...

teknik komunikasi audit

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

teknik komunikasi audit
DIKLAT PEMBENTUKAN
AUDITOR AHLI
TKA
KODE MA : 1.270
TEKNIK
KOMUNIKASI
AUDIT
2007
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
EDISI KEEMPAT
Judul Modul
Penyusun
:
: Teknik Komunikasi Audit
Agus Tri Prasetyo, Ak.
R. Bramantyo, S.E., Ak.
Pereviu
:
Linda Ellen Theresia, S.E., M.B.A.
Editor
:
Riri Lestari, Ak
Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP
dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Pembentukan Auditor
Anggota Tim
Edisi Pertama
:
Tahun 1998
Edisi Kedua (Revisi Pertama)
:
Tahun 2000
Edisi Ketiga (Revisi Kedua)
:
Tahun 2003
Edisi Keempat (Revisi Ketiga)
:
Tahun 2007
ISBN 979-3873-08-6
Dilarang keras mengutip, menjiplak, atau menggandakan sebagian atau
seluruh isi modul ini, serta memperjualbelikan tanpa izin tertulis dari
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP.
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ………………………………………………………………………………………….
Daftar Isi …………………………………………………………………………………………………..
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang …………………………………………………………………………
B. Tujuan Pembelajaran Umum …………………………………………...…....
C. Tujuan Pembelajaran Khusus ........................................
BAB II
BAB III
BAB IV
BAB V
BAB VI
D. Deskripsi Singkat Modul .............................................
E. Metodologi Pembelajaran...........................................
PENGERTIAN DAN KONSEP KOMUNIKASI AUDIT
A. Manfaat Komunikasi dalam Audit ..................................
B. Proses Komunikasi....................................................
C. Jenis Komunikasi......................................................
D. Bentuk Teknik Komunikasi Audit...................................
E. Faktor Penting dalam Komunikasi..................................
MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MEMBANGUN HUBUNGAN DENGAN
PIHAK LAIN
A. Persiapan Berkomunikasi ............................................
B. Mengekspresikan Diri secara Efektif................................
C. Membangun Hubungan dengan Orang Lain .......................
KOMUNIKASI EFEKTIF, EMPATIK, DAN PERSUASIF
A. Komunikasi Efektif, Empatik, dan Persuasif.......................
B. Mendengarkan Secara Aktif .........................................
C. Memahami Ekspresi Wajah dan Bahasa Tubuh...................
KOMUNIKASI SELAMA PELAKSANAAN AUDIT
A. Komunikasi Internal Tim.............................................
B. Komunikasi antara Auditor dengan Auditan......................
C. Komunikasi Auditor dengan Pihak Lain yang Terkait............
TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT
A. Teknik Wawancara....................................................
B. Teknik Presentasi ....................................................
i
ii
1
1
1
2
3
4
6
7
9
11
15
17
20
22
26
29
31
34
39
42
48
ii
C. Komunikasi Tertulis ................................................
BAB VII MENGELOLA KONFLIK....................................................
A. Pengertian Konflik ...................................................
B. Sumber Konflik ......................................................
C. Bentuk Konflik ......................................................
D. Mengelola Konflik....................................................
E. Kasus Konflik .........................................................
Lampiran ............................................................................
52
57
58
59
60
65
iii
Teknik Komunikasi Audit
BAB 1
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Modul Teknik Komunikasi Audit (TKA) ini disusun sebagai bahan pemelajaran dalam
kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat) pembentukan jabatan fungsional auditor
terampil dan auditor ahli selama 20 jam pelatihan (jamlat), dan masuk dalam kelompok
mata ajaran penunjang, sebagaimana yang diatur dalam Keputusan Kepala BPKP
Nomor: KEP-06.04.00-847/K/1998 tentang Pola Pendidikan dan Pelatihan Auditor Bagi
Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah.
B.
TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM
Setelah memelajari modul ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami teknikteknik komunikasi dalam rangka penugasan audit.
C.
TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS
Berdasarkan tujuan pembelajaran umum di atas, maka tujuan pembelajaran khusus
adalah, peserta diklat diharapkan mampu:
1.
Menjelaskan pengertian, arti penting, proses komunikasi, dan faktor-faktor
manusia dalam komunikasi.
2.
Menjelaskan persiapan diri dalam berkomunikasi, ekspresi diri yang efektif,
dan menerapkan cara membangun hubungan dengan orang lain.
3.
melakukan komunikasi efektif, empatik, dan persuasif, mendengarkan secara
aktif, dan memahami bahasa tubuh.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
1
Teknik Komunikasi Audit
4.
Menjelaskan pelaksanaan komunikasi intern dalam satu tim, antara auditor
dengan auditan dan pelaksanaan komunikasi auditor dengan pihak lain yang
terkait.
5.
Melakukan teknik wawancara, presetasi, dan komunikasi audit tertulis.
6.
Menjelaskan pengertian, sumber dan bentuk, dan proses komunikasi serta
faktor-faktor manusia dalam komunikasi.
D.
DESKRIPSI SINGKAT MODUL
Kerangka bahasan modul Teknik Komunikasi Audit ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, tujuan pemelajaran umum, tujuan pemelajaran
khusus, deskripsi singkat modul, serta metodologi pemelajaran.
BAB 2 PENGERTIAN DAN KONSEP KOMUNIKASI AUDIT
Bab ini menjelaskan tentang manfaat komunikasi dalam audit, proses
komunikasi, jenis dan bentuk teknik komunikasi, serta faktor penting dalam
komunikasi.
BAB 3 MEMERSIAPKAN DIRI DAN MEMBANGUN HUBUNGAN DENGAN PIHAK
LAIN
Bab
ini
menjelaskan
tentang
memersiapkan
diri
untuk
berkomunikasi,
mengekspresikan diri secara efektif, dan membangun hubungan/keakraban
dengan orang lain.
BAB 5 KOMUNIKASI EFEKTIF DAN EMPATIK
Bab ini menjelaskan tentang komunikasi efektif dan komunikasi empatik,
mendengarkan secara aktif, dan memahami bahasa tubuh.
BAB 6 TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT
Bab ini menjelaskan tentang teknik wawancara, teknik presentasi, dan
komunikasi tertulis.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
2
Teknik Komunikasi Audit
BAB 7 MENGELOLA KONFLIK
Bab ini menjelaskan tentang sumber konflik dan mengelola konflik
BAB 8 KOMUNIKASI SELAMA PELAKSANAAN AUDIT
Bab ini menjelaskan tentang komunikasi internal tim, komunikasi dengan
auditan, dan komunikasi dengan pihak lain.
E.
METODOLOGI PEMELAJARAN
Materi diklat ini disampaikan dengan menggunakan pendekatan pemelajaran orang
dewasa, dengan metode:
1.
Ceramah
2.
Curah pendapat
3.
Diskusi
4.
Latihan/simulasi/peragaan
Pusdiklatwas BPKP - 2007
3
Teknik Komunikasi Audit
BAB 2
PENGERTIAN DAN KONSEP KOMUNIKASI AUDIT
Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan
pengertian, arti penting, proses komunikasi, dan faktor-faktor manusia dalam
komunikasi.
A.
MANFAAT KOMUNIKASI DALAM AUDIT
Teknik Komunikasi Audit (TKA) adalah penerapan komunikasi di dalam audit. Di
dalam TKA akan dibahas tentang keterampilan berkomunikasi dan penerapannya di
dalam kegiatan audit.
Komunikasi adalah bagian integral dalam audit.
Mulai dari perencanaan penugasan, pelaksanaan
pengujian, hingga pemantauan tindak lanjut, semuanya
memerlukan
keterampilan
berkomunikasi
untuk
menghasilkan yang terbaik.
Dengan menerapkan keterampilan berkomunikasi,
pelaksanaan audit akan berjalan secara efektif dan
efisien, (efektif dalam arti, audit dapat mencapai hasil-hasil yang diinginkan; efisien
karena proses audit dapat dilaksanakan dengan lancar sehingga sumber daya audit
benar-benar digunakan untuk mencapai tujuan audit), dalam hal:
1.
Memeroleh data dan informasi yang diperlukan dalam pengujian audit.
Audit dapat dipandang sebagai proses pengumpulan dan pengujian informasi
untuk menghasilkan simpulan dan rekomendasi. Pemilik data dan informasi
Pusdiklatwas BPKP - 2007
4
Teknik Komunikasi Audit
adalah auditan, jika perolehan data dan informasi tidak memadai, maka audit
tidak akan mencapai hasil yang memuaskan.
2.
Mengendalikan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan tim audit. Audit
dilaksanakan oleh tim yang terdiri dari individu-individu. Audit juga
menjalankan aktivitas-aktivitas yang saling terkait. Komunikasi yang baik
dalam tim akan membuat interaksi individu dan rangkaian aktivitas dalam
audit dapat berjalan dengan baik. Masalah-masalah dapat diselesaikan
bersama sehingga hambatan dalam proses audit dapat diminimalkan.
3.
Meningkatkan mutu audit. Jika aktivitas-aktivitas dasar dalam audit, seperti
pengumpulan informasi, pengujian, dan penyampaian hasil audit dapat
berjalan dengan lancar, maka konsentrasi tim audit dapat diarahkan pada
usaha peningkatan mutu audit. Misalnya, jika perolehan informasi menjadi
mudah dan cepat, maka tim audit dapat berkonsentrasi untuk memilih proses
analisis yang lebih tepat.
4.
Memerbaiki citra auditor internal. Selama ini, auditor telah dicitrakan secara
keliru, sebagai sosok yang tidak ramah, sibuk sendiri, bahkan sering dianggap
sewenang-wenang. Citra-citra tersebut menyulitkan auditor dalam menjalin
kerjasama dengan auditan. Auditan yang mempunyai citra yang keliru tentang
auditor akan cenderung untuk tertutup, tidak mau bekerjasama, menghindar,
bahkan dapat mendorong mereka untuk menghambat pekerjaan auditor.
Dengan keterampilan komunikasi antar pribadi, citra ini dapat dikurangi,
kemudian dibangun citra auditor yang lebih terbuka, siap bekerja sama, dan
memosisikan auditan sebagai mitra dalam pelaksanaan auditnya.
Aktivitas: Ceritakan hambatan yang pernah ditemui dalam pelaksanaan audit atau
pekerjaan lainnya. Bagaimana cara menyelesaikan hambatan tersebut?
Pusdiklatwas BPKP - 2007
5
Teknik Komunikasi Audit
B.
PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman
melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum. Proses komunikasi merupakan
tahap-tahap antara komunikator dengan komunikan yang menghasilkan pentransferan
dan pemahaman makna. Menurut Stephen P. Robbins proses komunikasi meliputi 7
(tujuh) bagian, yakni:
1.
Sumber komunikasi;
2.
Pengkodean;
3.
Pesan;
4.
Saluran;
5.
Pendekodean;
6.
Penerima;
7.
Umpan balik.
Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1.1
Proses Komunikasi
Komunikator
Encoding
Umpan
Balik
Komunikator
Pesan
Komunikator
Decoding
Pesan
Sumber komunikasi atau komunikator mengawali proses komunikasi dengan
pesan yang dikemas dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. Pesan adalah
sesuatu yang dikomunikasikan. Semuanya itu disampaikan dengan kemasan kode
tertentu. Pengemasan suatu pesan melalui proses encoding memberikan kontribusi
Pusdiklatwas BPKP - 2007
6
Teknik Komunikasi Audit
yang berarti atas keberhasilan suatu komunikasi. Encoding adalah proses untuk
memilih simbol-simbol yang digunakan untuk membentuk pesan. Simbol-simbol ini bisa
berbentuk verbal dan non verbal.
Kemudian pesan tersebut disampaikan melalui berbagai saluran yang disebut
media penyaluran pesan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi
saluran tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat komunikator
dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa media perantara.
Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat, dokumen, telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time video atau dikenal dengan
teleconference, dapat digolongkan sebagai saluran melalui media.
Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan simbol-simbol yang
diterima ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh komunikan. Inilah yang
disebut sebagai decoding pesan. Sebagaimana saat encoding, tahap decoding juga
dipengaruhi oleh keterampilan, sikap, pengetahuan dan sistem sosial budaya.
Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan balik. Tahap ini
merupakan pengecekan atas keberhasilan pentransferan pesan dimaksud. Tahapan ini
sangat penting dalam kegiatan organisasi termasuk kegiatan pelaksanaan audit. Peran
monitoring dan reviu pelaksanaan audit oleh Ketua Tim atau Pengendali Teknis
merupakan salah satu media umpan balik atas penugasan audit.
Aktivitas: Berikan satu contoh komunikasi. Dapatkah Anda tunjukkan unsur-unsur
komunikasinya!
C.
JENIS KOMUNIKASI
Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut berbagai sudut pandang. Di sini kita
akan klasifikasikan komunikasi dalam 3 sudut pandang saja, yaitu menurut cara
komunikasi, pihak yang terlibat dalam komunikasi, dan kode yang digunakan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
7
Teknik Komunikasi Audit
Klasifikasi komunikasi menurut caranya terdiri dari komunikasi lisan dan tulisan.
Komunikasi lisan adalah komunikasi dimana komunikatornya yang menyampaikan
pesan secara langsung oleh pihak komunikan tanpa media berupa tulisan atau teks.
Termasuk dalam komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, wawancara,
komunikasi lewat telepon, presentasi dan teleconference. Sedangkan komunikasi
tulisan adalah penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator kepada
komunikannya.
Termasuk
dalam
komunikasi
tulisan
adalah
surat-menyurat,
dokumentasi kegiatan dalam bentuk tertulis, konfirmasi, sms, dan penyampaian laporan
tertulis.
Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut pihak yang terlibat dalam komunikasi,
yaitu:
1.
Komunikasi intrapersonal. Komunikasi ini melibatkan diri sendiri sebagai
komunikator dan komunikannya. Contohnya, ketika berintrospeksi diri, maka
akan terjadi dialog di dalam pikiran seseorang. Dialog ini adalah bentuk dari
komunikasi intrapersonal.
2.
Komunikasi interpersonal. Komunikasi ini melibatkan lebih dari satu orang
sebagai pihak komunikatornya dan komunikannya. Misalnya, ketika seorang
anggota tim menyampaikan kesulitannya dalam melaksanakan pengujian
kepada ketua tim, maka di sini terlihat bahwa ada 2 orang yang terlibat dalam
komunikasi, 1 orang berperan sebagai komunikator, seorang lagi menjadi
komunikan. Komunikasi kelompok termasuk dalam jenis komunikasi ini.
Contoh komunikasi kelompok adalah rapat tim audit untuk menyepakati hasil
audit atau presentasi hasil audit kepada para pimpinan auditan.
3.
Komunikasi Massa. Komunikasi ini melibatkan pihak komunikan dalam
jumlah besar, kepada masyarakat umum atau biasa kita sebut publik. Contoh
komunikasi ini adalah siaran radio, berita koran, acara TV, temu pers, dan
sebagainya.
Komunikasi juga dapat diklasifikasikan menurut kode yang digunakan, yaitu
komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang
menggunakan kode-kode bahasa seperti kata-kata dan kalimat. Contoh komunikasi
Pusdiklatwas BPKP - 2007
8
Teknik Komunikasi Audit
verbal adalah surat dan percakapan. Sedangkan komunikasi non verbal adalah
komunikasi yang tidak menggunakan kode-kode bahasa. Contoh komunikasi non
verbal adalah foto, gerak tubuh, sirine, dan sebagainya.
Aktivitas: Berikan satu contoh komunikasi. Termasuk komunikasi jenis apa
jika dilihat dari (1) cara komunikasi, (2) pihak yang terlibat dalam komunikasi
dan (3) kode yang digunakan?
D.
BENTUK TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT
Teknik komunikasi yang umum digunakan dalam audit adalah:
1.
Wawancara. Wawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan
secara lisan dengan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan.
