...

artikel strategi meraih cost saving melalui proses procurement yang

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

artikel strategi meraih cost saving melalui proses procurement yang
ARTIKEL
STRATEGI MERAIH COST SAVING MELALUI PROSES PROCUREMENT
YANG EFISIEN DAN EFEKTIF
Oleh: Ir. Berty Argiyantari, M.M. | Senior Consultant at Supply Chain Indonesia
Tahun 2015, adalah tahun yang penuh tantangan bagi dunia industri. Di tengah situasi
bisnis yang semakin kompleks dengan ketatnya persaingan usaha sementara kita
ketahui bahwa harga barang yang meningkat, berfluktuasi dan mudah berubahubahmenjadikan perusahaan harus jeli mengelola pengeluarannya. Menurut survey
yang dilakukan oleh Bain & Company disebutkan bahwa biaya pengadaanbarang/jasa
yang dikeluarkan oleh bagian Procurement mencapai 25 % - 60 % dari total biaya
perusahaan, tergantung jenis industrinya. Suatu jumlah yang fantastis tentunya, yang
mengisyaratkan agar Procurement perlu dikelola secara komprehensif agar bisa mendapatkan
penghematan yang optimal. Fungsi Procurement harussejalan dengan strategi bisnis perusahaan dan
bisa menyelaraskan antara kebutuhan organisasi dan kemampuan pasar untuk memasok barang.
Proses Procurement yang baik tidak hanya fokus kepada harga yang murah, namun harus bisa
menghasilkan value dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu biaya, kualitas dan ketepatan
waktu pengiriman (lihat gambar 1) agar tujuan Procurement yang efektif dan efisien bisa diwujudkan.
Efisien, dalam hal ini berarti pengadaan barang/jasa berlandaskan Q - C – D (Quality, Cost dan
Delivery) yang dilakukan dengan menggunakan biaya dan sumber daya yang minimal untuk
mencapai sasaran yang optimal dalam waktu yang singkat.Sedangkan efektif, berarti pengadaan
barang/jasa dikelola sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat
yang optimal kepada pengguna barang/jasa.
Ada 3 elemen yang harus dilakukan untuk mendukung tercapainya proses Procurement yang efektif
dan efisien yaitu:
- Responsiveness yaitu respon yang cepat dalam memenuhi permintaan. Tak dapat
dipungkiri bahwa dengan dinamisnya permintaan pelanggan, seringkali berdampak pada
kebutuhan mendesak dengan tenggat waktu yang singkat dan adanya perubahan
permintaan yang harus disikapi oleh bagian Procurement dengan sigap agar tidak terjadi
keluhan pelanggan.
- Leaness yaitu mengeliminasi pemborosan dalam proses Procurement. Sering tak disadari
bahwa dalam proses mulai dari analisa kebutuhan sampai dengan kedatangan barang,
banyak pemborosan-pemborosan yang timbul pada proses. Seperti misalnya antri
menunggu dokumen, pekerjaan administrasi yang dilakukan berulang-ulang, dll.
- Agility yaitu kegesitan dan kelincahan dalam mencapai struktur biaya yang optimum.
Komplek Taman Melati B1/22 Bandung 40194 Indonesia
Telepon : +62 22 720 5375 Mobile : +62 821 1515 9595
E-mail : [email protected]
Website : www.SupplyChainIndonesia.com
ARTIKEL
Gambar 1. Elemen untuk mencapai Procurement yang efektif dan efisien
Tolok ukur keberhasilan Procurement bisa diukur dengan 5 kriteria, yang dikenal dengan 5 T yaitu
dapat menyediakan barang yang dibutuhkan secara tepat kualitas, tepat harga, tepat waktu, tepat
layanan dan tepat jumlah. Kelima kriteria tersebut saling terkait satu sama lainnya.
Sesuai dengan fungsinya yaitu berkontribusi dalam menghasilkan value, maka untuk
mendapatkancost saving yang optimal, proses Procurement perlu dibedah secara lebih
mendalam.Seringkali kita terjebak dengan perkerjaan administratif dan taktikal sehingga
mengabaikan proses yang strategis akibatnyacost saving sulit diraih. Untuk itu, kita perlu melihat
proses Procurement secara holistik dan end to end dengan penekananmasing-masing bagian sesuai
dengan lingkupnya. Proses Procurementdalam hal ini dibagi menjadi 2 loop, yaitu Strategic
Sourcingdi area upstream dan Operational Procurement di area downstream.Pada aktivitas
upstream, proses Procurementdilakukan sebelum kontrak dibuat dan disetujui dengan
