...

PK5 Combine - Kementerian Kewangan Malaysia

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

PK5 Combine - Kementerian Kewangan Malaysia
PK 5/2013
KERAJAAN MALAYSIA
Perolehan Secara Elektronik
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013
KANDUNGAN
PK5 PEROLEHAN SECARA ELEKTRONIK ................................................ 2
1.
2.
3.
4.
Pelaksanaan
Perolehan
Kerajaan
Melalui
Sistem
ePerolehan .......................................................................................... 2
(i)
Latar Belakang .......................................................................... 2
(ii) Pelaksanaan eP ......................................................................... 2
(iii) Tanggungjawab Agensi ............................................................ 2
(iv) Pelaksanaan eP Kepada Pembekal ......................................... 5
(v) Pelaksanaan eP Kepada Syarikat Pemfaktoran...................... 5
(vi) Tandatangan Digital .................................................................. 6
(vii) Dokumen .................................................................................... 6
(viii) Bayaran ...................................................................................... 7
(ix) Manual Pengguna ..................................................................... 7
(x) Fi Perkhidmatan ........................................................................ 7
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBidding
Melalui Sistem ePerolehan ................................................................ 8
(i)
Latar Belakang .......................................................................... 8
(ii) Had Nilai eBidding .................................................................... 8
(iii) Tatacara Perolehan Secara eBidding Melalui Sistem eP ....... 8
Peraturan Dan Tatacara Perolehan Kontrak Pusat Secara
Elektronik Melalui Sistem ePerolehan .............................................. 9
(i)
Tatacara Perolehan Melalui ePerolehan .................................. 9
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut
Harga Dan Tender Melalui Sistem ePerolehan ................................ 9
(i)
(ii)
5.
Pelaksanaan Perolehan Melalui Sistem eP ............................. 9
Tatacara Pelaksanaan Perolehan Secara Sebut Harga Dan
Tender Melalui Sistem eP ......................................................... 9
Pelaksanaan Kontrak Kementerian Melalui Sistem
ePerolehan ........................................................................................ 10
(i)
Takrif Kontrak Kementerian ................................................... 10
(ii) Pelaksanaan Modul Kontrak Kementerian ............................ 10
(iii) Memuat Naik Katalog Ke Modul Kontrak Kementerian ........ 10
LAMPIRAN ............................................................................................... 11
M.S. 1/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013
PK5 PEROLEHAN SECARA ELEKTRONIK
1.
Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePerolehan
(i)
(ii)
Latar Belakang
(a)
Sistem perolehan Kerajaan secara elektronik yang dikenali
sebagai sistem eP telah dilaksanakan mulai tahun 1999 bagi
membolehkan agensi Kerajaan membuat perolehan bekalan/
perkhidmatan secara atas talian sepenuhnya (end-to-end)
dengan
pembekal.
Kementerian
Kewangan
telah
memutuskan supaya semua urusan perolehan bekalan/
perkhidmatan Kerajaan Persekutuan dilaksanakan melalui
sistem eP. Pada masa ini, modul-modul di bawah sistem eP
adalah modul Pendaftaran Pembekal, Pembelian Terus,
Kontrak Pusat, Kontrak Kementerian, Sebut Harga, Tender
dan eBidding.
(b)
Kementerian Kewangan telah menubuhkan satu unit khas
iaitu Unit eP untuk memantau dan mengawal selia
pelaksanaan sistem eP yang dibangunkan oleh Syarikat
Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (CDCSB) secara Build,
Ownand Transfer (BOT).
Pelaksanaan eP
(a)
(iii)
Semua PTJ yang eP enabled hendaklah memastikan
sekurang-kurangnya 75% daripada jumlah peruntukan
tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan(tidak
termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui
sistem eP. Peruntukan tahunan yang dimaksudkan adalah
peruntukan bagi bekalan dan perkhidmatan daripada
peruntukan Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan
yang telah diluluskan untuk tahun berkenaan.
Tanggungjawab Agensi
Ketua agensi adalah bertanggungjawab memastikan peruntukan
telah disediakan dalam Anggaran Belanjawan yang diluluskan
sebelum sesuatu perolehan dibuat.
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab dalam
melaksanakan eP di Agensi. Bagi membantu pelaksanaan eP, dua
(2) pasukan iaitu Pasukan Petugas Kementerian dan Pasukan
Pelaksana Agensi ditubuhkan.
M.S. 2/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
(a)
PK 5/2013
Pasukan Petugas Kementerian
(1)
(2)
Pasukan Petugas Kementerian dipengerusikan oleh
Pegawai Pengawal/Pegawai yang dilantik. Cadangan
keanggotaan Pasukan Petugas Kementerian adalah
seperti berikut:
(i)
wakil Bahagian Kewangan;
(ii)
wakil Bahagian Perolehan;
(iii)
wakil Bahagian Teknologi Maklumat;
(iv)
wakil Unit Audit Dalam;
(v)
wakil PTJ/Agensi; dan
(vi)
lain-lain wakil yang difikirkan perlu.
Peranan Pasukan
seperti berikut:
Petugas
Kementerian
adalah
(i)
mengadakan Mesyuarat Pasukan Petugas
Kementerian sekurang-kurangnya dua (2) kali
setahun;
(ii)
Melaporkan penggunaan dan pelaksanaan
Sistem ePerolehan kepada Unit ePerolehan;
(iii)
memastikan keberkesanan fungsi Pasukan
Pelaksana Agensi termasuk menyelesaikan
permasalahan dalam pelaksanaan eP di
agensi;
(iv)
memastikan semua PTJ di bawah Kementerian
berstatus eP enabled dan bertransaksi melalui
sistem eP; dan
(v)
mengenal
pasti pegawai-pegawai
yang
berkeupayaan untuk memberi latihan kepada
PTJ di bawah Kementerian masing-masing.
Pegawai tersebut juga bertindak sebagai
pegawai perhubungan di antara Agensi dan
Unit eP.
M.S. 3/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
(b)
Pasukan Pelaksana Agensi
(1)
(c)
PK 5/2013
Pasukan Pelaksana Agensi dipengerusikan oleh Ketua
Jabatan/Pegawai yang dilantik. Keanggotaan adalah
terdiri daripada Ketua Jabatan dan pegawai-pegawai
yang berkebolehan dan berpengalaman yang
difikirkan sesuai serta wakil Pasukan Projek eP.
Peranan Pasukan Pelaksana adalah seperti berikut:
(i)
mengadakan Mesyuarat Pasukan Pelaksana
Agensi sekurang-kurangnya dua (2) kali
setahun dan melapor kepada Mesyuarat
Pasukan Petugas Kementerian;
(ii)
memastikan semua PTJ di bawah Jabatan
berstatus eP enabled dan bertransaksi melalui
sistem eP;
(iii)
membantu menjadualkan latihan eP di
peringkat Jabatan dan diselaras dengan
pegawai yang dipertanggungjawabkan oleh
Pasukan Petugas Kementerian; dan
(iv)
mengenal pasti isu pelaksanaan eP di peringkat
Jabatan yang tidak dapat diselesaikan untuk
dibawa ke Pasukan Petugas Kementerian.
Kad Pintar ePerolehan
(1)
Ketua agensi hendaklah melaksanakan pemberian
kuasa kepada pegawai yang terlibat secara bertulis.
Pegawai dan kakitangan yang dibekalkan dengan kad
pintar bertanggungjawab memastikan keselamatan
kad dan merahsiakan kata laluannya; dan
(2)
Jika berlaku kehilangan dan kerosakan kad atau
kebocoran kata laluan, laporan seberapa segera
hendaklah dibuat kepada ketua agensi dan pembekal
kad. Bagi kehilangan dan kebocoran kata laluan,
laporan hendaklah dibuat tidak lewat dari dua hari dari
tarikh kehilangan/kebocoran telah diketahui.
M.S. 4/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
(iv)
PK 5/2013
Pelaksanaan eP Kepada Pembekal
(a)
(b)
Status eP enabled
(1)
Pembekal yang eP enabled diberi keutamaan
membekal kepada agensi Kerajaan yang telah eP
enabled. Mana-mana PTJ yang telah eP enabled dan
Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan
Elektronik (eSPKB) enabled hendaklah mematuhi
tatacara perolehan dan bayaran yang telah ditetapkan
untuk kedua-dua sistem ini.
(2)
Status eP enabled pembekal adalah mewujudkan
interaksi antara Kerajaan dengan pembekal/perunding
melalui pertukaran maklumat dan transaksi secara
online. Kriteria pembekal mendapat status eP enabled
adalah seperti berikut:
(i)
berdaftar dengan Kementerian Kewangan;
(ii)
mempunyai medium akses eP; dan
(iii)
memuat naik katalog elektronik bekalan dan
perkhidmatan yang ditawarkan.
Permohonan Kata Laluan
Agensi/Jabatan hendaklah memohon kata laluan secara atas
talian
melalui
laman
web
ePerolehan
(www.eperolehan.gov.my) bagi capaian maklumat syarikat/
firma perunding.
(v)
Pelaksanaan eP Kepada Syarikat Pemfaktoran
Sistem eP telah menyediakan kemudahan proses pembayaran
kepada syarikat pemfaktoran dengan syarat bahawa syarikatsyarikat pemfaktoran tersebut telah diluluskan oleh Kementerian
Kewangan dan eP enabled. Carta aliran proses pembolehan
(enablement) syarikat pemfaktoran adalah seperti di Lampiran 5.1.
M.S. 5/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
(vi)
PK 5/2013
Tandatangan Digital
Semua pengesahan dokumen berkaitan dengan perolehan
hendaklah ditandatangani secara digital selaras dengan Akta
Tandatangan Digital 1997 (Digital Signature Act 1997). Akta ini
mengesahkan bahawa tandatangan digital adalah terikat dari segi
undang-undang (legally binding) sama seperti tandatangan atau cap
jari seseorang.
