat/diktum
Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
5)
Kaki
Bagian kaki keputusan terdiri dari:
a)
tempat dan tanggal penetapan keputusan;
b)
jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c)
tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
dan
- 34 -
d)
nama
lengkap
pejabat
yang
menandatangani
keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
d.
Pengabsahan
1)
Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan
dan
keputusan telah
didistribusikan
dengan
sah,
suatu
dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang
hukum
atau
administrasi
umum
atau
pejabat
yang
ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan.
2)
Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai
dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat
penandatangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama
lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e.
Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
f.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah
asli
dan
salinan
keputusan
yang
ditandatangani
harus disimpan sebagai arsip.
Format keputusan sebagaimana tercantum pada contoh 6a, 6b, dan
6c dan format salinan Keputusan sebagaimana tercantum pada
contoh 6d.
- 35 -
CONTOH 6a
FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwim
NOMOR ... TAHUN ....
TENTANG
……………………………………………………………………………
Judul keputusan
ditulis dengan
huruf kapital
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
: a. bahwa......................................................................................
...............................................................................................;
b. bahwa .....................................................................................
...............................................................................................;
Mengingat
: 1.
...............................................................................................;
2.
...............................................................................................;
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Keputusan
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
keputusan
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
TENTANG .....................................................................................
KESATU
KEDUA
KETIGA
: ......................................................................................................
: .....................................................................................................
......................................................................................................
: ......................................................................................................
......................................................................................................
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
dst.
Ditetapkan di
……………………..
pada tanggal
……………………..
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 36 -
CONTOH 6b
FORMAT KEPUTUSAN
DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT YANG MENGATASNAMAKAN
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ....
TENTANG
……………………………………………………………………………
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwim
Judul
keputusan
ditulis
dengan
huruf kapital
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
: a. bahwa......................................................................................
...............................................................................................;
b. bahwa .....................................................................................
...............................................................................................;
Mengingat
: 1.
...............................................................................................;
2.
...............................................................................................;
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Keputusan
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
keputusan
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
TENTANG .....................................................................................
KESATU
KEDUA
KETIGA
: ......................................................................................................
: .....................................................................................................
......................................................................................................
: ......................................................................................................
......................................................................................................
Ditetapkan di ……………………..
pada tanggal ……………………..
a.n. MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
SEKRETARIS JENDERAL,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
NIP .............................
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 37 -
CONTOH 6c
FORMAT KEPUTUSAN
DITANDA TANGANI OLEH SELAIN MENTERI
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ................................ TAHUN ......
TENTANG
……………………………………………………………………………
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwim
Judul
keputusan
ditulis
dengan
huruf kapital
SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
: a. bahwa......................................................................................
...............................................................................................;
b. bahwa .....................................................................................
...............................................................................................;
Mengingat
: 1.
...............................................................................................;
2.
...............................................................................................;
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Keputusan
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
keputusan
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN
HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA TENTANG...........................
KESATU
KEDUA
KETIGA
: ......................................................................................................
: .....................................................................................................
......................................................................................................
: ......................................................................................................
......................................................................................................
Ditetapkan di ……………………..
pada tanggal ……………………..
SEKRETARIS JENDERAL,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
NAMA LENGKAP
NIP .............................
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 38 -
CONTOH 6d
FORMAT SALINAN KEPUTUSAN
SALINAN
Penomoran salinan
berdasarkan angka
arab
Logo dan nama lembaga
yang telah dicetak
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN
...........................................................................
NOMOR ................................ TAHUN ......
TENTANG
……………………………………………………………………………
Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwim
Judul
keputusan
ditulis dengan huruf
kapital
NAMA JABATAN..............................................,
Menimbang
: a. bahwa......................................................................................
...............................................................................................;
b. bahwa .....................................................................................
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya
Keputusan
...............................................................................................;
Mengingat
: 1.
...............................................................................................;
2.
...............................................................................................;
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya
keputusan
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN .................TENTANG ..............................................
KESATU
KEDUA
KETIGA
: ......................................................................................................
: .....................................................................................................
: ......................................................................................................
Ditetapkan di ……………………..
pada tanggal ……………………..
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
NAMA JABATAN, (sesuai subtansi keputusan)
ttd.
NAMA LENGKAP
NIP .............................
Pencantuman ttd.
di antara nama
jabatan dan nama
lengkap
Salinan sesuai dengan aslinya
Nama Jabatan,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Ruang
pengabsahan
- 39 -
3.
Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah)
a.
Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan
atau pejabat lain yang diperintah yang memuat apa yang harus
dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas tertentu.
b.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
c.
Susunan
1)
Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari:
a)
kop surat perintah yang ditandatangani oleh Menteri
Hukum
dan
Hak
Asasi
Manusia
menggunakan
lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
b)
kop surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat
selain menteri menggunakan logo pengayoman, dengan
nama lembaga ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
c)
kata surat perintah, yang ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris; dan
d)
2)
nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal-hal
sebagai berikut:
a)
Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat
perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah tersebut;
b)
Diktum dimulai dengan frasa memerintahkan, yang
ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama,
NIP dan jabatan pegawai yang mendapat perintah.
c)
Di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan
perintah-perintah yang harus dilaksanakan.
- 40 -
3)
Kaki
Bagian kaki surat perintah ditempatkan disebelah kanan
bawah yang terdiri dari:
a)
tempat dan tanggal surat perintah;
b)
nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c)
tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
d)
nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar;
e)
d.
cap dinas.
Distribusi dan Tembusan
1)
surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat
perintah dan
2)
tembusan
surat
perintah
disampaikan
kepada
pejabat/instansi yang terkait.
e.
Hal yang Perlu Diperhatikan
1)
bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar;
2)
jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari
kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan
keterangan; dan
3)
surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
Format surat perintah sebagaimana tercantum pada contoh 7a dan
7b.
- 41 -
CONTOH 7a
FORMAT SURAT PERINTAH
YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SURAT PERINTAH
NOMOR ………............
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
Nama jabatan yang
menandatangani
Menimbang
: a. bahwa ..................................................................... ;
b. bahwa ..................................................................... ;
Dasar
: 1. ................................................................................ ;
2. ................................................................................ ;
MEMERINTAHKAN :
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan surat
perintah
Memuat
peraturan/dasar
ditetapkannya surat
perintah
Kepada
: 1. Nama
: ..............................
NIP
: ..............................
Jabatan : ..............................
2. dan seterusnya.
Daftar pejabat yang
menerima perintah
Untuk
: 1.
2.
3.
4.
Memuat substansi
arahan yang
diperintahkan
................................................................................ ;
................................................................................ ;
................................................................................ ;
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik indonesia,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
Tembusan :
1. ...................
2. ...................
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 42 -
CONTOH 7b
FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH
SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Logo dan nama
lembaga
yang telah dicetak
SURAT PERINTAH
NOMOR ………............
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
NAMA JABATAN
Nama jabatan yang
menandatangani
Menimbang
: a. bahwa ..................................................................... ;
b. bahwa ..................................................................... ;
Dasar
: 1. ................................................................................ ;
2. ................................................................................ ;
MEMERINTAHKAN :
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan surat
perintah
Memuat
peraturan/dasar
ditetapkannya surat
perintah
Kepada
: 1. Nama
: ..............................
NIP
: ..............................
Jabatan : ..............................
2. dan seterusnya.
Daftar pejabat yang
menerima perintah
Untuk
: 1.
2.
3.
4.
Memuat substansi
arahan yang
diperintahkan
................................................................................ ;
................................................................................ ;
................................................................................ ;
dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
NIP ..................................
Tembusan :
1. ...................
2. ...................
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 43 -
B.
Naskah Dinas Korespondensi
1.
Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas)
Jenis naskah dinas korespondensi intern hanya ada satu macam,
yaitu nota dinas.
a.
Pengertian
Nota dinas adalah
naskah dinas intern yang dibuat oleh
pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
b.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota Dinas dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang
dan tanggung jawabnya.
c.
Susunan
1)
Kepala
Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:
a)
kop nota dinas berisi nama instansi/satuan organisasi
yang ditulis secara simetris di tengah atas;
b)
kata nota dinas, yang ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
c)
kata nomor, yang ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris. Nomor hanya diberikan untuk Nota
Dinas unit kerja/satuan kerja;
d)
kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik;
2)
e)
kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
f)
kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
g)
kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
3)
Kaki
Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama
pejabat, dan tembusan (jika perlu).
d.
Hal yang Perlu Diperhatikan
1)
Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;
2)
tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern instansi;
dan
- 44 -
3)
Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan
nomor Nota Dinas, kode jabatan penanda tangan, kode
klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format Nota Dinas sebagaimana tercantum pada Contoh 8.
- 45 -
CONTOH 8
FORMAT NOTA DINAS
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
SEKRETARIAT JENDERAL
NOTA DINAS
NOMOR ........……………………
Yth.
Dari
Hal
Lampiran
Tanggal
:
:
:
:
:
Nama instansi
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
……………………………..
……………………………..
……………………………..
(jika ada)
………………………….....
…………………………………………………………………………….
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
…………………………………………………………………………….
..........................................................................................................................
Memuat laporan,
pemberitahuan,
pernyataan, atau
permintaan yang
sifatnya rutin,
berupa catatan
ringkas.
…………………………………………………………………………….
..........................................................................................................................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP...................
Tembusan:
1. ………………..
2. ……………….
3. ……………….
Nama lengkap
ditulis dengan
huruf awal kapital,
tidak dibubuhi cap
dinas
- 46 -
2.
Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam,
yaitu surat dinas.
a.
Pengertian
Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya disebut
surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang
pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak
lain di luar lembaga yang bersangkutan.
b.
Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.
Susunan
1)
Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari
a)
kop surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri
Hukum
dan
Hak
Asasi
Manusia
menggunakan
lambang negara garuda emas yang telah dicetak,
dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
b)
nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan
huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah
dinas;
c)
tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d)
kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan
nama jabatan yang dikirimi surat; dan
e)
2)
alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup.
3)
Kaki
Bagian kaki surat dinas ditempatkan di sebelah kanan
bawah, yang terdiri dari:
a)
nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri tanda baca koma;
b)
tanda tangan pejabat;
- 47 -
c)
nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar;
d)
stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan; dan
e)
tembusan,
yang
memuat
nama
jabatan
pejabat
penerima (jika ada).
d.
Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara
cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian
surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian.
e.
Hal yang perlu diperhatikan
1)
kop Naskah Dinas hanya digunakan pada halaman pertama
surat dinas;
2)
Jika surat dinas dengan lampiran, pada kolom lampiran
dicantumkan jumlahnya; dan
3)
hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis
dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri tanda baca.
Format surat dinas sebagaimana tercantum pada contoh 9a dan 9b.
- 48 -
CONTOH 9a
FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Tanggal, bulan
dan tahun
pembuatan surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
Bagian kiri
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
.........................................(Alinea Pembuka) .....................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
..............................................(Alinea Isi). ...........................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
..........................................(Alinea Penutup) ......................................
...........................................................................................................................
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
Nama Jabatan dan
nama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital tanpa
mencantumkan
gelar
Tembusan:
1. ………………..
2. .......................
3. .......................
Jalan H.R.Rasuna Said Kav.X-6 No.8,
Telepon/Faksimili : 021-5213560 Jakarta Selatan
Alamat instansi
- 49 -
CONTOH 9b
FORMAT SURAT DINAS DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Tanggal, bulan
dan tahun
pembuatan surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
Bagian kiri
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
.........................................(Alinea Pembuka) .....................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
..............................................(Alinea Isi). ...........................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
..........................................(Alinea Penutup) ......................................
...........................................................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
NIP ...........................
Tembusan:
1. ………………
2. .......................
3. .......................
Nama Jabatan dan
nama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital tanpa
mencantumkan
gelar
- 50 -
3.
Surat Undangan
a.
Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut
pada alamat tujuan
untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat,
upacara, dan pertemuan.
b.
Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.
Susunan
1)
Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari:
a)
kop surat undangan yang ditandatangani oleh Menteri
Hukum
dan
Hak
Asasi
Manusia
menggunakan
lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
b)
kop surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat
selain Menteri menggunakan logo pengayoman, dengan
nama instansi ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
c)
nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah
kiri di bawah kop surat undangan;
d)
tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
e)
kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat
(jika diperlukan).
2)
Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri atas:
a)
alinea pembuka;
b)
isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu,
tempat, dan acara; dan
c)
alinea penutup.