menitikberatkan pada creating value, sementara pada bagian downstream lebih menitik beratkan
pada capturingvalueyang memastikan segala sesuatu terkait dengan pesanan bisa berjalan sesuai
dengan kontrak yang disepakati.
Strategic Sourcing pada aktivitas upstreamyang dimulai dari analisa kebutuhan sampai dengan
membuat kontrak adalah sebuah proses seleksi vendor secara sistematis yang berdasarkan pada
data dan fakta untuk mendapatkan produk dan vendor terbaik guna mengoptimalkan rantai pasokan
dan meningkatkan value proposition perusahaan secara keseluruhan. Pendekatan yang dilakukan
pada best in class sourcing adalah dengan fokus kepada total cost of ownership melalui kolaborasi
dan membangun kemitraan denganvendor yang mengedepankan kebutuhan pelanggan dan tujuan
organisasi.
Ketika vendor terbaik dipilih maka persyaratan pelayanan dan kualitas yang harus diberikan oleh
vendor dituangkan dalam sebuah kontrak. Setelah itu kegiatan Procurement dilanjutkan oleh proses
Operational Procurementyang mengelola proses secara day to day dengan melakukan pembuatan
Surat Pesanan atau Purchase Order, pemantauan terhadap ketepatan kedatangan, ketepatan
Komplek Taman Melati B1/22 Bandung 40194 Indonesia
Telepon : +62 22 720 5375 Mobile : +62 821 1515 9595
E-mail : [email protected]
Website : www.SupplyChainIndonesia.com
ARTIKEL
pembayaran dan memastikan kesesuaian terhadap kontrakserta menjaga transaksi berjalan secara
efisien dan efektif. Setiap tahapan dalam loop ini berjalan secara teratur dan sistematis.
Gambar 2. Proses Procurement
Ada yang berpendapat bahwa dalam proses Procurement ini, Strategic Sourcing adalah bagian yang
lebih penting dibanding proses Operational Procurement. Pendapat ini berasumsi karena Strategic
Sourcing dapat memberikan penghematan kepada perusahaan melalui negosiasi yang dilakukan
sedangkan Operational Procurement lebih bersifat administratifyangminim kontribusinya terhadap
penghematan secara rupiah. Tentu saja pendapat ini tidak benar.Input dari bagian downstream
kepada bagian upstreamsangat membantu agar vendor yang dipilih merupakan vendor dengan
kinerja terbaik dan produk yang dibeli memiliki kualitas prima. Masing-masing berkontribusi sesuai
dengan fungsinya dan kedua bagian ini sama pentingnya dan saling terkait.Untuk mendapatkan
kinerja Procurement yang optimal maka kedua bagian ini harus saling berpartisipasi, selaras dan
bersinergi.
Sebaik apapun kinerja yang dikelola oleh bagian Operational Procurement, bila tidak didukung oleh
pemilihan vendor yang handal, maka tidak akan berakhir sia-sia. Demikian juga, walaupun vendor
yang telah dipilih sudah memenuhi kriteria, namun jika tidak dilakukan pemantauan kinerja dalam
proses hariannya dan juga tidak ada umpan baliknya maka kinerja vendor akan tidak optimal.
Sekilas tentang Supply Chain Indonesia
Komplek Taman Melati B1/22 Bandung 40194 Indonesia
Telepon : +62 22 720 5375 Mobile : +62 821 1515 9595
E-mail : [email protected]
Website : www.SupplyChainIndonesia.com
ARTIKEL
Supply Chain Indonesia (SCI) merupakan lembaga independen yang bergerak dalam kegiatan
pendidikan, pelatihan, konsultasi, penelitian, dan pengembangan bidang logistik dan supply chain di
Indonesia. SCI menjadi wadah informasi, interaksi, dan komunikasi para praktisi, akademisi, birokrasi,
peneliti, dan pemerhati bidang logistik dan supply chain di Indonesia.
SCI telah berperan dalam memperbaiki dan meningkatkan kinerja logistik untuk perusahaanperusahaan swasta dan BUMN. SCI juga berkontribusi dalam perbaikan dan pengembangan logistik
melalui beberapa kementerian dan lembaga pemerintah terkait, seperti Kementerian Koordinator
Bidang Perekonomian, Kementerian Perhubungan, Kementerian Perdagangan, dan lain-lain,
termasuk dalam implementasi Cetak Biru Pengembangan Sistem Logistik Nasional.
Komplek Taman Melati B1/22 Bandung 40194 Indonesia
Telepon : +62 22 720 5375 Mobile : +62 821 1515 9595
E-mail : [email protected]
Website : www.SupplyChainIndonesia.com
Fly UP