Wawancara digunakan oleh auditor untuk memeroleh data ataupun fakta yang
diperlukan. Wawancara merupakan alat yang sangat baik untuk memeroleh
informasi, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, masa depan ataupun
tanggapan
seseorang
mengenai
sesuatu
hal,
karena
auditor
dapat
menangkap aksi, reaksi seseorang dalam bentuk gerak-gerik dan ekspresi
saat wawancara berlangsung.
2.
Daftar
pertanyaan
(kuesioner).
Daftar
pertanyaan
adalah
metode
pengumpulan informasi yang mengajukan pertanyaan secara tertulis dan
mengharapkan jawaban secara tertulis pula. Apabila tim audit secara
geografis berjauhan atau apabila dibutuhkan data kuantitatif, teknik kuesioner
dapat menjadi media yang paling berguna. Kuesioner memungkinkan individu
untuk menuliskan apa yang mereka rasa tidak pantas untuk diungkapkan
secara lisan. Lebih dari itu, kuesioner dapat dianalisis secara akurat dan
dapat memberikan data kuantitatif yang solid untuk mendukung temuan data
kualitatif.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
9
Teknik Komunikasi Audit
3.
Konfirmasi. Konfirmasi adalah permintaan penegasan kepada pihak ketiga
mengenai kebenaran suatu data atau informasi. Sebagai contoh, auditor
meminta penegasan atas informasi bahwa pihak A di provinsi lain telah
menerima
kiriman
barang,
maka
auditor
mengkonfirmasi
ada
tidak
penerimaan barang yang dilakukan oleh pihak A.
4.
Data terbuka. Data terbuka adalah metode pengumpulan data menggunakan
pertemuan kelompok. Sebagai contoh, auditor ingin mendapatkan informasi
dari beberapa orang anggota koperasi tentang jumlah pinjaman yang diterima
dan jumlah biaya yang harus dibayar oleh mereka, maka auditor mengadakan
pertemuan dengan mereka. Auditor tidak melakukan wawancara satu per
satu, melainkan menanyakan langsung kepada seluruh peserta pertemuan.
5.
Presentasi. Presentasi adalah penyampaian pesan berupa ide atau gagasan
kepada khalayak atau sekelompok orang. Presentasi adalah komunikasi yang
dilaksanakan dengan tatap muka. Dalam presentasi bukan hanya pesan
verbal yang dapat ditangkap, pesan non verbal juga penting untuk
diperhatikan.
6.
Rapat. Rapat adalah komunikasi kelompok yang digunakan untuk bertukar
pikiran dalam memahami sesuatu atau menyelesaikan masalah. Rapat adalah
bentuk komunikasi yang lazim kita temui di dunia kerja. Dalam audit, rapat ini
bisa dilaksanakan intern tim, atau melibatkan pihak auditan.
7.
Laporan Hasil Audit. Laporan hasil audit adalah media penyampaian hasil
audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan secara tertulis. Setiap
penugasan audit harus menghasilkan laporan, meskipun untuk penugasan
yang tidak mencapai tujuan sebagai akibat dari berbagai faktor, misalnya
sangat buruknya sistem pengendalian auditan yang menyebabkan auditor
kesulitan dalam menentukan validitas dokumen-dokumen yang ditemuinya.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
10
Teknik Komunikasi Audit
Tidak semua bentuk komunikasi tersebut akan dibahas dalam modul ini. Bentuk
komunikasi yang akan dibahas lebih jauh adalah wawancara, presentasi, dan
konfirmasi.
Aktivitas: Menonton video klip wawancara. Apa informasi yang ingin diperoleh
oleh auditor? Apa emosi yang ditunjukkan oleh auditan? Apa emosi yang
ditunjukkan oleh auditor?
E.
FAKTOR PENTING DALAM KOMUNIKASI
Ada 2 faktor penting yang harus diperhatikan dalam komunikasi. Pertama, faktor
manusia, dan kedua, hambatan dalam proses komunikasi.
Manusia adalah faktor penting pertama yang harus diperhatikan karena komunikasi
selalu melibatkan manusia. Saat Anda menulis pesan-pesan di atas secarik kertas,
harus diingat bahwa surat tersebut pada akhirnya akan dibaca oleh komunikan untuk
mewakili kehadiran anda. Anda harus memerhatikan pilihan kata dan susunan kalimat
agar komunikan dapat menangkap pesan dengan jelas dan menanggapinya secara
tepat.
Setiap individu memiliki keunikan. Tiap individu memiliki ciri fisik dan psikis yang
berbeda, bahkan kembar identik. Perbedaan antar individu harus dimengerti agar dapat
melaksanakan komunikasi dengan baik. Individu dapat berbeda dalam hal:
1.
Ciri fisik. Perbedaan ras hingga perbedaan suku bangsa menyebabkan tiap
individu memiliki ciri fisik yang berbeda. Perbedaan fisik individu dapat terlihat
dari wajah, bentuk dan ukuran tubuh.
2.
Konsep diri. Konsep diri adalah persepsi seseorang terhadap dirinya sendiri.
Tiap individu memiliki konsep diri yang akan berbeda dengan individu lain.
Ada orang yang punya konsep diri, “Saya pemalu.”, tetapi individu lain punya
konsep diri, “Saya senang bergaul.” Perbedaan ini sering tidak tampak dalam
pertemuan yang singkat. Konsep diri baru bisa dinilai karena adanya
Pusdiklatwas BPKP - 2007
11
Teknik Komunikasi Audit
kecenderungan individu untuk menghadapi secara konsisten berbagai situasi
yang berbeda sesuai dengan konsep diri yang dimilikinya.
3.
Keyakinan. Keyakinan yang dimaksud di sini adalah sikap mental atas segala
sesuatu yang diyakini sebagai hal yang benar dan salah. Seseorang bisa
memiliki keyakinan yang berbeda dengan orang lain terhadap masalah yang
sama. Sebagai contoh, auditor yakin bahwa suatu penyimpangan dari
prosedur baku tidak perlu dilakukan agar tidak terjadi konsekuensi yang buruk
bagi organisasi. Sebaliknya, auditan bisa punya keyakinan bahwa jika
penyimpangan tidak dilakukan, maka akan terjadi konsekuensi yang lebih
buruk bagi organisasi.
4.
Kepribadian. Kepribadian adalah suatu organisasi dinamis dalam diri individu
yang sistem psikofisiknya menentukan karakteristik, tingkah laku, serta cara
berpikir seseorang. 1 Contoh perbedaan kepribadian adalah adanya tipe
kepribadian
menurut
Carl
Gustav
Jung
yang
membagi
kepribadian
berdasarkan arah perhatian. Tipe-tipe tersebut adalah introverse, ekstroverse,
dan ambiverse. Jika perhatiannya lebih ditujukan keluar dari dirinya yakni
sekelilingnya, maka orang tersebut digolongkan sebagai tipe extroverse. Jika
perhatiannya lebih dominan ditujukan ke dalam dirinya sendiri, maka tipe
kepribadian orang tersebut adalah introverse. Sedangkan tipe ambiverse
memiliki arah perhatian yang berada di antara 2 titik ekstrim tipe ekstroverse
dan tipe introverse.
5.
Sikap dan perilaku. Secara umum sikap dan perilaku seseorang ditentukan
oleh konsep diri dan keyakinan, tetapi pada kondisi dan situasi tertentu,
seseorang dapat bersikap dan berperilaku yang tidak konsisten dengan
konsep diri dan keyakinannya. Hal ini biasa terjadi saat seseorang merasa
perlu melindungi dirinya. Sebagai contoh, seseorang sehari-hari berperilaku
terbuka, tetapi ketika ditanyakan sesuatu yang menyangkut kesalahan yang
pernah dilakukannya, dia berubah menjadi tertutup sekali.
1
Kepribadian menurut definisi G.W. Allpont seperti dikutip oleh Euis Winarti dalam bukunya
“Pengembangan Kepribadian”, 2007.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
12
Teknik Komunikasi Audit
Faktor penting kedua yang perlu diperhatikan dalam komunikasi adalah adanya
hambatan
dalam
proses
komunikasi.
Hambatan-hambatan
tersebut
dapat
diidentifikasikan berdasarkan elemen-elemen komunikasi, yaitu:
1.
Hambatan pada komunikator dan komunikan. Hambatan ini disebabkan
oleh
adanya
perbedaan
individu,
perbedaan
peran
dan
kedudukan
organisasional, dan perbedaan budaya. Sebagai contoh, seorang auditor
yang kurang pengalaman merasakan kecemasan yang tinggi saat harus
mewawancarai pimpinan auditan. Kecemasan tersebut membuat situasi
wawancara menjadi sangat kaku. Auditan pun menjadi bersikap tertutup,
karena ingin berhati-hati agar keterangannya tidak menyulitkan di kemudian
hari.
2.
Hambatan pada kode-kode yang digunakan. Tiap profesi memiliki istilah
teknis yang berbeda. Beberapa memiliki kesamaan istilah tetapi berbeda
makna. Misalnya, istilah konfirmasi, bagi auditor konfirmasi adalah komunikasi
tertulis untuk menegaskan sesuatu, sedangkan auditan memahami istilah
konfirmasi sebagai penegasan terhadap suatu informasi, tanpa memerhatikan
hal tersebut dilaksanakan secara tertulis atau lisan.
3.
Hambatan pada saluran komunikasi. Hambatan pada saluran komunikasi
ini umumnya bersifat teknis. Contohnya, wawancara terganggu karena
ruangan yang terlalu bising, komunikasi telepon yang tidak jelas karena
kerusakan pada pesawat telepon, dan sms yang tidak dapat terkirim karena
sinyal komunikasi yang buruk.
4.
Hambatan situasi komunikasi. Hambatan ini berkaitan dengan suasana
psikologis yang terjadi saat komunikasi berlangsung. Hambatan ini bisa
berupa konflik, prasangka, ketegangan, kekakuan, dan kebosanan.
Perbedaan antar individu dan hambatan-hambatan komunikasi perlu menjadi
pertimbangan komunikator dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi
komunikasi. Misalnya, ketika komunikator menyadari adanya kemungkinan perbedaan
arti pada istilah-istilah teknis yang digunakan, maka dia perlu mengurangi penggunaan
istilah teknis. Dalam pelaksanaan, komunikator perlu meyakinkan bahwa antara dia
Pusdiklatwas BPKP - 2007
13
Teknik Komunikasi Audit
dengan komunikan memiliki pengertian yang sama atas suatu istilah. Selanjutnya,
ketika mengevaluasi hasil komunikasi, komunikator harus memerhatikan umpan balik
dari auditan untuk memastikan bahwa istilah-istilah, bahkan kalimat-kalimat, telah
dipahami dengan arti yang sama.
Contoh lain, ketika komunikator mengetahui bahwa suhu ruangan terlalu panas dan
menimbulkan perasaan tidak nyaman, artinya terjadi hambatan pada saluran
komunikasi, maka komunikator perlu meminta kesediaan komunikan untuk pindah
ruangan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
14
Teknik Komunikasi Audit
BAB 3
MEMERSIAPKAN DIRI DAN MEMBANGUN
HUBUNGAN DENGAN PIHAK LAIN
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu melakukan persiapan
diri untuk berkomunikasi, ekspresi diri yang efektif, dan menerapkan cara
membangun hubungan dengan orang lain.
A.
PERSIAPAN BERKOMUNIKASI
Bagi sebagian orang, terutama yang cenderung berkepribadian introverse,
berkomunikasi secara tatap muka adalah hal yang dapat menimbulkan perasaan tidak
nyaman. Bahkan sebagian kecil orang mengalami kesulitan, karena komunikasi bagi
mereka menjadi hal yang menegangkan dan mencemaskan. Ketegangan dan
kecemasan akan terlihat oleh komunikan, karena tanpa disadari gerak tubuh dan
ekspresi wajah akan mengekspresikan emosi seseorang.
Beberapa persiapan yang perlu dilakukan agar seseorang dapat mengendalikan
dirinya dengan baik saat melakukan komunikasi, terutama komunikasi lisan, adalah:
1.
Memeriksa keyakinan tentang komunikasi.
Keyakinan bersifat netral, tidak ada yang baik,
dan tidak ada yang buruk. Kita hanya perlu
mengetahui keyakinan-keyakinan apa yang dapat
menghambat perilaku kita. Beberapa keyakinan
bersifat menghambat, misalnya, keyakinan bahwa
“setiap orang punya pandangan sendiri-sendiri
tentang sesuatu hal, dan pandangan tersebut
Pusdiklatwas BPKP - 2007
15
Teknik Komunikasi Audit
tidak bisa dipertemukan”. Keyakinan ini akan menimbulkan ketegangan yang
tidak disadari, ketika seorang komunikator yang memiliki keyakinan seperti itu
harus menanyakan bagaimana pandangan komunikan atas suatu masalah,
agar dapat dipertemukan dengan pandangannya. Keyakinan tersebut
membuat dia cemas sehingga komunikasi menjadi tidak efektif. Jika kita
mengetahui adanya keyakinan yang menghambat, kita bisa mengubahnya
dengan
keyakinan
yang
mendukung.
Misalnya,
dengan
membangun
keyakinan baru bahwa “memang sulit mempertemukan pandangan yang
berbeda, tapi jika bisa dilakukan, maka kita berkesempatan mendapatkan
solusi baru bagi masalah yang ada.”
2.
Membangun konsep diri yang positif. Sama dengan keyakinan, konsep diri
memengaruhi perilaku kita. Sebagai contoh, seseorang punya konsep diri
bahwa “Saya tidak pandai presentasi. Saya sering kehilangan kata-kata jika
berhadapan dengan orang banyak.” Orang tersebut akan mengalami
ketegangan atau kecemasan saat harus melakukan presentasi. Hasilnya
adalah ketegangan tersebut membuat dia sulit berbicara, dan karena sibuk
meredakan ketegangan, dia lupa apa yang akan disampaikan. Membangun
konsep diri positif memerlukan proses, tetapi proses tidak akan berjalan, jika
kita tidak mau memulainya. Orang tersebut hanya perlu belajar bagaimana
melakukan presentasi yang baik, sehingga dia bisa mengubah konsep
menjadi “Saya bisa presentasi”. Jika perlu dia bisa terus belajar hingga ke
konsep diri “Saya ahli presentasi”.
3.
Melepaskan ketegangan dan kecemasan. Ketegangan dan kecemasan bisa
dikurangi jika kita mempunyai kendali atas situasi. Karenanya, kita bisa
mengurangi kecemasan dengan persiapan yang baik. Kita perlu tahu
suasana yang akan terjadi, siapa komunikan kita, kemudian kita rencanakan
tindakan-tindakan kita, dan rencanakan kapan perlu melanjutkan atau
menghentikan komunikasi. Setelah persiapan maksimal kita lakukan,
kecemasan bisa dikurangi dengan menghadirkan suasana hati yang
gembira. Suasana hati (mood) dapat dipengaruhi oleh musik, bacaan, film,
Pusdiklatwas BPKP - 2007
16
Teknik Komunikasi Audit
atau melakukan aktivitas yang menyenangkan. Jika suasana hati kita
gembira, maka ketegangan dan kecemasan dapat dikurangi.
Komunikasi akan efektif jika emosi kita sedang tenang dan positif. Emosi tetap
penting meskipun komunikasi dilaksanakan secara tertulis, karena pilihan kata dan
struktur kalimat dapat terpengaruh oleh emosi.
Langkah selanjutnya dalam komunikasi adalah mengekspresikan diri secara efektif.
B.
MENGEKSPRESIKAN DIRI SECARA EFEKTIF
Komunikator yang mampu mengekspresikan diri secara efektif adalah komunikator
yang baik. Ekspresi diri adalah cara mengungkapkan suasana hati, emosi, dan pikiran
ke dalam kata-kata, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan. Jadi ekspresi diri
kita dikatakan efektif, jika kata-kata, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan kita
dapat mengungkapkan apa yang menjadi suasana hati, emosi, dan pikiran kita.