(vii)
Dokumen
(a)
Agensi hendaklah menggunakan dokumen elektronik yang
disediakan dalam sistem ePerolehan;
(b)
Melalui ePerolehan dokumen fizikal yang digunakan bagi
melaksanakan perolehan seperti Pesanan Kerajaan, Nota
Penghantaran dan Invois adalah digantikan dengan dokumen
elektronik seperti yang berikut:
(c)
(1)
Pesanan Kerajaan
Dokumen yang dihantar oleh agensi yang membuat
perolehan barangan atau perkhidmatan kepada
pembekal.
(2)
Nota Penghantaran
Dokumen yang dihantar oleh pembekal kepada agensi
yang menerima barangan atau perkhidmatan.
(3)
Inbois
Dokumen yang dihantar oleh pembekal untuk tujuan
pembayaran.
Dokumen tambahan yang perlu digunakan adalah seperti
yang berikut:
(1)
(ii)
Nota Penerimaan Barangan
Dokumen
ini
hendaklah
digunakan
mengesahkan
penerimaan
barangan
perkhidmatan daripada pembekal.
untuk
atau
Nota Pelarasan Kredit
Dokumen ini hendaklah digunakan untuk melaraskan
perubahan ke atas Pesanan Kerajaan bagi tujuan
pembayaran/pelarasan Buku Vot.
M.S. 6/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013
(viii) Bayaran
(ix)
(a)
Arahan Pembayaran akan dilaksanakan secara elektronik
setelah ePerolehan mengesahkan semua maklumat di dalam
dokumen sokongan tepat dan lengkap.
(b)
Arahan ini akan disalurkan secara elektronik kepada Sistem
Perancangan dan Kawalan Belanjawan (SPKB) untuk proses
pembayaran seterusnya kepada pembekal.
Manual Pengguna
Manual Pengguna turut disediakan sebagai panduan dan rujukan
kepada Agensi dalam melaksanakan perolehan melalui sistem eP.
Manual tersebut boleh dimuat turun daripada portal rasmi eP di
http://www.eperolehan.gov.my.
(x)
Fi Perkhidmatan
Kadar fi perkhidmatan ditetapkan seperti berikut:
(a)
Kadar Fi Perkhidmatan 0.8%
Kadar fi perkhidmatan sebanyak 0.8% bagi setiap transaksi
tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM9,600 bagi
transaksi yang bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi pembelian
yang melibatkan hanya sekali bayaran (one time payment).
(b)
Kadar Fi Perkhidmatan 0.4%
Kadar fi perkhidmatan sebanyak 0.4% bagi setiap transaksi
tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM4,800 bagi
setiap transaksi bayaran yang bernilai RM1.2 juta atau lebih
bagi kontrak yang melibatkan beberapa kali pembayaran
(multiple payment) sama ada melalui Jadual Penghantaran
(Delivery Schedule), Pencapaian Perkhidmatan (Milestone),
Bayaran Kemajuan (Progressive Payment) atau mengikut
permintaan (as-and-when-required) yang ditetapkan dalam
tempoh kontrak.
M.S. 7/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
2.
PK 5/2013
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBidding Melalui
Sistem ePerolehan
(i)
Latar Belakang
Arahan Perbendaharaan (AP) 168A menetapkan bahawa tatacara
pelaksanaan perolehan melalui sistem elektronik hendaklah
dikeluarkan melalui Pekeliling dari semasa ke semasa. Pada masa
ini, perolehan Kerajaan bagi bekalan/perkhidmatan boleh
dilaksanakan di bawah sistem eP melalui modul Kontrak Pusat,
Kontrak Kementerian, Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan
eBidding.
eBidding merupakan satu modul tambahan di bawah sistem eP
yang memberi pilihan kepada Agensi yang eP enabled untuk
mendapatkan bekalan/perkhidmatan dengan lebih cepat dan kos
efektif daripada pembekal yang eP enabled. Proses eBidding
dilaksanakan menerusi kaedah lelongan terbalik (reverse auction) di
mana para pembekal bersaing secara interaktif melalui internet
dalam tempoh bidaan dengan menurunkan harga tawaran yang
menguntungkan Kerajaan.
(ii)
Had Nilai eBidding
Bagi memberi nilai faedah terbaik dalam perolehan Kerajaan, had
nilai perolehan secara eBidding ditetapkan kepada nilai perolehan
yang melebihi RM50,000.
(iii)
Tatacara Perolehan Secara eBidding Melalui Sistem eP
(a)
(b)
Sebelum perolehan secara eBidding dilaksanakan, Agensi
hendaklah mematuhi kriteria berikut:
(1)
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang mempunyai
spesifikasi/skop yang standard/seragam iaitu siap
untuk diguna pakai dan tidak disuai padan
(customized) atau tidak memerlukan penilaian yang
kompleks; atau
(2)
Bekalan/perkhidmatan yang diuruskan di bawah
sistem panel dan memenuhi ciri di perenggan
(iii)(a)(1).
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang tidak memenuhi
kriteria di perenggan (iii)(a)(1) hendaklah dilaksanakan
secara Sebut Harga atau Tender melalui sistem eP.
M.S. 8/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
(c)
3.
PK 5/2013
Tatacara Pengurusan Perolehan Secara eBidding Melalui
Sistem ePerolehan adalah ditetapkan seperti di Lampiran
5.2.
Peraturan Dan Tatacara Perolehan Kontrak Pusat Secara Elektronik
Melalui Sistem ePerolehan
(i)
Tatacara Perolehan Melalui ePerolehan
(a)
Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Kontrak Pusat
Maklumat terperinci mengenai sesuatu Kontrak Pusat seperti
nama pembekal, jenis barangan, spesifikasi, tempoh kontrak
dan lain-lain biasanya dimaklumkan kepada agensi melalui
Pekeliling Kontrak Pusat. Kini maklumat berkenaan boleh
diperolehi secara elektronik melalui ePerolehan. Agensi yang
menggunakan ePerolehan hanya perlu membuat carian dan
maklumat tersebut akan dapat diakses secara automatik.
(b)
Carian Dan Pemilihan Bekalan/Perkhidmatan Kontrak Pusat
Agensi yang membuat carian dan pemilihan bagi Kontrak
Pusat hendaklah menggunakan ePerolehan. ePerolehan
akan mengenal pasti secara automatik pembekal bagi
bekalan dan perkhidmatan yang dikehendaki.
4.
Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut Harga Dan
Tender Melalui Sistem ePerolehan
(i)
Pelaksanaan Perolehan Melalui Sistem eP
Semua Kementerian/Jabatan yang mempunyai PTJ yang telah eP
enabled hendaklah melaksanakan semua perolehan secara sebut
harga dan tender bagi bekalan dan perkhidmatan melalui Modul
Sebut Harga dan Tender di dalam sistem eP. Perolehan tersebut
hendaklah dibuat daripada pembekal/syarikat yang eP enabled.
(ii)
Tatacara Pelaksanaan Perolehan Secara Sebut Harga Dan
Tender Melalui Sistem eP
Tatacara pelaksanaan perolehan secara sebut harga melalui sistem
eP ditetapkan seperti di Lampiran 5.3dan tatacara pelaksanaan
perolehan secara tender melalui sistem eP ditetapkan seperti di
Lampiran 5.4.
M.S. 9/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
5.
PK 5/2013
Pelaksanaan Kontrak Kementerian Melalui Sistem ePerolehan
(i)
Takrif Kontrak Kementerian
‘Kontrak Kementerian’ ditakrifkan sebagai sesuatu kontrak yang
diikat oleh sesuatu Kementerian/Jabatan dengan sesuatu pembekal
bagi maksud pembekalan barangan/perkhidmatan untuk jangka
masa, kuantiti/nilai siling yang tertentu. Kontrak Kementerian diurus
dan digunakan sendiri oleh Kementerian/Jabatan berkenaan sahaja
dan adalah berlainan daripada Kontrak Pusat Kementerian
Kewangan.
(ii)
Pelaksanaan Modul Kontrak Kementerian
Semua PTJ yang telah eP enabled dikehendaki menggunakan
modul Kontrak Kementerian.
(iii)
Memuat Naik Katalog Ke Modul Kontrak Kementerian
(a)
Semasa menguruskan dokumen tender bagi Kontrak
Kementerian yang baru, pembekal hendaklah dikenakan
syarat supaya memperolehi taraf eP enabled dan memuat
naik katalog masing-masing ke dalam sistem ePerolehan.
Kementerian/Jabatan juga dikehendaki memuat naik
maklumat Kontrak Kementerian ke dalam sistem ePerolehan
seperti nama pembekal, jenis bekalan/perkhidmatan,
spesifikasi dan tempoh kontrak. Ini bertujuan untuk
memastikan semua PTJ di bawah Kementerian/Jabatan
dapat mengakses secara talian.
(b)
Bagi Kontrak Kementerian yang masih berkuat kuasa,
Kementerian/Jabatan hendaklah memaklumkan kepada
pembekal yang berkenaan supaya memperolehi taraf eP
enabled dan memuat naik katalog masing-masing untuk
memastikan semua PTJ di bawah Kementerian/Jabatan
dapat mengakses secara talian. Kementerian/Jabatan juga
dikehendaki memuat naik maklumat Kontrak Kementerian ke
dalam sistem ePerolehan seperti nama pembekal, jenis
bekalan/perkhidmatan, spesifikasi dan tempoh kontrak.
