...

I. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk memberi penjelasan dan

by user

on
Category: Documents
5

views

Report

Comments

Transcript

I. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk memberi penjelasan dan
Page 1 of 17
SOP/UJM-L/LM/001
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN
Tgl. Pembuatan :
LPMI
Tgl. Revisi
:
September 2013
Dibuat oleh
Paraf
: Ir. Slamet Riyadi,M.Eng
:
Direvisi oleh
Paraf
:
:
Disetujui oleh
Paraf
: Rektor
:
17 hal
I. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk memberi penjelasan dan mengatur tata cara mengenai cara yang harus
dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan dokumen, baik dokumen internal maupun
dokumen eksternal dan rekaman.
II. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan Universitas Serang Raya, dalam hal :
1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,
perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
pendistribusian dokumen.
3. Pengendalian rekaman yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan rekaman.
III. Tanggung jawab
1. Kepala LPMI bertanggungjawab atas proses pengesahan dokumen internal dan
pemusnahan dokumen;
2. Para Dekan, Ka. Biro, Ka. LPPM dan Ka. LPMI bertanggung jawab atas kesesuaian dan
kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3. Para Ka Prodi, Ka Program, Ka.Bag, Ka Perpus, dan Ka. Lab bertanggung jawab atas
materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
4. Bagian dokumen bertanggung jawab atas pelaksanaan pendistribusian, pemusnahan
dokumen;
5. Ka LPMI/Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,
pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen.
IV. Definisi
1.
2.
3.
4.
5.
Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa
kertas, file elektronik, dll).
Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Universitas, Fakultas, Prodi,
Program, Biro dan Lembaga dilingkungan Unsera.
Kebijakan Akademik (KA) Universitas/Fakultas adalah dokumen yang berisikan arah
kebijakan dan pedoman bagi penyelenggara kehidupan akademik Universitas/Fakultas
Peraturan Akademik adalah sistim perangkat lunak
Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
Page 2 of 17
6.
7.
8.
9.
Pedoman Mutu;
Prosedur Mutu.
SOP/Instruksi Kerja; dan
Rekaman dan formulir.
a. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar Unsera sebagai
pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
b. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;
c. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;
d. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.
V. Referensi
1. MM-LPMI-01 Manual Mutu Unsera
2. ISO 9001 : 2008 Klausul 4.2.3 dan 4.2.4
3. Daftar rekaman.
VI. Prosedur
1. Penyusunan Dokumen Internal
1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:
a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen
tersebut,
b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya,
c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.
1.2.
Format Prosedur dan Instruksi Kerja
a. Format Utama
Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:
I. Tujuan,
II. Ruang Lingkup,
III. Acuan/ Referensi,
IV. Definisi-definisi.
V. Prosedur,
VI. Rincian/Flow Prosedur,
Lampiran-lampiran,
Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:
1. Tujuan,
2. Ruang Lingkup,
3. Pelaksana,
4. Referensi,
5. Langkah Kerja,
6. Lampiran-lampiran.
Page 3 of 17
b. Format Kelengkapan
Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari:
1.
2.
Halaman Judul (Lampiran 2)
Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)
c. Identifikasi
Setiap SOP dan IK harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:
1. Logo Unsera dan nama Universitas
2. Judul SOP dan/atau Instruksi Kerja
3. Nomor SOP dan/atau Instruksi Kerja
4. Nomor Revisi SOP dan/atau Instruksi Kerja
5. Tanggal Penerbitan SOP dan/atau Instruksi Kerja
6. Nomor dan Jumlah Halaman SOP dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman
8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.
1.3. ngesahan Dokumen
Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut :
No.
Jenis Dokumen
Disiapkan Oleh
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
1
Kebijakan
dan
Sasaran Mutu
Ka. LPMI
Wakil Rektor
Rektor
2
Pedoman Mutu
Ka. LPMI
Wakil Rektor
3
Prosedur Mutu
Dekan/Ka.Prodi/Ka.P
rogram/
Ka.Biro/ Ka.Lembaga
4
SOP
Ka. Urusan/Sekr.Biro/
Wakil Rektor
Ka.bagian
5
Ka. Urusan/Sekr.Biro/
Sekr.Lembaga
Rektor
Masing-masing Ka.:
Dekan/Prodi/Program
/
Sekr.Lembaga
Instruksi Kerja
Rektor
Ka.bagian
UPT/Biro/Lembaga
Masing-masing Ka.:
Dekan/Prodi/Program
/UPT/Biro/Lembaga
1.4. Identifikasi Dokumen
1.4.1. Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai
berikut:
A/B/C/D
A = Judul dokumen.
B = Tingkatan (Fakultas, Biro, Lembaga) pembuat dokumen.
C = Unit dibawah tingkatan (Prodi,Bagian,Perpustakaan,Laboratorium).