Ekspresi diri yang positif tidak lain adalah perilaku yang tulus, jujur, terbuka dan
spontan.
Perilaku yang tulus, jujur, terbuka dan spontan akan membuat suasana komunikasi
menjadi kondusif. Orang merasa nyaman untuk berkomunikasi dengan pihak yang
menunjukkan ketulusan, keterbukaan, dan spontanitas. Jika perilaku ini sudah menjadi
kebiasaan, maka bisa ditingkatkan menjadi ekspresi simpati dan peduli, sehingga orang
akan bersedia mengungkapkan pikiran dan emosi yang sebenarnya kepada kita.
Ekspresi diri pada dasarnya tidak akan pernah efektif, jika tidak ada ketulusan.
Demikian pula, jika sikap terbuka terhadap orang lain bukan bagian dari sikap mental
kita, maka usaha ekspresi diri secara efektif tidak akan berhasil. Penyebabnya adalah
jika kita tidak tulus, jujur, terbuka, dan spontan, maka kata-kata lisan kita menjadi tidak
selaras dengan ekspresi wajah dan gerak tubuh kita. Misalnya, saat seseorang yang
sedang kecewa diminta tersenyum, maka senyumnya pasti bukan senyum yang
menyenangkan, melainkan senyum kecut.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
17
Teknik Komunikasi Audit
Berikut ini disarikan penjelasan Terry Felber dalam bukunya “Kiat Praktis
Komunikasi: dalam Kehidupan Keluarga dan Profesional” (2007), tentang kiat-kiat
mengekspresikan diri secara efektif.
1.
Wajah adalah cermin pikiran. Cara membaca pikiran seseorang adalah
dengan melihat wajahnya. Wajah kita terdiri dari ribuan otot sehingga dapat
mengekspresikan berbagai emosi dan perasaan. Pastikan ekspresi positif ada
di wajah kita. Ekspresi wajah yang negatif mengatakan, “Hidup telah
membuatku susah.”, sementara ekpresi wajah positif mengatakan, ”Saya
menemukan kebahagiaan dari hari ke hari.”
2.
Senyum itu menular, jadilah penyebarnya. Senyum mengomunikasikan
persetujuan, rasa cinta, penghargaan, serta kemurnian. Senyum juga ekspresi
bahwa kita adalah orang yang bersyukur. Dalam komunikasi senyum adalah
cara untuk mendekatkan diri kepada orang lain, membuat mereka nyaman,
serta menyemangati mereka.
3.
Tataplah seseorang tepat di matanya. Mengalihkan pandangan mata dan
menghindari kontak mata menunjukkan ketidaksukaan atau penolakan, dan
keragu-raguan. Ketika kita benar-benar ingin menjalin komunikasi dengan
orang lain, usahakan sebaik mungkin untuk menatap tepat pada mata
mereka. Memang perlu sekali-kali mengerjapkan mata atau mengalihkan
pandangan, karena terlalu lama menatap mata seseorang dapat menimbulkan
perasaan tidak nyaman. Tetapi kita perlu mengomunikasikan rasa hormat dan
perhatian dengan beberapa kali membuat kontak mata.
4.
Berkomunikasilah dengan berhadapan langsung dengan lawan bicara.
Berdiri menyamping apalagi membelakangi menandakan bahwa anda sedang
tidak ingin diajak berkomunikasi, sedang “dingin”. Berhadapan langsung
mengomunikasikan bahwa anda siap menerima kehadiran teman komunikasi
anda.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
18
Teknik Komunikasi Audit
5.
Postur tubuh yang baik menunjukkan rasa percaya diri. Postur tubuh
yang baik adalah keadaan badan dan kepala yang tegak. Posisi membungkuk
menunjukkan sikap kurang percaya diri.
6.
Berikan jabat tangan yang meyakinkan. Jabat tangan yang baik adalah
mengenggam tidak terlalu lemah dan tidak terlalu kuat, melakukan kontak
mata saat berjabat tangan, dan tersenyum. Ini adalah komunikasi tentang
penghargaan, penerimaan kehadiran, dan ucapan terima kasih. Jabat tangan
juga berarti dukungan.
7.
Berpenampilan sebagai seorang pemenang. Penilaian pertama saat
berkomunikasi pasti akan diberikan pada penampilan kita. Kita tidak pernah
mendapat kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama. Kesan pertama
yang positif akan memudahkan kita membangun komunikasi. Jika kesan
pertama negatif, maka perlu upaya lebih agar komunikasi dapat terbangun
dengan baik. Penampilan yang rapi dan bersih cukup untuk membuat kesan
pertama yang positif. Sempurnakan penampilan anda, maka emosi anda pun
akan positif sempurna.
Apa yang disampaikan di atas adalah komunikasi non verbal, berupa bahasa tubuh
dan ekspresi wajah. Komunikasi non verbal sangat penting dalam komunikasi lisan.
Psikolog Albert Mehrabian mengatakan, “7% pesan dari pembicara disampaikan
melalui ucapan, 35% dari kedudukannya, dan 55% dari bahasa tubuh.”
Hal yang penting untuk dipahami adalah bahasa tubuh dipengaruhi faktor budaya.
Misalnya, di suatu budaya postur yang tegap bukan dinilai sebagai percaya diri tapi
menunjukkan keangkuhan, sementara di lingkungan budaya lain membungkuk tidak
menunjukkan kesopanan melainkan kelemahan. Jadi kita perlu menyesuaikan bahasa
tubuh kita dengan nilai-nilai budaya yang berbeda.
Kondisi ini tentu berbeda dengan komunikasi tulisan. Dalam komunikasi tulisan, kita
mengekspresikan diri 100% melalui pilihan kata, efektifitas kalimat, alur pikir, tata
bahasa, dan format penyajian. Kata-kata dan kalimat adalah saluran verbal. Ketika
menulis kita perlu memerhatikan pilihan kata, efektifitas kalimat, alur pikir, aturan tata
bahasa dan format penyajian, karena hal-hal tersebut merepresentasikan diri kita. Surat
Pusdiklatwas BPKP - 2007
19
Teknik Komunikasi Audit
adalah pengganti kehadiran kita. Jadi jangan mau dihadirkan dengan kesan bodoh,
dangkal, dan tidak tahu aturan, hanya karena salah memilih kata dan menggunakan
tanda baca.
C.
MEMBANGUN HUBUNGAN/KEAKRABAN DENGAN ORANG LAIN
Jika diri, pengendalian bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan telah siap,
maka kini kita siap untuk membangun keakraban dengan orang lain. Keakraban akan
terbangun jika kawan komunikasi merasa:
1.
dimengerti / diperhatikan,
2.
disambut baik,
3.
merasa penting, dan
4.
merasa aman dan nyaman.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membangun keakraban yang disarikan
dari berbagai buku referensi.
1.
Tersenyumlah. Senyum kita mengomunikasikan pengertian, sambutan,
penghormatan, dan memberikan keyakinan bahwa kita tidak membahayakan.
2.
Sapalah nama, jika kita sudah mengenal namanya. Sapaan nama akan
membuat kawan komunikasi kita dihargai dan disambut baik.
3.
Ucapkan salam. Salam adalah cara kita mengomunikasikan perhatian kita.
Salam juga akan memberi perasaan aman dan nyaman. Contoh salam adalah
selamat pagi, selamat siang, apa kabar, dan assalamualaikum.
4.
Bicarakan hal ringan yang merupakan zona nyamannya. Zona nyaman
seseorang pada umumnya adalah tempat tinggal, tempat bekerja, hobi, dan
keluarga. Membicarakan zona nyaman seseorang akan membuat kawan
komunikasi kita merasa dimengerti dan aman.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
20
Teknik Komunikasi Audit
5.
Jagalah jarak nyaman bagi kawan komunikasi kita. Secara umum jarak
kurang dari 1 meter adalah jarak intim, hanya individu yang dianggap sebagai
teman yang bisa masuk zona ini. Jadi berusahalah mendekat, jika terlihat
reaksi mundur dari kawan komunikasi kita, maka itu berarti kita telah
memasuki batas zona intim, artinya itu bukan jarak nyaman bagi kawan
komunikasi kita, jika kita dinilai bukan sebagai teman.
6.
Utamakan mendengar kawan komunikasi kita berbicara. Pahamilah
kawan komunikasi kita dengan tulus dan terbuka. Menatap mata dan
mengangguk-angguk adalah cara kita mengkomunikasikan pengertian,
sambutan, dan penghormatan.
7.
Berusahalah mencari persamaan. Keakraban lebih mudah terjalin jika
terdapat banyak kesamaan antara komunikator dengan komunikan.
Yang terpenting dari semua langkah itu adalah ketulusan untuk berhubungan
dengan orang lain. Jika kita dapat menjadikan apa yang penting bagi orang lain
sebagai sesuatu yang penting bagi kita, maka keakraban telah terbangun.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
21
Teknik Komunikasi Audit
BAB 4
KOMUNIKASI EFEKTIF, EMPATIK, DAN
PERSUASIF
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu melakukan komunikasi
yang efektif, empatik dan persuasif, mendengarkan secara aktif, dan memahami
bahasa tubuh.
A.
KOMUNIKASI EFEKTIF, EMPATIK, DAN PERSUASIF
Kita dapat membedakan komunikasi berdasarkan interaksi yang terjalin antara
komunikator dengan komunikannya, yaitu:
1.
Komunikasi Efektif,
2.
Komunikasi Empatik, dan
3.
Komunikasi Persuasif.
Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat
memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan komunikan memberikan
umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak
selalu berupa persetujuan. Komunikan dapat saja memberikan umpan balik berupa
ketidaksetujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah dimengertinya pesan dengan
benar oleh komunikan dan komunikator memeroleh umpan balik yang menandakan
bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan. Sebagai contoh, auditor meminta
data anggaran kepada auditan. Auditan mengerti permintaan auditor, tetapi menolak
memberikan data tersebut, maka komunikasi yang terjadi telah efektif. Komunikasi
tersebut efektif, meskipun umpan balik tidak sesuai keinginan auditor, karena pesan
telah dimengerti dengan benar dan diberikan umpan balik.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
22
Teknik Komunikasi Audit
Agar komunikasi efektif terjadi terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.
Keselarasan elemen-elemen komunikasi dengan pesan. Elemen-elemen
komunikasi harus mendukung isi pesan. Elemen-elemen komunikasi tersebut
adalah komunikator, encoding, saluran, decoding, dan komunikannya.
Komunikasi akan efektif jika terdapat keselarasan isi pesan dengan elemenelemen lain dari proses komunikasi.
2.
Minimalisasi hambatan komunikasi. Komunikasi akan efektif jika hambatan
berhasil diminimalkan. Hambatan komunikasi dapat terjadi pada tiap elemen
komunikasi termasuk pada situasi komunikasi, seperti telah dibahas pada Bab
2.
Berikut ini ilustrasi ketika keselarasan elemen-elemen komunikasi tidak diperhatikan
yang mendorong komunikasi menjadi tidak efektif.
Seorang auditor memerlukan data anggaran belanja suatu kantor. Untuk itu, dia
meminta seorang petugas kebersihan kantor tersebut untuk meminta data anggaran
belanja ke bagian keuangan. Maka, petugas kebersihan tersebut mendatangi salah
seorang staf keuangan, dan meminta anggaran belanja. Kemudian, petugas kebersihan
kembali ke tempat auditor dan menyerahkan anggaran belanja kepada si auditor.
Ketika anggaran tersebut dibaca oleh auditor, maka yang terbaca oleh auditor adalah
daftar rencana belanja alat-alat dan bahan-bahan kebersihan satu tahun mendatang.
Komunikasi ini tidak efektif karena staf keuangan sebagai komunikan tidak memahami
pesan dengan benar. Hal ini disebabkan ketidakselarasan elemen komunikator, yaitu
petugas kebersihan, dengan isi pesan.
Komunikasi Empatik adalah komunikasi yang menunjukkan adanya saling
pengertian antara komunikator dengan komunikan. Komunikasi ini menciptakan
interaksi yang membuat satu pihak memahami sudut pandang pihak lainnya. Sebagai
contoh, auditor meminta kerjasama dari auditan berupa penyediaan data secara
lengkap. Setelah berkomunikasi, akhirnya auditan memahami kebutuhan auditor dan
mengerti bahwa tanpa bantuannya, maka auditor akan mengalami kesulitan dalam
penyelesaian tugas. Dalam kondisi ini, auditan telah berempati terhadap kebutuhan
auditor.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
23
Teknik Komunikasi Audit
Komunikasi empatik bisa dipahami dari kata empati. Empati adalah kemampuan
seseorang untuk mengetahui apa yang dialami orang lain pada saat tertentu, dari sudut
pandang dan perspektif orang lain tersebut1. Jadi komunikasi empatik dapat menjadi
sarana untuk menjalin saling pengertian antara dua pihak. Berkaitan dengan audit,
komunikasi empatik dapat dijadikan sarana untuk menghapus salah persepsi auditan
atas tujuan audit. Auditan sering mempersepsikan pekerjaan audit sebagai pekerjaan
cari-cari kesalahan. Jika auditor berhasil mengembangkan komunikasi empatik, maka
diharapkan auditan dapat memahami bahwa tujuan utama dari audit adalah agar
auditan dapat menyelesaikan tanggung jawabnya secara lebih efektif.
Agar komunikasi empatik tercipta, maka komunikator harus memperlihatkan:
1.
Ketertarikan terhadap sudut pandang komunikan. Sikap ini akan
mendorong komunikan untuk lebih terbuka.
2.
Sikap sabar untuk tidak memotong pembicaraan. Banyak informasi yang
didapat jika komunikator bersabar untuk memeroleh penjelasan detail dari
sudut pandang komunikan. Jika informasi yang diperoleh telah cukup dan
komunikan hanya berputar-putar menjelaskan hal yang sama, maka
komunikator perlu menyampaikan kembali pengertian yang telah didapatnya
dan menarik perhatian komunikan pada masalah berikutnya.
3.
Sikap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat.
Beberapa
sudut
pandang
bersifat
sangat
pribadi,
sehingga
saat
mengungkapkannya keterlibatan emosi tidak dapat dihindari. Sebagai contoh,
komunikan
mengungkapkan
kemarahannya
saat
menceritakan
ketidaksetujuannya terhadap suatu keputusan rapat.
4.
Bersikap bebas prasangka, atau tidak evaluatif, kecuali jika sangat
diperlukan. Untuk dapat memahami sudut pandang orang lain, kita hindari
sikap evaluatif. Sikap evaluatif dapat membuat komunikan menyeleksi hal-hal
yang perlu disampaikan dan tidak, dengan pertimbangan apakah sudut
pandangnya akan diterima atau tidak, disetujui atau tidak, oleh komunikator.
1
Definisi dari Henry Backrack, seperti dikutip oleh Tommy Suprapto dalam bukunya, Teknik Jitu
Persuasi dan Negosiasi, Cetakan 1, Yogyakarta: Media Pressindo, 2008.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
24
Teknik Komunikasi Audit
Jika ini terjadi, maka kita tidak dapat mengerti sudut pandang komunikan
dengan benar. Sikap evaluatif diperlukan ketika komunikan mendesak
komunikator untuk menilai pandangan komunikan.
5.
Sikap awas pada isyarat permintaan pilihan atau saran. Sikap ini
memperlihatkan adanya dukungan atau bantuan yang bisa diharapkan
komunikan dari komunikator. Pemberian dukungan dan bantuan akan
mengembangkan empati pada diri auditan, kesiapan untuk membalas
dukungan dan bantuan yang diterimanya.
6.
Sikap penuh pengertian. Sebagai contoh, komunikan mendesak untuk
memperoleh
persetujuan
dari
komunikator
atas
sudut
pandangnya.