- 51 -
3)
Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan yang
ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama
pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa
mencantumkan gelar.
d.
Hal yang Perlu Diperhatikan
1)
format surat undangan sama dengan format surat dinas,
yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat
pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;
2)
surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk
kartu; dan
3)
surat undangan juga dapat mencantumkan hal-hal yang
diperlukan (misalnya pakaian, konfirmasi kehadiran, dll).
Format
surat
undangan
10a,10b,10c, 10d dan 10e
sebagaimana
tercantum
pada
contoh
- 52 -
CONTOH 10a
FORMAT SURAT UNDANGAN DITANDA TANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan
yang telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Tanggal, bulan
dan tahun
pembuatan surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kiri, dan
jumlahnya cukup
banyak, dapat
dibuat pada daftar
lampiran
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
..............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ..........................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
pada hari, tanggal
waktu
tempat
acara
:
:
:
:
..............................
pukul.....................
...............................
...............................
..........................................(Alinea Penutup) ......................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
Nama Jabatan dan
nama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital tanpa
mencantumkan
gelar
Tembusan:
1. ………………..
2. .......................
3. .......................
Jalan H.R.Rasuna Said Kav.X-6 No.8,
Telepon/Faksimili : 021-5213560 Jakarta Selatan
Alamat instansi
- 53 -
CONTOH 10b
FORMAT SURAT UNDANGAN DITANDA TANGANI OLEH
PEJABAT SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Tanggal
pembuatan surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
Bagian kiri, jika
jumlahnya cukup
banyak, dapat
dibuat pada daftar
lampiran
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
..............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) .........................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
pada hari, tanggal
waktu
tempat
acara
:
:
:
:
..............................
pukul.....................
...............................
...............................
..........................................(Alinea Penutup)......................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
NIP ........................
Tembusan:
1. ………………..
2. .......................
3. .......................
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 54 -
CONTOH 10c
FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Lampiran Surat
Nomor
: .....................
Tanggal
: .....................
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1.
..................................................................................................
2.
...................................................................................................
3.
..................................................................................................
4.
..................................................................................................
5.
...................................................................................................
6.
...................................................................................................
7.
...................................................................................................
8.
..................................................................................................
9.
...................................................................................................
10. ...................................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
NIP...............
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 55 -
CONTOH 10d
FORMAT KARTU UNDANGAN
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
pada acara
.............................................................................................
...................................................................................
......................................................................
hari................/ (tanggal)...................., pukul............WIB
bertempat di..............................
 Harap hadir 30 menit sebelum
acara dimulai dan undangan
dibawa
 Konfirmasi ................................
Pakaian
:
Laki-laki
: ................
Perempuan : .................
TNI/Polri
: ................
- 56 -
CONTOH 10e
FORMAT KARTU UNDANGAN SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
pada acara .............................................................
hari, tanggal
: ..........................................
pukul
: ..........................................
tempat
: ..........................................
* Harap hadir 30 menit sebelum
Pakaian
:
acara dimulai dan undangan
Laki-laki
:
.....................
dibawa
Perempuan :
.....................
* Konfirmasi .............................
- 57 -
C.
Naskah Dinas Khusus
1.
Surat Perjanjian
a.
Pengertian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan
bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak
atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan
hukum yang telah disepakati bersama.
b.
Jenis Perjanjian
Jenis perjanjian terdiri dari perjanjian dalam negeri dan
perjanjian luar negeri.
1)
Perjanjian Dalam Negeri
Kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat
pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman
bersama atau perjanjian kerja sama.
a)
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di
dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat
dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi wewenang, dan tanggung jawabnya.
b)
Susunan
(1)
Kepala
Bagian kepala terdiri dari:
(a)
lambang negara garuda emas untuk Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia diletakkan
secara simetris, atau logo pengayoman untuk
pejabat selain menteri yang diletakkan di
sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan
dengan penyebutan nama instansi;
(2)
(b)
nama instansi;
(c)
judul perjanjian; dan
(d)
nomor.
Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama
memuat
materi
perjanjian,
dalam bentuk pasal.
yang
dituangkan
- 58 -
(3)
Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri
dari nama
penanda tangan para pihak yang
mengadakan
perjanjian
dan
para
saksi
(jika
dianggap perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
2)
Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format perjanjian dalam negeri dapat dilihat pada contoh 11a dan
11b, dan 11c
- 59 -
CONTOH 11a
FORMAT SURAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI YANG
DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
Lambang negara
garuda emas yang
telah dicetak
PERJANJIAN KERJA SAMA
ANTARA
..........................................................
DAN
...............................................
TENTANG
...................................................................
NOMOR ...........................
NOMOR ...........................
Pada hari ini, ……….., tanggal ……, bulan ….., tahun ….., bertempat di …............,
yang bertanda tangan di bawah ini
1 .............................
:
....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak I
2 ..............................
:
....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak II
bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang.................................., yang
diatur dalam ketentuan sebagai berikut:
Judul perjanjian
(nama naskah
dinas, para pihak,
objek perjanjian)
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun
takwim
Memuat identitas
pihak yang
mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………....................................................
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
Pasal 4
PEMBIAYAAN
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….
Memuat materi
perjanjian, yang
ditulis dalam
bentuk pasalpasal
- 60 -
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…...……………………
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau
force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat
dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah
pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah:
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; atau
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini
akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7
PENUTUP
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Nama Institusi
Nama Institusi
Nama Jabatan,
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan)
(Tanda Tangan)
Nama
Nama
- 61 -
CONTOH 11b
FORMAT SURAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI
YANG DITANDA TANGANI SELAIN MENTERI
Logo
Pihak II
Logo
Pihak I
PERJANJIAN KERJA SAMA
ANTARA
..........................................................
DAN
...............................................
TENTANG
...................................................................
NOMOR ...........................
NOMOR............................
Judul perjanjian
(nama naskah
dinas, para pihak,
objek perjanjian)
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Pada hari ini, ……….., tanggal ……, bulan ….., tahun ….., bertempat di …., yang
bertanda tangan di bawah ini
1. ...........................
2. ..........................
:
:
....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak I
....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak II
bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang.................................., yang
diatur dalam ketentuan sebagai berikut.
Memuat identitas
pihak yang
mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………....................................................
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
Pasal 4
PEMBIAYAAN
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
Memuat materi
perjanjian, yang
ditulis dalam
bentuk pasal-pasal
- 62 -
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…...……………………
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force
majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan
waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini
akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7
PENUTUP
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Pihak I,
Pihak II,
Nama Institusi
Nama Institusi
Nama Jabatan,
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan)
(Tanda Tangan)
Nama
Nama
- 63 -
CONTOH 11c
Format Surat Perjanjian Kontrak + Pakta Integritas
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
(UNIT KERJA)
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
SURAT PERJANJIAN
Logo dan nama
lembaga
yang telah dicetak
Penomoran
berurutan dalam
satu tahun takwim
NOMOR : ...........................
Pada hari ini .............. tanggal ....,bulan ...., tahun ........, kami yang bertanda
tangan dibawah ini :
..........................
.......................................(Selanjutnya disebut pihak pertama)
..........................
..................................................................................................
..................................................................................................
.........................................(Selanjutnya disebut pihak kedua)
Memuat identitas
pihak yang
mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Kedua belah Pihak dalam kedudukannya masing-masing tersebut diatas, setuju dan
sepakat untuk mengadakan perjanjian tentang Pengadaan ............ Kementerian
Hukum dan HAM RI Tahun Anggaran ............ dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
............................................
Pihak Pertama dalam kedudukannya masing-masing tersebut diatas memberi tugas
.................. Kementerian Hukum dan HAM RI Tahun Anggaran ........ kepada Pihak
Kedua, demikian juga Pihak Kedua dengan ini bersepakat dan mengikatkan diri untuk
menerima pekerjaan tersebut dengan lingkup pekerjaan :
a.
..................................................................................................................................
b.
..................................................................................................................................
c.
..................................................................................................................................
Pasal 2
............................................
a.
..................................................................................................................................
b.
.................................................................................................................................
c.
..................................................................................................................................
Perjanjian ini dibuat dalam 2 (dua ) rangkap asli, masing-masing sama bunyi dan
bermaterai cukup serta mempunyai kekuatan hukum yang sama setelah
ditandatangani dan dibubuhi cap kedua belah pihak.
Pihak Kedua,
Pihak Pertama,
Nama Jabatan
Nama Lengkap
NIP …………….
Memuat materi
perjanjian
- 64 -
CONTOH 11d
FORMAT KESEPAKATAN AWAL/LETTER OF INTENT
LETTER OF INTENT
BETWEEN
THE GOVERNMENT OF THE PROVINCE/CITY OF …………………………….
OF THE REPUBLIC OF INDONESIA
AND THE …………………………………..
CONCERNING PROVINCE CITY
The Government of the Province City of ……………………………the Republic of Indonesia
and the …………………………hereinafter referred to as “the Parties”;
Desiring to promote goodwill and understanding as well as favourable cooperation between
the people of the two cities/provincies;
Recognizing the importance of the principles of the equality and mutual benefits;
Do hereby declare our intention to establish Sister City/Province Cooperation as a basis for
cooperation, in accordance with our prevailing laws and regulations, in the following fields:
a.
Exchange of experts on order to improve the management of the cities/provincies;
b.
Trade and promotion;
c.
Administration and information;
d.
Culture and arts;
e.
Youth and sport.
The implementation of such cooperation shall be concluded in appropriate measures in due
course.
DONE in duplicate at ………………,on this …………….., day of …………………, in the year
………………………………, in Indonesian, ……………..and English languages, all text
being equally authentic.
For the Government of the Province/City of
………………of the Republic of Indonesia
For ……………………………
……………………………….
………………………………...
- 65 -
CONTOH 11e
FORMAT MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
BETWEEN
THE ……………………………………………………..
REPUBLIC OF INDONESIA
AND
THE ……………………………………….
CONCERNING
SISTER PROVINCE (CITY) COOPERATION
The ……………….., Republic
hereinafter referred to as the Parties;
of
Indonesia
and
the ……...…………………,
Desiring to promote favourable relations of partnership and cooperation between the
people of the two provinces and;
Recognizing the importance of the principles of equality and mutual benefits;
Referring to the Letter of Intent between ……………………….., the Republic of
Indonesia and ……………………. concerning Sister Province (City) Cooperation, signed in
………………….on…………………..
Pursuant to the prevailing laws and regulations in the respective countries;
Have agreed as follows:
Article 1
Objective and Scope of Cooperation
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….:
a. ………………….
b. …………………
c. ………………….
d. …………………
e. …………………
Other areas agreed upon by the Parties.
Article 2
Funding
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………….
Article 3
Technical Arrangement
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………........................................
- 66 -
Article 4
Working Group
a.
b.
c.
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Article 5
Settlement of Disputes
…………………………………………………………………………………..........................
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………
Article 6
Amendment
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
……………………………
Article 7
a.
b.
Entry Into Force, Duration and Termination
…………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………
in witness whereof, the undersigned being duly authorized thereof by their respective
Government, have signed this Memorandum of Understanding.
done in duplicated in ………………………… on this ……………………………day of
…………………………………… In the year of …………… and one in Indonesia,
……………………………. and English language, all texts being equally authentic. In case of
any divergence of interpretation of this Memorandum of Understanding, the English text
shall prevail.
FOR………………………………..
REPUBLIC OF INDONESIA
…………………………………
……………………………………
- 67 -
CONTOH 11f
FORMAT MAP
LAMBANG
NEGARA/
LOGO
- 68 -
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak
lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan
tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri atas:
a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat kuasa ditulis menggunakan huruf kapital secara
simetris; dan
c) nomor surat kuasa ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris di bawah judul.
2) Batang tubuh
Bagian
batang
tubuh
surat
kuasa
memuat
materi
yang
dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para
pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
Format surat kuasa sebagaimana tercantum pada contoh 12a, 12b, 12c
- 69 -
CONTOH 12a
FORMAT SURAT KUASA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
SURAT KUASA
NOMOR .................………....
Logo dan nama
lembaga
yang telah dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
Satu tahun
takwim
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama
: ……………………………………
NIP
:
……………………………………
Memuat identitas
yang memberikan
kuasa
jabatan : ……………………………………
alamat : …………………………………….
memberi kuasa kepada
nama
NIP
: ……………………………………
:
……………………………………
Memuat identitas
yang menerima
kuasa
jabatan : ……………………………………
alamat : ……………………………………
untuk …………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………….................…
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ………………………..
