...

SOP Persuratan dan Arsip

by user

on
Category: Documents
4

views

Report

Comments

Transcript

SOP Persuratan dan Arsip
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP)
PERSURATAN DAN ARSIP
20ls
PENGAWAS PEMILIHAN T'MTNU RTPUBLIK INDONESIA
JL. MH. THAMRIN No.14
Telepon : 021 390 5889
JAKARTA PUSAT
NOMOR SOP
IGL.
PEMBUATAN
IGL.REVISI
IGL. EFEKTIF
soP/16/sETltvl20t4
April2014
A Jul
"9 )uti
20rs
2ols
SEKRETARIS JENDERAL
DISAHKAN
CLEH
SEKRETARIAT JENDERAL
BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM
BIRO ADMINISTRASI
GUNAWAN SUSWANTORO
NrP. 19660630 199303 r 001
NAMA
DASAR HUKUM
l.
2.
SOP
PERSURATAN DAN ARSIP
KUALIFIKASI PELAKSANA
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah RI No 28 Tahun 2012 tentang
l.
2.
Mengetahui Tugas dan Fungsi Sistem dan Prosedur Pemerintahan
Mengetahui Tugas dan Fungsi mekanisme pembuatan laporan.
Pelaksanaan Undang-Undang No.43 tahun 2009
tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun
3.
2009 tentang Kearsipan
Perpres No. 80 Tahun 2012 tentang Organisasi, tugas,
fungsi, wewenang, dan tata kerja Sekretariat jenderal
badan pengawas pemilihan umum, Sekretariat badan
pengawas pemilihan umum provinsi, Seketariat
panitia pengawas pemilihan umum kabupaten/kota,
Dan sekretariat panitia pengawas pemilihan umum
kecamatan
4.
Perbawaslu No.
Dinas
di
7 Tahun 2008 tentang Tata Naskah
Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan
Umum
5.
Perbawaslu No. 2 Tahun 2013 tentang Organisasi dan
Tata Ke{a Sekretariat Jenderal Badan Pengawas
Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas
Pemilihan Umum Provinsi. Sekretariat Panitia
Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Dan
Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum
Kecamatan
6.
Permenpan No. 35 tahun 2013 Tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
administrasi pemerintahan
Peraturan Kepala Arsip Nasional
RI No. 19 Tahun
20 | 2 T entang Pedoman Penyusunan Klas i fi kas
8.
I
2
5
i Ars ip
Peraturan Bawaslu No. 2l tahun 2014 tentang Jadwal
Retensi Arsip Badan Pengawas Pemilu RI
SOP surat masuk dan keluar DKPP
SOP surat masuk dan keluar H2PI
SOP surat masuk dan keluar TU Sekjen
Apabila SOP ini tidak dijalankan maka dapat berakibat :
Tidak adanya petugas penomoran surat pada saat malam
hari dan hari libur
L
2.
3.
4.
Kesalahan dalam pemberkasan arsip
Keterlambatan Penyampaian surat
Surat Masuk (diantar dari Instansi atau Pos/Tiki) diluar jam
keria
L
2.
3.
4.
BukuAgenda
Buku Expedisi/Lembar pengantar (tanda terima)
Lembar Disposisi
Komputer
Disimpan dalam bentuk dokumen tercetak dan elektronik.
STANDART OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENERIMAAN SURAT MASUK BIASA (NON-PENGADUAN)
.
,11
No.
1
:
.:::.:a:a:::.:'.t: :,,',,:::::::a',':
1rr,l:r
.'.,,,1
,
',':1.
.t.r:r,,r,.,:,,::::l:',,,PF,L,l
:,,:].,'.t1t1,i..',.
exiivrns
Menerima surat masuk dari instansi
Pemerintah, Perorangan, Pos, Tiki.
2
Meneliti kebenaran alamat surat dan
mengembalikan surat yang salah alamat
?
Membubuhkan paraf sebagai penerima surat
.....::,
Kasubag Persuratar
.r,',,,,, f,..1t"1o
KSANA
Staff
.
Kelengkapan
Tanda Terima
Waktu
,l:, .
20 menit
Surat
20 menit
Surat masuk
Surat masuk
10 menit
Surat masuk
yang telah di
paraf oleh
penerima.
Surat masuk.
25 menit
Surat masuk
yang telah di
klasifikasi
,,a:.
f'Gl
..:
Ya
4
Mensortir/mengklasifikasikan surat
berdasarkan tingkat keamanan
.:
Output
-,1......i]t,t.
Surat masuk
Sangat rahasia, rahasia dan biasa
dan berdasarkan tingkat kecepatan
penyampaian Segera,Sangat Segera
dan memisah-misahkan surat
kedalam kelompok surat dinas untuk
Ketua dan Anggota Bawaslu, Ketua
dan Anggota DKPP, dan Sekretaris
5
MenginpuUmencatat seluruh surat masuk ke