Komunikator tidak setuju. Komunikator cukup menyatakan bahwa dia dapat
mengerti sudut pandang tersebut, tidak perlu menyatakan persetujuan atau
ketidaksetujuannya.
Komunikasi persuasif dapat dilihat sebagai derajat interaksi yang lebih tinggi
dibanding komunikasi efektif dan empatik. Komunikasi persuasif bertujuan untuk
membuat komunikan memberikan umpan balik sesuai keinginan komunikator.
Pengertian persuasif sendiri adalah perubahan sikap akibat paparan informasi dari
pihak lain.
2
Dalam audit, komunikasi persuasif banyak digunakan, mulai dari
permintaan kesediaan auditan untuk membantu kelancaran audit, hingga mendorong
auditan untuk melaksanakan rekomendasi audit.
Agar komunikasi persuasif terjadi, maka komunikator perlu mengembangkan
komunikasi efektif dan empatik. Komunikasi persuasif dapat dikembangkan melalui:
1.
Kejelasan penyampaian pesan. Agar pesan dapat tersampaikan dengan
jelas, maka perlu memerhatikan keselarasan elemen-elemen komunikasi dan
meminimalkan hambatan komunikasi.
2.
Pemahaman sudut pandang dan keinginan komunikan. Komunikator
dapat meminta komunikan melakukan sesuatu sesuai keinginan komunikator,
hanya jika, komunikan melihat bahwa tindakan tersebut sesuai dengan
2
Definisi dari Severin dan Tankard, seperti dikutip oleh Tommy Suprapto, ibid.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
25
Teknik Komunikasi Audit
keinginan si komunikan sendiri. Untuk mengetahui sudut pandang komunikan
dan keinginan auditan, komunikasi empatik dapat dilaksanakan terlebih
dahulu, sebelum meningkatkannya menjadi komunikasi persuasif.
Dari uraian tentang komunikasi persuasif, kita dapat mengambil suatu kesimpulan
bahwa syarat komunikasi persuasif adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara
efektif dan empatik. Komunikasi-komunikasi ini dapat dikembangkan jika auditor
memiliki keterampilan untuk menyusun dan menyampaikan pesan dalam kode verbal
dan nonverbal, serta keterampilan mendengarkan.
Aktivitas: Menonton video klip Komunikasi Empatik. Apakah komunikasi empatik
dapat diterapkan dalam pekerjaan audit? Apa keuntungan yang bisa didapat?
B.
MENDENGARKAN SECARA AKTIF
Komunikasi merupakan suatu interaksi dinamis antara komunikator dan komunikan.
Interaksi terjadi dengan baik, jika komunikan dapat memahami pesan dan komunikator
dapat memahami umpan balik dari komunikan. Dalam komunikasi tertulis, kalimat, tata
bahasa, dan format penyajian pesan harus diperhatikan kedua pihak sehingga pesan
dan umpan balik dapat dipahami. Sedangkan dalam komunikasi lisan dan tatap muka
maka mendengarkan adalah cara untuk memahami pesan bagi komunikan dan
memahami umpan balik bagi komunikator. Berbeda dengan komunikasi tertulis di
mana pemahaman bisa tercapai dengan membaca ulang, mendengarkan memerlukan
perhatian lebih karena pengulangan akan menyebabkan gangguan dalam komunikasi.
Karena itu, baik komunikator maupun komunikan perlu mendengarkan secara aktif,
sehingga pesan maupun umpan balik dapat dipahami dengan benar.
Charles J. Stewart dan William B. Cash, Jr3 menjelaskan 4 pendekatan yang dapat
digunakan untuk mendengarkan secara aktif, yaitu mendengarkan untuk:
3
Charles J. Stewart dan William B. Cash, Jr, Interviewing: Principles and Practices, 11th edition,
McGraw-Hill Co., 2006.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
26
Teknik Komunikasi Audit
1.
Pemahaman. Mendengarkan untuk pemahaman adalah pendekatan utama
dalam menerima, memahami, dan mengingat pesan secara akurat dan
lengkap.
Tujuan
mendengarkan
untuk
pemahaman
adalah
untuk
berkonsentrasi pada pesan atau umpan balik agar mengerti dan tetap
obyektif, serta menghindari sikap menilai. Berikut ini panduan mendengarkan
untuk pemahaman:
a. Dengarkan pertanyaan dengan seksama, sebelum menjawab. Dan
sebaliknya, dengarkan jawaban, sebelum mengajukan pertanyaan
berikutnya.
b. Tenang, tidak terburu-buru.
c. Dengarkan isi dan ide pesan atau umpan balik.
d. Catat hal-hal penting untuk mempertahankan informasi.
e. Gunakan pertanyaan untuk mengklarifikasi informasi.
2.
Empati. Mendengarkan untuk empati adalah suatu cara untuk menunjukkan
perhatian yang tulus, pengertian, dan keterlibatan. Mendengarkan untuk
empati adalah usaha untuk memosisikan diri kita dalam sudut pandang
komunikan guna mengerti dan mengapresiasi apa yang dipikir dan dialami
komunikan. Panduan mendengarkan untuk empati, sebagai berikut:
a. Tunjukkan ketertarikan.
b. Jangan memotong pembicaraan.
c. Tetap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat.
d. Tetap tidak evaluatif, kecuali jika sangat diperlukan.
e. Saat mendengarkan tetap awas pada isyarat permintaan pilihan atau
saran.
f.
3.
Menjawablah dengan taktis dan penuh pengertian.
Evaluasi. Mendengarkan untuk evaluasi bertujuan untuk menilai apa yang
didengar dan dilihat saat berkomunikasi. Mendengarkan untuk evaluasi
adalah tingkatan berikut dari mendengarkan untuk pemahaman dan empati,
Pusdiklatwas BPKP - 2007
27
Teknik Komunikasi Audit
karena kita tidak siap untuk menilai sebelum kita memahami dengan benar
pesan
verbal
dan
nonverbal
dari
mitra
komunikasi
kita.
Panduan
mendengarkan untuk evaluasi adalah sebagai berikut:
a. Dengarkan secara seksama seluruh pesan dan umpan balik sebelum
menilai.
b. Dengarkan dengan seksama simbol verbal dalam bentuk kata-kata,
pernyataan maupun argumentasi, dan perhatikan simbol nonverbal
berupa raut wajah, intonasi suara, dan bahasa tubuh.
c. Jika belum yakin, bertanyalah untuk meminta penjelasan.
d. Hindari bersikap defensif. Misalnya, ada pernyataan dari komunikan
bahwa kita belum mengerti permasalahannya, maka tidak perlu kita
menolak dengan mengatakan bahwa kita sudah tahu, ini sikap defensif.
Sebaiknya
kita
mempersilahkan
komunikan
untuk
menjelaskan
bagaimana persoalan yang sebenarnya menurut dia.
4.
Kesepakatan. Mendengarkan untuk kesepakatan (resolusi) bertujuan untuk
mendapatkan kesepakatan yang berfokus pada masalah bersama, bukan
pada masalah masing-masing pihak, guna kesepakatan dan penyelesaian
untuk kepentingan bersama. Mendengarkan untuk kesepakatan biasanya
digunakan untuk rapat, negosiasi, dan pengambilan keputusan kelompok.
Panduan mendengarkan untuk kesepakatan adalah sebagai berikut:
a. Dorong pertukaran yang seimbang antar pihak yang berkomunikasi.
b. Tumbuhkan kepercayaan bahwa tiap pihak dapat berkontribusi dalam
pencapaian kesepakatan dan pemecahan masalah.
c. Berfokuslah pada komunikasi, bukan pada masalah psikologi. Misalnya,
jangan terjebak pada pembahasan kebutuhan masing-masing pihak
terlalu dalam, tetapi berfokuslah pada apakah kebutuhan masing-masing
pihak telah tersampaikan dan dimengerti pihak lain.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
28
Teknik Komunikasi Audit
d. Berfokus pada apa yang dapat dilaksanakan saat ini. Tidak perlu fokus
pada apa yang telah terjadi, atau terlalu banyak memertimbangkan
asumsi masa datang yang menjurus pada sikap berandai-andai.
e. Saling memberikan dukungan atas kontribusi masing-masing pihak
dalam upaya pencapaian kesepakatan, pengambilan keputusan, dan
pemecahan masalah.
Keterampilan mendengarkan adalah keterampilan yang dapat dipelajari. Agar
mampu berkomunikasi dengan baik, maka kita perlu berlatih menggunakan pendekatan
mendengarkan yang sesuai dengan pendekatan komunikasi yang kita hadapi.
Misalnya, untuk komunikasi yang empatik, kita gunakan pendekatan mendengarkan
untuk empati. Untuk komunikasi persuasif, kita gunakan pendekatan mendengarkan
untuk kesepakatan.
C.
MEMAHAMI EKSPRESI WAJAH DAN BAHASA TUBUH
Pesan dalam komunikasi menempati posisi sentral. Pesan tidak lain adalah
stimulus-stimulus informatif dari komunikator kepada komunikan. Stimulus ini
disampaikan dalam bentuk verbal dan nonverbal. Untuk menghasilkan stimulus verbal
yang informatif, maka kita perlu menyampaikan pesan secara sederhana, ringkas,
lengkap, dan sistematis. Dalam komunikasi tatap muka, pesan dalam bentuk verbal
tidak dapat dipisahkan dari pesan nonverbal yang disampaikan melalui ekspresi wajah
dan bahasa tubuh. Pemahaman atas ekspresi wajah dan bahasa tubuh akan
membantu komunikator untuk:
1.
Menjaga keselarasan kode verbal dalam pesan dengan kode nonverbal
ekspresi wajah dan bahasa tubuh agar komunikasi efektif.
2.
Memahami umpan balik komunikan.
3.
Menilai kesesuaian kode verbal dan nonverbal komunikan untuk menentukan
validitas informasi.
Ekspresi wajah adalah gerakan wajah yang menyampaikan emosi dan sikap
tertentu. Emosi yang terlihat dari ekspresi wajah bersifat universal. Ekspresi wajah
Pusdiklatwas BPKP - 2007
29
Teknik Komunikasi Audit
bahagia dari orang Mesir akan sama dengan ekspresi wajah bahagia orang Indonesia.
Emosi-emosi yang dapat dikenali dari ekspresi wajah adalah:
1.
Senang / Bahagia.
2.
Sedih.
3.
Marah.
4.
Tidak suka.
5.
Jijik.
6.
Takut.
7.
Terkejut.
Ekspresi wajah dan emosi yang terkait dapat dilihat pada Lampiran.
Bahasa tubuh adalah gerakan-gerakan anggota tubuh yang merupakan perwujudan
dari “informasi dan perintah” otak. 4 Gerakan-gerakan ini bersifat spontan karena
merupakan hasil belajar seseorang berdasarkan pengaruh-pengaruh genetik dan
kebudayaan. Berikut ini contoh-contoh sederhana bahasa tubuh:
1.
Kita mengangguk jika setuju.
2.
Kita berjongkok karena ketakutan.
3.
Kita tertunduk dan menggelengkan kepala saat merasa prihatin.
4.
Kita membusungkan dada dan mencondongkan badan ke depan untuk
memberikan tantangan atau menyatakan siap menyambut tantangan.
4
Euis Winarti, Pengembangan Kepribadian, Edisi Kedua, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
30
Teknik Komunikasi Audit
BAB 5
KOMUNIKASI SELAMA PELAKSANAAN AUDIT
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan
pelaksanaan komunikasi intern dalam satu tim, pelaksanaan komunikasi antara
auditor dengan auditan, dan pelaksanaan komunikasi auditor dengan pihak lain
yang terkait.
A.
KOMUNIKASI INTERNAL TIM
Setelah memelajari komunikasi dari berbagai aspek, kita siap untuk memelajari
komunikasi selama pelaksanaan. Komunikasi selama pelaksanaan audit terjadi antara:
1.
Auditor dengan rekan-rekan intern timnya.
2.
Auditor dengan pihak auditan.
3.
Instansi auditor dengan pihak-pihak luar.
Berikut ini penjelasan masing-masing komunikasi tersebut.
Sebelum berhubungan dengan pihak luar, auditor harus sudah memiliki mekanisme
komunikasi intern yang memadai sehingga tim audit menjadi kompak dan memiliki
persepsi serta tujuan yang sama.
Keberhasilan komunikasi internal dalam satu tim audit sangat menunjang
kelancaran pelaksanaan audit sehingga kegiatan audit dapat diselesaikan tepat waktu
dan tepat kualitas. Untuk mencapai keberhasilan tersebut, masing-masing auditor
dalam tim audit perlu memerhatikan aturan perilaku antar auditor berikut ini.
1.
Penggalangan kerjasama yang sehat. Manusia punya kecenderungan
untuk menolong sesama. Kecenderungan ini dapat didorong untuk muncul
Pusdiklatwas BPKP - 2007
31
Teknik Komunikasi Audit
dalam perilaku jika disadari dengan jelas keuntungan yang didapat dari
bekerja sama. Para anggota tim audit harus menyadari bahwa tujuan audit
akan lebih mudah tercapai jika mereka saling bekerja sama, dibanding
bekerja secara individual. Penggalangan kerjasama yang sehat juga dapat
terjadi jika ada suasana saling menghargai. Para anggota tim saling
menyadari kontribusi masing-masing dalam mencapai tujuan audit dan
menghargai kontribusi tersebut. Cara paling cepat menggalang kerjasama
yang sehat adalah dengan mulai membantu rekan anggota tim untuk
menyelesaikan tugasnya.
2.
Memiliki rasa kebersamaan dan rasa kekeluargaan. Setiap orang memiliki
keinginan untuk diterima kehadirannya dalam suatu kelompok. Ketika
sekelompok orang menyadari bahwa mereka memiliki kesamaan tujuan dan
identitas, maka suasana kebersamaan dan rasa kekeluargaan akan timbul.
Suasana tersebut rusak, jika ada individu dalam kelompok memanfaatkan
anggota kelompok lain untuk kepentingan pribadinya, dan menonjolkan diri di
hadapan auditan dengan mengecilkan kehadiran anggota tim lainnya.
Komunikasi intern tim terjadi mulai dari tahap perencanaan audit hingga pelaporan.
Berikut ini ciri-ciri penting komunikasi intern tim yang terjadi dalam tahap-tahap audit:
1.
Komunikasi Pada Tahap Perencanaan Audit. Komunikasi intern dalam satu
tim umumnya dimulai saat surat tugas audit diterima tim. Komunikasi yang
terjadi pada tahap ini adalah:
a. Pengarahan oleh pengendali mutu tentang bagaimana melakukan audit
yang baik, cara menjalin hubungan yang sehat dan harmonis dengan
pihak auditan dan pihak ketiga yang relevan.
b. Pemberian motivasi oleh pengendali teknis agar tiap anggota tim dapat
bekerja secara maksimal dan kompak. Kerjasama yang sehat dan
kekompakan akan memudahkan usaha pencapaian tujuan-tujuan audit.
c. Penyamaan persepsi antara pengendali teknis, ketua tim, dan anggota
tim tentang tujuan, ruang lingkup, dan metodologi audit yang dilakukan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
32
Teknik Komunikasi Audit
d. Penyusunan audit program oleh ketua tim dibantu para anggota tim yang
menjadi sarana pembagian tugas dan pengendalian pelaksanaan audit.
2.
Komunikasi Selama Pelaksanaan Audit. Tujuan komunikasi selama
pelaksanaan audit antara lain untuk mengetahui apakah tim audit:
a. Melaksanakan program audit sebagaimana mestinya;
b. Mengidentifikasi permasalahan yang dijumpai dalam audit; dan
c. Mengatasi masalah yang dijumpai dalam audit.
Salah satu sarana komunikasi yang penting dalam tahap ini adalah kertas
kerja audit. Dari kertas kerja audit dapat diketahui sejauh mana pelaksanaan
program kerja audit, permasalahan apa saja yang dijumpai dalam audit, dan
langkah-langkah apa yang telah ditempuh tim untuk menyelesaikannya.