M.S. 10/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013
LAMPIRAN
M.S. 11/11
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013 Lampiran 5.1
ALIRAN PROSES PEMBOLEHAN (ENABLEMENT ) SYARIKAT PEMFAKTORAN
Syarikat / Agensi
CUSTOMER SERVICE OFFICER (CSO)
1. Pembekal yang ingin mendaftar sebagai
syarikat pemfaktoran
A
3. Pembekal diminta
mendaftar dengan MOF
A
Surat kelulusan from MOF
B
5. Pembekal diminta faks/emel '
Surat Kelulusan pengiktirafan
syarikat sebagai Syarikat
Pemfaktoran'
Surat kelulusan
8. Borang yang telah lengkap
diisi dikepil bersama salinan
KP dan difakskan ke nombor
03 7787 1001 @ emel
kepada
[email protected]
7. Faks/emel *Borang Syarikat
Pemfaktoran eP Enable kepada
pembekal untuk diisi bagi
permohonan eP enable dan eP
Medium Access
9. Emel Surat Kelulusan beserta
borang eP Enable 1,2 dan 3
kepada Seksyen Pelaksanaan
Pembekal
* Borang Syarikat Pemfaktoran eP Enable
1. Ciptaan Profil Pentadbir Syarikat Pemfaktoran
2. Ciptaan Syarikat Pemfaktoran
3. Borang Pendaftaran Syarikat Pemfaktoran **
4. Borang Permohonan eP Access **
Surat kelulusan
sk: kepada Unit eP
B
Ya
11. Setelah maklumat pembekal
telah dimasukkan ke dalam sistem
eP, emel borang eP Enable 3 kepada
CDCSB untuk maklumat pembekal
dimuatnaikkan ke dalam SAS
** (Tandatangan dan cop syarikat diperlukan)
12. Emel borang eP Enable 4
dan salinan KP kepada OFU
untuk dihantar kepada pembekal
@ ePC bagi pengambilan di
kaunter
14.Pembekal login eP Access dalam
48 jam selepas merima ep Access
4. Pihak MOF akan
memproses setiap
pendaftaran syarikat
pemfatoran
2. Adakah sudah
berdaftar dengan MOF
sebagai syarikat
Tidak
6. Faks/emel Surat Kelulusan
kepada CDCSB untuk
tindakan selanjutnya
MOF
UNIT EP
10. Seksyen Pelaksanaan Pembekal
akan memuatnaik profil syarikat
pemfaktoran ke dalam sistem eP dan
memaklumkan CDCSB melalui emel
eP Centre
13. Proses permohonan
eP Access Medium
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013 Lampiran 5.2
KANDUNGAN
PARA
PERKARA
MUKA SURAT
1.
TATACARA eBIDDING
1
2.
KUASA MELULUS
2
3.
PERINGKAT PERSEDIAAN
3
3.1
Penubuhan dan Tanggungjawab
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
3
3.2
Penyediaan Anggaran Harga Jabatan
4
3.3
Penetapan Syarat/Terma Dan Arahan
Kepada Pembekal
4
3.4
Penyediaan Jadual Pelaksanaan/Bida
5
4.
5.
6.
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
5
4.1
Pra-syarat Notis Pelawaan eBidding
5
4.2
Notis Pelawaan eBidding
5
4.3
Penilaian Pra-Kelayakan
7
4.4
Pra-syarat Bidaan Atas Talian
7
4.5
Pra-syarat Bidaan Atas Talian Bagi Sistem
Panel
8
PERINGKAT BIDAAN ATAS TALIAN
8
5.1
Nilai Penurunan Minimum dan Tempoh
Masa Bidaan Atas Talian
8
5.2
Sah Laku Tawaran
8
5.3
Tanggungjawab Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
8
PERINGKAT PEMILIHAN AKHIR
PEMBEKAL
6.1
Surat Setuju Terima eBidding
M.S. 1/18
9
9
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PARA
7.
PK 5/2013 Lampiran 5.2
PERKARA
MUKA SURAT
PERINGKAT OBLIGASI KONTRAK
9
7.1
9
Bon Pelaksanaan
8.
BANTAHAN KE ATAS SPESIFIKASI YANG
MENJURUS KEPADA SESUATU JENAMA
9.
PEMBATALAN eBIDDING
10
10.
PELAN KONTINGENSI
10
11.
PENTADBIRAN DAN KESELAMATAN
11
12.
PERATURAN BERKAITAN
12
LAMPIRAN A
13
M.S. 1/18
9
TATACARA PELAKSANAAN PEROLEHAN SECARA eBIDDING
MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
1.
TATACARA eBIDDING
1.1
Peringkat
(A) Persediaan1
(B) Pra-Kelayakan
1
Tatacara eBidding ini adalah terpakai bagi perolehan bekalan/perkhidmatan
termasuk di bawah sistem panel. Aliran proses perolehan secara eBidding
adalah seperti di Lampiran A. Tatacara eBidding dibuat melalui lima (5)
peringkat utama berikut:
Proses
Peranan
1)
Semakan Bilangan Pembekal Berdasarkan kod
bidang dan kriteria kelayakan pembekal yang ingin
dicadangkan (jika ada)
Urus Setia
2)
Penubuhan
Kelayakan
Urus Setia Dan Pelulus2
3)
Penetapan Kriteria Kelayakan Pembekal (jika ada)
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
4)
Penyediaan Spesifikasi
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
5)
Penyediaan Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
6)
Penetapan Anggaran Harga Jabatan
Urus Setia
7)
Penetapan Syarat/Terma Dan Arahan Kepada
Pembekal
Urus Setia
8)
Penyediaan Jadual Pelaksanaan/Bida
Urus Setia
9)
Penyediaan Pelan Kontingensi
Urus Setia
1)
Cipta Permintaan eBidding
(Perincian Permintaan, Pemilihan Kod Bidang,
Jawatankuasa Pra-Kelayakan, Kriteria Kelayakan
Pembekal, Perincian Bida, Jadual Pelaksanaan/Bida,
Setting Paparan Pembekal dan Perincian Item)
Urus Setia
2)
Kelulusan Permintaan eBidding
Pelulus2
3)
Notis Pelawaan eBidding
Urus Setia
4)
Taklimat Pembekal/Lawatan Tapak1 (jika perlu)
Urus Setia
5)
Kunci Masuk Senarai Kehadiran (jika perlu)
Urus Setia
6)
Kunci Masuk Dan Penyerahan Tawaran Permulaan
Dan
Kelulusan
Jawatankuasa
Pra-
Pembekal
Secara manual
Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Secara Bertulis untuk meluluskan pelaksanaan
1
eBidding
2
Peringkat
(C)
Bidaan
Talian
Proses
Atas
(D) Pemilihan Akhir
Pembekal
(E) Obligasi Kontrak
Peranan
7)
Penilaian Pra-Kelayakan Untuk Menyenarai Pendek
Pembekal Yang Layak
Jawatankuasa Pra-Kelayakan
8)
Perakuan Senarai Pendek Pembekal Yang Layak1
Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa
Sebut Harga
9)
Jemputan Kepada Pembekal Yang Layak Untuk
Bidaan Atas Talian
Urus Setia
10)
Pengesahan Penyertaan Bidaan Atas Talian
Pembekal
1)
Pembidaan
Pembekal
2)
Pemantauan Bidaan
Urus Setia
3)
Keputusan Lembaga
Sebut Harga
1)
Pengeluaran Surat Setuju Terima
Urus Setia
2)
Pengesahan Surat Setuju Terima
Pembekal
3)
Mengemukakan Bon Pelaksanaan1 (jika berkaitan)
Pembekal
1)
Penerimaan Dan Pengesahan Bon Pelaksanaan (jika
berkaitan)
Pentadbir Kontrak
2)
Penyediaan Dan Kunci Masuk Maklumat Kontrak
(jika berkaitan)
Pentadbir Kontrak
3)
Pentadbiran Kontrak
Pentadbir Kontrak
Perolehan/
Jawatankuasa
Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa
Sebut Harga
1
Secara manual
Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa Secara Bertulis untuk meluluskan pelaksanaan
eBidding
2
2.
KUASA MELULUS
2.1
Kelulusan untuk melaksanakan eBidding hendaklah dibuat oleh Pegawai
Pengawal atau Ketua Jabatan atau pegawai yang diturunkan kuasa
secara bertulis.
2
3.
PERINGKAT PERSEDIAAN
3.1
Penubuhan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pra-Kelayakan
3.1.1 Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah terdiri daripada sekurangkurangnya tiga (3) ahli termasuk Pengerusi yang dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan mengikut nilai
perolehan seperti berikut:
(a)
Bagi nilai perolehan melebihi RM500,000, Pengerusi
hendaklah dilantik di kalangan pegawai kumpulan Pengurusan
dan Profesional (P&P).
(b)
Bagi nilai perolehan melebihi RM50,000 sehingga
RM500,000, Pengerusi hendaklah dilantik di kalangan
pegawai kumpulan P&P. Sekiranya tiada pegawai kumpulan
P&P, pegawai daripada gred lain yang bersesuaian boleh
dilantik dengan mendapat kelulusan bertulis daripada
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga.
3.1.2 Keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah sekurang-kurangnya
seorang pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan
tentang barangan/perkhidmatan tersebut.
3.1.3 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Pra-Kelayakan:
(a)
Penetapan Kriteria Kelayakan Pembekal:
i.
Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah menetapkan
kriteria kelayakan pembekal (jika ada) yang minimum
dan sesuai mengikut anggaran nilai perolehan supaya
lebih ramai pembekal dapat menyertai bidaan atas talian
bagi meningkatkan persaingan dari segi tawaran harga.
