...

STANDARD OPERATION PROCEDURE WAKIL SEKRETARIS

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

STANDARD OPERATION PROCEDURE WAKIL SEKRETARIS
STANDARD OPERATION PROCEDURE
WAKIL SEKRETARIS PENGADILAN NEGERI BARABAI
A. Wakil Sekretaris sebagai Pejabat Pembuat Komitmet yang meliputi :
1. Membuat rencana kerja dan jadwal pelaksana kegiatan pada tahun yang bersangkutan
/ tahun berjalan dengan persetujuan Kuasa Pengguna Anggaran;
2. Membuat dan menandatangani kontrak / Surat Perintah Kerja (SPK), berita acara
penelitian penawaran, berita acara serah terima dan surat-surat yang berhubungan
dengan pengadaan barang dan jasa;
3. Membuat dan menandatangani Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang dikirimkan
kepada Kuasa Pengguna Anggaran / Pengguna Barang, kemudian diteruskan kepada
Pejabat Penguji Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Penandatanganan Surat
Perintah Membayar (SPM);
4. Membuat dan menandatangani surat keputusan yang mengakibatkan pengeluaran
uang;
5. Membuat evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan yang dikuasainya yang meliputi
prosentase pelaksanaan kegiatan baik mencakup sasaran, keluaran maupun dampak
kegiatan tersebut kepada Kuasa Pengguna Anggaran / Pengguna Barang secara
periodik (bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan) yang kemudian melaporkan
kepada ketua Pengadilan Tinggi Banajarmasin dan diteruskan kepada Sekretaris
Mahkamah Agung Republik Indonesia;
6. Membuat rencana kerja dan anggaran yang dilengkapi dengan Rincian Anggaran
Biaya (RAB) serta kerangka acuan serta data pendukung lainnya untuk anggaran
tahun berikutnya.
B. Merencanakan dan melaksanakan pemberian pelayanan tekhnis di bidang administrasi
umum yang meliputi :
1. Membaca dan memeriksa surat-surat masuk baik surat biasa maupun surat yang
memerlukan disposisi;
2. Mengawasi dan memonitor buku kendali surat masuk dan surat keluar;
3. Mendisposisi surat yang memerlukan tindak lanjut kepada bagian umum;
4. Membaca, memeriksa dan mengkoreksi serta memparaf surat-surat di bidang umum
yang memerlukan tindak lanjut;
5. Mengontrol dan memonitor arsip umum baik surat masuk maupun surat keluar;
6. Memeriksa dan menelaah SABMN secara periodik mengintruksikan Kepala Urusan
umum untuk mencatat pengadaan barang yang dibeli dari dana DIPA;
7. Mengintruksikan dan mengontrol Kepala Urusan Umum untuk membuat DIR (Daftar
Inventaris Ruangan) dan DIL (Daftar Inventaris Lainnya) sesuai dengan keadaan
barang;
8. Memeriksa serta mengintruksikan kepada Kepala Urusan Umum untuk melakukan
stock opname barang milik negara dengan tujuan untuk mengetahui kondisi barang
yang masih baik maupun yang telah rusak;
9. Menelaah hasil laporan stock opname barang dan mengintruksikan Kepala Urusan
Umum untuk melakukan penghapusan barang inventraris milik negara dengan cara
berkoordinasi dengan KPKNL;
10. Mengintruksikan dan memeriksa stock opname barang ATK serta pelaporannya
dalam bentuk aplikasi;
11. Mengintruksikan
kepada
Kepala
Urusan
Umum
untuk
menyelenggarakan
untuk
menyelenggarakan
administrasi biaya pemeliharaan kendaraan dinas;
12. Mengintruksikan
kepada
Kepala
Urusan
Umum
pemeliharan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, perabot kantor, kendaraan
kantor, dan rumah dinas ;
13. Menyelenggarakan pemeliharaan pemakaian telepon, listrik, air, internet, koran dan
kebersihan ruangan;
14. Meneliti berkas tagihan pemeliharan alat perlengkapan kantor, gedung kantor, perabot
kantor, kendaraan kantor, rumah dinas dan biaya langganan listrik, air, koran,
interner, telepon untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran;
15. Mengintruksikan kepada Kepala Urusan Umum tentang pelaksanaan pengamanan di
lingkungan Pengadilan Negeri;
16. Memeriksa dan mengawasi perpustakaan serta memberikan arahan demi tertibnya
