...

MONITORING : SALAH SATU BENTUK PEMBINAAN BAGI

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

MONITORING : SALAH SATU BENTUK PEMBINAAN BAGI
MONITORING : SALAH SATU BENTUK PEMBINAAN BAGI
JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
Anna N. Nuryani, Dra
Arsiparis BPAD Provinsi DIY
Pendahuluan
Secara umum memahami kegiatan monitoring atau pemantauan bagi jabatan
fungsional Arsiparis merupakan pekerjaan yang harus dilakukan dan menjadi bagian
tugas Tim Penilai Angka Kredit. Monitoring ini merupakan sarana komunikasi dua pihak
yang perlu dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan pembinaan bagi jabatan
fungsional . Sedangkan secara khusus Tim penilai mempunyai kegiatan yang lebih rinci ,
diantaranya adalah :
- Melakukan pendataan / her- registrasi Arsiparis
- Menyusun Nota pemberitahuan
- Memproses pembebasan sementara dari Jabatan Arsiparis
- Memproses pemberitahuan dari Jabatan Arsiparis
- Memproses pengangkatan kembali dalam Jabatan Arsiparis
- Memproses Mutasi Kepangkatan dan Jabatan
Tugas – tugas Tim penilai ini perlu mendapat perhatian agar arsiparis tidak
kehilangan haknya karena kurangnya komunikasi antara tim penilai,bagin kepegawaian
dan dengan arsiparis itu sendiri .
Rincian Kegiatan Monitoring :
1. Pendataan Arsiparis (Her-Registrasi) ,merupakan basis kegiatan pemantauan arsiparis
.Adapun manfaat dari pendataan itu sendiri adalah :
1. Mengetahui posisi akhir arsiparis
2. Menyediakan data arsiparis yang akurat pada suatu lembaga
3. Mengadakan tabulasi data arsiparis
4. Memudahkan komunikasi antar Tim Penilai, Unit Kepegawaian dan Arsiparis itu
sendiri
Pendataan Arsiparis yang dapat dilakukan meliputi :
- Nama
- Jumlah arsiparis yang menjadi objek monitoring tim
- Masa Kerja menjadi PNS, Golongan , dan Jabatan
- Jumlah kumulatif angka kredit terakhir yang dikumpulkan arsiparis
- Jumlah angka kredit yang harus dipenuhi untuk Kenaikan Pangkat Golongan
setingkat lebih tinggi
- Mengecek jumlah angka kredit yang harus tercantum pada DUPAK berikutnya
- Lokasi Tempat Bekerja
2. Menyusun Nota Pemberitahuan
Bila seorang Arsiparis belum dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan
untuk Kenaikan Pangkat satu tingkat lebih tinggi pada saat yang telah ditentukan dapat
ditempuh:
a. Tim penilai membuat deskripsi posisi arsiparis yang telah 4 tahun dalam pangkat
yang didudukinya, dan belum dapat memenuhi angka kredit kumulatif yang
dipersyaratkan untuk Kenaikan Pangkat satu tingkat lebih tinggi.
b. Deskripsi tersebut dituangkan ke dalam Catatan (memo) oleh Ketua Tim Penilai
kepada Pejabat Pembina kepegawaian yang dilampiri Nota Pemberitahuan yang siap
ditanda tangani oleh Pejabat Pembina Kepegawaian.
c. Nota yang sudah ditanda tangani oleh Pejabat Pembina Kepegawaian, harus segera
diberikan kepada arsiparis dimaksud.
Bila seorang arsiparis tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan
ditempuh:
a Tim penilai membuat deskripsi yang menyatakan bahwa arsiparis tersebut pada tahun
kesekian setelah naik pangkat tidak dapat mengumpulkan angka kredit sejumlah 10
point Penyelia dan 25 point Utama.
b Deskripsi tersebut dituangkan dalam catatan (memo) Ketua Tim Penilai kepada
Pejabat Pembina Kepegawaian dan dilampiri Konsep Surat Keputusan Pembebasan
Sementara dari Jabatan Arsiparis yang siap ditandatangani Pejabat Pembina
Kepegawaian.