Komunikasi intern tim yang terjadi pada tahap ini adalah:
a. Cetusan keluhan tentang kesulitan kerja dari anggota tim kepada ketua
tim atau dari ketua tim kepada pengendali teknis.
b. Pembahasan kemajuan pekerjaan audit oleh ketua tim atau pengendali
teknis.
c. Pengarahan oleh ketua tim atau pengendali teknis sebagai umpan balik
atas keluhan tentang kesulitan kerja yang dihadapi tim.
d. Tukar menukar informasi antar anggota tim.
e. Pemecahan masalah yang ditemui tim.
f.
Penyamaan pengertian atau pemahaman tentang suatu permasalahan.
g. Upaya untuk menjembatani perbedaan antara anggota tim supaya tidak
timbul konflik dalam pelaksanaan audit.
h. Rekonsiliasi data antar anggota tim agar didapat informasi yang benar.
i.
Pengembangan rasa kebersamaan atau kekompakan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
33
Teknik Komunikasi Audit
3.
Komunikasi pada Penyiapan Konsep Laporan Hasil Audit. Komunikasi
intern tim yang dilakukan pada tahap penyiapan konsep laporan hasil audit
bertujuan antara lain:
a. Untuk mencapai kata sepakat mengenai seluruh temuan audit final;
b. Untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan final dari pengendali
teknis bahwa seluruh temuan audit itu obyektif dan rekomendasi yang
diberikan layak dan dapat dilaksanakan;
c. Untuk memastikan bahwa kertas kerja audit telah disusun secara
memadai dan substansi kertas kerja auditnya cukup sebagai bahan
untuk menyusun laporan hasil audit .
Komunikasi yang terjadi pada tahap ini antara lain adalah:
a. Kesepakatan tim atas hasil-hasil audit.
b. Penyusunan laporan hasil audit.
c. Reviu kertas kerja audit dan laporan oleh pengendali teknis dan
pengendali mutu.
B.
KOMUNIKASI ANTARA AUDITOR DENGAN AUDITAN
Komunikasi antara auditor dengan auditan adalah hal yang tidak bisa diabaikan,
karena keberhasilan pelaksanaan audit memerlukan dukungan dan kerjasama dari
auditan. Pengumpulan informasi terhambat jika auditan bersikap tertutup dan tidak mau
bekerja sama. Komunikasi antara auditor dengan auditan juga perlu untuk mengurangi
kesan keliru bahwa auditor adalah pihak yang “mencari-cari kesalahan semata” yang
menjadi sumber terjadinya sikap tertutup, menghindar, atau menghambat dari auditan.
Agar terwujud komunikasi yang baik dengan auditan, setiap auditor perlu
memerhatikan aturan perilaku auditor dalam interaksi dengan pihak auditan yang
meliputi:
1.
Menjaga penampilan sesuai dengan tugasnya sebagai auditor.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
34
Teknik Komunikasi Audit
a. Berpakaian rapi, sederhana, sopan sesuai dengan kelaziman;
b. Gaya bicara yang wajar, tidak berbelit-belit dan menguasai pokok
permasalahan;
c. Rambut tersisir rapi;
d. Nada suara yang wajar, sopan, dan tidak membentak-bentak;
e. Cara duduk yang sopan.
2.
Menjalin interaksi yang sehat dengan auditan
a. Berkomunikasi secara persuasif;
b. Memperlakukan pihak auditan sebagai subyek, bukan obyek;
c. Memahami kesibukan auditan dengan tetap menjaga kelancaran dan
ketepatan pelaksanaan audit.
3.
Menciptakan iklim kerja yang sehat dengan auditan
a. Menjaga independensinya terhadap auditan dengan cara menolak
melaksanakan penugasan audit terhadap auditan yang memiliki
hubungan pribadi atau kekeluargaan, keuangan, dan hubungan lainnya
dengan dirinya;
b. Tidak memanfaatkan auditan sebagai sumber untuk memeroleh
keuntungan pribadi;
c. Mencari informasi atau data dengan tidak berbelit-belit atau mengadaada;
d. Menumbuhkan dan membina sikap positif.
4.
Menggalang kerja sama yang sehat dengan auditan
a. Tidak mencari informasi dari pihak yang tidak kompeten tentang
masalah dan atau orang yang diaudit;
b. Tidak membicarakan hal-hal negatif pihak auditan kepada pihak yang
tidak berkepentingan;
Pusdiklatwas BPKP - 2007
35
Teknik Komunikasi Audit
c. Saling memercayai, menghargai dan dapat bekerja sama dengan
auditan sesuai dengan tujuan audit;
d. Bersifat mendidik atau membina terhadap auditan dengan cara
membantu, mendorong, dan membimbing bila ada permasalahan yang
timbul dalam pekerjaannya dengan tidak merusak integritas dan
obyektivitas dalam pelaksanaan audit;
e. Tidak memberikan perintah yang sifatnya pribadi kepada auditan.
Sebagaimana halnya komunikasi intern tim, komunikasi dengan auditan dapat
dikaitkan dengan tahapan dalam audit. Berikut ini ciri-ciri penting komunikasi intern tim
yang terjadi dalam tahap-tahap audit:
1.
Komunikasi
pada
awal
pelaksanaan
audit.
Komunikasi
pada
awal
pelaksanaan audit belum dimaksudkan untuk mendapatkan informasi
mengenai substansi permasalahan yang akan diaudit. Komunikasi pada tahap
ini terutama dimaksudkan untuk memeroleh kesamaan persepsi mengenai
mekanisme pelaksanaan audit dan memperoleh kesediaan auditan untuk
bekerja sama selama pelaksanaan audit. Dalam melakukan komunikasi pada
tahap ini auditor perlu berusaha menimbulkan kesan positif dari auditan.
Kesan positif ini penting didapat agar keengganan auditan untuk bekerjasama
dapat dikurangi. Agar dapat menimbulkan kesan positif tersebut, auditor,
antara lain, perlu memerhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Datang ke tempat pertemuan tepat waktu.
b. Menjaga penampilan dengan sebaik-baiknya, antara lain: kerapihan
berpakaian dan kesopanan dalam sikap duduk dan berbicara.
c. Selalu
mengingat
kesepakatan
tentang
pembagian
tugas
dan
mekanisme jalannya pembicaraan.
d. Pembicaraan perlu diawali dengan perkenalan dan pembicaraan hal-hal
umum yang menarik agar tercipta suasana yang akrab dan santai.
e. Kepada pihak auditan perlu diberikan kesempatan untuk menyampaikan
hal-hal yang menurut pendapatnya perlu disampaikan, namun apabila
Pusdiklatwas BPKP - 2007
36
Teknik Komunikasi Audit
pembicaraan telah menyimpang terlalu jauh dari tujuan pertemuan,
auditor perlu mengusahakan agar pembicaraan kembali ke jalur yang
seharusnya.
f.
Tim audit harus menghindari pembicaraan yang dapat memersulit atau
menyinggung perasaan pihak auditan.
g. Auditor
yang
ditunjuk
sebagai
notulen
hendaknya
mengikuti
pembicaraan dengan cermat.
h. Sebelum pembicaraan diakhiri oleh pemimpin tim audit yang hadir, halhal penting yang muncul dimintakan peneguhan dari pihak auditan.
i.
Pada akhir pembicaraan perlu disampaikan kata penutup berupa ucapan
terima kasih dari tim audit atas kesediaan bekerja sama dari pihak
auditan.
2.
Komunikasi selama pelaksanaan audit. Komunikasi selama pelaksanaan audit
antara auditor dengan auditan pada dasarnya bertujuan agar auditor dapat
memeroleh bukti audit yang cukup, kompeten, dan relevan sebagai dasar
untuk menyusun kesimpulan dan rekomendasi. Selama audit berlangsung,
terbuka kesempatan untuk melakukan komunikasi antara auditor dengan
auditan. Namun demikian, auditor perlu memertimbangkan saat yang tepat.
Pertimbangan tentang waktu dilakukannya komunikasi antara lain dengan
memerhatikan hal-hal berikut:
a. Komunikasi
yang
terlalu
dini
akan
berakibat
kurang
tuntasnya
penyelesaian masalah, sedangkan bila terlalu lambat akan berakibat
telah basi (out-of-date) nya masalah yang bersangkutan.
b. Komunikasi yang terlalu sering akan dapat mengganggu kesibukan
auditan, sedangkan bila terlalu jarang dapat berakibat bertumpuknya
masalah yang dikomunikasikan sehingga penyelesaiannya menjadi tidak
tuntas.
3.
Komunikasi
pada
akhir
pelaksanaan
audit.
Komunikasi
pada
akhir
pelaksanaan audit terutama bertujuan untuk mendapatkan tanggapan dan
persetujuan final dari pihak auditan atas seluruh temuan dan rekomendasi
Pusdiklatwas BPKP - 2007
37
Teknik Komunikasi Audit
audit yang diperoleh yang nantinya akan dimuat di dalam laporan hasil audit.
Tanggapan dan persetujuan final ini sangat penting untuk meyakinkan auditor
bahwa seluruh temuan adalah obyektif dan semua rekomendasi layak dan
memungkinkan untuk dilaksanakan. Pelaksanaan komunikasi ini hendaknya
dilakukan dengan memertimbangkan kemungkinan diperlukannya tambahan
waktu untuk memeroleh bukti tambahan yang dibutuhkan sehingga perlu
diusahakan agar tidak dilakukan pada waktu pelaksanaan audit benar-benar
telah selesai.
4.
Komunikasi tindak lanjut hasil audit. Komunikasi tindak lanjut hasil audit
bertujuan untuk meyakinkan bahwa auditan benar-benar telah melakukan
tindak lanjut rekomendasi audit secara tepat waktu sesuai dengan
kesanggupan dari auditan. Hal ini sejalan dengan Standar Audit Aparat
Pengawasan Fungsional Pemerintah yang menyatakan bahwa: Aparat
Pengawasan Fungsional Pemerintah harus memantau tindak lanjut atas
temuan beserta rekomendasi7.
5.
Komunikasi tindak lanjut hasil audit dilakukan sejak diterbitkannya laporan
hasil audit beserta dokumen permintaan informasi pelaksanaan tindak lanjut
hasil audit dari Aparat Pengawasan Internal Pemerintah (APIP) kepada pihak
auditan. Apabila tindak lanjut telah dilaksanakan, maka dokumen tersebut diisi
sesuai dengan rekomendasi yang telah ditindaklanjuti dan dikirimkan kembali
kepada
APIP
untuk
didokumentasikan
sebagai
temuan
yang
telah
ditindaklanjuti. Sarana komunikasi lain berkaitan dengan tindak lanjut hasil
audit dapat berupa dilaksanakannya gelar pengawasan dan pemutakhiran
data/informasi tindak lanjut yang memertemukan seluruh pihak auditan
dengan APIP dan dilakukannya rekonsiliasi catatan temuan, rekomendasi,
serta tindak lanjutnya.
7
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, Standar Audit Aparat Pengawasan
Fungsional Pemerintah, 1996
Pusdiklatwas BPKP - 2007
38
Teknik Komunikasi Audit
C.
KOMUNIKASI AUDITOR DENGAN PIHAK LAIN YANG TERKAIT
Selain dengan auditan, auditor juga berkomunikasi dengan pihak-pihak lain yang
terkait dengan penugasan audit. Komunikasi dengan pihak-pihak tersebut adalah
sebagai berikut:
1.
Komunikasi auditor dengan Instansi Teknis. Tujuan dilakukannya komunikasi
auditor dengan instansi teknis yang terkait adalah:
a. Untuk memeroleh informasi yang kompeten tentang suatu permasalahan
yang dijumpai oleh tim audit yang memerlukan penjelasan. Sebagai
contoh, auditor meminta penjelasan kepada Departemen Perhubungan
tentang batas minimal kedalaman suatu sungai untuk dapat dilayari oleh
suatu kapal dengan bobot tertentu.
b. Untuk meminta konfirmasi atau penegasan tentang suatu permasalahan
yang diduga akan menimbulkan kontroversi dengan pihak auditan.
Sebagai contoh, auditor meminta penegasan kepada Kepala Dinas
Kehutanan tentang tingkat rendemen minimal untuk hasil kayu olahan
dibandingkan dengan kayu log.
Komunikasi dengan instansi teknis terkait pada umumnya dilakukan secara
tertulis dan formal yang ditandai dengan dilakukannya komunikasi dalam
bentuk surat menyurat secara resmi. Namun demikian, untuk hal-hal yang
memerlukan penjelasan secara panjang lebar dapat juga dilakukan secara
lisan melalui pertemuan antara tim audit dengan pejabat instansi teknis terkait
yang hasilnya dituangkan dalam bentuk tertulis. Komunikasi dengan instansi
teknis terkait sifatnya ad hoc (tidak terjadwal) tetapi dapat dilakukan kapan
saja sepanjang terdapat cukup alasan dilakukannya komunikasi tersebut.
2.
Komunikasi auditor dengan pihak ketiga yang ada hubungan kerja dengan
auditan. Komunikasi auditor dengan pihak ketiga yang memiliki hubungan
kerja dengan pihak auditan dimaksudkan untuk melakukan konfirmasi tentang
suatu data hasil audit guna memeroleh keyakinan tentang suatu masalah.
Komunikasi tersebut pada umumnya dilakukan secara tertulis. Karena secara
Pusdiklatwas BPKP - 2007
39
Teknik Komunikasi Audit
formal auditor tidak memiliki hubungan kerja dengan pihak ketiga tersebut,
maka komunikasi ini dilakukan dengan sepengetahuan auditan, bahkan
secara formal yang meminta informasi itu adalah auditan. Tetapi jawaban
pihak ketiga tersebut hendaknya dapat langsung diterima oleh auditor tanpa
melalui auditan.
3.
Komunikasi auditor dengan nara sumber/Pakar. Tujuan komunikasi auditor
dengan nara sumber/pakar pada prinsipnya tidak berbeda dengan tujuan
komunikasi dengan instansi teknis terkait, yaitu dalam rangka memeroleh
informasi yang kompeten dan konfirmasi tentang suatu permasalahan yang
diduga akan menimbulkan kontroversi dengan pihak auditan. Komunikasi
dengan nara sumber atau pakar perorangan pada umumnya dilakukan secara
tertulis dan dilakukan secara formal, yaitu dengan melakukan komunikasi
dalam bentuk surat menyurat secara resmi. Namun demikian, untuk hal-hal
yang membutuhkan penjelasan secara panjang lebar dan luas, dapat pula
dilakukan secara lisan, yaitu melalui suatu seminar dengan meminta nara
sumber sebagai pembicara tentang masalah yang diinginkan. Hasil seminar
tersebut dituangkan dalam bentuk tertulis.
4.
Komunikasi auditor dengan instansi penyidik (Kejaksaan/ Kepolisian).
Komunikasi dengan pihak instansi penyidik dimaksudkan untuk meningkatkan
keberhasilan penanganan penyelamatan keuangan/ kekayaan negara/daerah
serta guna meningkatkan daya cegah atas kemungkinan timbulnya perbuatan
yang dapat merugikan keuangan atau kekayaan negara/daerah di kemudian
hari. Komunikasi dengan pihak instansi penyidik dapat dilakukan baik secara
lisan maupun secara tertulis dan bersifat formal. Komunikasi secara lisan
dapat dilakukan antara lain berupa:
a. Pemaparan indikasi awal pada masa proses audit khusus atas suatu
kasus.
b. Pemberian informasi dalam rangka sebagai saksi ahli dalam suatu
kasus.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
40
Teknik Komunikasi Audit
Komunikasi secara tertulis antara lain berupa penyerahan laporan hasil audit
khusus yang di dalamnya memuat indikasi tindak pidana khusus dan tindak
perdata yang menimbulkan kerugian keuangan atau kekayaan negara/daerah.