Penerima Kuasa,
Pemberi Kuasa,
(Tanda Tangan)
(Materai dan Tanda Tangan)
Nama Lengkap
NIP
Nama Lengkap
NIP
Memuat
pernyataan
tentang pemberian
wewenang kepada
pihak lain untuk
melakukan suatu
tindakan tertentu
Kota sesuai
dengan alamat
Instansi dan
tanggal penanda
tanganan
- 70 -
CONTOH 12b
FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN MOU
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SURAT KUASA
NOMOR ………......
Yang bertanda tangan di bawah ini, .......(nama pejabat)....., Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia, memberi kuasa penuh kepada
Nama Pejabat
Jabatan (Menteri/Gubernur/Walikota/dsb.)
untuk
menandatangani
atas
Kesepahaman
antara
Indonesia
Pemerintah
dan
nama
Pemerintah
pemerintah
Republik
Indonesia,
(Provinsi/Kota/dsb.)…...........…
……asing/negara
sahabat……..
Nota
Republik
mengenai
kerja
sama….......................(bidang) …............
Sebagai bukti, surat kuasa ini saya tandatangani dan saya bubuhi materai di Jakarta
pada tanggal ........ bulan....... tahun dua ribu …….
(Tanda Tangan)
Cap
Nama Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia
- 71 -
CONTOH 12c
FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN MOU
(DALAM BAHASA INGGRIS)
MINISTER OF LAW AND HUMAN RIGHTS OF
REPUBLIC OF INDONESIA
FULL POWERS
The undersigned, .......(nama pejabat)....., Minister of Law and Human Rights of the
Republic of Indonesia, fully authorizes
Name of Official
Jabatan (Minister/Governor/Mayor)
to sign on behalf of the Government of the Republic of Indonesia, the Memorandum
of Understanding between the Government of………… Republic of Indonesia and the
Government
……asing/Negara
sahabat……..
concerning
……….(bidang)…..
cooperation.
IN WITNESS WHEREOF, I have signed and sealed this Full Powers in Jakarta on
this……day of…... in the year two thousand….…….
Signature
(Tanpa Cap)
Name of the Minister of Law and Human
Rights of the Republic of Indonesia
- 72 -
3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan
bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan
pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan
para saksi. Berita acara dapat dengan lampiran.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari
a) kop berita acara, terdiri dari lambang negara garuda
emas/logo pengayoman dan nama lembaga diletakkan secara
simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul berita acara ditulis menggunakan huruf kapital secara
simetris; dan
c) nomor berita acara ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris di bawah judul.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:
a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan
para pihak yang membuat Berita Acara; dan
b) substansi berita acara;
c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan
d) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat
dengan sebenar-benarnya.
3) Kaki
Bagian
kaki
berita
acara
memuat
tempat
pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan / pejabat dan tanda tangan
para pihak dan para saksi.
4) Lampiran berita acara
Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi
antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar
aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita
- 73 -
acara.
Format berita acara sebagaimana tercantum pada contoh 13a, 13b
- 74 -
CONTOH 13a
FORMAT BERITA ACARA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
BERITA ACARA
NOMOR ................................
Pada hari ini,
masing-masing:
1.
……, tanggal ……,
bulan …..,
tahun …..,
kami
..……(nama pejabat), …(NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak
Pertama,
dan
2.
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
……..(pihak lain)………………………………, selanjutnya disebut Pihak
Memuat identitas
para pihak yang
melaksanakan
kegiatan
Kedua, telah melaksanakan
1.
2.
…………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………
Memuat kegiatan
yang dilaksanakan
dan seterusnya.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ………………
Dibuat di ……………......
PIHAK KEDUA,
PIHAK PERTAMA,
(Tanda Tangan)
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
(Tanda tangan)
Nama Lengkap
Kota sesuai
dengan alamat
instansi
Tanda tangan
para pihak dan
para saksi
- 75 -
CONTOH 13b
FORMAT BERITA ACARA PEMERIKSAAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
RAHASIA
BERITA ACARA PEMERIKSAAN
Nomor : .................................
Pada hari ini .......... tanggal ....bulan.......tahun...... Tim Pemeriksa yang terdiri dari :
1.
Nama
: ............................... selaku ....................................................
2.
Nama
: .................................selaku ....................................................
3.
Nama
: .............................. selaku ....................................................
Memuat identitas
para pihak yang
melaksanakan
kegiatan
Berdasarkan Surat Perintah..........................................................Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia RI. Nomor : ............................... Tanggal .............................. telah
melakukan pemeriksaan terhadap :
.
Nama
NIP.
Pangkat/Gol.
Jabatan
: ....................................................
: ....................................................
: ....................................................
tmt ....................................................
: ....................................................
tmt ....................................................
Diperiksa karena diduga telah melakukan perbuatan.................................yang melanggar
ketentuan ................................
..............................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
Setelah kepada yang diperiksa membaca kembali keterangan-keterangan yang diberikan
maka yang diperiksa menandatangani berita acara pemeriksaan ini.
Yang Diperiksa
Tanda tangan
yang diperiksa
Nama Lengkap
NIP………………….
Berita acara pemeriksaan ini dibuat dengan sebenarnya, mengingat Sumpah Jabatan,
ditutup dan ditanda tangani di ..........................pada hari dan tanggal tersebut diatas.
TIM PEMERIKSA
1.
KETUA TIM,
Nama Lengkap
NIP………………….
2.
ANGGOTA TIM,
Nama Lengkap
NIP………………….
3.
ANGGOTA TIM,
Nama Lengkap
NIP………………….
Tandatangan
tim pemeriksa
- 76 -
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri atas:
a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat keterangan ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris; dan
c) nomor surat keterangan ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris di bawah judul.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan
tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama
pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian
kaki terletak pada bagian kanan bawah.
Format surat keterangan sebagaimana tercantum pada contoh 14.
- 77 -
CONTOH 14
FORMAT SURAT KETERANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
SURAT KETERANGAN
NOMOR .......................
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun
takwim
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama
NIP
Jabatan
: ......................................................................
: ......................................................................
: ......................................................................
Memuat identitas
yang memberikan
keterangan
dengan ini menerangkan bahwa
nama
NIP
pangkat/golongan
jabatan
dan seterusnya
: .......................................................................
: .......................................................................
: .......................................................................
: .......................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
.........................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
.........................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jakarta, …………………………….
Pejabat Pembuat Keterangan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
NIP....................................
Memuat identitas
yang diberi
keterangan
Memuat informasi
mengenai suatu
hal atau
seseorang untuk
kepentingan
kedinasan
Kota sesuai
dengan alamat
Instansi dan
tanggal penanda
tanganan
- 78 -
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah sebagai pengganti
buku ekspedisi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.
Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari
a) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi,
yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
b) nomor;
c) tanggal;
d) nama jabatan/alamat yang dituju; dan
e) tulisan
surat
pengantar
dengan
huruf
kapital
yang
diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom
terdiri atas:
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
c) banyaknya naskah/barang; dan
d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
- 79 -
(3) nama dan NIP; dan
(4) stempel jabatan/instansi.
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1) nama jabatan penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) cap instansi instansi;
(5) nomor telepon/faksimili; dan
(6) tanggal penerimaan.
d. Hal yang perlu diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap :
- lembar pertama untuk penerima;
- lembar kedua untuk pengirim.
e. Penomoran
Penomoran surat pengantar diserahkan kepada masing-masing
satuan kerja dengan format yaitu:
Contoh
Kode unit
SEK.6
Garis
miring
/
Tahun
2016
Garis
Nomor urut
miring
/
001
Format surat pengantar sebagaimana tercantum pada Contoh 15.
- 80 -
CONTOH 15
FORMAT SURAT PENGANTAR
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Tgl.,Bln.,Thn
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Tanggal, bulan, dan
tahun pembuatan
surat
Yth. ..........................
……………………….
……………………….
SURAT PENGANTAR
NOMOR ....................
No
Naskah Dinas yang
Dikirimkan
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal……………..
Penerima
Nama jabatan,
Pengirim
Nama jabatan,
Tanda tangan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
NIP...................
Nama Lengkap
NIP……………….
No. Telepon ...............
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dalam huruf
awal kapital
- 81 -
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman
dibuat
dan
ditandatangani
oleh
pejabat
yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
a. Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri atas:
a) kop naskah dinas yang memuat logo
dan nama instansi,
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi,
yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris dan
nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis menggunakan
huruf kapital secara simetris di bawah tentang.
b. Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat:
a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
c) pemberitahuan
tentang
hal
tertentu
yang
dianggap
mendesak.
c. Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
- 82 -
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital; dan
e) cap dinas.
d. Hal yang perlu diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan
kepada kelompok/golongan tertentu;
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat
cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format pengumuman sebagaimana tercantum pada contoh 16.
- 83 -
CONTOH 16
FORMAT PENGUMUMAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
PENGUMUMAN
NOMOR …....................................
TENTANG
……………..…………………………………
.............................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
.............................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
.............................................................................................................
.....................................................................
Dikeluarkan di ….......................
pada tanggal ……………………..
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
NIP………………
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwim
Judul Pengumuman
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan,
peraturan yang
menjadi dasar, dan
pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Kota sesuai
dengan alamat
Instansi dan
tanggal penandata
nganan
- 84 -
D.
Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam
huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri atas:
1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;
2) materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,
faktor
yang
mempengaruhi,
hasil
pelaksanaan
kegiatan,
hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan
4) penutup, yang merupakan akhir laporan.
c) Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari
1) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
3) tanda tangan; dan
4) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
Format laporan sebagaimana tercantum pada contoh 17.
- 85 -
CONTOH 17
FORMAT LAPORAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
LAPORAN
TENTANG
………………………………...................
Logo dan nama
lembaga
yang telah dicetak
Judul Laporan
yang ditulis dengan
huruf kapital
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar
B. Kegiatan yang Dilaksanakan
.……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
C. Hasil yang Dicapai
….……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Memuat
Laporan tentang
pelaksanaan tugas
kedinasan
D. Simpulan dan Saran
….……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
E. Penutup
….……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Dibuat di …………………
pada tanggal …………………
Nama Jabatan Pembuat Laporan
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
NIP.............................
Kota sesuai
dengan alamat
instansi, tanggal
penandatanganan,
nama jabatan, tanda
tangan, dan nama
lengkap tanpa
mencantumkan
gelar
- 86 -
E.
Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat
atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu
persoalan
dengan
memberikan
jalan
keluar/pemecahan
yang
disarankan.
2. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala telaahan staf terdiri dari
1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah
atas; dan
2) uraian singkat tentang permasalahan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari
1) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan;
2) praanggapan,
yang
memuat
dugaan
yang
beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan
situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian
di masa yang akan datang;
3) fakta
yang
mempengaruhi,
yang
memuat
fakta
yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;
4) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan
dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat
dilakukan;
5) simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan
pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan
6) tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan
jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi.
- 87 -
c) Kaki
Bagian kaki telaahan staf terdiri atas:
1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap; dan
4) daftar lampiran.
Format telaahan staf sebagaimana tercantum pada contoh 18.
- 88 -
CONTOH 18
FORMAT TELAAHAN STAF
TELAAHAN STAFF
TENTANG
………………………………………………………
A. Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan
dipecahkan.
B. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan
sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa
mendatang.
C. Fakta yang Mempengaruhi
Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan
pemecahan persoalan.
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara
bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.
E. Simpulan
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak atau jalan
keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
F. Saran
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi
persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf,
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
NIP...............................
- 89 -
F.
Surat Peringatan
1) Pengertian
Surat
peringatan
adalah
surat
yang
berisikan
teguran
karena
melakukan kesalahan atau pelanggaran. Surat peringatan berisikan
alasan-alasan yang jelas dan logis serta fakta/data otentik yang
melatarbelakangi dikeluarkannya surat peringatan.
2) Wewenang Penandatanganan
Surat peringatan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat peringatan terdiri atas:
(1) kop naskah dinas yang berisi lambang negara garuda emas dan
nama jabatan untuk Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
atau logo pengayoman dan nama instansi untuk selain Menteri
ditulis secara simetris;
(2) nomor, lampiran dan hal, yang diketik dengan huruf awal
kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
(3) tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
(4) kata Yth., yang ditulis dibawah Hal, diikuti dengan nama
jabatan yang dikirimi surat; dan
(5) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Peringatan terdiri dari alinea pembuka,
isi, dan penutup
c) Kaki
Bagian kaki surat peringatan terdiri atas:
(1) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat;
- 90 -
(3) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
(4) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;
(5) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika
ada); dan
(6) daftar lampiran
d) Distribusi
Surat Peringatan disampaikan kepada penerima yang berhak.
