...

Problem : 1. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

Problem : 1. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam
Problem
:
1. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam menerapkan SMM di suatu unit kerja?
Solusi
:
Dokumen yang diperlukan dan digunakan dalam penerapan SMM adalah sebagai berikut:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Kebijakan Mutu;
SMM Departemen Pekerjaan Umum;
Manual Mutu;
Sasaran Mutu;
Prosedur Mutu;
Dokumen lainnya meliputi Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja yang menyangkut
penyelenggaraan kegiatan di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum;
g. Rekaman.
Problem
:
2. Apakah ada contoh dokumen RMK sebagai bahan acuan dalam pembuatan RMK?
Solusi
:
Dalam pembuatan RMK untuk masing-masing kegiatan sebenarnya berbeda-beda,
sehingga tidak ada suatu contoh dokumen RMK yang dapat digunakan sebagai acuan, namun
terdapat suatu format RMK yang tertera dalam permen 04/PRT/M/2009 dapat digunakan sebagai
acuan dalam pembuatan RMK. Di dalam permen 04/PRT/M/2009 terdapat standar minimal yang
harus ada dalam RMK, yaitu sebagai berikut :
a. Informasi kegiatan yaitu menguraikan penjelasan mengenai nama paket kegiatan, kode dan
nomor kontrak, sumber dana, lokasi, lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan dan
penanggung jawab Penyedia Barang/ Jasa;
b. Sasaran Mutu yang menguraikan target pencapaian mutu yang terukur sesuai dengan
KAK/RKS;
c. Struktur Organisasi yang berkaitan dengan pengawasan pelaksanaan pekerjaan dari pihak
Organisasi Unit Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) berikut organisasi konsultan
pengawas pekerjaan (bila ada pada pekerjaan konstruksi) yaitu bagan struktur organisasi
yang menjelaskan keterkaitan pihak-pihak dalam pelaksanaan kegiatan;
d. Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa yaitu bagan struktur organisasi penanggung
jawab pelaksanaan pekerjaan kontrak;
e. Tugas, tanggungjawab dan wewenang yaitu uraian tugas tanggungjawab dan wewenang
masing-masing kedudukan yang ada dalam struktur organisasi seperti dalam butir d);
f. Bagan alir pelaksanaan Kegiatan yaitu menguraikan urutan proses kegiatan dari tahap
persiapan sampai dengan tahap penyerahan akhir kegiatan, termasuk kegiatan verifikasi,
validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian (sesuai keperluannya);
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan yaitu menguraikan tahapan pelaksanaan sesuai dengan
perencanaan waktu, termasuk perencanaan bobot pekerjaan;
h. Jadwal Peralatan yaitu menguraikan perencanaan penggunaan peralatan yang diperlukan
dalam setiap tahapan kegiatan;
i. Jadwal Material yaitu menguraikan perencanaan penggunaan bahan/material yang
diperlukan dalam setiap tahapan kegiatan;
j. Jadwal Personil yaitu menguraikan perencanaan personil, tenaga ahli dan staff pendukung
dalam setiap kegiatan sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan;
k. Jadwal Arus Kas yaitu menguraikan perencanaan penerimaan dan pengeluaran Kas
(keuangan) sesuai dengan nilai kontrak;
l. Rencana terhadap metoda verifikasi, validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian
yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya;
m. Daftar Kriteria Penerimaan yaitu menguraikan ketentuanketentuan dari setiap tahapan
proses dan hasil pekerjaan sesuai dengan persyaratan (KAK, spesifikasi teknis, standar
atau peraturan perundang-undangan).
n. Daftar Induk Dokumen yaitu daftar dokumen (internal dan eksternal) yang diperlukan
dalam proses pelaksanaan kegiatan berupa Standar Kerja, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja
dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mencapai kesesuaian mutu
yang dipersyaratkan;
o. Daftar Induk Rekaman/Bukti Kerja yaitu daftar rekaman/bukti kerja sebagai bukti bahwa
proses/kegiatan telah dilaksanakan;
Problem
:
3. Apa bedanya Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) dan Rencana Mutu Kontrak (RMK)?Kapan
dokumen tersebut ditetapkan?