Tawaran harga yang kompetitif akan mencerminkan
harga pasaran sebenar sekali gus memberi nilai faedah
terbaik kepada perolehan Kerajaan.
ii. Pembekal hendaklah berdaftar dengan Kementerian
Kewangan di bawah kod bidang yang bertepatan
dengan perolehan yang dibuat dan tempoh
pendaftaran tersebut sentiasa sah (valid).
iii. Kriteria kelayakan pembekal boleh mengambil kira
perkara-perkara berikut:
a. Pilihan Negeri (Locality);
b. Modal Berbayar.
3
(b)
Penyediaan Spesifikasi:
i.
Spesifikasi bekalan/skop perkhidmatan melalui eBidding
hendaklah menepati kriteria di perenggan 6 dalam SPP
ini.
ii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah memastikan
penetapan spesifikasi tidak menjejaskan kualiti dan
matlamat perolehan yang akan dilaksanakan.
(c)
Penyediaan Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan:
i. Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah memastikan
kriteria penilaian Pra-Kelayakan bagi menyenarai pendek
pembekal yang layak untuk bidaan atas talian boleh
mengambil kira mana-mana perkara berikut:
a. Tawaran harga Pra-Kelayakan (permulaan) pembekal
hendaklah dalam lingkungan nilai peratusan yang
dianggarkan oleh Agensi;
b. Pematuhan spesifikasi mandatori;
c. Pengalaman minimum di dalam skop bidang
bekalan/perkhidmatan;
d. Keperluan minimum kakitangan teknikal atau
jawatan-jawatan lain yang berkaitan; atau
e. Lain-lain perkara berkaitan yang dirasakan perlu.
3.2
Penyediaan Anggaran Harga Jabatan
3.2.1 Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan berdasarkan
harga pasaran semasa. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang
sukar ditentukan harga anggaran Jabatan, Agensi boleh memasukkan
harga pembelian lampau perolehan berkenaan.
3.2.2 Anggaran harga Jabatan tersebut hendaklah dirahsiakan.
3.3
Penetapan Syarat/Terma Dan Arahan Kepada Pembekal
3.3.1 Agensi hendaklah menetapkan syarat/terma dan arahan yang wajib
dipatuhi oleh pembekal semasa menyertai eBidding.
3.3.2 Syarat/terma dan arahan tersebut hendaklah dimaklumkan kepada
pembekal berkaitan dalam bentuk notis/dokumen/taklimat (jika
ada)/lawatan (jika ada).
4
3.4
Penyediaan Jadual Pelaksanaan/Bida
3.4.1 Agensi hendaklah menyediakan jadual pelaksanaan/bida bagi
memastikan perolehan eBidding berjalan dengan lancar dalam masa
yang ditetapkan. Antara maklumat yang perlu ditetapkan ialah:
a. Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak (jika perlu);
b. Tarikh Mula Dan Tarikh Tutup Notis Pelawaan;
c. Tarikh Jemputan Pembekal Yang Layak Menyertai Bidaan Atas
Talian;
d. Tarikh Pengesahan Jemputan;
e. Tarikh, Masa Mula Dan Masa Tamat Bidaan Atas Talian.
4.
PERINGKAT PRA-KELAYAKAN
4.1
Pra-syarat Notis Pelawaan eBidding
4.1.1 Agensi hendaklah membuat semakan bilangan pembekal terlebih
dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria kelayakan pembekal (jika
ada) bagi memastikan bilangan pembekal yang layak adalah lima (5)
pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
4.1.2 Sekiranya semakan mendapati bilangan pembekal kurang daripada
lima (5), Agensi hendaklah melaksanakan perolehan secara Sebut
Harga atau Tender melalui sistem eP.
4.1.3 Semakan bilangan pembekal boleh dilakukan oleh Urus Setia melalui
menu ‘Semakan Bilangan Pembekal’.
4.2
Notis Pelawaan eBidding
4.2.1 Tempoh Notis Pelawaan eBidding yang ditetapkan adalah seperti
berikut:
(a)
Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan anggaran
harga Jabatan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga
RM500,000; atau
(b)
Sekurang-kurangnya 14 hari berdasarkan anggaran harga
Jabatan yang bernilai melebihi RM500,000.
4.2.2 Sekiranya berlaku kelewatan dalam meluluskan Notis Pelawaan
eBidding oleh Pelulus atau tarikh Notis Pelawaan eBidding perlu
dipinda, tindakan berikut boleh diambil:
(a)
Pelulus boleh mengemas kini tarikh-tarikh di Jadual
Pelaksanaan/Bida sebelum meluluskan permintaan; atau
5
(b)
Pelulus boleh menyerah kembali permintaan kepada Urus
Setia untuk mengemas kini Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum
diluluskan semula.
4.2.3 Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan secara automatik di
portal ePerolehan berdasarkan kepada tarikh Notis Pelawaan
eBidding di Jadual Pelaksanaan/Bida selepas permintaan eBidding
diluluskan:
(a)
Bagi eBidding yang tidak melibatkan taklimat atau lawatan
tapak:
i.
Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian
kepada pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan pada
tarikh Notis Pelawaan eBidding.
ii. Tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah mulai tarikh Notis
Pelawaan eBidding.
(b)
Bagi eBidding yang melibatkan taklimat atau lawatan tapak:
i.
Jemputan taklimat atau lawatan tapak akan diserahkan
secara atas talian kepada pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
ii. Agensi diminta memastikan kehadiran pembekal dikunci
masuk sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula. Agensi
dinasihatkan supaya memperuntukkan tempoh masa
(Buffer) yang bersesuaian bagi tujuan kunci masuk
kehadiran pembekal.
iii. Kemudahan kunci masuk Pendaftaran Kehadiran
Pembekal (hadir dan memenuhi kriteria) boleh dicapai
oleh Urus Setia di Buletin Tindakan mulai tarikh taklimat
atau lawatan tapak seperti mana di Jadual
Pelaksanaan/Bida.
iv. Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian
kepada
pembekal
berdasarkan
kepada
senarai
pendaftaran kehadiran pembekal pada tarikh PraKelayakan Mula.
v. Sekiranya berlaku kelewatan dalam mengunci masuk
kehadiran pembekal sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula,
Agensi hendaklah meminda tarikh Pra-Kelayakan Mula
dan tarikh-tarikh berikutnya.
6
vi. Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai tarikh PraKelayakan Mula.
4.2.4 Agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengah hari (hari bekerja)
sebagai waktu terakhir untuk menerima Tawaran Pra-Kelayakan oleh
pembekal di Notis Pelawaan eBidding.
4.3
Penilaian Pra-Kelayakan
4.3.1 Pra-syarat Penilaian Pra-Kelayakan:
(a)
Selepas tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding, proses
penilaian Pra-Kelayakan hanya boleh dilaksanakan sekiranya
tawaran Pra-Kelayakan yang diterima oleh Agensi adalah
seramai lima (5) pembekal atau lebih.
(b)
Sekiranya bilangan tawaran Pra-Kelayakan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses eBidding
akan dihentikan dan Agensi hendaklah membatalkan eBidding
berkenaan.
4.3.2 Jawatankuasa Pra-Kelayakan hendaklah mengemukakan laporan
Penilaian Pra-Kelayakan dan mengesyorkan senarai pendek pembekal
yang akan dijemput menyertai bidaan atas talian kepada Urus Setia
untuk pertimbangan dan kelulusan dalam mesyuarat Lembaga
Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga. Proses penilaian Pra-Kelayakan
hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh 14 hari dari
tarikh tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding.
4.4
Pra-syarat Bidaan Atas Talian
4.4.1 Jemputan pembekal untuk menyertai bidaan atas talian hanya boleh
dilaksanakan sekiranya bilangan pembekal yang disenarai pendek oleh
Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga adalah tiga (3)
pembekal atau lebih. Pemberitahuan akan dikeluarkan secara
automatik melalui sistem kepada pembekal yang tidak melepasi
penilaian pra-kelayakan.
4.4.2 Sekiranya pembekal yang disenarai pendek adalah kurang daripada
tiga (3) pembekal, proses eBidding tidak boleh diteruskan dan
Agensi hendaklah membatalkan eBidding tersebut.
4.4.3 Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3)
pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya kurang
daripada jumlah tersebut, proses bidaan atas talian tidak boleh
diteruskan dan Agensi hendaklah membatalkan eBidding tersebut.
7
4.5
Pra-syarat Bidaan Atas Talian Bagi Sistem Panel
4.5.1 Bagi perolehan sistem panel secara eBidding, Pra-syarat di perenggan
4.3.1 dan 4.4.1 di atas adalah dikecualikan.
5.
PERINGKAT BIDAAN ATAS TALIAN
5.1
Nilai Penurunan Minimum dan Tempoh Masa Bidaan Atas Talian
5.1.1 Agensi hendaklah menetapkan nilai penurunan minimum bidaan
berdasarkan kepada anggaran harga Jabatan seperti berikut:
Bil.
1.
2.
3.
Anggaran Harga Jabatan
Melebihi
RM50,000
hingga
RM500,000
Melebihi RM500,000 hingga
RM1 juta
Melebihi RM1 juta
Nilai Penurunan Minimum
RM200
RM1,000
RM2,500
5.1.2 Sebarang penurunan harga hendaklah dibuat sekurang-kurangnya
berdasarkan nilai penurunan minimum yang ditetapkan atau
gandaannya.
5.1.3 Tempoh masa bidaan hendaklah tidak kurang daripada satu (1) jam
dengan tempoh maksimum dua (2) jam.
5.2
Sah Laku Tawaran
5.2.1 Tempoh sah laku tawaran pembida hendaklah tidak melebihi 45 hari
dari tarikh bidaan atas talian. Agensi tidak dibenar melanjutkan
tempoh sah laku tawaran.
5.3
Tanggungjawab Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
5.3.1 Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga Agensi hendaklah
mengadakan mesyuarat dan membuat keputusan dalam tempoh
tujuh (7) hari bekerja selepas tamat tarikh bidaan atas talian.