c Arsiparis tersebut langsung di bebaskan sementara
3. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis dilakukan apabila :
a. Dalam waktu 5 tahun sejak diangkat dalam pangkat terakhir tidak dapat
mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk Kenaikan Pangkat setingkat lebih
tinggi bagi : Arsiparis pelakasana s.d. arsiparis penyelia (Pengatur, II/c s.d. Penata,
III/c),dan Arsiparis pertama s/d arsiparis utama (Penata Muda, III/a s.d. Pembina
Utama Madya, IV/d)
b. Setiap satu tahun sejak diangkat dalam pangkat / jabatan terakhir tak dapat
mengumpulkan angka kredit min 10 point bagi arsiparis penyelia (Penata TK.I, III/d)
dan Min. 25 point bagi arsiparis utama (Pembina Utama, IV/e)
c. Sedang ditugaskan di luar jabatan arsiparis
d. Sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 bulan
e. Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasar PP 30/1980 tingkat sedang/berat
f. Diberhentikan sementara sebagai PNS berdasarkan PP Nomor. 4/1966
g. Sedang Cuti Diluar Tanggungan Negara kecuali persalinan Ketiga dan seterusnya.
4. Prosedur Pembebasan Sementara
Prosedur pembebasan sementara bagi arsiparis yang tidak dapat mengumpulkan
angka kredit minimal yang ditentukankan untuk kenaikan pangkat satu tingkat lebih
tinggi:
-
-
Pejabat Pembina Kepegawaian / yang ditunjuk berdasar masukan Tim Penilai
memberikan Nota pemberitahuan kepada arsiparis ybs
Nota pemberitahuan tersebut diberikan paling lambat 6 bulan sebelum batas waktu
yang ditentukan berakhir
Bila dalam 6 bulan (4½ s/d 5 tahun) tidak memenuhi kewajibannya untuk
mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan, maka pada tahun ke-5 dibebaskan
sementara
Arsiparis yang dibebaskan sementara, diberikan waktu 1 tahun untuk memenuhi
kewajibannya mengumpulkan angka kredit
Prosedur Pembebasan Sementara bagi Arsiparis yang tak dapat mengumpulkan
angka kredit yang ditentukan setiap tahunnya (Arsiparis Penyelia III/d dan Arsiparis
Utama IV/e) :
-
-
-
Tim penilai membuat deskripsi yang menyatakan bahwa arsiparis tersebut pada tahun
kesekian setelah naik pangkat tidak dapat mengumpulkan angka kredit sejumlah
10/25 point.
Deskripsi tersebut dituangkan dalam catatan (memo) Ketua Tim Penilai kepada
Pejabat Pembina Kepegawaian dan dilampiri Konsep Surat Keputusan Pembebasan
Sementara dari Jabatan Arsiparis Penyelia / Utama yang siap ditandatangani Pejabat
Pembina Kepegawaian.
Arsiparis dibebaskan Sementara.
Prosedur Pembebasan Sementara karena alasan lain
-
-
Unit Kepegawaian menyampaikan laporan mengenai arsiparis yang mengalami salah
satu persoalan yang menjadi sebab pembebasan sementara ( dijatuhi hukuman tk.
Sedang /berat penurunan pangkat, diberhentikan sementara sebagai PNS,ditugaskan
secara penuh di luar jab. Arsiparis, CLTN kecuali persalinan ke 4 dst, tugas belajar
lebih 6 bulan)
Berdasarkan laporan Unit Kepegawaian, Pejabat yang berwenang mengeluarkan
Surat Keputusan Pembebasan Sementara
Asli Surat Keputusan Sementara disampaikan kepada arsiparis yang bersangkutan,
dan tembusannya disampaikan kepada :