Solusi
:
Sesuai penjelasan dalam Lampiran I Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009 Bab
VII, klausul 7.1. bahwa:
a. Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) merupakan dokumen SMM Pelaksanaan yang disusun
oleh Kepala Satker/SNVT/SKS dan PPK dalam rangka penjamin mutu.
b. Rencana Mutu Kontrak (RMK) merupaka dokumen SMM yang disusun oleh Penyedia
Barang/Jasa untuk setiap kontrak pekerjaan dalam rangka menjamin mutu.
Jadi jelas dari definisi tersebut, RMP adalah dokumen untuk pekerjaan yang sifatnya swakelola
untuk menjadi panduan bagi Satker/PPK maupun tim pelaksana swakelola, sedangkan RMK
adalah dokumen untuk pekerjaan yang sifatnya kontraktual (dikerjakan oleh penyedia
barang/pelaksana dan pengawas konstruksi, maupun konsultansi).
Dokumen RMP disusun pada saat awal setelah DIPA disahkan, sedangkan untuk dokumen RMK
disusun penyedia jasa yang dinyatakan sebagai pemenang kontrak dan dibahas (untuk disetujui
dan disahkan oleh PPK) pada saat Rapat Pra Pelaksanaan Kegiatan atau Pre Construction
Meeting (PCM).
RMP dan RMK adalah dokumen yang bersifat dinamis, artinya, apabila terjadi perubahan
pekerjaan (tambah kurang), lingkup pekerjaan, dan sebagainya dalam batas masih sesuai dengan
peraturan yang dipersyaratkan, maka perubahan tersebut dituangkan dalam Revisi RMP maupun
RMK.
Problem
:
4. Mana yang menjadi wajib dilaksanakan oleh unit kerja dilingkungan Kementerian PUPR,
Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009 atau ISO 9001?
Solusi
:
Peraturan Menteri PU Nomor 04/PRT/M/2009 adalah peraturan yang ditetapkan
Pimpinan Puncak Lembaga/Kementerian, yang kewenangannya adalah mengatur bagaimana
penerapan sistem manajemen mutu di unit kerjanya dan bersifat WAJIB.
Sedangkan untuk penerapan SMM mengacu pada ISO 9001 adalah bersifat sukarela,
dengan tujuan mendapatkan pengakuan terhadap standarisasi pekerjaan maupun mutu dari
lembaga eksternal pada suatu unit kerja.
Problem
:
5. Bagaimana cara kita mengetahui kebutuhan SOP bagi unit kerja?
Solusi
:
Kita dapat mengetahui kebutuhan suatu unit kerja akan SOP, dengan cara melakukan
identifikasi kebutuhan dokumen SOP. Cara melakukan identifikasi ini adalah dengan
mempelajari tugas fungsi suatu unit kerja sesuai peraturan perundangan, kemudian dari tusi
tersebut, dilakukan analisis kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Dengan mengetahui
kegiatan yang akan dilaksanakan, akan didapat kebutuhan SOP yang dilakukan.
Contohnya:
Pada sub Bagian Tata Usaha, terdapat tugas dan fungsinya terkait urusan kepegawaian,
urusan keuangan, perlengkapan, rumah tangga dan Barang Milik Negara, dan sebagainya.
Analisis dari tugas fungsi tersebut, akan dilakukan beberapa kegiatan, contohnya yaitu kenaikan
pangkat, pensiun, pengisian SKP, pencatatan BMN. Sehingga hasil analisis kebutuhan dokumen,
diperlukan SOP Pelaksanaan Urusan Kenaikan Pangkat, Pelaksanaan Urusan Pensiun,
Pelaksanaan Pengisian SKP, dan Pelaksanaan Pencatatan BMN.
Fly UP