5.3.2 Sekiranya Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga Agensi
tidak dapat mengadakan mesyuarat, keputusan juga boleh dibuat
secara edaran.
5.3.3 Keputusan hendaklah
kedudukan pertama.
8
berdasarkan
pembida
yang
berada
di
6.
PERINGKAT PEMILIHAN AKHIR PEMBEKAL
6.1
Surat Setuju Terima eBidding
6.1.1 Agensi hendaklah menyedia dan mengeluarkan Surat Setuju Terima
kepada pembida yang berjaya secara atas talian sebaik sahaja
keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga diperoleh
dalam tempoh masa satu (1) hari.
6.1.2 Surat Setuju Terima yang disahkan oleh pembida berjaya hendaklah
dikembalikan secara atas talian kepada Agensi dalam tempoh 14 hari
dari tarikh dikeluarkan.
6.1.3
Sekiranya pembida berjaya:
(a)
menolak Surat Setuju Terima yang dikeluarkan; atau
(b)
tidak mengesahkan Surat Setuju Terima dalam tempoh yang
ditetapkan.
Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga boleh memutuskan
untuk mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada pembida di
kedudukan berikutnya, bidaan atas talian dibuat semula tanpa
penyertaan pembida yang menolak Surat Setuju Terima tersebut
atau membatalkan bidaan.
6.1.4 Agensi hendaklah melaporkan kepada Bahagian Perolehan Kerajaan,
Kementerian Kewangan sekiranya terdapat apa-apa tindakan salah
laku pembida yang boleh disabitkan dengan peraturan yang berkuat
kuasa termasuk menolak Surat Setuju Terima yang dikeluarkan.
6.1.5 Keputusan eBidding juga akan dimaklumkan kepada semua pembida
yang gagal secara atas talian setelah Surat Setuju Terima disahkan
oleh pembida yang berjaya.
7.
PERINGKAT OBLIGASI KONTRAK
7.1
Bon Pelaksanaan
7.1.1 Kadar bon pelaksanaan dan tempoh sah laku yang dikenakan adalah
mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
9
8.
9.
10.
BANTAHAN KE ATAS
SESUATU JENAMA
SPESIFIKASI
YANG
MENJURUS
KEPADA
8.1
Agensi hendaklah memasukkan suatu peruntukan dalam dokumen eBidding
yang membolehkan pembekal membuat bantahan secara bertulis kepada
Agensi dan salinan kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian
Kewangan sekiranya mendapati spesifikasi bekalan menjurus kepada sesuatu
jenama. Bantahan tersebut berserta bukti-bukti kukuh hendaklah
dikemukakan kepada Agensi yang membuat pelawaan dalam tempoh lima
(5) hari daripada Tarikh Notis Pelawaan eBidding dipaparkan atau tarikh
taklimat/lawatan tapak yang mana terkemudian.
8.2
Bantahan yang
dipertimbangkan.
8.3
Agensi boleh merujuk kepada peraturan yang berkuat kuasa untuk
mengendalikan bantahan yang diterima daripada pembekal.
diterima
selepas
tempoh
tersebut
tidak
akan
PEMBATALAN eBIDDING
9.1
Pembatalan eBidding boleh dibuat sekiranya Agensi gagal mematuhi syaratsyarat yang ditetapkan di dalam SPP ini.
9.2
Agensi boleh memutuskan untuk membatalkan eBidding pada mana-mana
peringkat sekiranya perlu dan disertakan dengan justifikasi-justifikasi yang
sesuai dan munasabah.
9.3
Sekiranya berlaku pembatalan, pemberitahuan akan dikeluarkan secara
automatik melalui sistem kepada pembekal berkaitan.
PELAN KONTINGENSI
10.1
Agensi hendaklah bersedia dengan pelan kontingensi untuk mengelakkan
gangguan luar jangkaan seperti jadual di bawah:
Peringkat Proses eBidding
Jenis Gangguan
Tarikh dan Masa Tutup Notis Gangguan
sistem
eP
Pelawaan
(aplikasi, pangkalan data
dan infrastruktur di Data
Centre
eP)
yang
diperakukan oleh Unit eP
Tindakan
a) Melanjutkan
tarikh
tutup Notis Pelawaan
eBidding ke suatu tarikh
dan masa yang baru
(12.00 tengah hari).
b) Pelanjutan
10
tarikh
Peringkat Proses eBidding
Jenis Gangguan
Tindakan
tersebut
hendaklah
dipaparkan di portal
ePerolehan
untuk
makluman
kepada
pembekal berkenaan
Hari Bidaan Atas Talian
(a) Gangguan sistem eP
(aplikasi, pangkalan
data dan infrastruktur
di Data Centre eP)
yang
diperakukan
oleh
Unit
eP;
dan/atau
(b) Gangguan
bekalan
elektrik di Agensi.
a) Menangguhkan bidaan
ke tarikh dan masa
yang baru.
b) Memaklumkan kepada
pembekal
yang
mengesahkan
untuk
menyertai bidaan sama
ada melalui telefon
talian tetap, faksimili
atau e-mel.
c) Nombor
telefon
/
faksimile
yang
dihubungi
hendaklah
dicatat
dan
e-mel
hendaklah
dicetak
untuk tujuan rekod
10.2
11.
Sebarang perubahan kepada tarikh-tarikh pelaksanaan eBidding termasuk
bidaan atas talian hendaklah mendapat persetujuan Pegawai Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa.
PENTADBIRAN DAN KESELAMATAN
11.1
Setiap proses/prosedur termasuk pegawai-pegawai yang diberi kuasa,
transaksi dari segi masa dan tarikh bidaan perlu direkodkan serta disimpan
dengan selamat bagi tujuan audit. Mana-mana proses/prosedur yang dipinda
hendaklah juga direkodkan.
11.2
Agensi hendaklah mengenal pasti sebuah bilik yang sesuai dan mempunyai
telefon talian tetap untuk digunakan bagi pemantauan bidaan atas talian.
Maklumat peribadi semua pegawai yang dibenarkan oleh Pegawai
Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa untuk berada di
dalam bilik ini hendaklah dimasukkan ke dalam sistem eBidding untuk tujuan
11
rekod dan rujukan. Pegawai-pegawai berkenaan hendaklah dimaklumkan
mengenai tanggungjawab terhadap kerahsiaan urusan eBidding.
12.
11.3
Sebarang bentuk komunikasi di dalam bilik tersebut sama ada melalui telefon
bimbit termasuk khidmat pesanan ringkas (SMS), faksimile, e-mel atau lainlain medium komunikasi elektronik semasa bidaan berlangsung adalah
dilarang sama sekali. Semua komunikasi antara pembekal dengan Agensi
hendaklah dibuat melalui telefon talian tetap yang disediakan.
11.4
Agensi
hendaklah
memastikan
hanya
Pegawai
Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa dan Urus Setia dibenarkan
berkomunikasi bagi urusan rasmi eBidding dengan pembekal. Ahli-ahli
mesyuarat juga dilarang keluar masuk sewenang-wenangnya dari bilik ini
semasa bidaan berlangsung dan aktiviti tersebut perlu dipantau oleh pihak
Urus Setia.
11.5
Sekiranya berlaku gangguan sistem/bekalan elektrik di Agensi, bantuan
daripada pegawai lain untuk menjalankan urusan komunikasi hendaklah
mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada Pegawai Pengawal/Ketua
Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa. Semua bentuk komunikasi mesti
direkodkan untuk rujukan.
PERATURAN BERKAITAN
12.1
Agensi hendaklah memastikan semua dasar dan peraturan perolehan
Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sepenuhnya, kecuali apa-apa
pengecualian yang diperuntukkan di dalam Lampiran ini.
Unit ePerolehan
Kementerian Kewangan
Mei 2012
12
Lampiran A
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Persediaan (A)
- Semakan bilangan pembekal yang memenuhi kriteria
kelayakan oleh Urus Setia
- Agensi boleh meneruskan proses perolehan secara eBidding
sekiranya bilangan pembekal yang memenuhi kriteria
kelayakan sekurang-kurangnya lima (5)
- Jika sebaliknya, proses perolehan hendaklah dibuat secara
Sebut Harga/Tender
Semak Bilangan
Pembekal
Tidak
≥5
pembeka
l
Laksana
Perolehan
Secara Sebut
Harga atau
Tender
Ya
- Pelantikan keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan, Penetapan
Kriteria Kelayakan Pembekal, Penyediaan Spesifikasi,
Penyediaan Kriteria Pra-Kelayakan, Penetapan Syarat/Terma
dan Arahan Kepada Pembekal, Penyediaan Jadual
Pelaksanaan/Bida dan Penyediaan Pelan Kontingensi.
- Kelulusan bagi semua persediaan bidaan yang dikemukakan.
Kelulusan
(Pegawai Pengawal/ Ketua
Jabatan/ Pegawai yang diturunkan
kuasa secara bertulis)
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
Kemasukan &
Kelulusan Maklumat
Bidaan
- Kemasukan Maklumat Bidaan oleh Urus Setia dan
Pengesahan/Kelulusanoleh Pelulus.
- Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan di Portal
ePerolehan secara automatik pada tarikh Notis Pelawaan
eBidding.
Notis Pelawaan
eBidding
A
13
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
A
Taklimat/
Lawatan
Tapak?
Ya
Taklimat
Pembekal/
Lawatan Tapak
- Sekiranya tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen eBidding
akan diserahkan kepada pembekal pada tarikh mengiklankan
notis.
- Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak, dokumen eBidding
akan diserahkan kepada pembekal selepas senarai kehadiran
pembekal dikunci masuk dan tarikh pra kelayakan mula.