komputer untuk pembuatan lembar
Komputer,
Internet
30 menit
Disposisi
Surat, Buku
30 menit
Disposisi
pengantar/disposisi
6
Meneruskan seluruh surat masuk yang sudah
dilengkapi lembar pengantar/disposisi ke Sub
Bagian TU Sekjen
ekspedisi,
Lembar
Disposisi
Dalam hal lampiran tidak
memungkinkan untuk dicopy
seluruhnya maka hanya copy lembar
pertama dari lampiran yang
disampaikan bersamaan dengan
surat pengantar. Untuk suratyang
bersifat pengaduan, selain ke sub
bagian TU Sekjen pengantar surat
dan lampiran di copy untuk
Tindak lanjut surat keluar Ketua Bawaslu, Ketua DKPP di Sekretariat Jenderal Bawaslu
PELAKSANA
AKTIVlTAS
No.
Kasubag Persuratan
, dan Arsip
4
I
Memastikan bahwa surat sudah
ditandatangani oleh Ketua Bawaslu/DKPP
2
l\4emisahkan surat keluar Ketua Bawaslu.
Ketua DKPP.
3
Mencatat dan memberi nomor dan tanggal
surat keluar Ketua Bawaslu. Ketua DKPP.
4
l\rlencatat surat keluar Ketua Bawaslu, Ketua
MUTU BAKU
Staff
?
Kelengkapan
Surat
Waktu
10 menit
5
Output
Surat
20 menit
Hasil Pemisahan surat
keluar ketua bawaslu
dan DKPP
Buku Agenda
30 menit
Surat keluar yang
sudah ada nomor dan
tanggal
Buku Ekspedisi,
20 menit
Lembar tanda terima
Catatan surat keluar
ketua Bawaslu dan
DKPP
Mengarahkan pengiriman surat dan
menentukan tingkat kecepatan penyampaian
surat berdasarkan kepentingan surat (sifat
7
Mengirimkan surat ke alamat yang dituju atau
pengiriman surat ke kantor pos/titipan kilat dan
menerima resi pengiriman dari kantor
pos/titipan kilat.
Menyimpan arsip surat keluar Ketua Bawaslu,
Ketua DKPP. lembar tanda terima serta resi
bukti pengiriman titipan kilat.
1. Menyusun rencana pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)
2. Pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)
Keterangan
Surat Keluar Ketua
Surat
5 menit
Surat tersampaikan
tepat waktu dan tujuan
surat)
o
4..
Bawaslu/DKPP
*
DKPP untuk disampaikan kepada alamat yang
dituju (khusus wilayah Jakarta)
.
Kendaraan, Surat
{;
.5
120 menit atau
lebi sesuai
tujuan surat
Odner, Rak Surat,
Filling Cabinet,
Lemari
10 menit
Arsip surat keluar
Sifat surat berdasarkan tingkat
kecepatan penyampaian surat
Segera, Sangat segera
:
Tindak lanjut surat keluar Sekretaris Jenderal Bawaslu
PELAKSANA
,
MUTU BAKU
.
No.
1
Memastikan bahwa surat sudah ditandatangani
CP
rleh Sekretaris Jendera
.'':,,t,
Kelengkapan
Waktu
Surat
10 menit
2
[4emisahkan surat keluar Sekretaris Jenderal.
Surat
20 menit
3
\4encatat dan memberi nomor dan tanggal surat
<eluar Sekretaris Jenderal.
Buku Agenda
30 menit
surat Keluar
Sekretaris Jenderal
Bawaslu
Hasil Pemisahan
surat keluar
Sekretaris Jenderal
Bawashr
Surat keluar yang
sudah ada nomor
Can
4
Mencatat surat keluar Sekretaris Jenderal untuk
Jisampaikan kepada alamat yang dituju (khusus
rvilayah Jakarta)
5
Vlengarahkan pengiriman surat dan menentukan
lingkat kecepatan penyampaian surat
berdasarkan kepentingan surat (sifat surat)
o
Vengirimkan surat ke alamat yang dituju atau
cengiriman surat ke kantor pos/titipan kilat dan
nenerima resi pengiriman dari kantor pos/titipan
+
I
<ilat.
7
Menyimpan arsip surat keluar Sekretaris
Jenderal, lembar tanda terima serta resi bukti
oengiriman titipan kilat.
1. Menyusun rencana pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)
2. Pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)
s
Buku Ekspedisi,
Lembar tanda
lerima
20 menit
Surat
5 menit
Kendaraan,
Surat
120 menit atau
lebi sesuai tujuan
tanggal
Catatan surat keluar
Sekretaris Jenderal
Bawaslu
Surat tersampaikan
tepat waktu dan
tujuan
surat
Odner, Rak
Surat, Filling
Cabinet, Lemari
10 menit
Arsip surat keluar
Sifat surat berdasarkan
tingkat kecepatan
penyampaian surat : Segera,
Sangat segera
Fly UP