Format surat peringatan sebagaimana tercantum pada contoh 19a dan 19b .
- 91 -
CONTOH 19a
FORMAT SURAT PERINGATAN
DITANDA TANGANI OLEH MENTERI
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
SURAT PERINGATAN
Tanggal, bulan
dan tahun
pembuatan surat
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian
kiri, dan jika
jumlahnya cukup
banyak, dapat
dibuat pada daftar
Mengingat......................................... .................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Dengan ini.............................................. ............................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Demikian......................................... ...................................................
...........................................................................................................................
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
Tembusan:
1. ………………..
2. .......................
3. .......................
Jalan H.R.Rasuna Said Kav.X-6 No.8,
Telepon/Faksimili : 021-5213560 Jakarta Selatan
Alamat instansi
- 92 -
CONTOH 19b
FORMAT SURAT PERINGATAN
DITANDA TANGANI OLEH SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
Jalan…………………………….………………….
Telepon …………… Faksimili ……………..
Laman : ………......…., Email : ...……...…………..
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: ..................
: ..................
: ..................
: ..................
Tgl, Bln, Thn
Yth. ...........................................
………………………...................
………………………...................
SURAT PERINGATAN
tanggal pembuatan
surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kiri, dan
jika jumlahnya
cukup banyak,
dapat dibuat pada
daftar lampiran
Mengingat......................................... ................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
Dengan ini.............................................. ...........................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
Demikian......................................... ..................................................
..........................................................................................................................
Sekretaris Jenderal,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
NIP..........................................
Tembusan:
1. ………………..
2. .......................
3. .......................
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 93 -
G.
Sertifikat
1)
Pengertian
Sertifikat adalah surat penghargaan atau surat keterangan tertulis
yang tercetak dan dikeluarkan oleh instansi dan ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang
sebagai bukti telah mengikuti suatu
kegiatan.
2) Wewenang Penandatanganan
Sertifikat ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Sertifikat terdiri atas:
(1) kop naskah dinas yang berisi lambang negara garuda emas dan
nama jabatan untuk Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
atau logo pengayoman dan nama instansi untuk selain Menteri
ditulis secara simetris;
(2) judul sertifikat ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
dan
(3) nomor sertifikat ditulis dengan huruf kapital secara simetris di
bawah judul.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh sertifikat terdiri dari alinea pembuka, isi, dan
penutup.
c) Kaki
Bagian kaki sertifikat terdiri atas:
(1) tempat dan tanggal penandatanganan;
(2) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat;
(4) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar; dan
- 94 -
(5) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan.
4) Distribusi
Sertifikat disampaikan kepada penerima yang berhak.
Format sertifikat sebagaimana tercantum pada contoh 20a dan 20b.
- 95 -
CONTOH 20a
FORMAT SERTIFIKAT
(DITANDATANGANI OLEH MENTERI)
Lambang negara
garuda emas dan
nama jabatan yang
telah dicetak
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SERTIFIKAT
NOMOR : ………………………
.....……….............………………………………………………………...berdasarkan
………………tentang…………………………………………………………………………
menyatakan bahwa :
nama
tempat/tanggal lahir
NIP
pangkat/Golongan
jabatan
instansi
nomor sertifikat
ditulis dengan
huruf kapital di
bawah judul
Sertifikat
: .....................................................................................
: .....................................................................................
: .....................................................................................
: .....................................................................................
: ......................................................................................
: .....................................................................................
telah mengikuti..............................(Nama jenis pendidikan dan pelatihan)..............
yang diselenggarakan oleh .......................dari tanggal .................sampai dengan
...............................di .............................
Jakarta,..................................................
Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
tempat dan tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 96 -
CONTOH 20b
FORMAT SERTIFIKAT
DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI
Logo dan nama
lembaga yang telah
dicetak
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SERTIFIKAT
NOMOR : …………………………………….
nomor sertifikat
ditulis dengan
huruf kapital di
bawah judul
Sertifikat
.....……….............…………………………………………………………......berdasarkan
………………tentang………………..………………………………………………………
menyatakan bahwa :
nama
tempat/tanggal lahir
NIP
pangkat/Golongan
jabatan
instansi
: ......................................................................................
: ......................................................................................
: ......................................................................................
: ......................................................................................
: ......................................................................................
: .....................................................................................
telah mengikuti..............................(Nama jenis pendidikan dan pelatihan..............
yang diselenggarakan oleh ........................dari tanggal ................sampai dengan
......................di ..................
Jakarta,....................................
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
NIP..........................
tempat dan tanggal
penandatanganan
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
tanpa
mencantumkan
gelar
- 97 -
H.
Notula
1)
Pengertian
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat)
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat. Notula
merupakan dokumentasi penting yang dicatat oleh notulis.
2)
Wewenang Penandatanganan
Notula ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
3)
Susunan
a) Kepala
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh notula terdiri dari alinea pembuka, isi, dan
penutup
c) Kaki
Bagian kaki notula terdiri atas:
(1) nama lengkap dan tanda tangan pejabat pemimpin rapat; dan
(2) nama lengkap dan tanda tangan notulis.
d) Distribusi
Notula disampaikan kepada pejabat yang memimpin rapat.
Format notula sebagaimana tercantum pada contoh 21.
- 98 -
CONTOH 21
FORMAT NOTULA
NOTULA
Hari
: ………………………………………………………………
Tanggal
: ………………………………………………………………
Pukul
: ………………………………………………………………
Tempat
: ………………………………………………………………
Peserta Rapat
a.
Hadir
: 1. ……………………………………………………………
2. ..………………………………………………………….
3. .dst..
b. Berhalangan hadir : 1. ……………………………………………………………
2. . ………………………………………………………….
3. .dst..
Acara
: ………………………………………………………………
Jalannya Rapat
:
(Pengarahan umum pimpinan rapat)…………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
Jalannya rapat/pertemuan (laporan peserta, tanggapan, masukan dan lain-lain).…
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………..
Disahkan Oleh,
Nama Notulis
Nama Jabatan Pimpinan Rapat,
Tanda tangan
Tanda tangan
Nama Lengkap
NIP…………….
Nama Lengkap
NIP……………
- 99 -
I.
Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah
untuk mencatat
berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam
bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi
keterangan yang diperlukan.
J.
Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi
informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam
multimedia elektronis.
Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 100 -
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A.
Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang
ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah
dinas yang disusun secara sistematis. Dalam penyusunannya perlu
memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan
kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi
yang dimuat dalam naskah dinas.
3. Logis dan Singkat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal,
logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah
dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas
4. Pembakuan
Naskah dinas
harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku
sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
B.
Penyusunan Konsep
1. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat sesuai dengan tugas dan
fungsinya, disposisi pimpinan, nota dinas dari pejabat tertentu sebagai
keharusan akibat pelaksanaan jabatan.
2. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat
yang menandatangani naskah dinas.
3. Konsep naskah dinas rahasia dapat dibuat sendiri oleh pejabat
penanda tangan, kemudian dicatat dalam formulir tersendiri yang
dipisahkan dari naskah dinas lain.
- 101 -
C.
Pengetikan dan Penandatanganan
1. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap dua.
2. Rangkap
kedua
lembar
terakhir
dibuatkan
kolom
paraf
yang
diletakkan di sebelah kiri bawah.
3. Naskah dinas lembar pertama dan kedua ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang.
4. Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan naskah dinas rahasia dikelola
secara tersendiri.
Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon
I:
NAMA JABATAN
PARAF
TANGGAL
Eselon IV
Eselon III
Eselon II
Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat
eselon II :
NAMA JABATAN
PARAF
TANGGAL
Konseptor
Eselon IV
Eselon III
D.
Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman
pertama naskah dinas dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama
jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk
mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara,
sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan
bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara.
Pencantuman kepala naskah dinas adalah sebagai berikut:
- 102 -
1. Nama Jabatan
Kertas dengan kepala nama jabatan
dan
lambang
negara hanya
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani
sendiri oleh
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. Kepala nama jabatan
berturut-turut terdiri dari gambar lambang negara dan nama jabatan
yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, dicetak di atas secara
simetris. Perbandingan ukuran lambang negara dengan huruf yang
digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.
2. Nama Instansi/Unit Organisasi
Kertas
kepala
nama instansi dan logo pengayoman serta alamat
lengkap digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat
yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
Bagi instansi yang telah memiliki ISO dapat mencantumkan di sebelah
kanan atas pada kepala naskah dinas.
E.
Penggandaan
Penggandaan naskah dinas disesuaikan dengan kebutuhan dengan tetap
mempertimbangkan
efisiensi.
Penggandaan
naskah
dinas
rahasia
dilaksanakan dengan mempertimbangkan aspek keamanan informasi.
F.
Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian naskah dinas adalah kategori naskah dinas yang
didasarkan atas aspek yuridis formal.
1. Asli merupakan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang dan dibubuhi cap dinas. Hasil penggandaan naskah dinas
yang dibubuhi cap dinas dianggap asli.
2. Salinan atau turunan merupakan salinan secara keseluruhan naskah
dinas yang tidak berbeda dengan surat aslinya (dapat pula berupa
fotokopi).
Pada umumnya, naskah dinas dapat disalin untuk kepentingan
tertentu. Namun, ada juga turunan atau salinan itu diperintahkan
tersendiri dalam naskah dinas tersebut, yaitu naskah dinas yang
berbentuk keputusan yang bersifat penetapan. Penempatan perintah
penyampaian salinan dalam suatu keputusan ditempatkan sebelum
petikan.
- 103 -
Salinan atau turunan naskah dinas yang ditandatangani menteri
diautentikasi oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat yang ditunjuk.
3. Petikan adalah salinan dari keputusan yang hanya memuat bagianbagian yang dipandang perlu untuk diketahui oleh pihak yang
berkepentingan.
Petikan biasanya merupakan perintah yang dicantumkan dalam
naskah dinas yang berbentuk keputusan. Perintah penyampaian
petikan
dalam
keputusan
ditempatkan
sesudah
penutup
dari
keputusan.
Petikan dari keputusan yang ditandatangani menteri diautentikasi
oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat yang ditunjuk.
4.
Tembusan adalah hasil penggandaan naskah dinas yang harus
disampaikan kepada pihak lain sesuai dengan yang tertera dalam
naskah dinas dan bersifat pemberitahuan.
G.
Penomoran Naskah Dinas
Penomoran naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses
penciptaan arsip oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik dan penilaian arsip.
a.
Penomoran naskah dinas disesuaikan dengan Pola Klasifikasi dan
mengacu kepada penanda tangan naskah dinas.
a.1. Naskah dinas arahan yang bersifat pengaturan dan penetapan
yang ditandatangani Menteri, pengelolaan kode dan nomor
dilakukan secara terpusat oleh unit kearsipan pusat pada
Bagian
Tata
Usaha
Kementerian,
naskah
dinas
lainnya
dilakukan pada Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum
Sekretariat Jenderal.
a.2. Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I
Pengelolaan kode dan nomor untuk naskah dinas yang bersifat
arahan dan korespondensi dilakukan secara terpusat oleh unit
kearsipan I pada Bagian Tata Usaha atau Bagian Umum Unit
Eselon I masing-masing.
a.3. Naskah dinas yang ditandatangani pejabat eselon II
- 104 -
a.3.1. Pengelolaan kode dan nomor untuk naskah dinas bersifat
arahan dilakukan secara terpusat oleh unit kearsipan I
pada Bagian Tata Usaha atau Bagian Umum Unit Eselon I
masing-masing.
a.3.2. Naskah dinas yang bersifat korespondensi dilakukan pada
Subbagian Tata Usaha Unit Eselon II.
a.4. Pengelolaan kode dan nomor naskah dinas yang ditandatangani
oleh Kepala Kantor Wilayah dilakukan secara terpusat oleh unit
kearsipan pada Bagian Umum Divisi Administrasi.
a.5. Pengelolaan kode dan nomor yang ditandatangani oleh Kepala
Unit Pelaksana Teknis dilakukan oleh Subbagian/Urusan Tata
Usaha pada Unit Pelaksana Teknis masing-masing.
a.6. Dalam pengelolaan naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat teknis, pemberian kode dan nomor naskah dinas
dilakukan
secara
terpusat
oleh
unit
kearsipan
pada
Subbagian/Urusan Tata Usaha Unit Pelaksana Teknis.
b. Tata Cara Penomoran Naskah Dinas
b.1. Naskah dinas bersifat arahan yang ditandatangani oleh menteri,
pejabat eselon I, pejabat eselon II atau Kepala Kantor Wilayah
ditulis secara berurutan sebagai berikut:
Contoh Surat Keputusan tentang masalah kepegawaian yang
ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Kode unit
Garis
No.