Tidak
Proses
eBidding
Tidak
Tidak Boleh
Diteruskan
Bilangan
Kehadiran
≥5
Ya
Kemasukan
Kehadiran
Pembekal
Penyediaan dan
Penyerahan Tawaran
Permulaan oleh
Pembekal
≥5
pembekal
Ya
Tidak
Proses
eBidding Tidak
Boleh
Diteruskan
- Pindaan tarikh-tarikh Jadual Pelaksanaan berikut (jika perlu)
boleh dilakukan apabila pendaftaran kehadiran pembekal
melepasi tarikh Pra-Kelayakan Mula yang asal :
i.
Pra-Kelayakan Mula/Tamat
ii. Perbezaan Antara Pra-Kelayakan Mula & Tamat
iii. Notifikasi Jemputan Bidaan
iv. Tempoh Tamat Pengesahan Jemputan
v. Mula/Tamat Bidaan
vi. Pengeluaran Surat Setuju Terima
vii. Penghantaran
- Tempoh penyediaan dan penyerahan tawaran permulaan
adalah sekurang-kurangnya 5 atau 14 hari mengikut nilai
anggaran harga jabatan.
- Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses eBidding
akan dihentikan.
- Kemasukan keputusan penilaian pra-kelayakan
Pengerusi Jawatankuasa Pra-Kelayakan.
Penilaian Pra-Kelayakan
oleh
- Pengesahan senarai pendek oleh :
 Jawatankuasa Sebut Harga – anggaran harga Jabatan yang
melebihi RM50,000 hingga RM500,000.
 Lembaga Perolehan - melebihi RM500,000.
 Tertakluk kepada had kuasa kelulusan ditetapkan.
Pengesahan Lembaga
Perolehan / Jawatankuasa
Sebut Harga
14
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
B
≥3
pembekal
Tidak
Proses
eBidding Tidak
Boleh
Diteruskan
Ya
Jemputan Bidaan
Atas Talian
- Jemputan bidaan hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan
pembekal yang disenarai pendek adalah sekurang-kurangnya
3 pembekal.
- Pindaan tarikh-tarikh Jadual Pelaksanaan (jika perlu) :
i.
Notifikasi Jemputan Bidaan
ii. Tempoh Tamat Pengesahan Jemputan
iii. Mula/Tamat Bidaan
iv. Pengeluaran Surat Setuju Terima
v. Penghantaran
Pengesahan Jemputan
oleh Pembekal
≥3
pembekal
Tidak
Bidaan Atas
Talian Tidak
Boleh
Diteruskan
- Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3)
pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya
kurang daripada jumlah tersebut, proses bidaan atas talian
tidak boleh diteruskan.
Ya
Bidaan Atas Talian (C)
Bidaan Atas Talian
- Bidaan atas talian oleh pembekal mengikut nilai penurunan
dan tempoh yang ditetapkan serta dipantau oleh Urus Setia.
Penjadualan Akhir Bidaan
- Penjadualan akhir bidaan dibuat oleh Urus Setia sebelum
diserahkan kepada Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut
Harga.
Keputusan Lembaga
Perolehan / Jawatankuasa
Sebut Harga
- Keputusan Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga
dibuat secara bermesyuarat atau edaran.
C
15
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Pemilihan Akhir Pembekal (D)
C
Penyerahan Surat Setuju
Terima
Ya
- Diserahkan kepada pembida berjaya secara atas talian sebaik
sahaja keputusan Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut
Harga diperoleh.
Pengesahan
Surat Setuju
Terima
Tidak
- Sekiranya pembida menolak surat setuju terima atau tidak
mengesahkan surat setuju terima dalam tempoh yang
ditetapkan, Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga
perlu bersidang untuk memutuskan sama ada :
Keputusan Lembaga Perolehan /
Jawatankuasa Sebut Harga
i.
Pembekal
Berikutnya /
Bidaan Semula
ii.
Ya
iii.
Tidak
Tawarkan kepada Pembekal di Kedudukan Berikutnya
Surat setuju terima baru akan disediakan dan diserahkan
kepada pembekal berkenaan secara atas talian.
Bidaan Semula
Jemputan menyertai bidaan semula akan dilakukan tanpa
menjemput pembida yang menolak surat setuju terima
atau tidak mengesahkan surat setuju terima dalam
tempoh yang ditetapkan. Bidaan semula boleh dilakukan
selagi bilangan pembida melebihi 3.
Batal
Pembatalan Bida oleh Pelulus.
Tamat
Modul eBidding Berakhir Di sini
Obligasi Kontrak (E)
Penyediaan Kontrak dan
Muat naik Kontrak
- Kontrak disediakan secara manual dan maklumat berkaitan
dikunci masuk ke dalam sistem melalui modul Kontrak
Kementerian.
Pembekalan
- Peringkat ini adalah proses pembekalan dan pengesahan
bayaran berdasarkan mod perolehan yang dinyatakan dalam
modul Kontrak Kementerian.
Bagi eBidding yang tidak dapat diteruskan, Agensi hendaklah membatalkan proses eBidding berkenaan. Notifikasi akan dihantar kepada pengguna yang terlibat.
16
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013 Lampiran 5.3
PERATURAN PELAKSANAAN SEBUT HARGA MELALUI SISTEM
ePEROLEHAN
1.
Persediaan untuk melaksanakan Modul Sebut Harga melalui Sistem
eP
1.1
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memastikan:
i.
Kemudahan Infrastruktur ICT (Information and Communication
Technology) yang sedia ada di
Kementerian/Jabatan
Persekutuan boleh diguna pakai bagi melaksanakan modul
Sebut Harga;
ii.
Pengguna-pengguna terlibat yang akan mengguna pakai
modul Sebut Harga untuk menghadiri latihan berkaitan;
iii.
Pengguna-pengguna yang bertanggungjawab dalam proses
perolehan Sebut Harga iaitu:







Urus Setia (Urus Setia Perolehan);
Urus Setia Kementerian (Urus Setia Lembaga
Perolehan);
Pelulus;
Pengerusi
Jawatankuasa
Spesifikasi
Teknikal
(Penyediaan Spesifikasi);
Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal;
Pengerusi Jawatankuasa Kewangan (Penilaian
Harga); dan
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga.
iv.
Semua pengguna dibekalkan dengan kad pintar berdasarkan
kuasa dan had nilai yang ditetapkan bagi memastikan tahap
keselamatan dan akauntabiliti terjamin; dan
v.
Profil pengguna-pengguna tersebut telah wujud dan aktif di
dalam sistem eP.
1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
1.2
Penurunan kuasa
Persekutuan:
i.
1.3
secara
bertulis
di
Kementerian/Jabatan
Y. B. Menteri memberi kuasa secara bertulis kepada pegawaipegawai untuk menandatangani surat niat, surat setuju terima
dan dokumen kontrak.
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Persekutuan hendaklah
melaksanakan penurunan kuasa secara bertulis kepada:
i.
1.4
PK 5/2013 Lampiran 5.3
Pegawai pelulus yang terlibat dengan menyatakan kuasa dan
had nilai pembelian/melulus.
Pegawai
melantik:
i.
Pengawal/Ketua
Jabatan
Persekutuan
hendaklah
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
ii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan;dan
iii. Jawatankuasa Pembuka (untuk membuka sebut harga, peti
elektronik dan peti manual).
2.
Penyediaan Dokumen Sebut Harga
2.1
3.
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah menyediakan
Dokumen Sebut Harga dalam bentuk softcopy dengan
menggunakan format seperti word processor, spreadsheet dan
sebagainya dengan saiz maksimum 10 MB untuk dimuat naik ke
dalam sistem eP. Jika saiz dokumen Sebut Harga melebihi 10 MB,
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah mengguna pakai
kaedah zip/compressed file.
Pelawaan Sebut Harga
3.1
Dasar dan peraturan semasa berhubung pelawaan Sebut Harga
yang berkuat kuasa hendaklah dipatuhi.
i.
Pelawaan Sebut Harga hendaklah dibuat di kalangan
pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di
mana tempoh pendaftaran masih berkuat kuasa sekurangkurangnya tiga (3) bulan dari tarikh tutup Sebut Harga;
2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
4.
PK 5/2013 Lampiran 5.3
ii.
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memastikan
pembekal yang dipelawa atau pembekal yang tidak dipelawa
tetapi ingin menyertai Sebut Harga dimestikan daripada
kalangan pembekal eP enable (mestilah mempunyai kad
pintar dan pembaca kad pintar atau USB Token);
iii.
Bagi perolehan bernilai di antara RM50,000 sehingga
RM100,000, pelawaan Sebut Harga dibuat di kalangan
pembekal Bumiputera sahaja. Manakala bagi perolehan
yang bernilai melebihi RM100,000 sehingga RM200,000,
pelawaan Sebut Harga terbuka kepada semua pembekal;
iv.
Pelawaan Sebut Harga akan dibuat secara atas talian
kepada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang telah
dikenal pasti oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ). Sekiranya
sesuatu Sebut Harga mendapati kurang dari lima (5)
pembekal yang layak dan Urus Setia berpuas hati dengan
bilangan pembekal yang ada, proses Sebut Harga boleh
diteruskan;
iv.
Bagi pembekal yang layak tetapi tidak dipelawa dan ingin
turut serta, pembekal berkenaan boleh mendapatkan
dokumen Sebut Harga secara atas talian daripada sistem
eP; dan
v.
Pembekal boleh melihat ringkasan/dokumen Sebut Harga di
laman web eP sebelum membuat keputusan untuk
menerima tawaran pelawaan atau turut menyertai.