1. Ka. ANRI untuk pemantauan
2. Ka. BKD
3. Pejabat Pembina Kepegawaian Intansinya/Pejabat yang berwenang menetapkan
angka kredit
4. Ka. BKN / Ka. BKN Reg. Ybs.
5. Ketua Tim Penilai ybs
6. Kepala KPKN / Karo / Kabag. Keuangan Daerah yang bersangkutan
a. TMT pembebasan sementara arsiparis dimaksudkan untuk memberhentikan
tunjangan jabatannya
b. Selama masa pembebasan sementara, arsiparis yang dibebaskan karena tidak dapat
mengumpulkan angka kredit kumulatif yang dipersyaratkan dan arsiparis penyelia
(Penata TK.I, III/d) dan arsiparis utama (IV/e) yang dibebaskan karena tidak dapat
mengumpulkan angka kredit 10 point / 25 pont / tahun tetap yang diwajibkan
melakukan tugas pokoknya
c. Selama pembebasan sementara, arsiparis yang dibebaskan karena sebab lain, segala
kegiatan kearsipannya tetap dinilai (diberi angka kredit).
5
Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis
Arsiparis diberhentikan dari jabatannya bila ;
a Tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang ditentukan untuk
Kenaikan Pangkat setingkat lebih tinggi dalam waktu 1 (satu) tahun sejak
pembebasan sementara.
b Tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan dalam waktu 1 tahun
setelah pembebasan sementara (arsiparis penyelia / Penata TK.I (III/d) = 10 point,
Arsiparis utama, Pembina utama Madya (IV/e) = 25 point).
c Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasarkan PP 30 Tahun 1980, tingkat berat dan
telah mempunyai kekuatan hukum tetap.
Prosedur Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis :
1. Tim penilai membuat deskripsi posisi arsiparis termasuk alasan (sebab) adanya
pemberhentian.
2. Deskripsi dituangkan dalam catatan/memo yang diajukan kepada pimpinan
dilampiri SK pemberhentian.
3. Pimpinan Intansi yang ditunjuk mengeluarkan SK pemberhentian.
4. SK disampaikan kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Ka. BKN,
KPKN setempat, Ketua tim penilai, Pejabat yang menetapkan kredit.
5. Arsiparis yang diberhentikan dari jabatannya, tidak dapat diangkat kembali dalam
jabatan arsiparis.
6. Pengangkatan Kembali
Pengangkatan kembali arsiparis yang dibebaskan sementara dari jabatan dapat
dilakukan bila :
a. Telah memenuhi kewajibannya mengumpulkan angka kredit minimal yang
dipersyaratkan untuk Kenaikan Pangkat / Jabatan setingkat lebih tinggi.
b. Telah selesai melaksanakan tugas diluar Jabatan arsiparis (bagi arsiparis yang
ditugaskan diluar jabatannya).
c. Masa berlaku hukuman telah berakhir (bagi arsiparis yang dijatuhi hukuman tingkat
sedang).
d. telah selesai menjalankan tugas belajar (arsiparis yg melaksanakan tugas belajar lebih
dari 6 (enam) bulan.
e. Arsiparis yang dibebaskan sementara karena diberhentikan sementara berdasar PP
No. 4/1966 berdasar keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum
tetap
ƒ dinyatakan tidak bersalah atau
ƒ di jatuhi pidana percobaan
f. Telah selesai menjalani CLTN dan diangkat kembali dalam intansi semula.
Prosedur Pengangkatan Kembali
1. Tim penilai membuat deskripsi tentang arsiparis yang dapat diangkat kembali sesuai
dengan alasan pada waktu pembebasan sementaranya kepada pimpinan intansi
dilengkapi konsep SK pengangkatan kembali Jabatan Arsiparis.
2. Bila pimpinan Intansi setuju, maka pimpinan dapat menandatangani SK tersebut.
3. SK pengangkatan kembali dibuat minimal 6 rangkap. Asli SK diberikan pada
arsiparis yang bersangkutan tembusan kepada Ka. BKN, Ka. BKD, Pimpinan Unit
Organisasi, Ketu Tim Penilai, KPKN yang bersangkutan.