Tanda
Kode
Tanda
Kode
datar
urut
titik
Masalah
titik
angka
1
2
3
4
5
6
7
8
M.HH
-
01
.
KP
.
04.04
Tahun 2016
Tahun
Contoh Surat Keputusan tentang masalah keuangan yang
ditandatangani oleh Kepala Kantor Wilayah Aceh
- 105 -
Kode
Garis
No.
Tanda
Kode
Tanda
Kode
datar
Urut SK
Titik
masalah
Titik
angka
1
2
3
4
5
6
7
8
W.1
-
01
.
KU
.
03.03
Tahun 2016
induk
Kanwil
Tahun
b.2. Naskah dinas bukan produk hukum yang ditandatangani oleh
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia, unit eselon I atau
Kepala Kantor Wilayah ditulis secara berurutan sebagai berikut:
Contoh
surat
penyampaian
Rancangan
Undang-Undang
(RUU) yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
Kode
Garis
Kode
unit
datar
masalah
1
2
3
M.HH
-
PP
Tanda titik
Kode
Garis
No.
angka
datar
urut
4
5
6
7
.
01.01
-
09
Contoh surat usulan penghapusan barang inventaris yang
ditandatangani oleh Kepala Kantor Wilayah DKI Jakarta
Kode
Garis
Kode
unit
datar
masalah
1
2
3
W.10
-
PL
Tanda titik
Kode
Garis
No.
angka
datar
urut
4
5
6
7
.
05.03
-
01
b.3. Naskah dinas produk hukum yang ditandatangani oleh kepala
unit pelaksana teknis ditulis secara berurutan sebagai berikut :
Contoh
Surat
Keputusan
Mutasi
Non
Struktural
yang
ditandatangani oleh Kepala Lembaga Pemasyarakatan Kelas I
Cipinang.
- 106 -
Kode
unit
Tanda
Kerja
titik
Kanwil
Kode
Unit
Utama
Tanda
Kode
Garis
Nomor
Tanda
titik
UPT
datar
urut
titik
Kode
masala
Tanda
Kode
titik
angka
h
Tahun
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
W.10
.
PAS
.
PAS.1
-
13
.
KP
.
04.01
Tahun 2016
Keterangan :
Penetapan kode bagi UPT ditetapkan/ditentukan oleh Kantor
Wilayah yang bersangkutan. Untuk keseragaman, kode UPT
harus mencerminkan kode unit dari unit eselon I yang
bersangkutan secara numerik. Contoh : PAS.1, PAS.2, PAS.3,
…dst.
b.4. Naskah dinas bukan produk hukum yang ditandatangani oleh
kepala unit pelaksana teknis ditulis secara berurutan sebagai
berikut:
Contoh surat usulan biaya pindah pensiun yang ditandatangani
oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Medan.
Kode
unit
Tanda
Kerja
titik
Kanwil
Kode
Unit
Tanda
Kode
Garis
Kode
Tanda
Kode
Garis
Nomor
titik
UPT
datar
masalah
titik
angka
datar
urut
Utama
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
W.2
.
IMI
.
IMI.1
-
KU
.
01.01
-
02
Hal-hal mengenai penomoran surat sudah diatur tersendiri dalam
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia tentang Pola
Klasifikasi Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
c. Tata
Cara
Penomoran
Naskah
Dinas
yang
ditandatangani
berdasarkan garis kewenangan penandatanganan atas nama (a.n).
- 107 -
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada
pejabat yang melimpahkan wewenang. Penomoran naskah dinas
terkait dengan pelimpahan wewenang tersebut berdasarkan kepada
penanda tangan naskah dinas dimaksud.
H.
Pendistribusian
Pendistribusian adalah penyampaian naskah dinas kepada pejabat atau
non pejabat, baik di dalam maupun diluar lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia.
1. Sasaran Pendistribusian :
a. Peraturan Menteri
Peraturan Menteri didistribusikan ke dalam ataupun ke luar
lingkungan kementerian. Distribusi di dalam ditujukan kepada
seluruh pejabat eselon I dan II, sedangkan distribusi keluar
disampaikan kepada seluruh instansi pemerintah yang mempunyai
kaitan langsung dengan materi Peraturan Menteri. Pendistribusian
juga dapat dilakukan kepada masyarakat umum.
b. Keputusan
Pendistribusian Keputusan dapat berupa salinan atau petikan.
Salinan Keputusan dapat didistribusikan kepada pejabat yang
secara tegas dicantumkan dalam keputusan dan kepada pihakpihak
lain
yang
dianggap
perlu.
Sementara
itu
petikan
didistribusikan kepada pejabat yang secara tegas diperintahkan
dalam keputusan.
c. Instruksi
Instruksi didistribusikan kepada pejabat yang diinstruksikan
sebagaimana tercantum dalam Instruksi.
- 108 -
d. Petunjuk Pelaksanaan
Petunjuk Pelaksanaan didistribusikan kepada seluruh pejabat atau
petugas yang akan melaksanakan isi petunjuk.
e. Surat Edaran dan Pengumuman
Pendistribusiannya dalam bentuk salinan yang ditujukan kepada
para pegawai atau orang-orang tertentu.
f.
Surat Biasa, Nota Dinas dan Laporan
Pendistribusiannya dalam bentuk Surat Dinas asli, tembusan,
atau lampiran. Surat Dinas asli disampaikan kepada orang atau
pejabat yang dituju. Tembusan disampaikan kepada orang atau
pejabat yang dicantumkan dalam surat dinas asli. Lampiran
merupakan
kesatuan
dari
Surat
Dinas
asli.
Untuk
suatu
kepentingan tertentu, Surat Biasa, Nota Dinas, dan Laporan dapat
didistribusikan dalam bentuk salinan.
g. Surat Perintah
Surat Perintah didistribusikan kepada orang atau pejabat yang
secara tegas diperintahkan dalam Surat Perintah.
Jika Surat Perintah mempunyai konsekuensi tertentu, surat
tersebut didistribusikan juga kepada unit yang berkait dengan
konsekuensi tersebut. Yang didistribusikan berupa salinan Surat
Perintah.
h. Surat Keterangan
Surat keterangan didistribusikan dalam bentuk surat asli kepada
orang atau pejabat yang memerlukan keterangan dan jika ada
dapat juga dalam bentuk tembusan.
- 109 -
i.
Surat Pengantar
Surat Pengantar didistribusikan dalam bentuk surat asli dan,
setelah mendapat tanda tangan dari penerima disimpan dalam
arsip si pengirim.
2. Hal-hal yang harus diperhatikan.
a. Semua surat disampaikan sesuai dengan ketentuan dan prosedur
sebagaimana diperlukan dalam pengamanan surat;
b. Surat yang bersifat rahasia disampaikan dengan menggunakan
amplop
rangkap
dua.
Kode
kerahasiaan
surat
hanya
dicantumkan pada amplop dalam;
c. Surat-surat yang telah disampaikan diatur melalui ketentuan dan
prosedur pengurusan surat, yaitu:
1) dikendalikan dengan sarana pengendalian yang berlaku;
2) didisposisikan sesuai dengan kepentingannya;
3) disimpan
dalam
filling
system
menjadi
satu
rekaman
kegiatan/peristiwa sejak perencanaan, pelaksanaan sampai
dengan selesai kegiatan dan evaluasi;
d. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip terdiri atas:
1) pemindahan
arsip
inaktif
dari
Unit
Pengolah
ke
Unit
Kearsipan dalam lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia;
2) pemusnahan
arsip
sesuai
dengan
ketentuan
Peraturan
Perundang-undangan;
3) penyerahan arsip permanen kepada Arsip Nasional.
I.
Derajat Kecepatan Pengiriman Surat
Derajat kecepatan adalah tingkat kecepatan pengiriman surat menurut
keharusan sampai atau tibanya kepada alamat yang dituju. Untuk
kelancaran
pengiriman
surat,
semua
pihak
yang
terlibat
harus
memperhitungkan faktor keamanan dan kerahasiaan, ketepatan waktu,
dan sarana.
1. Macam Derajat Surat :
a. Amat Segera / Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan /
dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu
24 jam;
- 110 -
b. Segera
adalah
surat
dinas
yang
harus
diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam;
c.
Biasa
adalah
surat
dinas
yang
harus
diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima
oleh
bagian
pengiriman,
sesuai
dengan
jadwal
perjalanan
caraka/kurir.
2. Penempatan Tingkat Klasifikasi dan Derajat Surat
Tingkat klasifikasi dan derajat surat dicantumkan dalam kepala surat
yang menunjukkan sifat surat, sesuai tingkat klasifikasi yaitu Amat
Segera/Kilat, segera, atau biasa.
Kata biasa baik untuk tingkat klasifikasi maupun untuk tingkat
derajat surat, tidak perlu dicantumkan dalam kepala surat yang
menunjukkan sifatnya.
3. Kategori keamanan informasi
Biasa/terbuka, terbatas, rahasia dan sangat rahasia ( dijabarkan)
4. Lampiran
Dalam kepala surat yang menunjukkan lampiran dimuat jumlah
lembar atau berkas yang dilampirkan. Dalam hal yang dilampirkan itu
terdiri dari lembaran-lembaran, cukup ditulis dengan jumlah lembar,
tapi jika yang dilampirkan itu banyak yang terdiri dari kumpulan
makalah atau kumpulan laporan dalam satu bendel, maka dituliskan
jumlah berkas.
Contoh :
Lampiran : lima lembar;
Lampiran : dua berkas.
5. Hal
Pada kepala surat yang menunjukkan hal, dimuat masalah pokok
yang menjadi isi surat. Jika masalah pokok tersebut banyak dan
panjang kalimatnya, penyebutan tersebut dipersingkat, tetapi tetap
harus menggambarkan secara menyeluruh isi surat.
- 111 -
J.
Tanda Derajat dan Tingkat Kerahasiaan pada Sampul Surat
1.
Tanda Derajat
a. Tanda derajat surat ditempatkan pada “sampul luar” sedemikian
rupa
sehingga
terlihat
oleh
caraka
atau
petugas
yang
bersangkutan dengan pengiriman atau penerimaan surat atau
dokumen;
b. Tanda derajat surat dicap dengan stempel menggunakan tinta
merah di bagian pojok kanan “sampul luar”;
c. Sampul surat adalah alat penutup surat dinas.
2.
Tanda tingkat kerahasiaan
Tanda tingkat kerahasiaan surat atau dokumen dicap di pojok kiri
“sampul dalam” dengan stempel huruf kapital, misalnya RAHASIA.
Adapun penggunaan tanda tingkat kerahasiaan adalah sebagai
berikut:
a. Tingkat Sangat Rahasia dan Rahasia menggunakan dua lembar
sampul dengan pengaturan sebagai berikut :
1) Sampul pertama atau sampul dalam lak ditutup dengan
cellulose,
kemudian
diberi
cap
jabatan
pada
tempat
sambungan sampul agar surat tersebut sulit dibuka. Pada
bagian muka sampul dibubuhi cap SANGAT RAHASIA atau
RAHASIA ditempatkan di bawah cap derajat, tanpa alamat
lengkap, nomor, dan kode surat kemudian sampul pertama
dimasukkan ke dalam sampul kedua;
2) Sampul kedua atau sampul luar ditangani dengan cara yang
sama dengan sampul pertama. Pada bagian muka sampul
dibubuhi alamat lengkap, nomor, dan kode surat, cap jabatan,
dan cap derajat jika ada.
b. Tingkat Konfidensial, menggunakan satu lembar sampul dan
dibubuhi cap KONFIDENSIAL pada pojok kiri sampul, kemudian
ditutup dengan perekat atau menggunakan stapler.
c. Tingkat Biasa pada dasarnya menggunakan satu lembar sampul
tanpa dibubuhi cap kerahasiaan dan ditutup dengan perekat atau
menggunakan stapler.
- 112 -
K.
Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka
Arab
dan
dicantumkan
secara
simetris
di
tengah
atas
dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas
tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
L.
Ketentuan Jarak Spasi
1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua
adalah satu spasi.
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.
4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian
dan estetika, dengan mempertimbangkan banyaknya isi naskah dinas.
M.
Penggunaan Huruf
Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12,
sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
N.
Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks
masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu
halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris
terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan
kata
penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis
sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari
halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak
miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung
tidak digunakan untuk pergantian bagian.
- 113 -
Contoh Penulisan kata penyambung pada halaman 1 baris paling bawah
adalah media…
-1Media ...
 Kata Penyambung
Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media
elektronik …dst.
-2media elektronik ..……
O.
…………dst.
Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas,
diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh.
Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah,
baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga
terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan
berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk
membuat naskah dinas, yaitu:
1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, spasi
dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
2. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
3. ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
4. ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di
atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam
paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
- 114 -
P.
Lampiran
Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi
nomor
urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
Q.
Daftar Distribusi
Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat
sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal
yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Daftar Distribusi adalah
sebagai berikut:
1. kelompok pertama, yaitu pejabat yang langsung berada di bawah
pimpinan instansi yang bersangkutan;
2. kelompok kedua, yaitu pejabat pada kelompok pertama ditambah
dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya;
3. kelompok ketiga, yaitu pejabat pada kelompok pertama dan kelompok
kedua ditambah pejabat lain sesuai dengan keperluan.
Cara penggunaan daftar distribusi adalah sebagai berikut:
1. Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerima
naskah. Dengan demikian, jika naskah dimaksudkan sampai ke
tingkat/eselon
tertentu,
pada
alamat
yang
dituju
tidak
perlu
ditambahkan Daftar Distribusi untuk tingkat/eselon di bawahnya.
2. Daftar Distribusi tidak digunakan jika naskah didistribusikan untuk
pejabat tertentu. Untuk itu, pada naskah langsung dicantumkan
pejabat yang dituju.
R.
Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar
acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan
sebagai berikut:
1. Naskah yang berbentuk keputusan dan instruksi rujukan ditulis
dalam konsiderans mengingat;
2. Naskah
yang
berbentuk
Surat
Perintah,
Surat
Edaran,
dan
Pengumuman rujukannya ditulis di dalam konsiderans dasar.
3. Surat Dinas memerlukan rujukan. Naskah yang menjadi rujukan
ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang
- 115 -
bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus
ditulis secara kronologis.
4. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut.
a. Rujukan Berupa Naskah
Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat
tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai
berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas,
nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
b. Rujukan Berupa Surat Dinas
Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi
singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan
sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat,
tanggal penandatanganan surat, dan hal.
c. Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik
Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang
dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
5. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan
kepada instansi nonpemerintah.
S.
Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan
menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu
diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan
benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa
Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia
sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan
T.
Media/Sarana Naskah Dinas
Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang
dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas
a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS
maksimal 80 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan, dan dokumen pelaporan.
- 116 -
b. Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus
menggunakan kertas dengan standar kertas permanen:
1) Gramatur minimal 70 gram/ m2;
2) Ketahanan sobek minimal 350 mN
3) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18
(metode MIT)
4) pH pada rentang 7,5-10
5) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg
6) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minimal
5
c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang
ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.
d. Kertas
yang
digunakan
untuk
naskah
dinas
ukurannya
disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari:
1) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210
x 330 mm;
2) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4 yang
berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);
3) Naskah
dinas
khusus
menggunakan
kertas
A4
yang
berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);
4) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210
mm ( 8¼ x 11¾ inci); dan
5) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x
210 mm
( 8¼ x 11¾ inci).
2. Sampul Surat
Sampul
Surat
adalah
sarana
kelengkapan
penyampaian
surat,
terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna
sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi,
diatur sesuai dengan
keperluan instansi masing-masing dengan
mempertimbangkan efisiensi.
a. Ukuran
Ukuran sampul surat yang digunakan disesuaikan dengan jenis,
ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
- 117 -
b. Warna dan Kualitas
Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond)
berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa
sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas
yang dikirimkan.
c. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan
alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan
susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada
kepala
surat,
yaitu
lambang
negara/logo
instansi,
nama
instansi/jabatan, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau
ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatannya
harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus
dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat
dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke
depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya,
surat dimasukkan ke dalam sampul
dengan bagian kepala surat
menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
- 118 -
CONTOH 22
FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
: UND/
/M.PAN/6/2008
Sifat
: Segera
Lampiran : satu berkas
Hal
: Undangan Lokakarya
2 Juni 2008
Nomor
: UND/
/M.PAN/6/2008
Sifat
: Segera
Lampiran : satu berkas
Hal
: Undangan Lokakarya
Yang Terhormat
2 Juni 2008
(Daftar Undangan Terlampir)
Yang Terhormat
Dalam rangka penyempurnaan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan
instansi pemerintah (Keputusan Menpan Nomor 72 Tahun 2003), Kementerian Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara bekerja sama dengan Departemen Dalam Negeri akan
menyelenggarakan Lokakarya Regional Tata Naskah Dinas di Hotel Inna Putri Bali, Nusa
Dua, Bali, selama dua hari, tanggal 26 dan 27 Juni 2008, susunan acara, terlampir.
(Daftar Undangan Terlampir)
Dalam rangka penyempurnaan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan
instansi pemerintah (Keputusan Menpan Nomor 72 Tahun 2003), Kementerian Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara bekerja sama dengan Departemen Dalam Negeri akan
menyelenggarakan Lokakarya Regional Tata Naskah Dinas di Hotel Inna Putri Bali, Nusa
Dua, Bali, selama dua hari, tanggal 26 dan 27 Juni 2008, susunan acara, terlampir.
Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Saudara menugaskan, Kepala Biro
Umum dan Kepala Biro Organisasi atau pejabat yang menangani Tata Naskah Dinas untuk
menghadiri lokakarya tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Saudara menugaskan, Kepala Biro
Umum dan Kepala Biro Organisasi atau pejabat yang menangani Tata Naskah Dinas untuk
menghadiri lokakarya tersebut.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, disampaikan terima kasih.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, disampaikan terima kasih.
a.n. Menteri
Sekretaris Jenderal,
a.n. Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara
Sekretaris Kementerian,
.................................
Pertama, sepertiga bagian
bawah lembaran kertas surat
dilipat ke depan
Tembusan:
1.............................
Tasdik Kinanto
Tembusan:
LLLLLLLLLLLLL
Lembar Kertas Surat
a.n. Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia
S
e
k
r
e
t
a
r
i
s
K
e
m
e
n
t
e
r
i
a
n
,
Tasdik Kinanto
Tembusan:
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: UND/
/M.PAN/6/2008
: Segera
: satu berkas
: Undangan Lokakarya
REPUBLIK
2 Juni 2008
Yang Terhormat
(Daftar Undangan Terlampir)
Dalam rangka penyempurnaan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan instansi
pemerintah (Keputusan Menpan Nomor 72 Tahun 2003), Kementerian Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara bekerja sama dengan Departemen Dalam Negeri akan menyelenggarakan Lokakarya
Regional Tata Naskah Dinas di Hotel Inna Putri Bali, Nusa Dua, Bali, selama dua hari, tanggal 26 dan
27 Juni 2008, susunan acara, terlampir.
Kedua, sepertiga bagian atas
lembaran kertas surat dilipat
ke belakang
Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Saudara menugaskan, Kepala Biro Umum
dan Kepala Biro Organisasi atau pejabat yang menangani Tata Naskah Dinas untuk menghadiri
lokakarya tersebut.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, disampaikan terima kasih.
Fgjasgjagjasgjczxgzgxjhgxzkj
Jhkdsjhkljdgkljhfdlkjgflkfd
a.n.
Dengan hormatat
Menteri Negara
Jhgjhgdsklj lkhjdsjkhfdsajk sadkuhfdaukhdsfi csaoihydSAIUDS DSAoihdflidsafk;llksvkd
sdjhdsvkl;fdsa dfljdv;lkfdalojf pojvsojfdpokgdpo[bd cvb;kjdfb;lmgbxlofd .kmkjgfb;lmgb
bjd;lkgd
;gdbk;gbdkbgf’;,gd
gbclkmndflkmgbd;lmhs
;lkfd;ok’l,gf, fgb[gbd[;plkg
gd’;kgs’l,fgb’;,gfb
gf’kfds;lkgb,;d’;l
[pld’;th;phgdslknslk
fvslkjgf;lkjmfd;lmfd
;kv;lkfs’l,fdkk>,bd’lkgbs’;lkgfb.
Pendayagunaan Aparatur Negara
Sekretaris Kementerian,
Kjgbcdkjhfkljhsvd
vds’ljvalknflkfd
v;kjbz ;lkjfvkjfxz vbxz;pojvf;lkjvf vf;lkjzvx;kj
zvx;lkvcxz;lkvcxz ‘pkf;lkfd;lkbf fdz’lk;lkb;lkfb dfbkdfbd;lbd;lf dfb’pdlbdflk[fdbk dfbo[dbkdf[b
[p;lkb[pklfx’;ldb’;lb’;b b;p’b’fbpgdlb bplgdlbbg’;gdb’;f fg gf[plgf[plgfp;lgf
gfogf[pofda
f[;lkp[gf]plgf][plgfp]lfm gf]p[fd[phfd][hgds[p]lofdg]pll;kbgdpl df]p[odf][pohgds][phgd
Tasdik Kinanto
Tembusan:
kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkjjjjjj
mmmmmmmmmmmmm
pppppppppppppppp
ppppppppppppp
ppppppppppppp
Ketiga, surat dimasukkan ke
dalam
sampul
dengan
bagian
kepala
surat
menghadap ke depan ke
arah pembaca surat
Ssssppp
Sssspp
Sssp
JKDFLJSAFDFSAFFDSFJJS
ASDMA;LMALMAMD
ASFKSAD
Pada sampul yang
menggunakan jendela kertas
kaca, alamat tujuan pada
kepala surat harus tepat di
balik jendela kertas kaca.
- 119 -
U. Susunan Naskah Dinas
1. Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi
pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Kop Surat Nama Jabatan
1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan
jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya
digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat negara.
2) Kop surat nama jabatan terdiri atas lambang negara di tengah
dan nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila
nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau akronim
tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran lambang
negara dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai
dengan ukuran kertas.
b. Kop Surat Nama Instansi
1) Kop surat nama instansi menunjukkan
instansi
pemerintah.
Kertas
dengan
kop
nama dan alamat
surat
dimaksud
digunakan untuk kemudahan dalam surat menyurat.
2) Kop surat nama instansi menggunakan logo diletakkan di kiri
atas, dan nama instansi dicetak sebanyak-banyaknya tiga baris;
logo dicetak setingkat lebih tinggi (serasi) di atas nama instansi.
3) Surat jenis nota dinas tidak menggunakan kop surat berlogo
instansi.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. bulan ditulis lengkap;
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.
Contoh:
31 Oktober 2016
- 120 -
3. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata
singkat tetapi jelas.
Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:
a. menyampaikan
penjelasan
singkat
tentang
materi
yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi;
c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.
4. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi
pemerintah yang dituju. Surat
dinas
tidak dapat
ditujukan
kepada identitas nama individual, dan nama instansi.
b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan
urutan sebagai berikut:
1) nama jabatan;
2) kota;
3) kode pos.
Contoh:
Yth. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Jalan H.R Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan
Jakarta 12190
5. Paragraf dan Spasi Surat
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu
dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf
adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau
menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5--2 spasi di antara
paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri
- 121 -
atas
satu
paragraf
jarak
antar
barisnya
adalah
dua
spasi.
Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.
6. Warna Tinta
Tinta
yang
sedangkan
digunakan
untuk
penulisan
surat
berwarna
hitam,
untuk penandatanganan surat berwarna hitam, biru tua
dan hijau. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisan
tingkat keamanan surat rahasia atau amat rahasia.
7. Tingkat Keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas
yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan
yang
tidak
berhak,
surat
ini
akan
membahayakan
keamanan dan keselamatan negara.
b. Rahasia disingkat
(R): tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak
berhak, surat ini akan merugikan negara.
c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang
tidak termasuk dalam butir a dan butir b. Namun, itu tidak berarti
bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang
tidak berhak mengetahuinya.
d. Terbatas tingkat keamanan isi surat dinas apabila diketahui oleh
pihak yang tidak berhak akan mengakibatkan terganggunya
pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga seperti kerugian finansial.
e. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu
(Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam
rangka
keamanan
dan
keselamatan
negara.