Paparan di Papan Kenyataan
4.1
Sebut Harga akan mula dipaparkan di Papan Kenyataan Sebut
Harga laman web eP secara automatik berdasarkan tarikh yang
ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan Persekutuan semasa
penyediaan dokumen Sebut Harga di sistem eP.
4.2
Sebut Harga yang telah ditutup akan dikeluarkan daripada Papan
Kenyataan Sebut Harga laman web eP secara automatik dan
penyebut harga tidak lagi boleh menyerahkan tawaran.
4.3
Jika ada lawatan tapak, tarikh tutup penyertaan Sebut Harga
mestilah dibuat sekurang-kurangnya empat belas hari (14) dari
tarikh lawatan tapak dibuat.
3
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
5.
6.
Penyerahan Tawaran Sebut Harga
5.1
Penyebut harga hendaklah menyerahkan tawaran teknikal dan
kewangan secara atas talian ke dalam sistem eP sebelum tarikh
dan masa Sebut Harga ditutup. Tawaran teknikal dan kewangan
yang diserahkan secara manual tidak akan dipertimbangkan oleh
Kementerian/Jabatan Persekutuan.
5.2
Penyebut harga dibenarkan untuk mengemas kini tawaran teknikal
dan kewangan masing-masing secara atas talian sebelum tarikh
tutup Sebut Harga.
5.3
Sekiranya dokumen sokongan diperlukan, penyebut harga
hendaklah menyediakan dokumen berkenaan (yang dilabelkan
dengan no Sebut Harga dan no tawaran Sebut Harga) mengikut
bilangan salinan yang dikehendaki dalam bentuk manual dan
dimasukkan ke dalam peti Sebut Harga sebelum tarikh dan masa
Sebut Harga ditutup. Jika penyebut harga ingin menghantar
dokumen sokongan secara atas talian, dokumen tersebut boleh
dimuat naik ke dalam sistem eP.
Penutupan Tawaran
6.1
7.
PK 5/2013 Lampiran 5.3
Tawaran tidak boleh lagi dihantar selepas 12 tengahari pada tarikh
tutup yang ditetapkan.
Pembukaan Tawaran
7.1
Peranan Pembuka Sebut Harga
(a)
Pembuka Secara Online
i.
Mengambil tindakan membuka peti elektronik; dan
ii.
Mencetak maklumat-maklumat untuk tujuan penilaian.
(b)
Pembuka Secara Manual (Peti Dokumen Sokongan)
i.
Mengambil tindakan membuka Peti Sebut Harga (Peti
Dokumen Sokongan); dan
ii.
Menyerah dokumen sokongan kepada Urus Setia.
(c)
Jadual Sebut Harga hendaklah dipamerkan.
4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
8.
9.
10.
PK 5/2013 Lampiran 5.3
Penilaian Teknikal dan Kewangan
8.1
Pengerusi bagi setiap Jawatankuasa Penilaian hendaklah
memastikan semakan dibuat melalui Buletin Tindakan dalam
sistem eP untuk menentukan bahawa sesuatu Sebut Harga telah
dibuka dan sedia untuk dibuat penilaian.
8.2
Urus setia hendaklah memastikan sesalinan Jadual Perbandingan
berdasarkan tawaran oleh penyebut harga yang dijana dari sistem
eP dan diedarkan kepada semua ahli termasuk semua dokumen
sokongan atau sampel (jika berkaitan) sebelum penilaian dibuat.
8.3
Proses penilaian hendaklah dilakukan secara manual dan
bermesyuarat sepertimana proses penilaian semasa. Keputusan
penilaian serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengannya
hendaklah dimasukkan ke dalam sistem eP. Sesalinan keputusan
penilaian hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh semua ahli
dan disimpan untuk rujukan.
Perakuan Untuk Pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga
9.1
Urus Setia hendaklah meneliti dan menyatukan laporan penilaian
oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Harga yang dijana melalui sistem eP.
9.2
Urus Setia hendaklah menyenarai pendek penyebut harga
mengikut keutamaan ke dalam sistem eP dan menyerahkan
senarai tersebut secara atas talian kepada Jawatankuasa Sebut
Harga untuk dipertimbangkan.
9.3
Dokumen-dokumen berkaitan hendaklah dicetak melalui sistem eP
dan diedarkan kepada semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga
sebelum mesyuarat diadakan.
Pertimbangan dan Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
10.1
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah membuat
semakan melalui Buletin Tindakan dalam sistem eP untuk
memastikan bahawa sesuatu Sebut Harga telah sedia untuk
dipertimbangkan.
10.2
Urus Setia / Urus Setia Kementerian / Pengerusi Jawatankuasa
Sebut Harga hendaklah memastikan sesalinan tawaran senarai
5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013 Lampiran 5.3
penyebut harga diperolehi dari sistem eP dan diedarkan kepada
semua ahli sebelum pertimbangan dan pemilihan dibuat.
10.3
11.
Surat Niat dan Surat Setuju Terima
11.1
12.
Urus Setia hendaklah mengeluarkan Surat Niat dan/atau Surat
Setuju Terima secara atas talian dan perlu mencetak surat-surat
berkenaan dan menghantarnya kepada penyebut harga yang
berjaya. Urus Setia juga hendaklah memastikan penyebut harga
memperakukan atau memberi pengesahan surat tersebut secara
atas talian.
Dokumen Kontrak
12.1
13.
Pertimbangan dan pemilihan hendaklah dilakukan secara manual
sepertimana proses sedia ada. Keputusan hendaklah dimasukkan
ke dalam sistem eP untuk tindakan Urus Setia selanjutnya.
Sesalinan keputusan hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh
semua ahli untuk disimpan sebagai rujukan.
Dokumen kontrak yang telah disediakan hendaklah dimuat naik ke
dalam sistem eP.
Penjanaan Laporan
13.1
Sepanjang proses Sebut Harga, laporan yang berkaitan boleh
dijana melalui sistem eP oleh pengguna seperti Laporan Diari
Pengesanan Permintaan, Laporan Diari Pengesanan Sebut Harga,
Laporan Perincian Cadangan, Laporan Perincian Sebut Harga dan
Laporan Perincian Penilaian Sebut Harga bergantung kepada
peranan yang dipertanggungjawabkan. Jika ada keperluan laporanlaporan lain, pihak pengguna perlulah mengemukakan format
laporan yang dikehendaki kepada pihak eP supaya, pihak eP dapat
menyediakan laporan berkenaan di dalam sistem, tertakluk kepada
maklumat-maklumat yang diperlukan sedia ada dalam sistem.
6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 5/2013 Lampiran 5.4
PERATURAN PELAKSANAAN TENDER MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
1.
Persediaan untuk melaksanakan Modul Tender melalui Sistem eP
1.1
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memastikan:
i.
Kemudahan Infrastruktur ICT (Information and Communication
Technology) yang sedia ada di
Kementerian/Jabatan
Persekutuan boleh diguna pakai bagi melaksanakan modul
Tender;
ii.
Pengguna-pengguna terlibat yang akan mengguna pakai
modul Tender untuk menghadiri latihan berkaitan;
iii.
Pengguna-pengguna yang bertanggungjawab dalam proses
perolehan Tender iaitu:








1.2
Urus Setia (Urus Setia Perolehan);
Urus Setia Kementerian (Urus Setia Lembaga
Perolehan);
Pelulus;
Pegawai Perhubungan (Penjualan Dokumen Tender);
Pengerusi
Jawatankuasa
Spesifikasi
Teknikal
(Penyediaan Spesifikasi);
Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal;
Pengerusi Jawatankuasa Kewangan (Penilaian
Harga); dan
Pengerusi Lembaga Perolehan Kementerian/Jabatan
Persekutuan dibekalkan dengan kad pintar.
iv.
Semua pengguna dibekalkan dengan kad pintar berdasarkan
kuasa dan had nilai yang ditetapkan bagi memastikan tahap
keselamatan dan akauntabiliti terjamin; dan
v.
Profil pengguna-pengguna tersebut telah wujud dan aktif di
dalam sistem eP.
Penurunan kuasa
Persekutuan:
i.
secara
bertulis
di
Kementerian/Jabatan
Y. B. Menteri memberi kuasa secara bertulis kepada pegawaipegawai untuk menandatangani surat niat, surat setuju terima
dan dokumen kontrak.
1
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
1.3
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Persekutuan hendaklah
melaksanakan penurunan kuasa secara bertulis kepada:
i.
1.4
2.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Pegawai pelulus yang terlibat dengan menyatakan kuasa dan
had nilai pembelian/melulus.
Pegawai
melantik:
Pengawal/Ketua
Jabatan
Persekutuan
hendaklah
i.
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;
ii.
Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan;dan
iii.
Jawatankuasa Pembuka (untuk membuka tender, peti
elektronik dan peti manual).
Penyediaan Dokumen Tender
2.1
Dalam menyediakan dokumen tender, Kementerian/Jabatan
Persekutuan hendaklah memastikan beberapa perkara dinyatakan
dalam dokumen tender. Perkara-perkara berkenaan adalah tempoh
sah laku tender, larangan publisiti, cara pembelian (FOB/Harga
Bersih), penghantaran barangan import dan eksport Kerajaan
[Multimodal Transport Operator (MTO)], mata wang, jadual
pelaksanaan perkhidmatan/jadual penghantaran, tempoh siap
perkhidmatan/penghantaran,
tempat
penghantaran,
terma
pembayaran, Insurans Kumpulan Wang Insurans Barang-barang
Kerajaan
(KWIBK),
Addendum,
tempoh
tanggungan
kecacatan/waranti, bantahan spesifikasi seperti menjurus kepada
sesuatu jenama, Offset, denda (pelanggaran syarat kontrak untuk
bekalan/perkhidmatan), penamatan kontrak, timbang tara, draf
perjanjian kontrak dan syarat-syarat lain yang perlu bagi menjaga
kepentingan Kerajaan.