perpustakaan seperti memerintahkan Kepala Urusan Umum untuk mencatat dan
memberi nomor setiap pengadaan buku baru dan dibubuhi stempel, serta mencatat
setiap peminjaman dan pengembalian buku dalam kartu kendali;
17. Memeriksa dan memberikan arahan kepada Kepala Urusan umum mengenai keadaan
lingkungan dan gedung kantor.
C. Merencanakan dan melaksanakan pemberian pelayanan teknis di bidang administrasi
Keuangan, yang meliputi :
1. Membaca dan memeriksa serta menelaah surat-surat yang berkaitan dengan keuangan
dan memberikan disposisi;
2. Membaca, memeriksa dan mengkoreksi serta memparaf surat-surat dibidang
Keuangan yang memerlukan tindak lanjut;
3. Mengkoordinasikan penyusunan daftar usulan kegiatan dan daftar usulan proyek
sebagai bahan penyediaan dana kegiatan dan dana pembangunan;
4. Mengkoordianasikan pengelolaan usulan pra daftar usulan dan daftar usulan proyek;
5. Memeriksa dan meneliti surat pertanggungjawaban pengguna anggaran rutin maupun
proyek sesuai dengan bukti pengeluaran;
6. Memeriksa dan menelaah SAI secara periodik dan mengintruksikan Kepala Urusan
Keuangan untuk mengirimkan laporan tersebut ke Pengadilan Tinggi setiap tanggal 5
pada awal bulan dan tembusannya disampaikan kepada Kepala Badan Urusan
Administrasi Mahkamah Agung Republik Indonesia;
7. Mengintruksikan dan mengontrol serta memberikan arahan kepada Kepala Urusan
Keuangan untuk daftar gaji, remunerasi, dan uang makan;
8. Mengintruksikan dan mengontrol serta memberikan arahan kepada Kepala Urusan
Keuangan untuk mengisi dan melengkapi file-file pegawai yang ada kaitannya dengan
keuangan secara berkala;
D. Merencanakan dan melaksanakan pemberian pelayanan teknis di bidang administrasi
Kepegawaian, yang meliputi :
1. Membaca, memeriksa dan menelaah surat-surat yang ada kaitannya dengan
Kepegawaian yang memelukan tindaklanjuti;
2. Mendisposisi surat yang memerlukan tindak lanjut kepada Kepala Urusan
Kepegawaian;
3. Membaca, memeriksa, dan mengkoreksi serta memparaf surat-surat yang berkaitan
dengan kepegawaian;
4. Mengintruksikan dan memberikan arahan kepada Kepala Urusan Kepegawaian pada
setiap awal tahun untuk membuat SMPJ dan SPMT;
5. Mengintruksikan dan memberikan arahan kepada Kepala Urusan Kepegawaian pada
setiap awal tahun untuk membuat KP4;
6. Mengiuntruksikan dan memberikan aragan kepada Kepala Urusan Kepegawaian
untuk membuat impassing gaji pada setiap adanya penyesuaian gaji berdasarkan
Peraturan Pemerintah yang baru;
7. Memeriksa dan memberikan arahan tentang data Pegawai dalam aplikasi SIMPEG
dan mengintruksikan kepada Kepala Urusan Kepegawaian agar selalu memperbaharui
SIMPEG dengan data yang terbaru;
8. Memeriksa, mengintruksikan dan memberikan arahan kepada Kepala Urusan
Kepegawaian dalam hal buku kendali kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala
sehingga diharapkan hak-hak pegawai dapat selesai tepat pada waktunya;
9. Memeriksa dan memberikan arahan kepada Kepala Urusan Kepegawaian dalam hal
pengisian Buku Induk Pegawai dan kartu Cuti Pegawai;
10 Memeriksa dan menelaah serta memberikan arahan mengenai berkas-berkas usulan
kenaikan pangkat pegawai;
11 Melegalisir berkas-berkas kepegawaian apabila diperlukan untuk kelengkapan
kenaikan pangkat, usulan jabatan, usulan kartu Pegawai, usulan Pensiun, usulan Kartu
Isteri atau usulan Kartu Suami dan Usulan Taspen;
12 Melakukan penyusunan RKAKL dan menyiapkan data pendukungnya bersama-sama
dengan Kepala Urusan Umum, Kepala Urusan Keuangan, Pejabat Pembuat
Komitmen dan staf pengelola keuangan;
13 Membuat laporan tahunan bersama-sama secara tim baik kesekretariatan maupun dari
kepaniteraan;
14 Melaksanakan tugas dinas luar apabila diperintahkan Ketua Pengadilan Negeri
Barabai sebagai tindaklanjuti instruksi Ketua Pengadilan Tinggi seperti halnya
mengikuti Raker Pengadilan Tinggi ataupun pelatihan-pelatihan yang ada kaitannya
dengan bidang kesekretariatan.
Fly UP