Tanda
tingkat
keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada
bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat
Dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus
dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.
- 122 -
V. Ketentuan Surat-Menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat Dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat
tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk
mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut,
surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan
untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.
2. Alur Surat-Menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan
tertinggi
instansi
hingga
ke
pejabat
struktural
terendah
yang
berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan
naskah dinas korespondensi, ditulis
secara jelas pada lembar
disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu
kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
Format Disposisi dapat dilihat pada Contoh 23.
- 123 -
CONTOH 23
FORMAT DISPOSISI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 6-7 Jakarta Selatan Tel./Fax. 021-5253004
LEMBAR DISPOSISI
Nomor Agenda/Registrasi :
Tk. Keamanan
Tanggal Penerimaan
Tgl. penyelesaian
:
SR/: R / B
:
Tanggal dan Nomor Surat
: .................................................................................................
Dari
: ..................................................................................................
Ringkasan Isi
: .................................................................................................
.................................................................................................
Lampiran
Disposisi
: .................................................................................................
Diteruskan Kepada :
1.Sekretaris Jenderal
2. Inspektur Jenderal
3.Dirjen AHU
4. Dirjen PP
5.Dirjen Pemasyarakatan
6.Dirjen Imigrasi
7.Dirjen Kekayaan Intelektual
8.Dirjen Hak Asasi Manusia
9.Kepala BPHN
10.Kepala BALITBANG KUMHAM
11.Kepala BPSDM KUMHAM
12.Staf Ahli
13.Staf Khusus
Paraf
-124BAB IV
PENGENDALIAN NASKAH DINAS
Pengaturan tentang pengendalian
naskah dinas merupakan tahapan
lanjutan dari penciptaan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus
diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:
A. Naskah Dinas Masuk
1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari
orang/lembaga lain. Prinsip penanganan naskah dinas masuk:
a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di unit kearsipan atau
unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.
b. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas
atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan.
c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat
atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit kearsipan.
2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
a. Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul
tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan:
sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).
b. Pencatatan
1) Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang
telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.
2) Pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi naskah
dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Registrasi naskah
dinas meliputi:
a) Nomor urut.
b) Tanggal penerimaan.
c) Tanggal dan nomor naskah dinas.
d) Asal naskah dinas.
e) Isi ringkas naskah dinas.
f) Unit kerja yang dituju.
g) Keterangan.
3) Sarana pengendalian naskah dinas antara lain dapat berupa:
a) Buku Agenda Naskah Dinas Masuk.
b) Kartu kendali.
c) Takah.
-125d) Agenda Elektronik.
c. Pengarahan
1) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori sangat rahasia,
rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada unit pengolah
yang dituju.
2) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka
dilakukan
dengan
membuka,
membaca
dan
memahami
keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk mengetahui unit
pengolah yang akan menindaklanjuti naskah dinas tersebut.
d. Penyampaian
1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai
dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah dinas.
2) Bukti penyampaian naskah dinas masuk memuat informasi
tentang:
a) Nomor urut pencatatan.
b) Tanggal dan nomor naskah dinas.
c) Asal naskah dinas
d) Isi ringkas naskah dinas.
e) Unit kerja yang dituju.
f) Waktu penerimaan.
g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.
3) Bentuk
bukti
penyampaian
naskah
dinas
berupa
lembar
pengantar.
B. Naskah Dinas Keluar
1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim ke
orang/lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah dinas keluar:
a. Pengiriman naskah dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di unit
kearsipan
atau
unit
lain
yang
menyelenggarakan
fungsi
kesekretariatan termasuk naskah dinas yang dikirimkan langsung
oleh pejabat atau staf unit pengolah.
b. Sebelum
diregistrasi
harus
dilakukan
kelengkapan naskah dinas, meliputi:
1) Nomor naskah dinas;
2) Cap dinas;
3) Tandatangan;
4) Alamat yang dituju; dan
pemeriksaan
terhadap
-1265) Lampiran (jika ada).
2. Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
a. Pencatatan
1) Naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana
pengendalian naskah dinas keluar.
2) Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan registrasi
naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas keluar.
Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi:
a) Nomor urut.
b) Tanggal pengiriman.
c) Tanggal dan nomor naskah dinas.
d) Tujuan naskah dinas.
e) Isi ringkas naskah dinas.
f) Keterangan.
3) Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat
berupa:
a) Lembar pengantar.
b) Kartu kendali.
c) Takah.
d) Agenda Elektronik.
b. Penggandaan
1) Penggandaan
naskah
dinas
adalah
kegiatan
memperbanyak
naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan.
2) Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3) Penggandaan
naskah dinas
keluar
yang
kategori klasifikasi
keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi
secara ketat.
c. Pengiriman
1) Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengolah
dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat
lengkap dan nomor
naskah
dinas sesuai dengan kategori
-127klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas
(T), dan Biasa (B).
2) Khusus untuk naskah dinas dengan kategori klasifikasi keamanan
Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke
dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang
dituju dan pembubuhan cap dinas.
3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut
naskah dinas dapat
dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’
(untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti
dibawah nama jabatan yang dituju.
d. Penyimpanan
1) Kegiatan
pengelolaan
naskah
dinas
keluar
harus
didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan yang
berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah
dinas keluar.
2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah
dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang
kewenangannya.
3) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi
satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki
informasi atau subyek yang sama.
- 128 BAB V
KEWENANGAN PENANDATANGANAN
A. Penggunaan Garis Kewenangan
Pimpinan lembaga bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan
di dalam organisasi atau lembaganya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat
dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat
berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani
oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
B. Penandatanganan
Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat
dilaksanakan dengan menggunakan empat cara.
1. Atas Nama (a.n.)
Atas
nama
yang
disingkat
(a.n.)
digunakan
jika
pejabat
yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang
dan
pejabat
yang
menerima
mempertanggungjawabkan
pelimpahan
kepada
pejabat
wewenang
yang
harus
melimpahkan
wewenang.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama
jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital
pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Menteri.........................................
Sekretaris Jenderal .......................,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ………………..
- 129 2. Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa
memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya,
sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.).
Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat
struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima
wewenang
harus
mempertanggungjawabkan
kepada
pelimpahan
pejabat
yang
melimpahkan wewenang.
Contoh:
a.n. Menteri...........................................
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro......
3. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.),
adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu
ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif ditetapkan.
c. Plt
bertanggung
jawab
terhadap
ditandatanganinya.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
naskah
dinas
yang
- 130 4. Pelaksana Harian (Plh.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.),
adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga
untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada
pejabat sementara yang menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif kembali di tempat.
c. Plh mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya
kepada pejabat definitif.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
C. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas
antar lembaga yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada
pejabat pimpinan tinggi.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas
yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat dilimpahkan
kepada pimpinan lembaga di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang
diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
3. Penyerahan/pelimpahan
wewenang
dan
penandatanganan
korespondensi kepada pejabat di lingkungan Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia sebagai berikut:
a) Pimpinan Tinggi Madya dapat memperoleh pelimpahan kewenangan
dan
penandatanganan
naskah
dinas
tentang
supervisi,
arahan
mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain
yang dilaksanakan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia.
- 131 b) Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi
Manusia
dapat
memperoleh
penyerahan/pelimpahan
kewenangan dan penandatanganan naskah dinas yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masingmasing.
Format Kewenangan Penandatanganan dapat dilihat pada Contoh 24
- 132 CONTOH 24
MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN PEJABAT PENANDATANGAN
Pimpinan
No.
Jenis Naskah Dinas
Menteri
Tinggi
Pimpinan
Staf Ahli
Tinggi
Administrator
Pengawas
√
√
√
Madya
Pratama
√
1.
Peraturan
√
2.
Keputusan
√
√
3.
Pedoman
√
√
4.
Petunjuk Pelaksanaan
5.
Instruksi
√
√
6.
Prosedur Tetap
√
√
7.
Surat Edaran
√
√
8.
Standar Operasional
Pejabat Administrasi
Pelaksana
√
√
√
√
Prosedur
9.
Surat Perintah
√
√
10.
Nota Dinas
√
√
√
√
√
√
11.
Surat Dinas
√
√
√
√
√
√
12.
Surat Undangan
√
√
√
√
√
13.
Surat Perjanjian
√
√
√
√
√
14.
Surat Kuasa
√
√
√
√
√
15.
Berita Acara
√
√
√
√
16.
Surat Keterangan
√
√
√
√
√
17.
Surat Pengantar
√
√
√
√
√
18.
Pengumuman
√
√
√
√
19.
Laporan
√
√
√
√
√
√
20.
Telaahan Staf
√
√
√
√
√
21.
Surat Peringatan
√
√
√
22.
Sertifikat
√
√
23.
Notula
√
√
√
*} Kewenangan Staf Ahli disesuaikan dengan tugas dan fungsi Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia.
**} Kewenangan penandatangan naskah dinas disesuaikan dengan rentang
kendali/cakupan tugas dan fungsi masing-masing.
- 133 -
D. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
1. Menteri menandatangani naskah dinas berikut:
1) Peraturan Menteri;
2) Keputusan Menteri;
3) Pedoman Menteri;
4) Petunjuk Pelaksanaan;
5) Instruksi Menteri;
6) Prosedur Tetap Menteri;
7) Surat Edaran Menteri;
8) Surat perintah Menteri;
9) Nota dinas Menteri;
10) Surat dinas Menteri;
11) Undangan resmi Menteri;
12) Surat Perjanjian;
13) Surat kuasa Menteri;
2. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri menandatangani
naskah dinas berikut:
1. Keputusan Menteri;
2. Pedoman Menteri;
3. Petunjuk Pelaksanaan;
4. Instruksi Menteri;
5. Prosedur Tetap Menteri;
6. Surat Edaran Menteri;
7. Surat perintah Menteri;
8. Nota dinas Menteri;
9. Surat dinas Menteri;
10. Undangan resmi Menteri;
11. Surat Perjanjian;
12. Surat kuasa Menteri;
3. Pejabat
Pimpinan
Tinggi
Madya
menandatangani naskah dinas berikut:
1) Keputusan;
2) Pedoman;
atas
wewenang
jabatannya
- 134 3) Petunjuk Pelaksanaan;
4) Instruksi;
5) Prosedur Tetap;
6) Surat Edaran;
7) Surat perintah;
8) Nota dinas;
9) Surat dinas;
10) Undangan resmi;
11) Surat Perjanjian;
12) Surat kuasa;
13) Berita Acara;
14) Surat Keterangan;
15) Surat Pengantar;
16) Pengumuman;
17) Laporan;
18) Surat Peringatan;
19) Sertifikat;
4. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi
Madya menandatangani naskah dinas berikut:
1) Keputusan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya;
2) Surat edaran Pejabat Pimpinan Tinggi Madya;
3) Petunjuk Pejabat Pimpinan Tinggi Madya;
4) Surat dinas;
5) Surat perintah;
6) Pengumuman;
7) Surat pemberitahuan;
8) Surat peringatan;
5. Pejabat
Pimpinan
Tinggi
Pratama
menandatangani naskah dinas berikut.
1) Keputusan;
2) Surat edaran;
3) Surat dinas;
4) Nota dinas;
5) Surat perintah;
6) Pengumuman;
atas
wewenang
jabatannya
- 135 7) Laporan;
8) Telaahan;
9) Undangan;
10) Surat kuasa;
11) Berita acara;
12) Surat pemberitahuan;
13) Surat peringatan; dan
6. Pejabat Administrator atas nama pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
menandatangani naskah dinas berikut.
1) Surat Dinas;
2) Surat Perintah;
3) Undangan;
4) Surat Pemberitahuan;
7. Pejabat
Administrator
atas wewenang jabatannya menandatangani
naskah dinas berikut.
1) Surat Dinas;
2) Nota Dinas
3) Laporan;
4) Telaahan;
5) Surat Pengantar;
6) Surat Keterangan;
7) Surat Peringatan;
8) Surat Kuasa; dan
9) Notula
8. Pejabat Pengawas pada unit pelaksana teknis atas nama Kepala Unit
Pelaksana Teknis menandatangani naskah dinas berikut.
1) Surat Dinas;
2) Surat Perintah;dan
3) Pemberitahuan.
9. Pejabat Pengawas atas wewenang jabatannya menandatangani naskah
dinas berikut.