2.2
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah menyediakan
Dokumen Tender dalam bentuk softcopy dengan menggunakan
format seperti word processor, spreadsheet dan sebagainya
dengan saiz maksimum 10 MB untuk dimuat naik ke dalam sistem
eP.
Jika
saiz
dokumen
Tender
melebihi
10
MB,
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah mengguna pakai
kaedah zip/compressed file.
2
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
3.
Penyertaan Tender
3.1
4.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Dasar dan peraturan semasa berhubung penyertaan Tender yang
berkuat kuasa hendaklah dipatuhi.
i.
Penyertaan Tender hendaklah di kalangan pembekal yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan di mana tempoh
pendaftaran masih berkuat kuasa sekurang-kurangnya tiga (3)
bulan dari tarikh tutup Tender;
ii.
Bagi urusan Tender, pembekal yang ingin menyertai Tender
mestilah daripada kalangan pembekal eP enable;
iii.
Tender melibatkan perolehan bernilai RM200,000 ke atas;dan
iv.
Pembekal boleh melihat ringkasan/dokumen Tender di laman
web eP sebelum membuat keputusan untuk menerima
tawaran pelawaan atau turut menyertai.
Pengiklanan Tender
4.1
Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalam
sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu.
Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak
mendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran.
4.2
Tender akan mula diiklankan di Papan Kenyataan Tender laman
web eP secara automatik berdasarkan tarikh yang ditetapkan oleh
Kementerian/Jabatan Persekutuan semasa penyediaan dokumen
Tender di sistem eP.
4.3
Tender yang telah ditutup akan dikeluarkan daripada Papan
Kenyataan Tender laman web eP secara automatik dan petender
tidak lagi boleh menyerahkan tawaran.
4.4
Jika ada lawatan tapak, tarikh tutup penyertaan Tender mestilah
dibuat sekurang-kurangnya dua puluh satu hari (21) dari tarikh
lawatan tapak dibuat.
4.5
Kementerian/Jabatan Persekutuan adalah bertanggungjawab untuk
memasukkan/menghantar sesalinan kenyataan tender yang
diiklankan ke dalam lawan web masing-masing dan pautan
(hyperlink)
kepada
laman
web
MyGovernment
Portal
[www.gov.my].
3
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
5.
6.
7.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Pembelian Dokumen Tender
5.1
Dokumen Tender boleh dibeli daripada PTJ berdasarkan syaratsyarat yang dinyatakan dalam iklan. Pembelian dokumen Tender
boleh dibuat di PTJ yang dinyatakan dalam iklan. Pegawai di
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memberikan nombor
Tag Pembekal yang dijana melalui sistem eP kepada pembekal
yang telah membuat bayaran; dan
5.2
Pembekal boleh melihat dokumen Tender di laman web eP
sebelum membuat keputusan membelinya.
Penyerahan Tawaran Tender
6.1
Petender hendaklah menyerahkan tawaran teknikal dan kewangan
secara atas talian ke dalam sistem eP sebelum tarikh dan masa
Tender ditutup. Tawaran teknikal dan kewangan yang diserahkan
secara
manual
tidak
akan
dipertimbangkan
oleh
Kementerian/Jabatan Persekutuan.
6.2
Petender dibenarkan untuk mengemaskini tawaran teknikal dan
kewangan masing-masing secara atas talian sebelum tarikh tutup
Tender.
6.3
Sekiranya dokumen sokongan diperlukan, petender hendaklah
menyediakan dokumen berkenaan (yang dilabelkan dengan no
Tender dan no tawaran Tender) mengikut bilangan salinan yang
dikehendaki dalam bentuk manual dan dimasukkan ke dalam peti
Tender sebelum tarikh dan masa Tender ditutup. Jika petender
ingin menghantar dokumen sokongan secara atas talian, dokumen
tersebut boleh dimuat naik ke dalam sistem eP.
Bantahan Spesifikasi
7.1
Kementerian/Jabatan Persekutuan hendaklah memasukkan suatu
peruntukan dalam dokumen tender yang membolehkan petender
membuat bantahan secara bertulis kepada Kementerian/Jabatan
Persekutuan dan disalinkan kepada Perbendaharaan sekiranya ia
mendapati spesifikasi tender menjurus kepada sesuatu jenama.
Bantahan tersebut berserta bukti-bukti yang kukuh hendaklah
dikemukakan kepada Kementerian/Jabatan Persekutuan yang
membuat pelawaan tender dalam tempoh seperti berikut:
4
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
7.2
8.
Empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual;
dan
ii.
Dua puluh lapan (28) hari dari tarikh dokumen tender mula
dijual bagi tender antarabangsa.
Bantahan yang diterima selepas tempoh tersebut tidak akan
dipertimbangkan.
Tawaran tidak boleh lagi dihantar selepas 12 tengah hari pada
tarikh tutup yang ditetapkan.
Pembukaan Tawaran
9.1
10.
i.
Penutupan Tawaran
8.1
9.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Peranan Pembuka Tender
(a)
Pembuka Secara Online
i.
Menyemak
syarat-syarat
Tender
(dokumen
sokongan);
ii.
Mengambil tindakan membuka peti elektronik; dan
iii.
Mencetak maklumat-maklumat untuk tujuan penilaian.
(b)
Pembuka Secara Manual (Peti Dokumen Sokongan)
i.
Mengambil tindakan membuka Peti Tender (Peti
Dokumen Sokongan); dan
ii.
Menyerah dokumen sokongan kepada Urus setia.
(c)
Jadual Tender hendaklah dipamerkan.
Penilaian Teknikal dan Kewangan
10.1
Pengerusi bagi setiap Jawatankuasa Penilaian hendaklah
memastikan semakan dibuat melalui Buletin Tindakan dalam
sistem eP untuk menentukan bahawa sesuatu Tender telah dibuka
dan sedia untuk dibuat penilaian.
10.1
Urus setia hendaklah memastikan sesalinan Jadual Perbandingan
berdasarkan tawaran oleh petender, yang dijana dari sistem eP
dan diedarkan kepada semua ahli termasuk semua dokumen
sokongan atau sampel (jika berkaitan) sebelum penilaian dibuat.
5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
10.2
11.
12.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Proses penilaian hendaklah dilakukan secara manual dan
bermesyuarat sepertimana proses penilaian semasa. Keputusan
penilaian serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengannya
hendaklah dimasukkan ke dalam sistem eP. Sesalinan keputusan
penilaian hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh semua ahli
dan disimpan untuk rujukan.
Perakuan
Untuk
Pertimbangan
Kementerian/Jabatan Persekutuan
Lembaga
Perolehan
11.1
Urus Setia hendaklah meneliti dan menyatukan laporan penilaian
oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Harga yang dijana melalui sistem eP.
11.2
Urus Setia hendaklah menyenarai pendek petender mengikut
keutamaan ke dalam sistem eP dan menyerahkan senarai tersebut
secara
atas
talian
kepada
Lembaga
Perolehan
Kementerian/Jabatan Persekutuan untuk dipertimbangkan.
11.3
Dokumen-dokumen berkaitan hendaklah dicetak melalui sistem eP
dan diedarkan kepada semua ahli Lembaga Perolehan
Kementerian/Jabatan Persekutuan sebelum mesyuarat diadakan.
Pertimbangan
dan
Keputusan
Kementerian/Jabatan Persekutuan
Lembaga
Perolehan
12.1
Pengerusi Lembaga Perolehan Kementerian/Jabatan Persekutuan
hendaklah membuat semakan melalui Buletin Tindakan dalam
sistem eP untuk memastikan bahawa sesuatu Tender telah sedia
untuk dipertimbangkan.
12.2
Urus Setia / Urus Setia Kementerian / Pengerusi Lembaga
Perolehan
Kementerian/Jabatan
Persekutuan
hendaklah
memastikan sesalinan tawaran senarai petender diperolehi dari
sistem eP dan diedarkan kepada semua ahli sebelum
pertimbangan dan pemilihan dibuat.
12.3
Pertimbangan dan pemilihan hendaklah dilakukan secara manual
sepertimana proses sedia ada. Keputusan hendaklah dimasukkan
ke dalam sistem eP untuk tindakan Urus Setia selanjutnya.
Sesalinan keputusan hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh
semua ahli untuk disimpan sebagai rujukan.
6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
13.
Surat Niat dan Surat Setuju Terima
13.1
14.
Urus Setia hendaklah mengeluarkan Surat Niat dan/atau Surat
Setuju Terima secara atas talian dan perlu mencetak surat-surat
berkenaan dan menghantarnya kepada petender yang berjaya.
Urus Setia juga hendaklah memastikan petender memperakukan
atau memberi pengesahan surat tersebut secara atas talian.
Dokumen Kontrak
14.1
15.
PK 5/2013 Lampiran 5.4
Dokumen kontrak yang telah disediakan hendaklah dimuat naik ke
dalam sistem eP.
Penjanaan Laporan
15.1
Sepanjang proses Tender, laporan yang berkaitan boleh dijana
melalui sistem eP oleh pengguna seperti Laporan Diari
Pengesanan Permintaan, Laporan Diari Pengesanan Tender,
Laporan Perincian Cadangan, Laporan Perincian Tender dan
Laporan Perincian Penilaian Tender bergantung kepada peranan
yang dipertanggungjawabkan. Jika ada keperluan laporan-laporan
lain, pihak pengguna perlulah mengemukakan format laporan yang
dikehendaki kepada pihak eP supaya, pihak eP dapat
menyediakan laporan berkenaan di dalam sistem, tertakluk kepada
maklumat-maklumat yang diperlukan sedia ada dalam sistem.
7
Fly UP