Komunikasi ini dilakukan segera setelah laporan audit khusus selesai
ditandatangani oleh penanggung jawab audit.
Selain itu, komunikasi dengan pihak instansi penyidik dapat dilakukan
pada saat adanya permintaan bantuan penyelidikan suatu kasus, misalnya
berupa menghitung jumlah kerugian negara/daerah. Komunikasi dalam
rangka pemaparan indikasi awal dilakukan segera setelah diperoleh informasi
yang berindikasi adanya tindak pidana yang menurut pertimbangan tim audit
memerlukan pandangan atau pendapat dari pihak instansi penyidik guna
menguatkan tim audit tentang terpenuhinya unsur tindak pidana dalam kasus
yang bersangkutan.
Komunikasi dalam rangka sebagai saksi ahli dan pemberian bantuan
penyelidikan dilakukan sesuai dengan permintaan dari pihak instansi penyidik,
sedangkan
komunikasi
berupa
penyerahan
laporan
dilakukan
oleh
pejabat/petugas yang memiliki tanggung jawab untuk itu sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Komunikasi dalam rangka pemaparan indikasi awal dilakukan oleh tim
audit
yang
menangani
kasus
yang
bersangkutan,
sedangkan
untuk
komunikasi dalam rangka sebagai saksi ahli dan pemberian bantuan
penyelidikan dilakukan oleh pejabat/petugas yang ditunjuk secara khusus
untuk itu.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
41
Teknik Komunikasi Audit
BAB 6
TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu melakukan teknik
wawancara, presentasi, dan teknik komunikasi audit tertulis.
A.
TEKNIK WAWANCARA
Pelaksanaan audit memerlukan berbagai bentuk teknik komunikasi audit. Bentuk
komunikasi yang akan dibahas dalam modul ini adalah wawancara, presentasi, dan
konfirmasi.
Wawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan dengan secara lisan
dengan menggunakan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan. Selain kegiatan
audit seperti observasi, wawancara juga selalu digunakan oleh auditor untuk
memeroleh data ataupun fakta yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Wawancara merupakan alat yang sangat baik untuk memeroleh informasi,
pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, masa depan ataupun tanggapan seseorang
mengenai sesuatu hal. Wawancara juga berguna untuk menangkap aksi, reaksi
seseorang dalam membentuk gerak-gerik dan ekspresi seseorang dalam pembicaraan
sewaktu tanya jawab sedang berlangsung. Untuk itu auditor perlu mampu membaca
reaksi yang timbul dari auditan sehingga dapat turut membantu pencarian informasi
yang akan diperoleh.
Selanjutnya dalam proses wawancara selalu ada 2 (dua) pihak yang masingmasing mempunyai kedudukan yang berlainan, pihak yang satu dalam kedudukan
Pusdiklatwas BPKP - 2007
42
Teknik Komunikasi Audit
sebagai pencari informasi sedangkan pihak lain dalam kedudukannya sebagai pemberi
materi informasi.
Dalam audit, wawancara memiliki fungsi sebagai berikut:
1.
Sebagai metode primer. Apabila wawancara dijadikan satu-satunya alat
pengumpul
data
atau
metode
utama
dalam
serangkaian
metode
pengumpulan data lainnya, maka metode wawancara memiliki ciri sebagai
metode primer.
2.
Sebagai metode pelengkap. Apabila wawancara digunakan sebagai alat
untuk mencari informasi yang dapat diperoleh dengan cara lain, maka ia akan
berfungsi sebagai metode pelengkap.
3.
Sebagai kriterium. Apabila wawancara digunakan orang untuk tujuan menguji
kebenaran dan kemantapan suatu yang telah diperoleh dengan cara lain,
seperti: observasi, daftar pertanyaan, pengujian, maka ia akan berfungsi
sebagai kriterium.
Suasana psikologi antara Pewawancara dan Pihak Pemberi Keterangan perlu
diperhatikan. Suasana psikologi dalam wawancara ditandai dengan suasana kerja
sama yang baik, penuh persahabatan, ramah tamah, saling menghargai, saling
mempercayai, merasa aman, nyaman dan merasa tidak terancam.
Suasana ini penting diciptakan dalam suatu wawancara karena hanya dalam
suasana seperti inilah informasi dapat diperoleh secara baik dan sesuai dengan tujuan
wawancara. Dalam hal ini, tugas seseorang pewawancara tidak terbatas hanya untuk
memeroleh informasi saja, tetapi juga mencari jalan ke arah pembentukan suatu
wawancara yang sebaik-baiknya.
Untuk dapat menciptakan suasana psikologi yang konduksif serta memeroleh
informasi yang optimal, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
wawancara:
1.
Penampilan pewawancara akan menimbulkan kesan baik atau buruknya
pihak pewawancara dari pihak yang diwawancarai.
2.
Pembicaraan pembukaan yang ramah tamah pada permulaan wawancara.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
43
Teknik Komunikasi Audit
3.
Kemukakan tujuan wawancara dalam bahasa yang mudah dimengerti oleh
pihak yang diwawancarai dan kemukakan dengan segala kerendahan hati
dan bersahabat.
4.
Tariklah minatnya ke arah pokok-pokok persoalan yang akan ditanyakan.
5.
Timbulkan suasana yang bebas sehingga pihak yang diwawancarai tidak
merasa tertekan, baik oleh pertanyaan yang diajukan maupun oleh suasana
wawancara yang berlangsung.
6.
Pewawancara tidak boleh memerlihatkan sikap yang tergesa-gesa, sikap
kurang menghargai jawaban atau sikap yang kurang percaya.
7.
Berikan dorongan kepada pihak yang diwawancarai, yang dapat menimbulkan
perasaan bahwa ia adalah orang yang penting dan diperlukan sekali dalam
kerjasama serta bantuannya untuk memberikan informasi.
Berikut ini uraian bagaimana melakukan wawancara.
1.
Pertanyaan Pembukaan. Pada tahap permulaan dari wawancara hendaknya
pertanyaan berkisar pada masalah yang netral dan ringan. Pertanyaan yang
to the point dapat mengejutkan pihak yang diwawancarai, begitu pula
pertanyaan yang terlalu berat. Hal ini dapat mengakibatkan pihak yang
diwawancarai menjadi terkejut dengan sikap menarik diri, melawan atau
bahkan menolak. Hal ini tentunya harus dihindari dalam suasana wawancara.
2.
Gaya Bicara. Gaya bicara dalam wawancara hendaknya tersusun baik,
jangan berbelit-belit.
3.
Nada dan Irama. Penggunaan kata-kata yang monoton, tidak ada nadanya
dapat menimbulkan suasana yang membosankan dalam wawancara. Nada
berfungsi agar orang yang kita wawancarai dalam keadaan “bangun” dan
dapat mengisyaratkan bagian mana dari pembicaraan yang penting dan
meminta perhatian yang lebih banyak. Selain nada, irama bicara juga dapat
membantu dalam kelancaran wawancara. Jangan bicara terlalu lambat
ataupun terlalu cepat sehingga kesannya mendapat pertanyaan yang bertubi-
Pusdiklatwas BPKP - 2007
44
Teknik Komunikasi Audit
tubi yang dapat mengakibatkan pihak yang diwawancarai kurang memiliki
kesempatan untuk menyelesaikan suatu jawaban secara lengkap.
4.
Sikap Pewawancara. Sikap pewawancara idealnya dapat menimbulkan
suasana penuh keakraban, suasana yang bebas dan tidak kaku serta penuh
kehangatan. Suasana ini tidak akan diperoleh bilamana:
a. Pewawancara bersikap sebagai seorang polisi yang menginterogasi
seorang tertuduh.
b. Pewawancara bersikap sebagai seorang maha guru yang sedang
memberikan ceramah.
c. Pewawancara bersikap kurang menghargai, kurang percaya atau
berulang-ulang memberikan celaan terhadap jawaban yang kurang ia
senangi.
5.
Uraian dengan kata-kata sendiri (paraphrase). Peranan pewawancara
adalah harus dapat membentuk pihak yang diwawancarai agar dapat
merumuskan keterangannya dalam kata-kata yang lebih tepat dan begitu juga
pewawancara terhadap dirinya sendiri. Tetapi hal ini harus dilakukan secara
hati-hati, jangan sampai mengubah hitam menjadi putih atau sebaliknya.
6.
Mengadakan Penggalian (Probing). Probing adalah penggalian yang lebih
mendalam dari suatu wawancara. Hal ini dapat dilihat bilamana pihak yang
diwawancarai telah memberikan pernyataan atau jawaban yang cukup jelas,
akan tetapi pewawancara ingin mengetahui lebih dalam mengenai jawaban
yang telah diberikan.
7.
Membuat Catatan. Buatlah catatan dari hasil wawancara yang diperoleh agar
mendapatkan data yang seobyektif mungkin.
8.
Menilai Jawaban. Ketelitian dari pencatatan dan paraphrase tergantung
kepada ketepatan penilaian pewawancara terhadap jawaban ataupun
informasi yang diberikan pihak yang diwawancarai.
9.
Terdapat 2 (dua) hal penting berkaitan dengan menilai jawaban:
Pusdiklatwas BPKP - 2007
45
Teknik Komunikasi Audit
a. Sikap phenomenologi, artinya: kesediaan untuk menanggalkan semua
konsepsi awal (preconceptions), prasangka (prejudice), dan motif
subyektif lainnya.
b. Sikap faktual, artinya: tidak terkurung oleh jalan pikiran (reasoning)
sendiri serta tidak menarik kesimpulan tanpa dasar suatu fakta yang
obyektif.
Salah satu bentuk teknik komunikasi dalam audit yang banyak dilakukan adalah
wawancara yang dituangkan dalam Berita Acara Permintaan Keterangan (BAPK).
Menurut pasal 184 Kitab Undang – Undang Hukum Acara Pidana (KUHAP)
disebutkan bahwa untuk membuktikan suatu tindak pidana, terdapat 5 (lima) alat bukti
yang dapat diajukan, yaitu: keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk, dan
keterangan terdakwa. Terhadap keterangan saksi, keterangan ahli maupun keterangan
terdakwa, penyidik menuangkannya ke dalam Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang
nantinya menjadi satu dokumen dalam berkas penuntutan.
Bagi pelaksanaan pekerjaan audit, seorang auditor menghimpun data/informasi
yang dituangkan ke dalam Berita Acara Permintaan Keterangan (BAPK). Media ini tidak
berfungsi atau memiliki kekuatan hukum seperti BAP yang dibuat penyidik, akan tetapi
dalam
proses
penyidikan
BAPK
dapat
dimanfaatkan
oleh
penyidik
untuk
pengembangan dalam mencari alat-alat bukti yang memenuhi persyaratan hukum di
persidangan.
BAPK dibuat dengan tujuan mendokumentasikan proses wawancara dengan pihakpihak yang terkait dengan kasus penyimpangan/kejahatan yang diaudit, baik tersangka,
saksi-saksi maupun pihak korban, yang dapat dipergunakan sebagai:
1.
Bukti konfirmasi atas materi temuan hasil audit kepada pihak-pihak yang
diduga
bertanggungjawab
dan
atau
terkait
atas
suatu
kasus
penyimpangan/kejahatan;
2.
Bukti pelengkap dalam penyajian/pengungkapan fakta-fakta dan proses
kejadian (modus operandi penyimpangan).
Pusdiklatwas BPKP - 2007
46
Teknik Komunikasi Audit
Permintaan keterangan dalam rangka audit investigasi adalah tanya jawab
(wawancara) dengan seseorang (auditan) atau pihak-pihak lain yang diperlukan untuk
dimintai keterangan dalam rangka audit suatu kasus penyimpangan melalui pengajuan
pertanyaan secara lisan yang bersistem. Sedangkan BAPK adalah dokumen yang
merekam tanya jawab dimaksud, meliputi waktu dan tempat terjadinya permintaan
keterangan, pihak yang diminta keterangan serta materi tanya-jawab yang terjadi.
Perbedaan antara teknik wawancara dengan BAPK yang dapat diklasifikasikan
sebagai teknik interogasi terletak pada tujuannya. Teknik wawancara adalah proses
tanya-jawab yang bertujuan untuk memeroleh sebanyak mungkin informasi mengenai
suatu penyimpangan/kejahatan yang terjadi. Sedangkan interogasi merupakan proses
wawancara yang bertujuan untuk memeroleh pengakuan dari tersangka serta
mendapatkan penjelasan mengenai fakta-fakta penyimpangan/ kejahatan yang terjadi.
Tujuan interogasi terdiri dari tujuan primer dan tujuan sekunder. Tujuan primer dari
teknik interogasi adalah:
1.
Memastikan
secara
rinci
kapan
dan
bagaimana
suatu
kejahatan/penyimpangan terjadi;
2.
Untuk
mengetahui
berapa
orang
yang
tersangkut
dalam
kejahatan/
penyimpangan itu dan peranan masing-masing;
3.
Untuk memeroleh data yang cukup sebagai dasar melakukan interogasi
lanjutan jika diperlukan;
4.
Untuk memersempit ruang lingkup orang-orang yang diduga melakukan
kejahatan/penyimpangan, sehingga tercegah penindakan terhadap orang
yang tidak bersalah.
Sedangkan tujuan sekundernya adalah:
1.
Mengungkapkan pola kejahatan/penyimpangan yang dilakukan seseorang
yang bersalah dan pelaku peserta yang bekerja untuk pelaku utama yang
mungkin adalah residivis;
2.
Untuk menemukan hasil-hasil kejahatan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
47
Teknik Komunikasi Audit
Jenis pertanyaan yang biasa dipakai dalam BAPK adalah:
1.
Pertanyaan umum/biasa (general questions). Pertanyaan jenis ini berkaitan
dengan hal-hal yang bersifat umum yang tidak terfokus kepada masalah
penyimpangan yang sedang diaudit. Biasanya dimulai dengan pertanyaan
tertutup, yaitu jawaban yang diperoleh berbentuk pernyataan “ya, tidak, tidak
tahu” dan sebagainya. Selanjutnya diikuti dengan pertanyaan terbuka yang
jawabannya berbentuk kalimat penjelasan.
2.
Pertanyaan khusus (specific questions). Pertanyaan jenis ini terfokus pada
aspek-aspek kasus penyimpangan yang sedang diaudit. Pada pertanyaan ini
juga biasanya diawali dengan pertanyaan tertutup dan diteruskan dengan
pertanyaan terbuka.
3.
Pertanyaan bersifat umpan (bait questions). Pertanyaan jenis ini biasanya
dirancang untuk menggiring atau menjebak pihak yang diwawancarai.
Biasanya pertanyaan jenis ini dikembangkan dari hasil investigasi atau dari
wawancara sebelumnya dengan pihak yang diwawancarai atau pihak-pihak
lain yang terkait.
Dalam melaksanakan teknik interogasi setiap pertanyaan harus efektif, artinya
mempunyai tujuan yang jelas, tidak sekedar ingin tahu. Pertanyaan haruslah
sederhana, tidak langsung, dan bersifat netral, tidak berbelit-belit serta jangan
membingungkan. Auditor harus meyakinkan pihak yang diwawancarai, terutama
terhadap saksi, jangan sampai memersulit posisi dan keamanannya, sehingga akan
diperoleh informasi yang dapat dipercayai.
B.
TEKNIK PRESENTASI
Media lain dalam berkomunikasi adalah presentasi, yaitu menyampaikan pesan
berupa ide atau gagasan kepada khalayak atau sekelompok orang melalui teknik
presentasi. Terdapat beberapa keuntungan dilakukannya penyampaian suatu pesan
melalui presentasi, yaitu:
Pusdiklatwas BPKP - 2007
48
Teknik Komunikasi Audit
1.
Teknik presentasi merupakan teknik yang efisien, karena dapat menghemat
waktu dibandingkan apabila pesan berupa ide atau gagasan disampaikan
dalam bentuk proposal tertulis.