Page 4 of 17
D = Nomor urut dokumen.
1.4.2. Formulir
No. Rek.
No. Revisi
Tgl. Revisi
: Nomer rekaman
: Nomer revisi
: Tanggal revisi
1.4.3. Masing-masing Fakultas, Prodi, Biro dan Lembaga menyiapkan draft dokumen
yang diperlukan dengan format sesuai (SOP membuat Standar Operating
Prosedur)
1.4.4. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang
berwenang
1.4.5. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Bagian
Dokumen.
1.4.6. Bagian Dokumen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau
perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 5: Daftar induk
dokumen internal maupun dokumen eksternal (Lampiran 6 : Daftar Dokumen
Eksternal),
1.4.7. Dokumen yang telah dicap Contro copy, digandakan dan diberi cap Copy No.:
..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar
Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap
TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang
berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 7 : Bukti
Penerimaan Salinan Dokumen),
1.4.8. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan
didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
1.4.9. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan
selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.
1.5. Pemeliharaan Dokumen
1.5.1. Bagian Dokumen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi
kesesuaian semua dokumen yang digunakan,
1.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku,
maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK
BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran
9 : Bukti Penarikan Dokumen),
1.5.3. Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke
Subbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan
kategorinya.
1.6. Pengubahan Dokumen
1.6.1. Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga dapat mengusulkan
pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan
mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada
Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut ,
1.6.2. Bagian Dokumen bersama Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan
Lembaga pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen,
Page 5 of 17
1.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar
amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 9: Formulir Amandemen)
, disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang dan diberi cap
Control copy,
1.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap Copy No.: .....
dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi
dokumen untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.
1.6.5. Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan
Pembuatan Dokumen langkah 1.6.1 s.d. 1.6.3.
1.7. Pemusnahan Dokumen
1.7.1. Bagian Dokumen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen
yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing
melalui memo.
1.7.2. Bagian Dokumen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah
disetujui oleh Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga.
1.7.3. Atas perintah Kepala Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga,
Bagian Dokumen melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita
Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara
Pemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang
dimusnahkan,.
1.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau
dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak
dapat dikenali lagi,
1.7.5. Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar
Dokumen yang Dimusnahkan.
LAMPIRAN - LAMPIRAN
1)
Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen
2)
Lampiran 2 : Halaman Judul
3)
Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen
4)
Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
5)
Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal
6)
Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7)
Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
8)
Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
9)
Lampiran 9 : Formulir Amandemen
10) Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
11) Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan
12) Lampiran 12: Daftar Induk Rekaman Mutu
Page 6 of 17
REKAMAN - REKAMAN
No.
Nama Rekaman
Uraian
Lokasi
Masa
Penyimpanan Penyimpanan
1.
Daftar Induk Dokumen
Internal
Master List/Riwayat
dokumen internal baru atau
perubahan
Bag.Dok.
2 tahun
2.
Daftar Dokumen Eksternal
Daftar Dokumen Eksternal
Bag.Dok.
5 tahun
3.
Bukti Penerimaan Salinan
Dokumen
Distribusi dokumen internal
dan eksternal
Bag.Dok.
2 tahun
4.
Bukti Penarikan Dokumen
Penarikan dokumen yang
sudah tidak berlaku
Bag.Dok.
2 tahun
5.
Amandemen
Pengubahan dokumen
Bag.Dok.
2 tahun
6.
Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
Pemusnahan dokumen yang
tidak diperlukan atau
melebihi masa simpan
