...

Administrasi Perkantoran Maya siMAYA

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

Administrasi Perkantoran Maya siMAYA
Administrasi Perkantoran Maya
siMAYA
Dirgantara Manurung
Pranata Komputer
Direktorat e-Government
Seputar siMAYA
•  Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan
kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
•  Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik
•  Landasan Kebijakan
•  UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik)
•  PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik)
•  Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas
•  SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada
instansi pemerintah
Transisi Perubahan Budaya
Konvensional
—  Bekerja harus dikantor
—  Proses Disposisi lama
—  Memakan banyak cost seperti
kertas, tinta dll
—  Butuh Storage untuk
penyimpanan dokumen/arsip
—  Arsip fisik dapat rusak
—  Kebergantungan fasilitas
kantor
siMAYA
—  Efisisien, Efektif bekerja
dimana saja
—  Disposisi bersifat real time
—  Hemat pembiayaan atk
—  Penyimpanan bersifat
elektronik
—  Teknologi mobile aplikasi
VISI siMAYA
Grand Design siMAYA
Citizent Tracking System
Melalui Inter-relasi identitas
NIP
- Verifikasi user
-  Biodata
Update data PNS
NPWP
Keterangan :
Existing/Online
Direncanakan
NPWP
-  User account
-  Profile
Govt Service Bus
BKN
siMAYA
Kode
Surat
ArNas
NIK
eKTP
Statistik Pengguna siMAYA
120
100
Kementerian
80
Provinsi
Kabupaten
60
Kota
40
Lembaga Dll
20
0
Kementerian
16
Category 1
Provinsi
Kabupaten
15
107
Kota
Lembaga Dll
35
9
Total : 182 Instansi Pemerintah
Fitur siMAYA
—  Managemen Surat Masuk
—  Managemen Surat Keluar
—  Disposisi Surat
—  Kalender Kegiatan
—  Lini Masa
—  Penyimpanan Berkas
Klasifikasi Pengguna
—  4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di
siMAYA :
1. 
Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja
2. 
Tata Usaha / Administrasi Surat
3. 
Pengguna Biasa
4. 
Admin / Lokal Admin
PIMPINAN
Fungsi Pimpinan :
ü Menerima Surat
Masuk
ü Men disposisi Surat
ü Tanda Tangan Surat
Fungsi
TataUsaha :
ü Scan Surat
Masuk Fisik
TATA USAHA
ü Menerima dan
Menggagendakan Surat Masuk
ü Mengirim dan Menggagendakan
Surat Keluar
PENGGUNA
BIASA
Fungsi Pengguna
Biasa :
ü Menerima
Disposisi
ü Mengirim Disposisi
ü Membuat Konsep Surat
ü Memeriksa Konsep Surat
LOKAL ADMIN
Fungsi Lokal
Admin :
ü Membuat
Struktur
Organisasi
ü Membuat Nama Jabatan
ü Membuat Pengguna
ü Mengatur Pengguna
Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat
Administrasi
Tata Usaha
Surat
Disposisi Surat
Approval Surat
Pimpinan
Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Pengguna
Biasa
Administrasi Surat Masuk
SURAT MASUK
—  Surat Masuk terbagi menjadi:
1. 
Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang
dikonversikan menjadi elektronik
2. 
Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA
Alur Surat Masuk
Tata Usaha
Pimpinan
Pejabat
- 
- 
Scan Surat
Administrasi Surat
- 
Disposisi Surat
Pejabat
Alur Kerja Surat
Masuk Manual
Surat Masuk Fisik
Scan Surat
(ext .pdf)
AdministrasiInput
surat (.pdf) ke
siMAYA
Surat Masuk
Pimpinan
Pimpinan Disposisi
Surat
Disposisi Masuk
Alur Kerja Surat
Masuk antar
siMAYA
Surat Masuk
siMAYA
Surat Masuk
Pimpinan
Penomoran
Agenda Surat
Disposisi
Surat
Disposisi
Masuk ke
Penerima
Ket : Surat Keluar dikirim melalui
siMAYA
Administrasi Surat Keluar
SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. 
Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual
2.  Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
aplikasi siMAYA
Alur Surat Keluar
Staff /
Pejabat
•  Pembuat
Konsep
Pejabat
Pimpinan
•  Pemeriksa
berjenjang
•  Approval
Suratl
Tata
Usaha
SURAT KELUAR siMAYA
GUBERNUR
TATA USAHA
GUBERNUR
TATA USAHA
SEKRETARIAT
DAERAH
TATA USAHA
DINAS A
TATA USAHA
DINAS B
TATA USAHA
DINAS C
ALUR SURAT
KELUAR MANUAL
Pembuatan
Konsep Surat
Pemeriksaan
Konsep
Pemeriksaan
Konsep oleh
Pimpinan
Administrasi
Surat
Cetak/Print
Surat
Pengiriman
secara Manual
ALUR SURAT
KELUAR siMAYA
Pembuatan
Konsep Surat
Pemeriksaan
Konsep
Approval
Konsep oleh
Pimpinan
Penomoran/
Administrasi
Surat
Surat dikirim
TERIMA KASIH
—  Mulai Menggunakan siMAYA
—  Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
—  Mari bergabung di FB siMAYA
—  Bantuan, kontak kami via:
¡ 
Email : [email protected] (08118899700)
[email protected] (081310072233)
Fly UP