2.
Teknik presentasi adalah teknik yang efektif, karena dengan komunikasi tatap
muka tersebut umpan balik verbal maupun non verbal segera diperoleh.
3.
Teknik presentasi adalah teknik yang memiliki pengaruh yang besar. Melalui
komunikasi lisan dengan media teknik presentasi memungkinkan penyaji
memiliki peluang untuk memengaruhi para komunikannya. Sebagai contoh,
sebagian besar orang sulit untuk mengatakan “tidak” secara pribadi
dibandingkan melalui surat atau memorandum. Antusiasme, penampilan,
isyarat vokal, dan faktor-faktor lain dapat meningkatkan kelebihan teknik ini
sehingga teknik presentasi ini memiliki tingkat probabilitas keberhasilan yang
lebih tinggi dibandingkan dengan teknik lain.
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam merencanakan suatu presentasi antara lain:
1.
Kaji tujuan anda. Anda dapat bertanya kepada orang yang meminta anda
berbicara, untuk meyakinkan bahwa anda berdua berada pada “panjang
gelombang yang sama”. Pengkajian tujuan memaksa anda menentukan apa
yang anda inginkan dari para penyimak dengan tepat. Contoh: anda
memerlukan persetujuan pimpinan atas 5 (lima) obyek audit (auditan) yang
dipilih dari sejumlah auditan sebagai usulan rencana audit di lingkungan
Pusdiklatwas BPKP - 2007
49
Teknik Komunikasi Audit
bidang anda. Tujuan harus ditulis dalam kalimat yang sederhana, jelas, dan
singkat yang memenuhi kriteria: deskriptif, spesifik, dan realistis.
2.
Menganalisis khalayak. Penyaji harus memahami sifat badan atau pihak
pengambil keputusan yang meliputi:
a. Apa nama kelompok atau orang yang anda akan hadapi?
b. Apa fungsi pengambil keputusan mereka?
c. Siapa yang akan mengatur kelompok? Apa tanggung jawab pekerjaan
mereka? Seberapa besar pengaruh yang akan dimiliki setiap orang
dalam keputusan?
d. Apa yang diketahui kelompok tentang anda?
e. Apa kesan kelompok terhadap bidang yang anda wakili?
f.
3.
Apa tanggapan terhadap proposal sebelumnya?
Mengembangkan gagasan utama. Pengembangan ide atau gagasan utama
merupakan hal yang penting seiring dengan pengembangan awal dalam
tujuan dan analisis khalayak. Tujuan ini selalu terpusat pada khalayak atau
pihak yang akan disajikan.
Contoh: Pelatihan keterampilan presentasi
diperlukan supaya para ketua tim audit dapat lebih efisien dan efektif dalam
memaparkan hasil auditnya kepada pengawas, pengendali mutu, maupun
kepada pihak luar.
4.
Mengembangkan
pokok-pokok
utama.
Langkah
berikutnya
dalam
persiapan adalah mengembangkan pokok-pokok utama atau kunci yang
membentuk tulang punggung pesan atau yang merencanakan garis besar
subdivisi utama. Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan,
atau memperjelas gagasan pokok dari suatu pesan. Karena para komunikan
(penyimak) benar-benar perlu mengingat dan memahami pokok-pokok kunci,
maka penyaji harus mengutarakannya dengan bahasa yang jelas, sederhana,
dan ringkas. Pokok-pokok utama dapat menaati rangkaian perintah yang
bersifat:
Pusdiklatwas BPKP - 2007
50
Teknik Komunikasi Audit
a. Kronologis apabila tujuan penyaji berlaku selama rangkaian waktu
tertentu. Pola ini adalah pola yang praktis untuk ringkasan informatif,
namun dapat pula diadaptasi untuk proposal persuasif.
b. Topikal. Pola ini berhubungan dengan topik. Topik utama dibagi ke
dalam beberapa kategori. Seringkali, pola ini terkait dengan pembuatan
daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal.
c. Spasial. Pola ini disusun secara berurutan yang sistematis dari suatu
topik utama. Pola ini lebih praktis untuk penyajian yang bersifat informatif
walaupun dapat pula diadaptasi untuk membuat proposal persuasif.
d. Kausal.
Pola
ini
membahas
penyebab
suatu
masalah
dan
mempertimbangkan akibat-akibatnya. Penyaji juga dapat membahas
secara terbalik, yaitu dengan cara memeriksa kondisi yang sudah
diketahui beserta akibatnya dan kemudian memberikan penjelasan
mengenai penyebabnya.
e. Pemecahan masalah. Pola ini membagi topik menjadi 2 (dua) hal, yaitu:
mendiagnosis masalah dan memberikan suatu cara untuk memecahkan
masalah. Pola ini sangat cocok untuk proposal yang bersifat persuasif.
f.
Pemikiran bijaksana. Pola ini mencakup 6 (enam) tahapan, yakni: (1)
mendefinisikan dan membatasi masalah; (2) menganalisis masalah; (3)
menghasilkan pemecahan yang memungkinkan; (4) menilai pemecahan
yang disarankan; (5) memilih pemecahan terbaik; dan (6) pelaksanaan
pemecahan.
g. Sekuen termotivasi. Pola ini menggunakan sekuen gagasan yang
melalui proses normal pemikiran manusia, akan memotivasi khalayak
untuk menanggapi tujuan penyaji. Pola ini menggunakan 5 (lima)
langkah, yakni: (1) perhatian; (2) kebutuhan; (3) pemuasan; (4)
visualisasi; dan (5) tindakan.
5.
Mengonsultasikan sumber-sumber informasi. Mengkonsultasikan sumber
informasi yang tersedia untuk menambah pengetahuan dan wawasan penyaji
merupakan langkah persiapan selanjutnya. Setelah memertimbangkan
Pusdiklatwas BPKP - 2007
51
Teknik Komunikasi Audit
pengetahuan dan pengalaman anda sendiri, buatlah daftar pokok-pokok yang
anda belum ketahui namun anda butuhkan, kemudian lakukan penyelidikan
yang
menyeluruh
untuk
memeroleh
informasi
tersebut.
Anda
dapat
mendelegasikan tugas pengumpulan informasi ini kepada orang lain.
6.
Mencatat data. Ketika mengumpulkan data, anda perlu mencatat data itu
dalam bentuk yang akurat dan sistematis sehingga memudahkan anda
memperoleh sumber-sumber untuk pembuktian atau referensi mendatang.
Hal yang bijaksana apabila anda mengumpulkan lebih banyak informasi
daripada informasi yang seharusnya anda gunakan dalam penyampaian
pesan. Informasi tambahan ini berguna apabila anda tertantang oleh seorang
anggota khalayak (komunikan) selama atau setelah presentasi.
7.
Membuat sketsa presentasi. Setelah mengumpulkan dan membuat daftar
materi, sketsa (garis besar/outline) harus anda susun secara berurutan yang
logis. Buatlah sketsa dari semua materi dalam bentuk yang menurut anda
paling berguna untuk menyusun kata-kata dan menyampaikan presentasi.
Pada saat melakukan presentasi, keterampilan mengekspresikan diri secara efektif
dan membangun keakraban tetap penting. Sebagian kesuksesan presentasi ditentukan
oleh keterampilan-keterampilan tersebut di samping kejelasan isi.
C.
KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang diungkapkan kepada komunikan
dengan cara tertulis. Komunikasi tertulis ini dituangkan dalam bentuk surat, kertas
kerja, memo, dan laporan.
Yang patut diperhatikan dalam komunikasi tertulis adalah penulisan yang baik.
Penulisan harus diusahakan agar tidak menimbulkan salah pengertian yang dapat
menjadi hambatan dalam melakukan komunikasi. Persyaratan penulisan yang baik
adalah:
1.
Ditulis dalam format atau bentuk yang menarik;
Pusdiklatwas BPKP - 2007
52
Teknik Komunikasi Audit
2.
Memiliki maksud dan tujuan;
3.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti;
4.
Penggunaan bahasa yang baik dan benar;
5.
Penggunaan bahasa disesuaikan dengan kemampuan pemahaman dari pihak
pembaca;
6.
Mencerminkan pengertian terhadap masalah-masalah yang dihadapi atau
yang dituju;
7.
Hindari penggunakan kata atau kalimat yang dapat membingungkan
pembaca; dan
8.
Menunjukkan budi bahasa dan kewibawaan penulis.
Bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam audit antara lain adalah:
1.
Laporan Hasil Audit.
2.
Kertas Kerja Audit.
3.
Daftar Pertanyaan (Kuesioner).
4.
Konfirmasi.
Apabila tim audit secara geografis berjauhan atau apabila dibutuhkan data
kuantitatif, teknik kuesioner dapat menjadi media yang paling berguna. Daftar
Pertanyaan memungkinkan individu anggota tim untuk menuliskan apa yang mereka
rasa tidak pantas untuk diungkapkan secara lisan. Lebih dari itu, kuesioner dapat
dianalisis secara akurat dan dapat memberikan data kuantitatif yang solid untuk
mendukung temuan data kualitatif. Contoh kuesioner adalah sebagai berikut:
Audit dilakukan terhadap proyek pemberantasan hama wereng pada lahan
pertanian seluas 30 hektar di daerah Kabupaten X pada tahun anggaran 2005.
Kuesioner diberikan kepada sejumlah petani berjumlah 90 orang. Contoh
pertanyaan-pertanyaannya sebagai berikut:
Pusdiklatwas BPKP - 2007
53
Teknik Komunikasi Audit
No.
Pertanyaan
Jawaban
Ya
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Keterangan
Tidak
Apakah lahan pertanian yang bapak kelola
memberikan hasil yang buruk karena
terserang hama wereng?
Jenis pestisida yang dipakai dalam
pemberantasan hama:
- Alami/organik?
- Kimiawi?
Apakah selama ini bapak telah diberikan
penyuluhan mengenai pemberantasan
hama wereng oleh petugas penyuluhan?
Jika jawaban nomor 3: ya, apakah frekuensi
penyuluhan telah diberikan sebanyak 2 kali
ke atas?
Setelah dilakukan penyem-protan hama,
apakah ada peningkatan hasil panen?
Sampai jumlah berapa ton?
Apakah jenis pestisida yang diberikan
benar-benar cocok dan dapat memberantas
hama wereng sehingga tuntas?
Berapa kali dalam 1 (satu) tahun anggaran
ini diberikan bantuan pestisida?
Apakah bantuan pestisida dari pemerintah
telah memadai?
Dalam jumlah berapa bantuan pestisida
yang dibutuhkan?
Konfirmasi adalah surat permintaan penegasan dengan pihak ketiga mengenai
suatu data atau informasi sehingga auditor akan meyakini kebenaran dari angka-angka
pembukuan, bukti-bukti pengeluaran maupun bukti-bukti penerimaan dan bukti-bukti
lainnya.
Sebagai contoh, Catatan Bendaharawan Proyek Pengadaan untuk lahan
seluas 20 ha di Kabupaten X menunjukkan saldo bank per 15 Februari 2007 sebesar
Rp 17.500.000,00. Untuk lebih meyakinkan auditor, apakah saldo bank tersebut sesuai
dengan yang tersimpan di Bank, maka diadakan konfirmasi dengan Bank yang
bersangkutan.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
54
Teknik Komunikasi Audit
Contoh konfirmasi yang dibuat dan dikirim oleh Bendaharawan sebagai berikut:
Yth. Pimpinan Bank XYZ
di
Kabupaten X
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya audit yang dilakukan oleh Badan Pengawas
Daerah Kabupaten X dengan surat tugas No. ST-005.BWD/2003 tanggal 5
Februari 2007, maka dengan ini kami mohon dapat diberikan keterangan
tertulis saldo bank per 15 Februari 2007 atas rekening Proyek Pengadaan
Pembibitan untuk lahan seluas 20 ha di Kabupaten Pandeglang, Jawa
Barat.
Keterangan tertulis tersebut dapat Saudara kirim langsung ke kantor kami.
Atas kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Jakarta, 14 Februari 2003
Bendaharawan Proyek Pengadaan
Pembibitan Lahan 20 ha Kab. Pandeglang
Jawa Barat
(Ali Syamsuddin, SE)
NIP .............
AKTIVITAS:
Pusdiklatwas BPKP - 2007
55
Teknik Komunikasi Audit
KASUS WAWANCARA I : APAKAH SANG AUDITOR KOMPETEN?
Tim Anda sedang melaksanakan tugas audit terhadap BUMD yang bergerak di
bidang pabrikasi. Produk utama BUMD tersebut adalah mainan anak-anak.
Karakteristik utama pabrikasi mainan anak-anak adalah proses produksi yang
menggunakan 4 mesin yang dapat diubah-ubah kombinasi urutan prosesnya.
BUMD tersebut mempunyai Satuan Pengawas Intern (SPI). Kepala SPInya seorang
yang pemalu dan cenderung pendiam. Anda merasa perlu melakukan pengujian
substantif terhadap kompetensi Kepala SPI. Karena itu, siapkan wawancara untuk
mendapatkan informasi tentang pendidikan, pelatihan atau informasi lainnya untuk
menilai apakah Kepala SPI memiliki kompetensi yang memadai untuk menjadi
auditor.
Siapkan daftar pertanyaan wawancara, lakukan wawancara dengan instruktur
berperan sebagai Kepala SPI.
KASUS WAWANCARA II : APAKAH HASIL PELATIHAN DIMANFAATKAN?
Tim Anda sedang mengaudit kegiatan pelatihan Standar Pelaksanaan Audit untuk para
auditor Satuan Pengawas Intern (SPI) BUMD. Standar pelaksanaan audit mengharuskan
auditor untuk merencanakan audit dengan cermat, yaitu:
1. Mengawasi secara memadai pelaksanaan tugas anggota tim.
2. Mengumpulkan bukti-bukti yang cukup dan kompeten.
3. Mendokumentasikan pelaksanaan kerja dengan baik.
Anda merasa perlu melakukan pengujian substantif terhadap pemanfaatan hasil
pelatihan, dengan cara mewawancara peserta. Peserta yang Anda wawancarai adalah
seorang ekstrovert. Informasi yang harus Anda kumpulkan adalah apakah pengetahuan
yang dimiliki peserta telah dimanfaatkan dalam melaksanakan audit.
Siapkan daftar pertanyaan wawancara, lakukan wawancara dengan instruktur berperan
sebagai Auditor SPI.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
56
Teknik Komunikasi Audit
BAB 7
MENGELOLA KONFLIK
Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan
pengertian, sumber dan bentuk, dan proses komunikasi serta faktor-faktor manusia
dalam komunikasi.
A.
PENGERTIAN KONFLIK
William dan Hocker
5
dalam bukunya Interpersonal Conflict (2001) mendefinisikan
konflik sebagai berikut:
konflik adalah suatu pertentangan antara sedikitnya 2 (dua) pihak yang
saling memiliki ketergantungan satu sama lain namun mempunyai tujuan
atau sasaran yang tidak sama, memiliki keterbatasan sumber daya, dan
campur tangan pihak lain dalam mencapai sasarannya masing-masing.
Secara singkat konflik dapat diartikan sebagai perilaku yang tidak sama atau tidak
sesuai diantara pihak-pihak yang memiliki kepentingan yang berbeda. Konflik atau
ketegangan dapat terjadi dalam pelaksanaan audit karena adanya perbedaan
kepentingan dan individual. Untuk mencapai suatu kerjasama yang harmonis dalam
pelaksanaan audit, seorang auditor harus mewaspadai terjadinya konflik karena akan
dapat merusak keharmonisan kerja, dan memiliki keterampilan untuk merespon konflik
dengan baik.
5
Wilmot, William W., Hocker, Joyce L., Interpersonal Conflict, McGraw-Hill, 6th edition, 2001
Pusdiklatwas BPKP - 2007
57
Teknik Komunikasi Audit
B.