Bag.Dok.
2 tahun
7.
Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/ Diserahkan
Daftar Dokumen yang
dimusnahkan/ diserahkan
Bag.Dok.
2 tahun
Page 7 of 17
Lampiran 1
Aktifitas
DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN
Unit terkait
LPMI
Unit terkait
Pengajuan Dok.
Internal
(Baru/Perubahan)
mulai
Uraian Kegiatan
User mengajukan
dokumen internal
Pembahasan ketentuan
dokumen baru/
perubahan
Persetujuan usulan
dokumen baru/
perubahan
tdk
Persetujuan
ya
Pembuatan baru/
Perubahan
Dok. baru/
Perubahan
ya
Pembahasan &
penjelasan perubahan
dokumen oleh user.
User membuat dokumen
baru/ perubahan sesuai
hasil rapat pembahasan
Bagian yang diusulkan
perubahannya dibahas
bersama unsur terkait.
Revisi/
Review
tdk
Pengesahan dokumen
Dokumen yang telah
diperiksa dapat disahkan.
pengesahan
Pendaftaran/Peruba
han dokumen dicatat
Pada master list/
riwayat.
Bag. Dokumen mencatat
perubahan dok. Di
master
list/riwayat,termasuk bila
ada dok. Eksternal yang
baru/revisi.
Dokumen baru/ peru
bahan diterbitkan dan
yang asli disimpan.
Master
list/riwayat
Penerbitan dokumen
penerbitan
Penggandaan dokumen
Bag. dok. meverifikasi
jumlah dok. yang akan
digandakan.
Bag. dok. Mendis
tribusikan sejum lah dok.
ke unit terkait
penggandaan
Pendistribusian
dokumen
distribusi
File dokumen
SELESAI
Dokumen di file menurut
prosedur yang berlaku
Page 8 of 17
Lampiran 2
LEMBAR DISTRIBUSI
No.
Jabatan
Deskripsi Dokumen
Tanggal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
No. Rekaman
:
No.Revisi
:
Tgl. Revisi
:
Page 9 of 17
Lampiran 3
REKAMAN DOKUMEN
No.
Nama Rekaman
No. Rekaman
:
Lokasi
Penyimpanan
Uraian
No.Revisi
:
Tgl. Revisi
:
Masa
Penyimpanan
Page 10 of 17
Lampiran 4
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
No.
Judul
Dokumen
Nomor
Dokumen
Pembuat
Pemeriksa
Pengesah
Tanggal
Terbit
Jumlah
Halaman
Jumlah
Distribusi
Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan
(
No. Rekaman
Yang membuat
)
:
(
No.Revisi
:
)
Tgl. Revisi
:
Masa
Simpan
Keterangan
Page 11 of 17
Lampiran 5
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL
Judul Dokumen
Nomor
Dokumen
Pembuat/
Pengarang
Penerbit
Tanggal
Terbit
Jumlah
Halaman
Masa
Simpan
Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan
Yang membuat
(
(
No. Rekaman
)
:
No.Revisi
:
)
Tgl. Revisi
:
Keterangan
Page 12 of 17
Lampiran 6
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN
Nomor :
Tanggal :
Manual Mutu
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Prosedur
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
SOP
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Instruksi Kerja
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Formulir
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dokumen Eksternal
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan :
Yang menerima
(
No. Rekaman
:
No.Revisi
:
Yang menyerahkan
)
Tgl. Revisi
(
:
)
Page 13 of 17
Lampiran 7
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN
Nomor :
Tanggal
Manual Mutu
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Prosedur
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
SOP
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Instruksi Kerja
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Formulir
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dokumen Eksternal
Jumlah :
Nama :
No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan :
No. Rekaman
Yang menyerahkan
:
No.Revisi
(
)
:
Tgl. Revisi
Yang menerima
(
:
)
Page 14 of 17
Lampiran 8
FORMULIR AMANDEMEN
No.
Nama dan No.
Dokumen
Bidang/Klausul
Kalimat Lama
Perubahan Kalimat Baru
Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
(Nama)
Jabatan
No. Rekaman
:
No.Revisi
:
Tgl. Revisi
:
Page 15 of 17
Lampiran 9
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada hari ini ………………… tanggal ……… bulan ………………………… Tahun ……… yang
bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan
pemusnahan dokumen ……………………………… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/Diserahkan terlampir …………… lembar, penghancuran secara total dengan cara
…………………………
Saksi – saksi :
Bagian Dokumen,
Dekan/Ka.Program/Ka.Biro/Ka.Lembaga.
( ........................................)
No. Rekaman
:
No.Revisi
:
Tgl. Revisi
:
Page 16 of 17
Lampiran 10
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
NO.
NAMA BIDANG
: ..............................................................................................
UNIT
: ..............................................................................................
DESKRIPSI DOKUMEN
TAHUN
JUMLAH
KETERANGAN
Tanggal :
Bagian Dokumen
(Nama)
No. Rekaman
:
No.Revisi
:
Tgl. Revisi
:
Page 17 of 17
Lampiran 11
DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU
No.
Nama Rekaman
No. Rekaman
Sifat
:
Uraian
No.Revisi
Tanggal
Terima
Lokasi
Penyimpanan
:
Tgl. Revisi
Masa Penyimpanan
:
Fly UP