1) Laporan;
2) Telaahan;
- 136 3) Surat Kuasa;
4) Notula
10. Wewenang
untuk
menandatangani
keputusan
yang
menyangkut
masalah kepegawaian dan keuangan diatur tersendiri.
Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh ketentuan Peraturan
Perundang-undangan,
kewenangan
penandatanganan
dapat
dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya
ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya.
Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas
dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan
harus mengikuti jalur struktural dan paling banyak satu rentang jabatan
struktural di bawahnya.
11. Penandatanganan Surat Biasa
a. Penandatanganan surat biasa berada di sebelah kanan bawah
dengan menyebutkan nama lengkap dengan mencantumkan NIP.
Contoh :
a.
Sekretaris Jenderal,
( tanda tangan )
Nama Lengkap
NIP ……….
b. Kepala (Badan/Kanwil/UPT),
( tanda tangan )
Nama Lengkap
NIP ………
- 137 b. Penandatanganan
pada
keputusan
untuk
Kantor
Wilayah
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sama dengan surat
biasa ditambah dengan tempat dan tanggal ditetapkan.
Contoh :
a. Ditetapkan di :………….
b. pada tanggal
:………….
Kepala Kantor Wilayah,
( tanda tangan )
Nama Lengkap
NIP ………..
- 138 -
BAB VI
PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO
DALAM NASKAH DINAS
Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas
sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk
memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, perlu ditentukan
penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas pada kertas surat dan
sampul.
A. Penggunaan Lambang Negara dan Logo Kementerian Hukum dan HAM
1. Ketentuan Penggunaan Lambang Negara
Lambang negara digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani
langsung oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia.
2. Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Lambang Negara
Bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan lambang
negara adalah sebagai berikut.
1) Bentuk kop naskah dinas jabatan menggunakan lambang negara
berwarna kuning emas, dengan ukuran tinggi 21,50 mm dan
lebar 20,24 mm sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Lambang negara terletak simetris di tengah kertas
yang berjarak 20 mm dari tepi atas kertas dan berada di tengah
tulisan nama jabatan. Tulisan nama jabatan dicetak tebal dengan
huruf kapital yang terletak 5 mm di bawah lambang negara.
2) Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan
lambang negara dapat dilihat pada Gambar 1
- 139 -
20,00 mm
20,24 mm
21,50 mm
5,00 mm
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
GAMBAR 1
3. Ketentuan Penggunaan Logo pada Naskah Dinas
a. Logo Pengayoman
Logo Kementerian Hukum dan HAM adalah logo pengayoman yang
berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Nomor 16 Tahun
2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia nomor M.HH-05.UM.01.01
Tahun 2011 tentang Logo Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia, dan merupakan tanda pengenal atau identitas berupa
simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas.
b. Logo
Pengayoman
ditandatangani
Pratama,
digunakan
oleh
Pejabat
Pimpinan
Administrator
untuk
Tinggi
dan
naskah
Madya,
dinas
yang
Pimpinan
Tinggi
Pengawas
di
lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
c. Logo Pengayoman wajib digunakan untuk:
1) kop naskah dinas;
2) cap dinas;
3) amplop dinas;
4) dokumen resmi yang diterbitkan oleh Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia;
5) stop map;
6) papan nama kantor;
7) kartu tanda pengenal pegawai;
8) tanda pengenal pin pegawai;
- 140 -
9) label barang milik negara; dan
10) situs resmi.
d. Logo Pengayoman dapat digunakan:
1) pada gedung kantor;
2) pada kartu nama pejabat/pegawai; dan
3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.
e. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam huruf c dan
huruf d, harus mendapatkan ijin dari pimpinan satuan organisasi
yang memiliki tanggung jawab di bidang ketatalaksanaan.
f. Bentuk Logo pada naskah dinas
Logo berbentuk segi empat dengan warna dasar biru tua, memuat
gambar dan tulisan PENGAYOMAN di bawah berwarna kuning emas
terang dengan jenis huruf tulisan Futura Md BT.
GAMBAR 2
g. Tata letak Logo Pengayoman pada Kop Naskah Dinas
1) Untuk Surat Keputusan dan sertifikat yang ditandatangani selain
Menteri, menggunakan logo pengayoman dengan posisi logo di
bagian tengah atas.
2) Untuk surat dinas biasa yang bukan merupakan Surat Keputusan,
posisi logo pengayoman berada di bagian kiri atas.
h. Logo Pengayoman pada Kop Naskah Dinas
1) Logo Pengayoman pada kop naskah dinas dicantumkan sesuai
dengan estetika dan keserasian naskah dinas dengan warna yang
telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan Logo Pengayoman,
yang terletak di sebelah kiri atas diikuti dengan tulisan nama
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Nama Satuan Kerja
- 141 -
dan
alamat
lengkap,
nomor
telepon/faksimili,
laman,
surat
elektronik yang terletak di sebelah kanan sejajar dengan Logo.
Tulisan nama Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dan
nama satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Arial
ukuran 14 dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan
huruf awal kapital berukuran 12 dengan diberi garis bawah.
3) Contoh
bentuk
dan
spesifikasi
kop
naskah
dinas
dengan
menggunakan logo pengayoman dapat dilihat pada Gambar berikut
ini
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan H.R. Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan
Telepon/Faksimili : 021-5253004/021-5253140
Laman : www.kemenkumham.go.id, email : [email protected]
Gambar 3
i. Penggunaan Logo pada Cap Instansi
Penggunaan Logo pada Cap Instansi di Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia berdasarkan pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia Nomor 2 Tahun 2015 tentang Cap Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
1) Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan pada Unit Eselon I:
a. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh pimpinan unit eselon I
maka
menggunakan
cap
jabatan
dan
sampul
surat
menggunakan cap dinas.
b. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh pejabat selain huruf a
diatas maka naskah dinas dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
2) Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan pada Kantor Wilayah dan
Unit Pelaksana Teknis:
a. Apabila
naskah
dinas
ditandatangani
oleh
Kepala
Kantor
Wilayah dan Kepala Unit Pelaksana Teknis maka menggunakan
cap jabatan dan sampul surat menggunakan cap dinas.
- 142 -
b. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh selain huruf a
tersebut
diatas,
maka
naskah
dinas
dan
sampul
surat
menggunakan cap dinas.
3) Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan untuk Pelaksana Tugas
(Plt) dan Pelaksana Harian (Plh).
a. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Pelaksana Tugas (Plt.)
maka menggunakan cap jabatan dengan sampul surat cap
dinas.
b. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Pelaksana Harian
(Plh) maka menggunakan cap dinas dengan sampul surat cap
dinas.
c. Apabila naskah dinas ditandatangani oleh atas nama (a.n) maka
menggunakan cap dinas.
B. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama
1. Dalam hal dilakukan kerja sama antar pemerintah (G to G), digunakan
lambang negara.
2. Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar
kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki
instansi masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian.
3.
Cap Jabatan dengan Lambang Negara
Cap jabatan dengan lambang negara digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani langsung oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia sebagai tanda keabsahan naskah dinas.
-143-
BAB VII
PENGAMANAN NASKAH DINAS
A.
Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas
Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari:
1. Sangat
rahasia
informasinya
adalah
diketahui
membahayakan
naskah
oleh
kedaulatan
dinas
pihak
yang
yang
negara,
apabila
tidak
keutuhan
fisik
berhak
wilayah
dan
dapat
Negara
Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui
oleh
pihak
yang
tidak
berhak
dapat
mengakibatkan
terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,
ketertiban
umum,
termasuk
terhadap
ekonomi
makro.
Apabila
informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi
lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius
terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta
merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui
oleh
pihak
yang
tidak
berhak
dapat
mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga. dan
4. Biasa/Terbuka
adalah
naskah
dinas
yang
apabila
fisik
dan
informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun
terhadap keamanan negara.
B. Hak akses naskah dinas:
Penggunaan Hak Akses naskah dinas di Lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak
Asasi
Manusia
Nomor
04
Tahun
2013
Tentang
Sistem
Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Klasifikasi keamanan hak akses naskah dinas diatur sebagai berikut:
1. Naskah dinas berklasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan
terbatas hak akses diberikan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia dan yang setingkat dibawahnya apabila sudah diberikan ijin,
termasuk pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan
-144-
2. Naskah dinas berklasifikasi keamanan biasa/terbuka, hak akses
diberikan kepada semua tingkat jabatan yang berkepentingan.
C. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan
Hak Akses
1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses
Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses,
diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas
naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah
dinas yang sangat rahasia dan rahasia.
2. Pemberian Nomer Seri Pengaman dan Security Printing
Security
printing
pengamanan
mencegah
adalah
tingkat
tinggi
pemalsuan
keautentikan
dan
percetakan
dan
pada
yang
naskah,
perusakan
keterpercayaan
berhubungan
dengan
serta
naskah
tujuan
jaminan
dinas.
dengan
Security
untuk
terhadap
printing
menggunakan metode-metode teknis antara lain dapat menggunakan:
a. Kertas khusus
Kertas yang dipakai sebagai pengamanan memiliki nomor seri
pengaman, barcode dan QR Code yang letaknya diatur secara
tersendiri
dan
hanya
diketahui
oleh
pihak-pihak
tertentu.
Penggunaan kertas ini harus berurutan sesuai dengan nomor serinya
sehingga memudahkan pelacakan.
b. Guilloche
Gambar 4. Guilloche
Adalah suatu teknik security printing yang terdiri dari garis-garis
melengkung tidak terputus yang menempati suatu area terbatas yang
terbuat sedemikian rupa sehingga membentuk suatu ornamen border
yang indah.
-145-
c. Filter image
Gambar 5. Filter Image
Adalah suatu teknik security printing yang hanya dapat terlihat bila
filter viewer ini dipasang pada permukaan cetak, dan tanpa alat
pembaca ini, text tidak dapat terbaca.
d. Anticopy
-146-
Gambar 6. Anticopy
Adalah suatu teknik security printing dengan garis atau raster pada
area tertentu dan tersembunyi hanya akan nampak apabila dokumen
ini difotocopi.
e. Microtext
Gambar 7. Microtext
Adalah
suatu
teknik
security
printing
yang
memakai
elemen
pengaman yang tersembunyi terdiri dari teks dengan ukuran sangat
kecil sehingga secara kasat mata akan tampak seperti suatu garis.
Perlu bantuan lensa pembesar untuk melihat teks ini.
f. Line width modulation
Gambar 9. Line Width Modulation
-147-
Adalah suatu teknik security printing yang terbentuk dari susunan
garis yang mengalami penebalan pada garis-garis desain lurus
maupun lengkungan pada area tertentu.
g. Relief motif
Gambar 10. Relief Motif
Adalah
suatu
teknik
security
printing
yang
dibentuk
dengan
pembengkokan pada areal tertentu sehingga akan menimbulkan
image seolah-olah desain relief (motif) terkesan timbul.
h. Invisible ink
Gambar 11. Invisible Ink
Adalah suatu teknik security printing yang berupa aplikasi teks,
gambar maupun logo yang dicetak dengan tinta sekuriti khusus
untuk pengamanan. Tinta tersebut hanya akan tampak apabila
diamati dibawah sinar ultra violet.
-148-
3. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia, nomor
seri pengaman dan pencetakan pengamanan naskah dinas dilakukan
oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi
berkaitan dengan ketatausahaan. Pembuatan nomor seri pengaman dan
pencetakan pengamanan dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.
Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan tinggi,
diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah untuk diingat.
- 149 BAB VIII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT
NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas harus jelas dan
dapat
menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan,
pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.
A. Pengertian
1. Perubahan
Perubahan
berarti
bagian
tertentu
dari
naskah
dinas
diubah.
Perubahan dinyatakan dengan lembar perubahan.
2. Pencabutan
Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak
pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan
Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku
mulai saat naskah dinas itu ditetapkan. Pembatalan naskah dinas
dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.
4. Ralat
Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan
atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau
dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah
dinas yang sama jenisnya.
2. Pejabat
yang
pembatalan
berhak
adalah
menentukan
pejabat
yang
perubahan,
pencabutan,
menandatangani
naskah
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
dan
dinas
- 150 -
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan
oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh
pejabat setingkat lebih rendah.
- 151 BAB IX
PENUTUP
Tata Naskah Dinas ini ditetapkan sebagai pedoman dalam pengelolaan naskah
dinas guna terwujudnya tertib administrasi di lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
YASONNA H. LAOLY
Fly UP