4. Arsiparis yang diangkat kembali mendapat kembali hak-haknya sebagai arsiparis.
7. Mutasi
Mutasi Kepangkatan Arsiparis
Syarat Kenaikan Pangkat Arsiparis
• Minimal telah 2 tahun dalam pangkat terakhir
• Memenuhi angka kredit yang ditentukan
• DP3 minimal baik 2 tahun terakhir
Ketentuan Umum :
a. Angka Kredit yang telah ditetapkan pejabat yang berwenang digunakan untuk
mempertimbangkan Kenaikan Pangkat / Jabatan Arsiparis.
b. Pengangkatan arsiparis ke dalam pangkat satu tingkat lebih tinggi ditetapkan
dengan keputusan Pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundangan
setelah mendapat pertimbangan teknis dari Ka. BKN (Gol. IV/b kebawah) dan
(Gol. IV/c keatas) ditetapkan dengan Keppres.
c. Jumlah angka kredit kumulatif minimal yang harus dipenuhi arsiparis untuk
Kenaikan Pangkat / Jabatan setingkat lebih tinggi :
- 80% ! Unsur Utama
- 20% ! Unsur Penunjang
d. Bila arsiparis dalam pengangkatan pertama memiliki angka
kredit
yang
melebihi jumlah yang ditentukan untuk kenaikan pangkat berikutnya, hanya
memerlukan selisih angka kredit
yang diperlukan.
e. Bagi arsiparis yang telah mencapai angka kerdit untuk kenaikan pangkat
berikutnya, pada tahun pertama dalam jenjang pangkat ybs. diharuskan
mengumpulkan 20 % angka kredit lagi dari unsur utama yaitu salah satu dari
kegiatan pengembangan profesi kearsipan pada tahun berikutnya.
f. Arsiparis tingkat keterampilan (II/d kebawah) ijazah S1/D4 yang memperoleh
ijazah setingkat lebih tinggi dapat dipertimbangkan kenaikan pangkatnya sebagai
penyesuaian ijazah apabila :
- Pengetahuan / keahlian yang diperoleh sesuaidengan jabatan / tugas pokoknya
- Minimal 1 (satu ) tahun dalam pangkat terakhir
- Memenuhi jumlah angka kredit minimal yang ditentukan untuk pangkat/ jabatan
baru
- DP3 minimal bernilai baik 1 tahun terakhir
g. Arsiparis tingkat ketrampilan yang memperoleh ijazah S1/D4 dapat
dipertimbangkan untuk diangkat menjadi arsiparis Tingkat Keahlian bila:
a) Tersedia formasi untuk jabatan arsiparis tingkat ahli;
b) Telah memiliki jumlah angka kredit minimal = jumlah angkat Kredit yang harus
dimiliki arsiparis pertama, Penata Muda III/a yaitu 100 point;
c) Telah memiliki sertifikat diklat arsiparis tingkat keahlian.
d) Angka kredit diberikan 65 %dari kumulatif dari unsur utama ditambah angka
kredit ijasah S1 / D4 sesuai dengan kompetensinya
Prosedur Kenaikan Pangkat Arsiparis
1. Tim Penilai Arsiparis membuat daftar arsiparis yang dapat diusulkan
(direkomendasikan Kenaikan Pangkatnya dan diserahkan ke unit kepegawaian)
2. Berdasarkan masukan dari tim penilai, unit Kepegawaian membuat Nota Usul
Kenaikan Pangkat dan mengajukan pada Pimpinan yang ditunjuk untuk mendapatkan
persetujuan untuk ditandatangani
3. Unit Kepegawaian mengajukan Nota Usul Kenaikan Pangkat yang telah
ditandatangani dan kelengkapan berkas ke BKN.
4. Berdasar Nota Persetujuan Kenaikan Pangkat dari BKN (Gol. IV/b kebawah), unit
kepegawaian menerbitkan SK Kenaikan Pangkat setingkat lebih tinggi. Petikan
diberikan pada arsiparis yang bersangkutan, Salinan SK disampaikan kepada : Ka.
BKN, Ka. BKD, Pimpinan Berwenang, Ketua Tim Penilai, Kepala KPKN.
Mutasi Jabatan
Syarat Kenaikan Jabatan Arsiparis
Minimal telah 1 tahun dalam jabatan terakhir
Memenuhi angka kredit yang ditentukan
DP3 minimal baik 1 tahun terakhir
Pengangkatan Arsiparis dalam Jabatan satu tingkat lebih tinggi ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang setelah diterbitkan SK Pengangkatan dalam pangkat sesuai
dengan jabatan arsiparis
© 2009. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY
Fly UP