SUMBER KONFLIK
Berikut ini adalah beberapa sumber konflik atau pemicu terjadinya konflik:
1.
Perbedaan kepentingan atau tujuan. Tiap individu memiliki kepentingan yang
berbeda di dalam organisasi sesuai dengan tanggung jawab dan peran
masing-masing.
Contoh
sederhana,
auditor
berkepentingan
untuk
mengungkap adanya kinerja yang buruk, sementara auditan berkepentingan
untuk mencapai kinerja yang baik. Kondisi ini dapat memicu konflik.
2.
Perbedaan individual. Adanya perbedaan dalam pola pikir, kepribadian, sikap,
dan perilaku,
juga berpotensi memicu terjadinya konflik. Sebagai contoh,
auditor muda dengan sedikit pengalaman audit menekan auditor senior untuk
melaksanakan pengujian pengendalian, sementara auditor senior menolak
melaksanakan pengujian pengendalian, karena dia yakin pengujian substantif
secara langsung akan memadai untuk proses pembuktian. Perbedaan pola
pikir ini bersifat individual dan dapat memicu konflik.
3.
Perbedaan nilai dan keyakinan. Adanya perbedaan dalam nilai dan keyakinan
dapat membuat pertentangan mengenai yang baik dan buruk atas hal yang
sama. Sebagai contoh, Adi menilai bahwa kegiatan makan siang dengan
auditan adalah kegiatan yang buruk yang harus dihindari oleh auditor.
Sementara Badu menilai kegiatan makan siang bersama auditan adalah
kegiatan yang positif, karena dapat menimbulkan suasana kerjasama.
4.
Keterbatasan sumberdaya. Usaha pencapaian tujuan selalu memerlukan
penggunaan
sumberdaya.
Konflik
dapat
terjadi
ketika
keterbatasan
sumberdaya dapat menghambat usaha pencapaian tujuan dari masingmasing pihak yang berkonflik. Contoh, konflik antar anggota yang terjadi
karena ketersediaan biaya perjalanan dinas hanya memungkinkan 1 orang
saja yang berangkat, sementara anggota tim lain menjadi kesulitan untuk
menyelesaikan tugas jika tidak tersedia biaya untuk perjalanan dinas.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
58
Teknik Komunikasi Audit
C.
BENTUK KONFLIK
Beberapa bentuk konflik yang mungkin timbul dalam pelaksanaan audit adalah:
1.
Konflik di dalam individu sendiri. Konflik ini terjadi dalam batin individu.
Pemicu konflik umumnya adalah adanya perbedaan tujuan, kepentingan, nilai,
dan keyakinan.
2.
Konflik antar pribadi (konflik individu dengan individu). Konflik ini terjadi antara
seorang individu atau lebih yang sifatnya dapat substantif atau emosional.
Contoh konflik semacam ini sering terjadi dalam bermasyarakat, baik formal
maupun informal. Seorang memiliki pandangan, persepsi, kepercayaan yang
berbeda dengan orang lain. Apabila sikap seseorang tersebut tidak mudah
bertoleransi, maka konflik antar individu tersebut mudah sekali terjadi.
3.
Konflik antar kelompok. Situasi konflik ini muncul dalam organisasi sebagai
suatu jaringan kerja kelompok-kelompok yang saling kait mengait. Konflik ini
merupakan hal yang lazim terjadi dalam organisasi. Konflik ini dapat
menyebabkan upaya koordinasi dan integrasi menjadi sulit dilaksanakan.
Contoh: Pada suatu lembaga pengawasan tertentu memiliki beberapa bidang
pengawasan.
Masing-masing
bidang
memiliki
sasaran
agar
seluruh
penugasan dapat diselesaikan tepat waktu dengan hasil pengawasan yang
prima. Konflik antar bidang terjadi ketika sumber daya lembaga pengawasan
tersebut menjadi terbatas. Masing-masing bidang menginginkan jumlah
anggaran yang memadai dan tenaga pengawas yang berkualitas, padahal
total anggaran yang tersedia tidak mencukupi dan jumlah tenaga pengawas
tidak banyak dan variatif dari segi kemampuan dan keterampilannya.
4.
Konflik antar organisasi. Konflik dapat pula terjadi antara organisasi dengan
organisasi. Konflik umumnya dipicu karena adanya persaingan dan konflik ini
berskala besar dibandingkan dengan konflik-konflik lainnya. Contoh yang
paling banyak terjadi ada di lingkungan unit-unit usaha swasta. Namun di
lingkungan sektor publik pun konflik tersebut dapat saja terjadi. Misalnya,
keputusan penetapan standar akuntansi keuangan daerah melibatkan
Pusdiklatwas BPKP - 2007
59
Teknik Komunikasi Audit
kepentingan
dari
beberapa
instansi
pemerintah
seperti:
Departemen
Keuangan, Departemen Dalam Negeri, dan Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK) serta instansi lain.
D.
MENGELOLA KONFLIK
Konflik harus dikelola, karena ada dua kemungkinan akibat yang ditimbulkan oleh
konflik. Kemungkinan pertama, konflik memberi akibat negatif berupa kacaunya
suasana, gangguan atau terputusnya hubungan antar manusia bahkan menghalangi
tercapainya tujuan. Sedangkan kemungkinan kedua, konflik berakibat positif berupa
adanya dorongan berkompetisi, dan memberi kemungkinan lahirnya inovasi. Sebagai
contoh, adanya pertentangan pendapat dari masing-masing pihak jika ditangani dengan
baik justru dapat mengungkapkan berbagai gagasan inovatif. Jadi penting bagi kita
untuk mengetahui berbagai cara menangani konflik, agar akibat negatif konflik dapat
dikurangi, sedangkan peluang mendapatkan manfaat konflik ditingkatkan.
Prof. DR. Winardi, SE dalam bukunya Manajemen Konflik mengungkapkan 5 (lima)
macam gaya manajemen konflik, yaitu:6
1.
Tindakan menghindari. Gaya ini bersikap tidak kooperatif dan tidak asertif
(unsur memaksa), menarik diri dari situasi yang berkembang dan atau
bersikap netral dalam segala macam “cuaca”.
2.
Kompetisi atau komando otoritatif. Gaya ini bersikap tidak kooperatif tetapi
asertif (unsur memaksa), bekerja dengan cara menentang keinginan pihak
lain, berjuang untuk mendominasi dalam suatu situasi “menang-atau-kalah”,
dan atau memaksakan segala sesuatu agar sesuai dengan kesimpulan
tertentu dengan menggunakan kekuasaan yang ada.
3.
Akomodasi atau meratakan. Gaya ini bersikap kooperatif tetapi tidak asertif
(unsur memaksa), membiarkan keinginan pihak lain menonjol, meratakan
6
Winardi, Manajemen Konflik (Konflik Perubahan dan Pengembangan), Mandar Maju, 1994
hal. 18–19
Pusdiklatwas BPKP - 2007
60
Teknik Komunikasi Audit
perbedaan-perbedaan guna mempertahankan harmoni yang diciptakan
secara buatan.
4.
Kompromis. Gaya ini bersikap cukup kooperatif dan asertif (unsur memaksa),
namun tidak sampai pada tingkat yang ekstrim. Bekerja menuju ke arah
pemuasan
kepentingan
parsial
semua
pihak
yang
berkepentingan,
melaksanakan upaya tawar menawar untuk mencapai solusi yang dapat
diterima (akseptabel) tetapi bukan pemecahan optimal sehingga tidak seorang
pun merasa bahwa ia menang atau kalah secara mutlak.
5.
Kolaborasi (kerjasama) atau pemecahan masalah. Gaya ini bersikap
kooperatif dan asertif (unsur memaksa), berupaya untuk mencapai kepuasan
benar-benar setiap pihak yang berkepentingan dengan jalan bekerja melalui
perbedaan-perbedaan yang ada, mencari dan memecahkan masalah
sedemikian rupa sehingga setiap orang mencapai keuntungan sebagai
hasilnya.
Gambar 7.1. menggambarkan kelima macam gaya manajemen konflik tersebut
dalam dimensi derajat kerjasama dan asertivitas.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
61
Teknik Komunikasi Audit
Gambar 7.1
Skema Gaya Manajemen Konflik
Akomodasi
Tinggi
Kolaborasi
Asertivitas
Kompromi
Moderat
Kompetisi /
Otoritatif
Menghindar
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Asertivitas
Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang auditor dalam memecahkan suatu
konflik meliputi:
1.
Identifikasi sumber konflik atau ketegangan. Dalam penugasan audit,
konflik dapat terjadi antara sesama anggota tim audit, yakni: antara ketua tim
dengan anggota tim, ketua tim dengan pengendali teknis, pengendali teknis
dengan pengendali mutu dan sebagainya. Demikian pula konflik dapat terjadi
antara auditor dengan auditan. Untuk memecahkan masalah konflik perlu
dipertimbangkan ciri-ciri kepribadian, sikap dan perilaku, serta motivasi orang
yang terlibat dalam situasi konflik tersebut.
2.
Tindakan yang perlu dilakukan oleh pemimpin saat terjadinya konflik,
misalnya konflik terjadi antara ketua tim audit dengan pihak auditan.
a. Hindari sikap mencari “kambing hitam” tetapi mencari inti permasalahan.
Sebagai contoh, ada auditan yang merasa disalahkan karena ada
pembelian fiktif yang dapat dibuktikan oleh auditor bahwa kantor telah
membeli komputer beserta printe , namun secara fisik barang tersebut
tidak ada. Pihak auditan bersikeras bahwa barang tersebut ada namun
Pusdiklatwas BPKP - 2007
62
Teknik Komunikasi Audit
telah didistribusikan ke daerah tanpa dapat menunjukkan bukti tanda
terima penyerahan barang atau pengiriman barang. Untuk mencari
solusinya dilakukan pemeriksaan fisik ke lapangan, yaitu ke daerah
dimana barang tersebut diserahkan. Ternyata barang tersebut memang
tidak dijumpai di daerah yang diklaim telah menerima pendistribusian
tersebut. Untuk itu, pihak auditan bersama auditor membuat berita acara
pemeriksaan fisik sebagai bukti yang mendukung atas temuan audit
sehingga temuan audit tersebut tidak dapat dielakkan lagi oleh
penanggung jawab kantor auditan.
b. Pengendali teknis diminta melakukan komunikasi secara sportif. Sebagai
contoh, temuan ketua tim audit mengungkapkan bahwa bahan yang
digunakan untuk pembuatan gedung tidak sesuai dengan spesifikasi
yang tercantum dalam kontrak. Bahan kayu untuk kusen pintu, jendela,
serta daun pintunya terbuat dari kayu jati. Hasil audit menunjukkan
bahwa bahan kayu yang dipakai terbuat dari kayu kamper. Kenyataan ini
menimbulkan adanya perbedaan harga antara kayu jati dengan kayu
kamper, sehingga rekomendasi yang disampaikan auditor adalah
kontraktor harus mengganti kusen yang terbuat dari bahan kayu kamper
dengan bahan kayu jati. Pengendali teknis atau ketua tim harus
melakukan komunikasi secara sportif (jujur) kepada pengawas lapangan
agar mereka dapat berkomunikasi secara persuasif sehingga kontraktor
dapat
segera
mengganti
bahan-bahan
tersebut
sesuai
dengan
spesifikasinya.
c. Penyampaian notisi audit atau temuan audit kepada auditan untuk
memeroleh tanggapan. Melalui penyampaian secara tertulis notisi audit
atau temuan audit yang mengungkapkan permasalahan yang dijumpai
auditor, maka permasalahan dapat segera diselesaikan. Contoh: setelah
diaudit ternyata dijumpai adanya perbedaan antara realisasi keuangan
dengan pembukuan pemegang kas (bendaharawan). Permasalahan
tersebut disampaikan kepada pihak auditan dan mereka mengakui
adanya oknum yang memanfaatkan uang muka namun tidak dapat
mempertanggungjawabkannya. Untuk itu pengendali teknis/ketua tim
Pusdiklatwas BPKP - 2007
63
Teknik Komunikasi Audit
dapat berkomunikasi secara persuasif dengan pihak auditan yang
bersalah untuk segera mengganti selisih kurang uang tersebut sebelum
diproses lebih lanjut sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Pengendali teknis atau ketua tim tidak mempermasalahkan siapa yang
kalah atau siapa yang menang. Apabila dalam pelaksanaan tugas
ternyata auditan lalai dalam melaksanaan tugas yang dipercayakan
kepadanya, maka pengendali teknis atau ketua tim mengungkapkan itu
dalam laporan tanpa harus mengungkapkannya kepada pihak-pihak
yang
tidak
berwenang.
Demikian
pula,
apabila
auditor
telah
mengemukakan temuan audit yang ternyata setelah disanggah memang
tidak cukup didukung oleh bukti yang memadai dan dalam pemeriksaan
selanjutnya tidak terbukti, maka temuan audit tersebut tidak dapat
dimasukkan ke dalam laporan hasil audit.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
64
Teknik Komunikasi Audit
KASUS KONFLIK I
Aminah adalah auditor baru. Dia baru saja menyelesaikan sebuah penugasan audit
bersama rekan-rekan timnya, Budi, Cahyo, dan Ketua Timnya, Deni. Saat selesai
melakukan pembicaraan akhir (closing conferrence), pimpinan auditan memberikan
kepada tim uang terima kasih kepada Deni.
”Mohon jangan ditolak, ini hanya sebagai tanda terima kasih kami atas pelaksanaan
audit yang telah memberikan rekomendasi-rekomendasi berharga bagi kemajuan
organisasi kami. Sekadar untuk biaya transport dan oleh-oleh untuk keluarga di
rumah.” Kata-kata pimpinan auditan terngiang-ngiang di telinga Aminah.
Deni akan membagi sama rata uang terima kasih tersebut. Aminah tahu bahwa tidak
ada temuan audit yang terpengaruh oleh pemberian tersebut. Audit sudah selesai,
pimpinan
auditan
setuju
untuk
menindaklanjuti
semua
rekomendasi
yang
disampaikan. Tapi dia juga tahu bahwa pemberian uang tersebut merupakan bentuk
gratifikasi yang dilarang untuk diterima.
Ketika ketua tim audit dan para anggota berkumpul, Aminah resah karena belum
tahu apa yang harus dilakukan mengingat selama ini, tim telah bekerja dengan
efektif dan kompak.
Diskusikan kasus tersebut dan presentasikan:
1. Pandangan kelompok atas kasus tersebut.
2. Saran untuk Aminah.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
65
Teknik Komunikasi Audit
KASUS KONFLIK II
Heri sedang melaksanakan audit dengan Gunawan (ketua tim) dan Candra rekan
sesama anggota tim. Heri sangat kesal dengan perilaku Gun dan Candra. Dalam
pandangan Heri, kedua rekannya tersebut terlalu santai dalam bekerja. Setelah 2
hari melaksanakan audit di kantor, Heri telah menyelesaikan berbagai pengujian
yang menjadi tanggung jawabnya. Sementara Candra, baru sekitar 40% dari
tanggungjawabnya. Heri tidak tahu perkembangan pekerjaan Gunawan, tapi
mengamati perilaku Gunawan, Heri yakin hasilnya tidak jauh berbeda dengan
Candra. Hari audit tinggal 3 hari. Hari kelima akan digunakan untuk menyampaikan
hasil audit kepada auditan, jadi menurut perhitungan Heri, timnya akan terlambat.
”Mengapa mereka santai sekali? Bisa tidak selesai tepat waktu? Kapan ada waktu
pembahasan dalam tim, jika sampai sekarang pengujian belum selesai?”
Pertanyaan-pertanyaan ini mengganggu pikiran Heri.
Atas kasus tersebut, diskusikan, kemudian presentasikan:
1. Pandangan kelompok atas kasus tersebut.
2. Saran untuk Heri.
Pusdiklatwas BPKP - 2007
66
Fly UP